La capacité à gérer efficacement les ressources de votre équipe est l'un des domaines les plus importants pour les chefs de projet. La planification des capacités est un aspect crucial de la gestion de projet, surtout avec une échéance fixe.
Jira est un outil puissant qui vous aide à gérer efficacement la charge de travail de votre équipe. La planification de capacité dans Jira est l’un des sujets les plus fréquemment abordés dans la communauté Jira. Avec des milliers d’utilisateurs menant leurs projets dans le cloud, il est crucial de comprendre comment planifier, configurer et exécuter vos déploiements de manière efficace. Le développement commercial est un défi, quelle que soit la taille de l’entreprise. Si vous passez une grande partie de votre temps sur des processus de gestion sans outils de planification de capacité, les choses risquent de mal tourner. Il existe de nombreuses actions que vous pouvez mettre en place pour simplifier les processus et augmenter la productivité. Apprendre à planifier la capacité des ressources dans Jira est essentiel dans ce contexte.
Cet article de blog couvrira certaines des meilleures pratiques pour la planification des capacités dans Jira, ainsi qu'une approche étape par étape pour planifier et surveiller efficacement la capacité de vos équipes.
Jira est un outil puissant qui vous aide à gérer efficacement la charge de travail de votre équipe. La planification de capacité dans Jira est l’un des sujets les plus fréquemment abordés dans la communauté Jira. Avec des milliers d’utilisateurs menant leurs projets dans le cloud, il est crucial de comprendre comment planifier, configurer et exécuter vos déploiements de manière efficace. Le développement commercial est un défi, quelle que soit la taille de l’entreprise. Si vous passez une grande partie de votre temps sur des processus de gestion sans outils de planification de capacité, les choses risquent de mal tourner. Il existe de nombreuses actions que vous pouvez mettre en place pour simplifier les processus et augmenter la productivité. Apprendre à planifier la capacité des ressources dans Jira est essentiel dans ce contexte.
Cet article de blog couvrira certaines des meilleures pratiques pour la planification des capacités dans Jira, ainsi qu'une approche étape par étape pour planifier et surveiller efficacement la capacité de vos équipes.
Qu'est-ce que la planification des capacités ?
La planification de capacité est la discipline qui consiste à allouer les ressources de manière optimale. Elle vise à anticiper les besoins futurs en ressources en fonction des exigences actuelles et futures de l’entreprise. La planification de capacité s’applique aussi bien aux ressources humaines, comme les employés, qu’aux ressources non humaines, telles que les biens, équipements, locaux, etc.
Elle offre une approche structurée pour la gestion ordonnée du flux de matériaux, d'informations et d'autres ressources au sein d'une installation ou d'une entreprise. La planification de capacité fournit les informations nécessaires pour déterminer si l’entreprise dispose des ressources suffisantes pour mettre en œuvre son plan stratégique et atteindre les objectifs attendus.
Elle offre une approche structurée pour la gestion ordonnée du flux de matériaux, d'informations et d'autres ressources au sein d'une installation ou d'une entreprise. La planification de capacité fournit les informations nécessaires pour déterminer si l’entreprise dispose des ressources suffisantes pour mettre en œuvre son plan stratégique et atteindre les objectifs attendus.
Les avantages de la planification de capacité
Le processus de planification de capacité est une méthodologie visant à s’assurer que les ressources appropriées sont disponibles afin que les projets puissent être réalisés de manière efficace et efficiente.Ce processus présente de nombreux avantages pour les équipes, les chefs de projet, les entreprises et les employés.
La planification des capacités, en tant que processus, peut être définie comme une extension des processus de gestion des capacités et de la production qui vise à garantir une satisfaction client maximale en assurant une utilisation optimale des ressources dans les limites des capacités du système et des services.
La planification de capacité permet d’anticiper les ressources nécessaires pour répondre aux besoins futurs. Elle offre une vue d’ensemble des ressources requises (par exemple, personnel, actifs physiques, budgets) afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs.
La planification des capacités, en tant que processus, peut être définie comme une extension des processus de gestion des capacités et de la production qui vise à garantir une satisfaction client maximale en assurant une utilisation optimale des ressources dans les limites des capacités du système et des services.
