TL;DR
- Resource allocation is the discipline of allocating resources to ensure optimal performance and meet future demands.
- Core benefits include a transparent work process, prevention of team burnout, and higher team morale through balanced workloads.
- Inaccurate planning is a major risk, as 53% of burnt-out employees cite current workloads as the primary cause of their stress.
- Native Jira software features for advanced capacity planning are exclusively available to users on Cloud Premium and Enterprise tiers.
- ActivityTimeline acts as a specialized add-on that helps gather data and fills visualization gaps in Jira with a scalable dashboard.
- Advanced reporting enables managers to use a resource workload report to compare planned time against project progress and spot potential bottlenecks.
La capacité à gérer efficacement les ressources de votre équipe est l'un des domaines les plus importants pour les chefs de projet. La planification des capacités est un aspect crucial de la gestion de projet, surtout avec une échéance fixe.
Jira est un outil puissant qui vous aide à gérer efficacement la charge de travail de votre équipe. La planification de capacité dans Jira est l’un des sujets les plus fréquemment abordés dans la communauté Jira. Avec des milliers d’utilisateurs menant leurs projets dans le cloud, il est crucial de comprendre comment planifier, configurer et exécuter vos déploiements de manière efficace. Le développement commercial est un défi, quelle que soit la taille de l’entreprise. Si vous passez une grande partie de votre temps sur des processus de gestion sans outils de planification de capacité, les choses risquent de mal tourner. Il existe de nombreuses actions que vous pouvez mettre en place pour simplifier les processus et augmenter la productivité. Apprendre à planifier la capacité des ressources dans Jira est essentiel dans ce contexte.
Cet article de blog couvrira certaines des meilleures pratiques pour la planification des capacités dans Jira, ainsi qu'une approche étape par étape pour planifier et surveiller efficacement la capacité de vos équipes.
Jira est un outil puissant qui vous aide à gérer efficacement la charge de travail de votre équipe. La planification de capacité dans Jira est l’un des sujets les plus fréquemment abordés dans la communauté Jira. Avec des milliers d’utilisateurs menant leurs projets dans le cloud, il est crucial de comprendre comment planifier, configurer et exécuter vos déploiements de manière efficace. Le développement commercial est un défi, quelle que soit la taille de l’entreprise. Si vous passez une grande partie de votre temps sur des processus de gestion sans outils de planification de capacité, les choses risquent de mal tourner. Il existe de nombreuses actions que vous pouvez mettre en place pour simplifier les processus et augmenter la productivité. Apprendre à planifier la capacité des ressources dans Jira est essentiel dans ce contexte.
Cet article de blog couvrira certaines des meilleures pratiques pour la planification des capacités dans Jira, ainsi qu'une approche étape par étape pour planifier et surveiller efficacement la capacité de vos équipes.
Qu'est-ce que la planification des capacités ?
La planification de capacité est la discipline qui consiste à allouer les ressources de manière optimale. Elle vise à anticiper les besoins futurs en ressources en fonction des exigences actuelles et futures de l’entreprise. La planification de capacité s’applique aussi bien aux ressources humaines, comme les employés, qu’aux ressources non humaines, telles que les biens, équipements, locaux, etc.
Elle offre une approche structurée pour la gestion ordonnée du flux de matériaux, d'informations et d'autres ressources au sein d'une installation ou d'une entreprise. La planification de capacité fournit les informations nécessaires pour déterminer si l’entreprise dispose des ressources suffisantes pour mettre en œuvre son plan stratégique et atteindre les objectifs attendus.
Elle offre une approche structurée pour la gestion ordonnée du flux de matériaux, d'informations et d'autres ressources au sein d'une installation ou d'une entreprise. La planification de capacité fournit les informations nécessaires pour déterminer si l’entreprise dispose des ressources suffisantes pour mettre en œuvre son plan stratégique et atteindre les objectifs attendus.
Les avantages de la planification de capacité
Le processus de planification de capacité est une méthodologie visant à s’assurer que les ressources appropriées sont disponibles afin que les projets puissent être réalisés de manière efficace et efficiente.Ce processus présente de nombreux avantages pour les équipes, les chefs de projet, les entreprises et les employés.
La planification des capacités, en tant que processus, peut être définie comme une extension des processus de gestion des capacités et de la production qui vise à garantir une satisfaction client maximale en assurant une utilisation optimale des ressources dans les limites des capacités du système et des services.
La planification de capacité permet d’anticiper les ressources nécessaires pour répondre aux besoins futurs. Elle offre une vue d’ensemble des ressources requises (par exemple, personnel, actifs physiques, budgets) afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs.
