Efetivamente gerenciando o tempo dos funcionários é essencial para operações comerciais tranquilas, folha de pagamento precisa e conformidade com as leis trabalhistas.
Um componente importante desse processo é a aprovação do quadro de horários. Em organizações em que as horas de trabalho são monitoradas e registradas regularmente, seja semanal ou mensalmente, o processo de aprovação do quadro de horários garante que as horas enviadas sejam precisas, completas e prontas para o processamento da folha de pagamento.
Ferramentas como ActivityTimeline oferecem fluxos de trabalho automatizados que simplificam todo o processo de aprovação do quadro de horários, fornecendo visibilidade, consistência e conformidade.
Entendendo o processo de aprovação do quadro de horários
O processo de aprovação do quadro de horários envolve vários estágios, começando quando os funcionários enviam suas planilhas de horários e terminando com a aprovação final.
A ideia principal é verificar a precisão das horas registradas, confirmar a validade das entradas de horas extras e garantir o alinhamento com as metas do projeto ou com os requisitos legais. Os gerentes de projeto ou aprovadores designados (como líderes de equipe, gerentes ou pessoal de RH) revisam os quadros de horários enviados, validam os dados e os aprovam ou os rejeitam.
A revisão e aprovação do quadro de horários geralmente consomem tempo e estão sujeitas a erros humanos em organizações que dependem de fluxos de trabalho manuais. É aí que um sistema de aprovação de quadro de horários se torna fundamental.
ActivityTimeline introduz a automação em todo o processo de aprovação do quadro de horários, oferecendo às organizações as ferramentas para monitorar o tempo de forma eficaz e garantir que os quadros de horários aprovados estejam livres de erros e bloqueados para a folha de pagamento.
Quando as aprovações estão em vigor, os funcionários não podem se ajustar arbitrariamente registros de trabalho após a aprovação. Isso é especialmente importante durante os períodos de pagamento, quando os relatórios financeiros e o processamento da folha de pagamento estão em andamento. Essa camada adicional de controle reduz o atrito administrativo e mantém a integridade de sua ferramenta de controle de tempo.
Benefícios da aprovação do quadro de horários
Um dos benefícios mais diretos da aprovação do quadro de horários é o prevenção de erros na folha de pagamento. Quando as planilhas de horas são aprovadas antes do processamento, as equipes de RH e finanças podem prosseguir com confiança com planilhas de horas precisas que refletem a realidade horas de trabalho faturáveis. Isso minimiza as disputas e garante que os funcionários sejam pagos corretamente e dentro do prazo.
Outro benefício está em conformidade regulatória. As leis trabalhistas geralmente exigem uma documentação precisa do tempo dos funcionários, incluindo pausas, horas extras e horários regulares. Um sistema eficaz de aprovação de quadros de horários fornece as trilhas de auditoria e a validação necessárias para apoiar a conformidade.
Do ponto de vista gerencial, os quadros de horários aprovados também oferecem visibilidade clara das horas de trabalho dos funcionários, disponibilidade da equipe e progresso do projeto. Eles ajudam os gerentes de projeto e líderes de equipe a gerenciar orçamentos, distribuir cargas de trabalho com eficiência e evitar o esgotamento da equipe. Quando vinculados a análises mais amplas da força de trabalho, os dados do quadro de horários podem até mesmo revelar ineficiências e informar as decisões sobre contratação ou realocação de recursos.
Funções e permissões na aprovação do quadro de horários
A criação de um fluxo de trabalho robusto de quadro de horários começa com a identificação de quem é responsável pelas aprovações. No ActivityTimeline, dependendo da hierarquia da sua organização, os direitos de aprovação podem ser atribuídos a diferentes funções: administradores, gerentes, líderes de equipe poderosos e líderes de equipe.
Direitos de aprovação
Essas funções definem quem pode clicar nos quadros de horários para análise, quem pode tomar decisões em massa e quem tem autoridade para anular as aprovações. A configuração adequada dessas permissões garante que nenhuma alteração não autorizada seja feita e que todo o fluxo de trabalho esteja alinhado às políticas organizacionais.
Configurando um fluxo de trabalho de aprovação do quadro de horários
Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar as entradas de aprovação em espera diretamente no sistema. Preciso tempo de rastreamento trata-se de registrar as horas certas em relação às tarefas ou projetos certos.
