Guia de início rápido do Activity Timeline

Depois de adicionar

In Jira, go to Apps, then Explore more apps. Search for ActivityTimeline and click Try it free. Once installed, click Configure and the Setup Wizard opens.

It asks you two things:-> which Jira projects ActivityTimeline should manage (you can change this later, see Step 1) -> whether to make ActivityTimeline your Jira time tracking provider. Say yes if you want people to log work with extra details, like categories or attributes, straight from a Jira issue. You can also turn this on later.

Wait a couple of minutes while the data loads. Click Finish. You're in.

são parte integrante do ActivityTimeline e, para poder gerenciá-los adequadamente no aplicativo, recomendamos que você atribua a eles um conjunto de metadados que permitirá um melhor planejamento de recursos.

Projects. Open Project Synchronisation and make sure the projects you want to plan are active. Picked the right ones in the wizard? You're done here. If you deactivate a project later, new changes from it stop syncing, and the data already loaded stays until you remove it. How syncing works: Synchronization.

‍Planning dates. For Company-Managed projects, ActivityTimeline reads Jira's Start Date and Due Date by default. If those are the fields your teams already fill in, nothing to do. If you plan with other date fields, map them as Planned Start and End Date in Map Custom Fields. Team-Managed projects are set up separately: reuse Jira's Start/Due Date so both tools stay in sync, or keep planning dates only inside ActivityTimeline.

‍Sprints. If your teams plan in Jira Sprints, issues without their own dates land on the timeline using the Sprint start and end. On by default. One rule to remember: an issue's own dates always beat Sprint dates. Want an issue to follow the Sprint? Leave its individual dates empty. Details: Sprint start/end dates.

‍Webhooks. This one we actually recommend to everyone. Add the ActivityTimeline webhooks so that issues and worklogs deleted in Jira are also removed from ActivityTimeline. Without them, deleted items can hang around on timelines. Instructions: Configure Webhooks.

Skip this step if: you accepted the wizard defaults and plan with standard Jira dates. Just add the webhooks and move on. That's most new customers.

As funções são essenciais para permissões no ActivityTimeline, pois definem o que as pessoas podem ver e fazer no aplicativo. Abaixo, você pode ver nossa recomendação para cada uma das funções:

Start with roles and permissions, because they control who sees and changes what. The rule of thumb: Admin for whoever configures the app, Manager for people who plan for others, User for everyone else.

More than a handful of people? Don't edit them one by one. Turn on Bulk Mode and set roles, capacity or positions for many users at once.

If you already organize people in Jira Groups, open the Groups tab, click Manage, and assign roles, workload and holiday schemes to the whole group. Everyone in the group inherits the settings, including people who join next month. This is the setup that ages best, because nobody has to remember to configure new hires.

Optional: positions and skills. Add them if you plan to search people by skill, staff work by position, or build teams automatically from those attributes (Step 3). If not, skip for now. You can add them any time.

As equipes são a espinha dorsal do Planejador, das planilhas de horas, dos relatórios e de cada número de capacidade. Qualquer equipe que você criar aqui aparece no menu suspenso de equipes em todo o aplicativo.

Quatro maneiras de criar uma:
-> Equipes clássicas: criadas manualmente. Dê um nome, escolha um líder de equipe, adicione pessoas. Controle total -> Equipes funcionais: criadas automaticamente a partir dos cargos ou habilidades que você definiu no Passo 2 -> Equipes de Grupos do Jira: espelham um grupo que você já mantém no Jira -> Equipes importadas do Jira: se sua empresa já usa o recurso de Equipes da Atlassian. Usuários do Tempo também têm uma opção para importar do Tempo.

Nosso conselho sincero: crie uma equipe clássica primeiro. Conheça o Planejador com ela. Depois, decida se deseja os outros tipos.

Um líder de equipe é opcional, mas útil: o líder obtém acesso aos planos, planilhas de horas e detalhes do usuário daquela equipe sem precisar de uma função de Gerente.

Essa etapa é opcional, mas recomendamos fazê-la, pois permitirá usar toda a capacidade do ActivityTimeline.

Assign Workload Schemes to define working days and hours per day. The default is 8 hours, Monday to Friday. Part of your team works 4 days a week, or 6 hours a day? Create a second scheme and assign it to those people or their Jira Group.

Then assign Holiday Schemes so public holidays and company days off come out of capacity. Teams in different countries usually need different schemes, and you can apply one to a whole team or group in one click.

Skip this step if: everyone works the same standard week in one country. Defaults plus one holiday scheme, done.

Quando você tiver suas equipes criadas e os usuários atribuídos às funções e posições necessárias, você estará pronto para começar a planejar as tarefas reais do Jira.

Two optional fields cover the cases where the assignee alone isn't enough:

-> ActivityTimeline Team field: the issue belongs to a team before anyone knows who exactly will do it. It sits on the team's timeline until an assignee is set -> Issue Collaborators: several people work on the same issue, so it should appear on all of their timelines.

Pessoas, horas e atribuições estão no lugar. Agora decida como a estimativa de uma tarefa é distribuída ao longo dos dias em que está agendada.