La planification des capacités, en tant que processus, peut être définie comme une extension des processus de gestion des capacités et de la production qui vise à garantir une satisfaction client maximale en assurant une utilisation optimale des ressources dans les limites des capacités du système et des services.
La planification de capacité permet d’anticiper les ressources nécessaires pour répondre aux besoins futurs. Elle offre une vue d’ensemble des ressources requises (par exemple, personnel, actifs physiques, budgets) afin de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs.
Parmi les autres avantages
Voici d'autres avantages des outils de planification des capacités :
- Une vision claire de qui fait quoi et quand cela sera fait
- Image transparente du processus de travail
- The ability to prevent missing deadlines, resource overload or underload, and burnouts
- Higher team morale from balanced and manageable workloads
- Optimization of the planning process for both short and long-time periods
- The ability to make data-informed decisions
- It becomes easier to plan budget costs and allocate resources.
Les défis de la planification des capacités
Nous sommes tous passés par là. Assister à une réunion pour essayer de comprendre pourquoi l'équipe responsable d'un projet n'a pas répondu à ses attentes. Nous voulons les tenir responsables de leurs erreurs et des problèmes qui se sont produits.
The most difficult challenge of capacity planning is always the same: we anticipate future growth/demand and then calculate numbers that are as accurate as possible without too much risk. But, as every business owner knows, accurate numbers are almost impossible to deliver.
Recent reports show that 53% of burnt-out employees cite a workload that is too high as the primary cause. This highlights how inaccurate planning directly impacts team health.
The most difficult challenge of capacity planning is always the same: we anticipate future growth/demand and then calculate numbers that are as accurate as possible without too much risk. But, as every business owner knows, accurate numbers are almost impossible to deliver.
Recent reports show that 53% of burnt-out employees cite a workload that is too high as the primary cause. This highlights how inaccurate planning directly impacts team health.
Top 5 des problèmes courants de la planification des capacités
Parmi les défis courants, nous pouvons citer les suivants :
- Problèmes liés à la collecte des données et à leur qualité. Lors de la collecte d'informations, vous devez extraire les indicateurs les plus importants : niveau de capacité individuel ou d'équipe, rôles et postes, compétences. Il ne faut pas non plus oublier les échéances.
- Des calculs précis. La capacité de calculer les besoins en ressources et leur capacité actuelle nécessite beaucoup d'attention.
- Ignoring historical data. Teams frequently ignore past project performance when they plan future capacity. This usually results in repeating the same planning errors.
- Capacity planning levels. You must be accurate when developing both short-term and long-term planning strategies.
- Communication within the organization.Communication au sein de l'organisation.
- Capacité à s'adapter rapidement. L'environnement de travail est très instable, même si vous avez tout planifié scrupuleusement, quelque chose peut toujours mal tourner.
De nombreuses organisations choisissent différents logiciels de gestion de projet et de planification pour éviter ces défis et d'autres. Par exemple, les entreprises apprécient souvent la planification des capacités des ressources dans Jira.
Planification des capacités dans Jira
La planification de la capacité des ressources dans Jira est une tâche sans fin. La planification des capacités dans Jira varie d'une organisation à l'autre et sera chaque fois différente en raison des fonctionnalités prises en compte pour votre configuration Jira requise.
La planification des capacitésis crucial for project management as it ensures that projects receive the resources they require to achieve goals. Many agile teams use Jira Plan features during the product development process and for sprint planning, but Jira is also suitable for non-technical teams, as it fits the needs of teams of different types and sizes.
La planification des capacitésis crucial for project management as it ensures that projects receive the resources they require to achieve goals. Many agile teams use Jira Plan features during the product development process and for sprint planning, but Jira is also suitable for non-technical teams, as it fits the needs of teams of different types and sizes.
Introduction to Plans
A successful manager is willing to engage their team and ask them what changes are needed for the next forecast or planning period. Jira capacity planning is a critical success factor for increasing team productivity and meeting project targets.
Project managers require a clear understanding of who is doing what and when, so capacity planning Jira activities should be organized accurately. There is no one size fits all approach to it, and Jira is no exception to that rule.
Jira can serve as a ticketing system for managing your tasks or as a project management tool, but there are specific things you need to remember before embarking on the journey of Jira capacity planning. These advanced planning features are exclusively available to Jira Cloud Premium and Enterprise users.
Project managers require a clear understanding of who is doing what and when, so capacity planning Jira activities should be organized accurately. There is no one size fits all approach to it, and Jira is no exception to that rule.