La planification de capacité permet d’anticiper les ressources nécessaires pour répondre aux besoins futurs. Elle offre une vue d’ensemble des ressources requises (par exemple, personnel, actifs physiques, budgets) afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs.
Parmi les autres avantages
Voici d'autres avantages des outils de planification des capacités :
- Une vision claire de qui fait quoi et quand cela sera fait
- Image transparente du processus de travail
- Capacité à prévenir le non-respect des délais, la surcharge ou la sous-charge des ressources, et l'épuisement professionnel.
- Optimisation du processus de planification pour les périodes à court et à long terme
- Capacité à prendre des décisions fondées sur des données
- Il devient plus facile de planifier les coûts budgétaires et d'allouer les ressources.
Les défis de la planification des capacités
Nous sommes tous passés par là. Assister à une réunion pour essayer de comprendre pourquoi l'équipe responsable d'un projet n'a pas répondu à ses attentes. Nous voulons les tenir responsables de leurs erreurs et des problèmes qui se sont produits.
Le plus grand défi de la planification des capacités est toujours le même : nous anticipons la croissance et la demande futures, puis calculons des chiffres aussi précis que possible sans trop de risques. Mais, comme tout propriétaire d'entreprise le sait, il est presque impossible de fournir des chiffres précis.
Le plus grand défi de la planification des capacités est toujours le même : nous anticipons la croissance et la demande futures, puis calculons des chiffres aussi précis que possible sans trop de risques. Mais, comme tout propriétaire d'entreprise le sait, il est presque impossible de fournir des chiffres précis.
Top 5 des problèmes courants de la planification des capacités
Parmi les défis courants, nous pouvons citer les suivants :
- Problèmes liés à la collecte des données et à leur qualité. Lors de la collecte d'informations, vous devez extraire les indicateurs les plus importants : niveau de capacité individuel ou d'équipe, rôles et postes, compétences. Il ne faut pas non plus oublier les échéances.
- Des calculs précis. La capacité de calculer les besoins en ressources et leur capacité actuelle nécessite beaucoup d'attention.
- Niveaux de planification des capacités. Soyez précis avec la stratégie de planification à court et à long terme.
- Communication au sein de l'organisation. Les chefs de projet et les équipes doivent toujours rester sur la même longueur d'onde pour atteindre les objectifs souhaités.
- Capacité à s'adapter rapidement. L'environnement de travail est très instable, même si vous avez tout planifié scrupuleusement, quelque chose peut toujours mal tourner.
De nombreuses organisations choisissent différents logiciels de gestion de projet et de planification pour éviter ces défis et d'autres. Par exemple, les entreprises apprécient souvent la planification des capacités des ressources dans Jira.
Planification des capacités dans Jira
La planification de la capacité des ressources dans Jira est une tâche sans fin. La planification des capacités dans Jira varie d'une organisation à l'autre et sera chaque fois différente en raison des fonctionnalités prises en compte pour votre configuration Jira requise.
La planification des capacités dans Jira est cruciale pour la gestion de projet car elle garantit que les projets reçoivent les ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs. De nombreuses équipes agiles utilisent les fonctionnalités avancées de planification des capacités de Jira Roadmaps pendant le processus de développement du produit et pour la planification des sprints, mais Jira convient également aux équipes non techniques, car il répond aux besoins d'équipes de types et de tailles différents.
La planification des capacités dans Jira est cruciale pour la gestion de projet car elle garantit que les projets reçoivent les ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs. De nombreuses équipes agiles utilisent les fonctionnalités avancées de planification des capacités de Jira Roadmaps pendant le processus de développement du produit et pour la planification des sprints, mais Jira convient également aux équipes non techniques, car il répond aux besoins d'équipes de types et de tailles différents.
Un manager performant est prêt à impliquer son équipe et à lui demander quels changements sont nécessaires pour la prochaine période de prévision ou de planification. La planification des capacités de Jira est un facteur de réussite essentiel pour améliorer la productivité des équipes et atteindre les objectifs des projets.
Les chefs de projet ont besoin de bien comprendre qui fait quoi et quand. Les activités de planification des capacités de Jira doivent donc être organisées avec précision. Il n'existe pas d'approche universelle en la matière, et Jira ne fait pas exception à cette règle.