Depois que as funções de aprovação forem definidas, a próxima etapa é configurar as etapas: envio, revisão e aprovação final. Os funcionários registram suas horas e, em seguida, clicam em Enviar para enviar suas planilhas de horas para análise.
Com o ActivityTimeline, você pode aprovar planilhas de horários dentro da mesma interface. A ferramenta fornece visibilidade granular de como as horas de trabalho dos funcionários são distribuídas entre as tarefas. Obtenha uma guia de aprovações limpa, na qual os aprovadores podem facilmente filtrar e agir nas planilhas de horas com base em seu status, independentemente de estarem abertas, não aprovadas ou aprovadas e bloqueadas. Você também pode configurar o período de tempo — semanal ou mensal — dependendo da cadência de relatórios da sua organização.
O processo real de revisão do quadro de horários é simples. Os aprovadores devem garantir que as entradas de horas sejam completas, precisas e reflitam as atribuições do projeto. Se um quadro de horários incluir entradas de horas questionáveis ou horas extras não aprovadas, o empregador poderá rejeitá-lo e enviá-lo de volta. Os funcionários podem ajustar os dados antes de reenviá-los.
Se, por algum motivo, você precisar permitir que os gerentes registrem horas em nome de seus subordinados, basta ativar esta opção em Configurações:
Com o Período de carência para registro de Com essa configuração, as organizações podem definir por quanto tempo após o término do período do relatório os funcionários ainda podem registrar horas. O horário anterior fica indisponível para o registro de horas, que acomoda envios atrasados sem comprometer a integridade dos dados.
O aplicativo exibe lembretes para solicitar que os funcionários em seus espaços de trabalho pessoais enviem suas planilhas de horas e bloqueia automaticamente os períodos de tempo para evitar alterações tardias.
Automatizando o processo de aprovação
Sempre que possível, use a automação para reduzir o atrito. Definir tarefas recorrentese use ferramentas como o ActivityTimeline para dar visibilidade e responsabilidade a cada etapa do processo.
No ActivityTimeline, as aprovações podem ser feitas individualmente ou em massa. O Aprovação em massa O recurso é útil para gerenciar funcionários remotos ou grandes equipes com muitas entradas. Depois que as planilhas de horas são aprovadas, elas são bloqueadas e não podem ser modificadas pelos usuários, o que ajuda a reduzir erros e garantir que a folha de pagamento seja baseada em dados verificados.
Outra configuração—Atualize os registros de trabalho aprovados se forem alterados no Jira—permite a sincronização em tempo real dos registros aprovados ou, se desativada, impõe uma política rígida de “bloqueado quando aprovado”. Isso garante que, uma vez que as planilhas de horas sejam revisadas e finalizadas, nenhuma alteração externa as afete.
A consistência é fundamental para otimizar seu fluxo de trabalho. Use um processo estruturado e transparente que todos os funcionários sejam treinados para seguir. Forneça feedback rápido quando os quadros de horários forem rejeitados para que as correções possam ser feitas sem atrasar o período de pagamento.
Desativando as aprovações do quadro de horários
Há cenários em que uma organização pode optar por desativar as aprovações do quadro de horários temporária ou permanentemente. Por exemplo, durante transições internas ou em equipes menores com alta confiança, as aprovações manuais podem ser desnecessárias.
No ActivityTimeline, isso pode ser feito facilmente por meio do Configuração de planilhas de horas página. Uma vez desativadas, todas as horas registradas são consideradas finais e as aprovações do quadro de horários não se aplicam mais. No entanto, se você seguir esse caminho, é essencial comunicar a mudança de forma clara aos funcionários e atualizar toda a documentação adequadamente para evitar confusões. Uma comunicação deficiente pode deixar os funcionários inseguros sobre suas responsabilidades ou sobre o status do quadro de horários enviado.
Conclusão
Um processo de aprovação de quadro de horários bem estruturado é crucial para a precisão da folha de pagamento, conformidade com a legislação trabalhista e gerenciamento eficaz de recursos. Ferramentas como o ActivityTimeline capacitam as equipes a simplificar esse processo, reduzir a carga administrativa e garantir que as horas de trabalho sejam monitoradas e aprovadas de forma transparente e controlável. Seja gerenciando uma equipe pequena ou uma força de trabalho global, um sistema confiável de aprovação de quadros de horários pode fazer toda a diferença.
