Configurer une équipe classique ActivityTimeline pour Jira
Une fois ActivityTimeline ajouté à votre instance Jira et l’assistant de configuration terminé, vous verrez un tableau de bord avec les utilisateurs, la liste des tâches et une question ouverte : « Par où commencer ? »
À ce stade, nous vous suggérons d’aller dans la configuration et de créer votre première équipe :
En cliquant sur « Créer une nouvelle équipe », une fenêtre s’ouvrira. Indiquez simplement le nom de l’équipe et ajoutez des membres par glisser-déposer ou en cliquant sur l’icône « + ». Une fois les personnes ajoutées, cliquez sur « Créer » pour valider :
Et voilà, votre première équipe est prête ! Vous pouvez commencer à planifier. Cette équipe sera disponible dans tous les modules d’ActivityTimeline.
En plus des équipes classiques, nous proposons aussi des équipes fonctionnelles basées sur les compétences, qui permettent de prévoir la capacité des ressources selon leur expertise.
Assigner des utilisateurs Jira à des rôles, postes et compétences
Les ressources sont au cœur d’ActivityTimeline. Pour les gérer efficacement, nous vous recommandons d’attribuer à chaque utilisateur un ensemble de métadonnées facilitant la planification.
Rôles
Les rôles sont essentiels pour gérer les permissions. Voici nos recommandations :
Administrateur : pour les admins Jira ou utilisateurs avancés.
Manager : pour les dirigeants, responsables de service, chefs de programme/projets senior, etc.
Chef d’équipe : idéal pour les chefs de projet ou analystes métiers gérant des équipes spécifiques.
Employé : utilisateurs ne gérant que leurs propres tâches.
Administrateur : pour les admins Jira ou utilisateurs avancés.
Manager : pour les dirigeants, responsables de service, chefs de programme/projets senior, etc.
Chef d’équipe : idéal pour les chefs de projet ou analystes métiers gérant des équipes spécifiques.
Employé : utilisateurs ne gérant que leurs propres tâches.
Utilisez Configuration → Utilisateurs → Mode en masse pour attribuer les rôles, postes et compétences à plusieurs utilisateurs à la fois.
Avec un grand nombre d’utilisateurs, la Gestion de groupe permet de configurer les permissions en masse.
Postes & Compétences
Ces informations supplémentaires servent à rechercher des utilisateurs selon leurs compétences, à générer des rapports ou à créer des équipes dynamiques.
Après avoir créé vos équipes et assigné les utilisateurs, remplissez les champs « poste » et « compétence » en les saisissant directement :
Après avoir créé vos équipes et assigné les utilisateurs, remplissez les champs « poste » et « compétence » en les saisissant directement :
Que faire avec les postes et compétences :
Filtrer les ressources par compétence spécifique.
Filtrer les ressources par compétence spécifique.
Les équipes dynamiques peuvent être générées en fonction des compétences ou du poste. Cela signifie que le système ajoutera automatiquement les personnes possédant une compétence spécifique à une équipe. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre portail de documentation.
Des rapports peuvent être générés pour voir quand les personnes ayant des postes ou des compétences spécifiques sont disponibles.
Utilisez les compétences comme « tag de localisation », c’est-à-dire que vous pouvez utiliser la section « Compétences » pour indiquer la localisation d’une personne — pratique lorsque vous travaillez avec une équipe répartie géographiquement.
Générer des rapports pour visualiser les disponibilités par rôle/compétence.
Utiliser les compétences comme tag géographique (ex. : “US”, “EU”) pour organiser vos équipes par localisation.
Mapper les champs personnalisés Jira
Cette étape est facultative, mais nous vous la recommandons vivement car elle permet de tirer pleinement parti des fonctionnalités d’ActivityTimeline.
Par défaut, ActivityTimeline se connecte à Jira uniquement via le champ « Assigné », ce qui signifie qu’il sait à qui la tâche est attribuée, mais ne sait pas où l’afficher sur la chronologie de l’utilisateur. Cela implique une planification manuelle via glisser-déposer.
Il n’y a rien de problématique à planifier manuellement, mais si vous souhaitez que les dates de début et de fin des tâches s’affichent aussi dans Jira, et que vous puissiez planifier directement depuis un ticket, nous vous conseillons de mapper vos champs de dates personnalisés avec ActivityTimeline.
Pour connecter vos champs de dates personnalisés Jira à ActivityTimeline, suivez ce guide simple :
Si vous avez déjà des champs personnalisés de type Date Picker ou Date/Heure dans Jira, vous pouvez les mapper à ActivityTimeline afin que l’outil lise ces données et affiche automatiquement vos tickets sur la chronologie.
Voici comment procéder :Allez dans Configuration d’ActivityTimeline → Intégration Jira → Sélectionnez vos champs de date de début/fin dans le menu déroulant → Cliquez sur le bouton « Mettre à jour ».
Par défaut, ActivityTimeline se connecte à Jira uniquement via le champ « Assigné », ce qui signifie qu’il sait à qui la tâche est attribuée, mais ne sait pas où l’afficher sur la chronologie de l’utilisateur. Cela implique une planification manuelle via glisser-déposer.
