Guide de démarrage rapide d’ActivityTimeline

Une fois que vous avez ajouté à votre instance Jira et suivi l'assistant de configuration, un tableau de bord des utilisateurs et une liste de tâches s'affichent, avec une question ouverte : « Par où commencer ? »

 sont au cœur d’ActivityTimeline. Pour les gérer efficacement, nous vous recommandons d’attribuer à chaque utilisateur un ensemble de métadonnées facilitant la planification.

Projects. Open Project Synchronisation and make sure the projects you want to plan are active. Picked the right ones in the wizard? You're done here. If you deactivate a project later, new changes from it stop syncing, and the data already loaded stays until you remove it. How syncing works: Synchronization.

‍Planning dates. For Company-Managed projects, ActivityTimeline reads Jira's Start Date and Due Date by default. If those are the fields your teams already fill in, nothing to do. If you plan with other date fields, map them as Planned Start and End Date in Map Custom Fields. Team-Managed projects are set up separately: reuse Jira's Start/Due Date so both tools stay in sync, or keep planning dates only inside ActivityTimeline.

‍Sprints. If your teams plan in Jira Sprints, issues without their own dates land on the timeline using the Sprint start and end. On by default. One rule to remember: an issue's own dates always beat Sprint dates. Want an issue to follow the Sprint? Leave its individual dates empty. Details: Sprint start/end dates.

‍Webhooks. This one we actually recommend to everyone. Add the ActivityTimeline webhooks so that issues and worklogs deleted in Jira are also removed from ActivityTimeline. Without them, deleted items can hang around on timelines. Instructions: Configure Webhooks.

Skip this step if: you accepted the wizard defaults and plan with standard Jira dates. Just add the webhooks and move on. That's most new customers.

Les rôles sont essentiels pour gérer les permissions. Voici nos recommandations :
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‍Administrateur : pour les admins Jira ou utilisateurs avancés.
‍Manager : pour les dirigeants, responsables de service, chefs de programme/projets senior, etc.
‍Chef d’équipe : idéal pour les chefs de projet ou analystes métiers gérant des équipes spécifiques.
‍Employé : utilisateurs ne gérant que leurs propres tâches.

Les équipes sont la colonne vertébrale du Planificateur, des feuilles de temps, des rapports et de chaque chiffre de capacité. Quelle que soit l'équipe que vous créez ici, elle apparaîtra dans la liste déroulante des équipes dans toute l'application.

Quatre façons d'en créer une :
-> Équipes classiques : créées manuellement. Nommez-la, choisissez un chef d'équipe, ajoutez des personnes. Contrôle total -> Équipes fonctionnelles : créées automatiquement à partir des postes ou compétences définis à l'étape 2 -> Équipes issues de groupes Jira : reflètent un groupe que vous gérez déjà dans Jira -> Équipes Jira importées : si votre entreprise utilise déjà la fonctionnalité Équipes d'Atlassian. Les utilisateurs de Tempo ont également une option d'importation depuis Tempo.

Notre conseil : créez d'abord une équipe classique. Apprenez à connaître le Planificateur avec elle. Décidez ensuite si vous souhaitez utiliser les autres types.

Un chef d'équipe est optionnel mais utile : il obtient l'accès aux plans, feuilles de temps et détails des utilisateurs de cette équipe sans avoir besoin d'un rôle de Manager.

Cette étape est facultative, mais nous la recommandons car elle vous permettra d'utiliser toutes les capacités d'ActivityTimeline.

Par défaut, ActivityTimeline se connecte à Jira uniquement via le champ "Assigné", ce qui signifie qu'il sait à qui la demande est assignée, mais ne sait pas où l'allouer sur la chronologie de la personne ; tout doit donc être fait manuellement.
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Il n'y a rien de mal à la planification manuelle par glisser-déposer, cependant, si vous souhaitez que les dates de la demande s'affichent également dans Jira et que vous puissiez planifier des demandes directement depuis votre ticket, nous vous recommandons de mapper vos dates de début/fin avec ActivityTimeline.
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Pour connecter vos champs de dates personnalisés Jira à ActivityTimeline, suivez ce guide simple :
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Si vous avez déjà des champs personnalisés de dates de début/fin dans votre Jira (tout format de sélecteur de date ou de date/heure fonctionnera), vous pouvez les mapper à ActivityTimeline, afin qu'il puisse lire ces données depuis Jira et afficher vos demandes automatiquement.
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Voici comment procéder :Allez dans Configuration d’ActivityTimeline → Intégration Jira → Sélectionnez vos champs de date de début/fin dans le menu déroulant → Cliquez sur le bouton « Mettre à jour ».

Une fois vos équipes créées et les utilisateurs assignés aux rôles et postes requis, vous êtes prêt à planifier vos véritables tâches Jira.

Le concept de planification des demandes dans ActivityTimeline est assez simple : il suffit de prendre la demande sur la gauche et de la glisser-déposer sur la chronologie d'un utilisateur, où vous pouvez la redimensionner ou même la répartir entre plusieurs utilisateurs ou dates.

Les personnes, les heures et les affectations sont en place. Décidez maintenant de la manière dont l'estimation d'un ticket est répartie sur les jours où il est planifié.

Par défaut, ActivityTimeline utilise l'estimation restante de Jira. Vos équipes estiment en points de story ? Définissez une conversion des points de story en heures, par exemple 1 point = 4 heures. Les deux peuvent coexister : chaque ticket utilise l'estimation dont il dispose.