Por padrão, o ActivityTimeline usa a Estimativa Restante do Jira. As equipes estimam em Story Points? Defina uma conversão de Story Points para horas, por exemplo, 1 ponto = 4 horas. Ambos podem coexistir: cada tarefa usa a estimativa que tiver.

Para trabalhos que devem levar a mesma quantidade de tempo todos os dias (plantão de suporte, uma atribuição de longa duração), use uma Estimativa Diária. Quando definida, ela prevalece sobre a Estimativa Restante e os Story Points.

Por último, escolha um Modo de Cálculo de Carga de Trabalho. O modo Equilibrado distribui a estimativa uniformemente por todos os dias agendados. O modo Líquido preenche cada dia o máximo possível e passa para o próximo. Equilibrado é o padrão e o que a maioria dos clientes mantém. Mude para Líquido se suas equipes gostam de ver o trabalho concentrado no início e finalizado cedo.

Pule este passo se: suas equipes estimam em horas e o modo Equilibrado parece correto. Já funciona.

Responda a esta pergunta primeiro, pois ela decide quanto deste passo se aplica a você.

‍Se as pessoas não registram o tempo trabalhado: abra Modos de Rastreamento de Tempo, selecione "Usuários não registram tempo trabalhado" e pule o restante deste passo. O planejamento funciona exatamente da mesma forma sem planilhas de horas.

‍Se as pessoas registram o tempo: escolha o Modo de Rastreamento de Tempo que corresponde à forma como você planeja (a página mostra cada modo com um exemplo). Em seguida, analise estas configurações e ative apenas o que você realmente precisa:

-> Regras de planilha de horas: as pessoas podem registrar tempo em tarefas resolvidas, no futuro, no passado, e é necessária uma descrição do trabalho -> Categorias e Atributos de Registro de Horas: se o tempo registrado precisa de um rótulo para faturamento, relatórios ou tipos de trabalho interno -> Aprovação de Planilha de Horas: se gerentes ou líderes de equipe revisam o tempo enviado. Fechamento de Período, se você precisar bloquear períodos passados para que ninguém edite registros de horas antigos -> ActivityTimeline como o provedor de rastreamento de tempo do Jira: se você quiser que as pessoas registrem o tempo com categorias e atributos diretamente de uma tarefa do Jira (a opção do Assistente de Configuração).

Uma dica da nossa caixa de entrada de suporte: comece sem restrições e sem aprovação. Adicione regras quando vir o que as pessoas realmente fazem de errado, não antes. Equipes que bloqueiam tudo no primeiro dia geralmente passam o primeiro mês relaxando as regras novamente.

Vá para Configuração, depois Tarefas e, em seguida, Personalização de Tarefas. Escolha o que um cartão de tarefa mostra na linha do tempo (chave, resumo, estimativa, status, campos personalizados) e como os cartões são coloridos.

Nada aqui altera a lógica de planejamento. Pule isso agora e volte depois que sua equipe tiver visto o Planejador e lhe dito o que gostaria de ver.

Escolha uma equipe que represente como sua organização trabalha. Use o aplicativo com ela por uma ou duas semanas.

Quase todas as mudanças de configuração com as quais ajudamos os clientes surgem deste piloto. E é muito mais barato fazer ajustes para 10 pessoas do que para 300.

Siga esta lista com a equipe piloto:

-> os projetos e tarefas corretos do Jira estão no ActivityTimeline -> as tarefas estão atribuídas aos usuários e equipes corretos -> as datas de planejamento correspondem às do Jira, e as datas de Sprint se comportam como esperado, se você as utiliza -> as horas de trabalho e feriados são refletidos na capacidade -> o campo Equipe e os Colaboradores da Tarefa funcionam conforme o pretendido, se você os configurou -> a carga de trabalho é calculada e distribuída da maneira que você espera -> um registro de horas novo ou editado é sincronizado corretamente -> as regras de registro de tempo e aprovações se comportam conforme configurado, se você as ativou

Se algo parecer estranho, geralmente é uma destas três coisas: um projeto não ativado (Passo 1), um campo de data não mapeado (Passo 1) ou um esquema de carga de trabalho que não corresponde à realidade (Passo 4). Uma rápida olhada na sua configuração resolve isso mais rápido do que executar novamente o Assistente de Configuração, que reinicializa toda a instância. E se você ficar travado, escreva para o suporte.

Está na Edição Avançada e quer saber quanto o trabalho realmente custa? Configure as Finanças.

A ordem que funciona: crie um Orçamento e defina qual trabalho do Jira ele rastreia, defina taxas de custo e faturamento para que o custo da mão de obra e a receita venham dos registros de horas, adicione Alocações de Orçamento se quiser comparar metas planejadas com gastos reais, adicione transações manuais para custos ou receitas que não vêm de registros de horas e, em seguida, verifique os relatórios financeiros.

Faça isso após o Passo 9, não antes. As finanças baseiam-se nos registros de horas e nas taxas que você configurou anteriormente. Se eles ainda não estiverem corretos, os números também não estarão.

Assista ao vídeo abaixo para ver toda a configuração feita em menos de 7 minutos: instalação do aplicativo, Assistente de Configuração, usuários e grupos, criação de equipe, conexão de campos do Jira, webhooks, cálculo de carga de trabalho e personalização de cartões de tarefas.