Jira can serve as a ticketing system for managing your tasks or as a project management tool, but there are specific things you need to remember before embarking on the journey of Jira capacity planning. These advanced planning features are exclusively available to Jira Cloud Premium and Enterprise users.
Configurez vos projets et organisez vos équipes
Jira offers great project boards with all the tasks. First, you need to create and prioritize your projects, as well as create tasks with and assign them to employees. Create teams and set up deadlines to make sure everything will be delivered on time and your capacity planning Jira activities run smoothly. To activate these features, your plan must use boards as work sources, associate teams with a board, and use story points or hours for estimation.
Assurez-vous que les PM restent sur la même longueur d'onde avec leurs équipes
Un bon PM sait toujours combien de temps sera nécessaire pour les différentes tâches, en fonction de la complexité de la tâche et de son expérience antérieure. Mais ce qui est plus important encore, un bon PM doit non seulement s'occuper des projets ou des tâches, mais aussi se soucier de ses équipes, prévenir l'épuisement professionnel et parler la même langue avec elles, afin d'éviter les petits malentendus et de maintenir une coopération efficace. Les mécanismes structurés de planification des capacités de Jira sont donc toujours utiles pour les PM.
Obtenez une visualisation claire
La visualisation globale est un facteur clé de réussite des projets, car elle permet d’équilibrer la charge de travail, d’avoir une vision précise de la disponibilité des ressources et, par conséquent, de respecter les délais. Jira dispose de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de projet, mais il ne visualise pas clairement l'utilisation des ressources. Nous avons déjà mentionné la planification des capacités avec Jira Advanced Roadmaps que certaines équipes utilisent pour une visualisation approfondie, car il est généralement difficile de comprendre la capacité des équipes et des individus, et de savoir si les ressources sont surchargées ou sous-utilisées.
De toute évidence, la plupart des utilisateurs ont besoin d’un outil de planification de capacité pour combler ces lacunes et améliorer la planification dans Jira. Pour cela, Jira propose une large gamme d’applications spécialisées dans la planification de capacité. est l’une des applications les plus populaires dans ce domaine. Elle facilite la planification de la capacité des ressources dans Jira et répond aux besoins des équipes cherchant à optimiser leur gestion des ressources.
De toute évidence, la plupart des utilisateurs ont besoin d’un outil de planification de capacité pour combler ces lacunes et améliorer la planification dans Jira. Pour cela, Jira propose une large gamme d’applications spécialisées dans la planification de capacité. est l’une des applications les plus populaires dans ce domaine. Elle facilite la planification de la capacité des ressources dans Jira et répond aux besoins des équipes cherchant à optimiser leur gestion des ressources.
Planification de la capacité des ressources avec ActivityTimeline
L’évaluation de la capacité et la gestion de projet vont de pair.Parfois, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble de la charge de travail des ressources, et parfois, de se concentrer sur la disponibilité d’une ressource individuelle.Une application avancée de planification de capacité pour Jira vous fera gagner du temps et de l’énergie.
ActivityTimeline propose de nombreuses fonctionnalités utiles pour vous aider à planifier efficacement la capacité dans Jira.C’est un excellent exemple de plugin Jira complet pour la planification de capacité.
Vous voulez assigner des demandes et suivre vos employés, mais vous ne voulez pas vous prendre la tête avec un tableau de bord peu pratique ? Vous avez de la chance. Avec un tableau de bord évolutif, vous pouvez assigner et suivre les demandes automatiquement.
L’application est entièrement synchronisée avec Jira : les workflows Jira sont reflétés dans les chronologies, et inversement.Vous pouvez assigner des tâches Jira existantes ou en créer de nouvelles directement depuis le tableau de bord principal.Créez différents types d’événements, attribuez des compétences spécifiques et des postes à vos utilisateurs tout en suivant leur travail.
ActivityTimeline propose de nombreuses fonctionnalités utiles pour vous aider à planifier efficacement la capacité dans Jira.C’est un excellent exemple de plugin Jira complet pour la planification de capacité.
Vous voulez assigner des demandes et suivre vos employés, mais vous ne voulez pas vous prendre la tête avec un tableau de bord peu pratique ? Vous avez de la chance. Avec un tableau de bord évolutif, vous pouvez assigner et suivre les demandes automatiquement.
L’application est entièrement synchronisée avec Jira : les workflows Jira sont reflétés dans les chronologies, et inversement.Vous pouvez assigner des tâches Jira existantes ou en créer de nouvelles directement depuis le tableau de bord principal.Créez différents types d’événements, attribuez des compétences spécifiques et des postes à vos utilisateurs tout en suivant leur travail.