Les chefs de projet ont besoin de bien comprendre qui fait quoi et quand. Les activités de planification des capacités de Jira doivent donc être organisées avec précision. Il n'existe pas d'approche universelle en la matière, et Jira ne fait pas exception à cette règle.
Jira peut servir de système de gestion de tickets pour gérer vos tâches ou d'outil de gestion de projet, mais vous devez garder à l'esprit certains points spécifiques avant de vous lancer dans la planification des capacités de Jira.
Configurez vos projets et organisez vos équipes
Jira propose d'excellents tableaux de projets contenant toutes les tâches. Tout d'abord, vous devez créer et prioriser vos projets, ainsi que créer des demandes et les assigner aux employés. Créez des équipes et fixez des délais pour vous assurer que tout sera livré à temps et que vos activités de planification des capacités Jira se déroulent sans heurts.
Assurez-vous que les PM restent sur la même longueur d'onde avec leurs équipes
Un bon PM sait toujours combien de temps sera nécessaire pour les différentes tâches, en fonction de la complexité de la tâche et de son expérience antérieure. Mais ce qui est plus important encore, un bon PM doit non seulement s'occuper des projets ou des tâches, mais aussi se soucier de ses équipes, prévenir l'épuisement professionnel et parler la même langue avec elles, afin d'éviter les petits malentendus et de maintenir une coopération efficace. Les mécanismes structurés de planification des capacités de Jira sont donc toujours utiles pour les PM.
Obtenez une visualisation claire
La visualisation globale est un facteur clé de réussite des projets, car elle permet d’équilibrer la charge de travail, d’avoir une vision précise de la disponibilité des ressources et, par conséquent, de respecter les délais. Jira dispose de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de projet, mais il ne visualise pas clairement l'utilisation des ressources. Nous avons déjà mentionné la planification des capacités avec Jira Advanced Roadmaps que certaines équipes utilisent pour une visualisation approfondie, car il est généralement difficile de comprendre la capacité des équipes et des individus, et de savoir si les ressources sont surchargées ou sous-utilisées.
De toute évidence, la plupart des utilisateurs ont besoin d’un outil de planification de capacité pour combler ces lacunes et améliorer la planification dans Jira. Pour cela, Jira propose une large gamme d’applications spécialisées dans la planification de capacité. ActivityTimeline est l’une des applications les plus populaires dans ce domaine. Elle facilite la planification de la capacité des ressources dans Jira et répond aux besoins des équipes cherchant à optimiser leur gestion des ressources.
De toute évidence, la plupart des utilisateurs ont besoin d’un outil de planification de capacité pour combler ces lacunes et améliorer la planification dans Jira. Pour cela, Jira propose une large gamme d’applications spécialisées dans la planification de capacité. ActivityTimeline est l’une des applications les plus populaires dans ce domaine. Elle facilite la planification de la capacité des ressources dans Jira et répond aux besoins des équipes cherchant à optimiser leur gestion des ressources.
Planification de la capacité des ressources avec ActivityTimeline
L’évaluation de la capacité et la gestion de projet vont de pair.Parfois, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble de la charge de travail des ressources, et parfois, de se concentrer sur la disponibilité d’une ressource individuelle.Une application avancée de planification de capacité pour Jira vous fera gagner du temps et de l’énergie.
ActivityTimeline propose de nombreuses fonctionnalités utiles pour vous aider à planifier efficacement la capacité dans Jira.C’est un excellent exemple de plugin Jira complet pour la planification de capacité.
Vous voulez assigner des demandes et suivre vos employés, mais vous ne voulez pas vous prendre la tête avec un tableau de bord peu pratique ? Vous avez de la chance. Avec un tableau de bord évolutif, vous pouvez assigner et suivre les demandes automatiquement.
L’application est entièrement synchronisée avec Jira : les workflows Jira sont reflétés dans les chronologies, et inversement.Vous pouvez assigner des tâches Jira existantes ou en créer de nouvelles directement depuis le tableau de bord principal.Créez différents types d’événements, attribuez des compétences spécifiques et des postes à vos utilisateurs tout en suivant leur travail.
ActivityTimeline propose de nombreuses fonctionnalités utiles pour vous aider à planifier efficacement la capacité dans Jira.C’est un excellent exemple de plugin Jira complet pour la planification de capacité.