Pour le travail qui doit prendre le même temps chaque jour (support, affectation de longue durée), utilisez une Estimation quotidienne. Lorsqu'elle est définie, elle prévaut sur l'estimation restante et les points de story.

Enfin, choisissez un Mode de calcul de la charge de travail. "Équilibré" répartit l'estimation uniformément sur tous les jours planifiés. "Liquide" remplit chaque journée autant que possible avant de passer à la suivante. "Équilibré" est le mode par défaut et celui que la plupart des clients conservent. Passez à "Liquide" si vos équipes préfèrent voir le travail concentré au début et terminé rapidement.

Ignorez cette étape si : vos équipes estiment en heures et que le mode "Équilibré" vous convient. Cela fonctionne déjà.

Répondez d'abord à cette question, car elle détermine dans quelle mesure cette étape vous concerne.

‍Si les collaborateurs ne saisissent pas leur temps de travail : ouvrez Modes de suivi du temps, sélectionnez "Les utilisateurs ne saisissent pas leur temps de travail" et ignorez le reste de cette étape. La planification fonctionne exactement de la même manière sans feuilles de temps.

‍Si les collaborateurs saisissent leur temps : choisissez le mode de suivi du temps qui correspond à votre façon de planifier (la page présente chaque mode avec un exemple). Ensuite, parcourez ces paramètres et n'activez que ce dont vous avez réellement besoin :

-> Règles de feuille de temps : les collaborateurs peuvent-ils saisir du temps sur des tickets résolus, dans le futur, dans le passé, et une description du travail est-elle requise -> Catégories et attributs de journal de travail : si le temps saisi nécessite une étiquette pour la facturation, le reporting ou les types de travail interne -> Approbation des feuilles de temps : si les managers ou chefs d'équipe doivent examiner le temps soumis. Clôture de période, si vous devez verrouiller les périodes passées pour éviter toute modification d'anciens journaux de travail -> ActivityTimeline comme fournisseur de suivi du temps Jira : si vous souhaitez que les collaborateurs saisissent leur temps avec des catégories et des attributs directement depuis un ticket Jira (l'option de l'assistant de configuration).

Un conseil de notre support : commencez sans restrictions ni approbation. Ajoutez des règles une fois que vous aurez constaté les erreurs réelles, pas avant. Les équipes qui verrouillent tout dès le premier jour passent généralement le premier mois à tout assouplir.

Allez dans Configuration, puis Tickets, puis Personnalisation des tickets. Choisissez ce qu'une carte de ticket affiche sur la chronologie (clé, résumé, estimation, statut, champs personnalisés) et comment les cartes sont colorées.

Rien ici ne modifie la logique de planification. Ignorez cette étape pour le moment et revenez-y une fois que votre équipe aura consulté le Planificateur et vous aura fait part de ses préférences.

Choisissez une équipe représentative du fonctionnement de votre organisation. Utilisez l'application avec elle pendant une ou deux semaines.

La quasi-totalité des changements de configuration que nous aidons nos clients à mettre en place découle de ce projet pilote. Et il est bien moins coûteux d'ajuster les paramètres pour 10 personnes que pour 300.

Parcourez cette liste avec l'équipe pilote :

-> les bons projets et tickets Jira apparaissent dans ActivityTimeline -> les tickets sont attribués aux bons utilisateurs et équipes -> les dates de planification correspondent à celles de Jira, et les dates de Sprint se comportent comme prévu si vous les utilisez -> les heures de travail et les jours fériés sont reflétés dans la capacité -> le champ Équipe et les collaborateurs de ticket fonctionnent comme prévu, si vous les avez configurés -> la charge de travail est calculée et répartie comme vous l'attendez -> un journal de travail nouveau ou modifié se synchronise correctement -> les règles de saisie des temps et les approbations se comportent comme configuré, si vous les avez activées

Si quelque chose semble anormal, il s'agit généralement de l'une de ces trois causes : un projet non activé (étape 1), un champ de date non mappé (étape 1) ou un schéma de charge de travail qui ne correspond pas à la réalité (étape 4). Un rapide coup d'œil à votre configuration résout le problème plus rapidement que de relancer l'assistant de configuration, qui réinitialise toute l'instance. Et si vous êtes bloqué, écrivez au support.

Vous utilisez l'édition Advanced et souhaitez connaître le coût réel du travail ? Configurez les finances.

La marche à suivre : créez un budget et définissez les tâches Jira qu'il doit suivre, paramétrez les coûts et les taux de facturation afin que le coût de la main-d'œuvre et les revenus soient basés sur les journaux de travail, ajoutez des allocations budgétaires si vous souhaitez comparer les objectifs prévus aux dépenses réelles, ajoutez des transactions manuelles pour les coûts ou revenus ne provenant pas des journaux de travail, puis consultez les rapports financiers.

Effectuez cette étape après l'étape 9, pas avant. Les finances s'appuient sur les journaux de travail et les taux que vous avez définis précédemment. Si ces derniers ne sont pas corrects, les chiffres ne le seront pas non plus.

Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir l'intégralité de la configuration en moins de 7 minutes : installation de l'application, assistant de configuration, utilisateurs et groupes, création d'une équipe, connexion des champs Jira, webhooks, calcul de la charge de travail et personnalisation des cartes de tickets.