Il n’y a rien de problématique à planifier manuellement, mais si vous souhaitez que les dates de début et de fin des tâches s’affichent aussi dans Jira, et que vous puissiez planifier directement depuis un ticket, nous vous conseillons de mapper vos champs de dates personnalisés avec ActivityTimeline.
Pour connecter vos champs de dates personnalisés Jira à ActivityTimeline, suivez ce guide simple :
Si vous avez déjà des champs personnalisés de type Date Picker ou Date/Heure dans Jira, vous pouvez les mapper à ActivityTimeline afin que l’outil lise ces données et affiche automatiquement vos tickets sur la chronologie.
Voici comment procéder :Allez dans Configuration d’ActivityTimeline → Intégration Jira → Sélectionnez vos champs de date de début/fin dans le menu déroulant → Cliquez sur le bouton « Mettre à jour ».
Ensuite, allez dans Synchronisation → Actualiser les tickets → Effectuer une synchronisation complète, afin que le système puisse recharger toutes les tâches.
Si vous avez déjà des tâches planifiées sur votre tableau de bord, la modification de la configuration des champs de dates de début/fin les retirera du planning. Nous vous recommandons donc de vous assurer que tous les tickets concernés ont bien des dates de début et de fin définies dans Jira.
Si vous ne disposez pas encore de champs personnalisés dans Jira pouvant servir de dates de début/fin pour ActivityTimeline, vous pouvez en créer facilement en suivant notre guide :
Comment configurer les champs personnalisés de date de début / fin pour les tickets Jira
Une fois ces champs créés, suivez la même procédure décrite ci-dessus.
Vous pouvez également utiliser ces champs pour intégrer ActivityTimeline à d’autres applications utilisant des champs de type sélecteur de date, comme BigGantt ou BigPicture de Softwareplant. Consultez notre guide pour savoir comment effectuer cette intégration.
Si vous ne disposez pas encore de champs personnalisés dans Jira pouvant servir de dates de début/fin pour ActivityTimeline, vous pouvez en créer facilement en suivant notre guide :
Comment configurer les champs personnalisés de date de début / fin pour les tickets Jira
Une fois ces champs créés, suivez la même procédure décrite ci-dessus.
Vous pouvez également utiliser ces champs pour intégrer ActivityTimeline à d’autres applications utilisant des champs de type sélecteur de date, comme BigGantt ou BigPicture de Softwareplant. Consultez notre guide pour savoir comment effectuer cette intégration.
Assigner des tâches Jira & événements personnalisés
Une fois vos équipes créées et les utilisateurs assignés aux rôles et postes requis, vous êtes prêt à planifier vos véritables tâches Jira.
Le concept de planification dans ActivityTimeline est simple : il vous suffit de prendre une tâche depuis le panneau gauche et de la glisser sur la chronologie d’un utilisateur. Vous pouvez ensuite la redimensionner ou la répartir entre plusieurs utilisateurs ou dates.
Le concept de planification dans ActivityTimeline est simple : il vous suffit de prendre une tâche depuis le panneau gauche et de la glisser sur la chronologie d’un utilisateur. Vous pouvez ensuite la redimensionner ou la répartir entre plusieurs utilisateurs ou dates.
Si vous avez suivi nos conseils dans la section “Mapper les champs personnalisés , vous pouvez également assigner les tâches directement depuis Jira en renseignant les dates de début et de fin, sans utiliser le glisser-déposer.
Si vous utilisez beaucoup Scrum et ne souhaitez pas planifier chaque tâche individuellement, vous pouvez activer une option de configuration permettant au système de lire automatiquement les dates de début/fin du sprint Jira et de planifier les tâches selon ces dates.
Pas besoin de mapper les champs personnalisés pour cela — le système se base uniquement sur les périodes du sprint Jira.
Pour activer cette fonctionnalité :
Allez dans Configuration → Panneau de chronologie
Cochez la case « Réutiliser la période du sprint Agile »
Allez dans Synchronisation → Effectuer une synchronisation partielle
Pas besoin de mapper les champs personnalisés pour cela — le système se base uniquement sur les périodes du sprint Jira.
Pour activer cette fonctionnalité :
Allez dans Configuration → Panneau de chronologie
Cochez la case « Réutiliser la période du sprint Agile »
Allez dans Synchronisation → Effectuer une synchronisation partielle
En ce qui concerne les événements locaux, vous pouvez les créer simplement en sélectionnant une période spécifique dans le calendrier, puis en choisissant le type d’événement à créer. Vous pouvez consulter les détails concernant nos événements locaux dans notre documentation.
Lorsque vous déplanifiez un événement local d’un utilisateur, celui-ci disparaît, car il n’existe actuellement aucun backlog pour les événements.
Si vous avez d’autres questions concernant la configuration de votre instance ou tout autre aspect lié à ActivityTimeline, n’hésitez pas à contacter notre équipe à l’adresse suivante : support@reliex.com ou à planifier un appel gratuit de 30 minutes avec l’un de nos experts.
Si vous avez d’autres questions concernant la configuration de votre instance ou tout autre aspect lié à ActivityTimeline, n’hésitez pas à contacter notre équipe à l’adresse suivante : support@reliex.com ou à planifier un appel gratuit de 30 minutes avec l’un de nos experts.