Vous voulez assigner des demandes et suivre vos employés, mais vous ne voulez pas vous prendre la tête avec un tableau de bord peu pratique ? Vous avez de la chance. Avec un tableau de bord évolutif, vous pouvez assigner et suivre les demandes automatiquement.
L’application est entièrement synchronisée avec Jira : les workflows Jira sont reflétés dans les chronologies, et inversement.Vous pouvez assigner des tâches Jira existantes ou en créer de nouvelles directement depuis le tableau de bord principal.Créez différents types d’événements, attribuez des compétences spécifiques et des postes à vos utilisateurs tout en suivant leur travail.
Il est facile d'obtenir une compréhension globale de tous les flux de travail dans une seule fenêtre lorsque vous avez accès à la vue interprojets pour les ressources partagées. ActivityTimeline, en tant que plugin de planification des capacités de Jira de premier plan, vous aide à rester au courant de tout ce qui se passe à différents moments. Son tableau de bord de planification indique quelles tâches sont liées à un projet et quels membres de l'équipe sont impliqués :
Le suivi de la charge de travail et de la disponibilité est assez simple avec ActivityTimeline. En général, les gens ont du mal à estimer la capacité qu'il leur reste. L'application fournit donc une visualisation de la capacité des équipes et des ressources à l'aide des indicateurs de charge de travail :
Des indicateurs de charge de travail spéciaux affichent la charge de travail des personnes, ce qui vous permet de comprendre facilement la quantité de ressources utilisées à un moment donné.
Vous pouvez passer d'un mode de charge de travail à l'autre pour comprendre les données sous différents angles :
Observez la capacité des ressources au niveau individuel et au niveau de l'équipe à l'aide d'un panel d'équipe, car chaque équipe dispose d'un indicateur de charge de travail distinct :
Tous les modes mentionnés ci-dessus permettent de comprendre l'utilisation des ressources Jira sous différents angles. L'indicateur de charge de travail des équipes comporte également différents types d'indicateurs de charge de travail :
Lorsque vous attribuez des tâches à des utilisateurs distincts ou à l'ensemble des équipes, les indicateurs de charge de travail sont automatiquement mis à jour par le système :
Rapports sur les capacités avec ActivityTimeline
La planification des capacités des ressources dans Jira est inimaginable sans des rapports précis. L'application fournit de nombreux rapports pour un suivi aisé des données. Le Rapport sur la charge de travail des ressources est l'un des rapports sur les ressources les plus populaires. Il est simple à utiliser et permet d'avoir une vision claire de l'utilisation des ressources Jira au cours des différentes périodes. Choisissez les valeurs nécessaires et générez un rapport rapide qui peut être exporté sous forme de fichier Excel. Générez un rapport sur la charge de travail des ressources pour observer la charge de travail réelle/future et empêcher les personnes de surcharger ou de sous-charger :
L'indicateur par défaut n'affiche pas les détails de chaque tâche. Notre équipe a développé un rapport détaillé sur la charge de travail par personne afin de faciliter la gestion de la charge de travail des utilisateurs au quotidien. Cela permet également de hiérarchiser les tâches à long terme :
Les utilisateurs peuvent également utiliser un rapport de disponibilité pour voir quelles ressources ont des heures de travail disponibles et leur attribuer de nouvelles tâches :
Utilisation du plugin ActivityTimeline pour Jira Capacity Planning
À l'aide de ce plugin Jira de planification des capacités, de ses fonctionnalités de gestion des ressources et de suivi, les responsables peuvent tout voir sur les ressources et leur disponibilité. Un tableau de bord évolutif, des feuilles de temps avancées, des rapports personnalisables et différents niveaux de planification vous aideront à faire passer la planification de la capacité de vos ressources Jira au niveau supérieur.
Avec ces données à portée de main, ils peuvent créer des plans sans craindre que les ressources ne soient surchargées de travail. Profitez d'une gestion avancée et sans effort des ressources et ne vous souciez plus des activités de planification des capacités dans Jira.
Avec ces données à portée de main, ils peuvent créer des plans sans craindre que les ressources ne soient surchargées de travail. Profitez d'une gestion avancée et sans effort des ressources et ne vous souciez plus des activités de planification des capacités dans Jira.