Jira data refresh on a timeline
Assign existing Jira tasks or create new ones directly from the main dashboard. Create different events, assign specific skillsets, and assign positions to your users while tracking their work:
How to do Jira Capacity Planning with Activity Timeline?
Il est facile d'obtenir une compréhension globale de tous les flux de travail dans une seule fenêtre lorsque vous avez accès à la vue interprojets pour les ressources partagées. ActivityTimeline, en tant que plugin de planification des capacités de Jira de premier plan, vous aide à rester au courant de tout ce qui se passe à différents moments. Son tableau de bord de planification indique quelles tâches sont liées à un projet et quels membres de l'équipe sont impliqués :
Le suivi de la charge de travail et de la disponibilité est assez simple avec ActivityTimeline. En général, les gens ont du mal à estimer la capacité qu'il leur reste. L'application fournit donc une visualisation de la capacité des équipes et des ressources à l'aide des indicateurs de charge de travail :
Des indicateurs de charge de travail spéciaux affichent la charge de travail des personnes, ce qui vous permet de comprendre facilement la quantité de ressources utilisées à un moment donné.
You can switch between various workload modes to understand the data from different perspectives:
Observez la capacité des ressources au niveau individuel et au niveau de l'équipe à l'aide d'un
Observe resource capacity at both individual and team levels with the help of a team panel, as every team has a separate workload indicator:
Tous les modes mentionnés ci-dessus permettent de comprendre l'utilisation des ressources Jira sous différents angles. L'indicateur de charge de travail des équipes comporte également différents types d'indicateurs de charge de travail :
Lorsque vous attribuez des tâches à des utilisateurs distincts ou à l'ensemble des équipes, les indicateurs de charge de travail sont automatiquement mis à jour par le système :
When you assign tasks to separate users or the whole teams, the workload indicators are updated automatically by the system:
When you assign tasks to separate users or the whole teams, the workload indicators are updated automatically by the system:
Rapports sur les capacités avec ActivityTimeline
La planification des capacités des ressources dans Jira est inimaginable sans des rapports précis. L'application fournit de nombreux rapports pour un suivi aisé des données. Le numerous reports for comfortable data tracking. The system organizes these into four main categories: Planning reports for future workloads, Timesheets for logged hours, Project reports for tracking progress, and Leave reports for absences.
L'indicateur par défaut n'affiche pas les détails de chaque tâche. Notre équipe a développé unResource Utilization Forecast as their primary resource report. It’s simple to use and helps to observe a clear picture of current workloads for different periods. If you’ve ever wondered, "I need to export a resource utilization report from Jira to Excel. How do I do that?" you are in luck. The answer lies in the quick export button available on almost every report page, which allows you to download data for other departments like accounting. Generate Resource Utilization Forecast to observe the actual/future workload and to prevent people from work over- or underload:
The default indicator does not show the details of each task. Our team developed a detailed Person per task workload report to help manage users' workloads on a day-to-day basis. It also helps with prioritizing long-lasting tasks:
Les utilisateurs peuvent également utiliser un rapport de disponibilité pour voir quelles ressources ont des heures de travail disponibles et leur attribuer de nouvelles tâches :
The Planned vs Actual Report allows you to compare the original estimate with the actual execution of tasks to spot bottlenecks. At this point, many managers wonder, "How can I generate a 'Planned vs. Actual' report for my Jira projects?" To generate this report, navigate to the Reports module and select Planned vs Actual under the Project Reports section.
Configure your parameters by selecting the timeframe, teams, and specific Jira projects you want to analyze. Click Create to view a comparison between the original estimate and the actual logged work plus any remaining time.
Configure your parameters by selecting the timeframe, teams, and specific Jira projects you want to analyze. Click Create to view a comparison between the original estimate and the actual logged work plus any remaining time.
Unlocking Planned vs Actual Reports in Jira with Activity Timeline
You can also use different Timesheet variations, such as Progress, Timeline, and Detailed views, to monitor exactly how team members log their hours.
Utilisation du plugin ActivityTimeline pour Jira Capacity Planning
À l'aide de ce plugin Jira de planification des capacités, de ses fonctionnalités de gestion des ressources et de suivi, les responsables peuvent tout voir sur les ressources et leur disponibilité. Un tableau de bord évolutif, des feuilles de temps avancées, des rapports personnalisables et différents niveaux de planification vous aideront à faire passer la planification de la capacité de vos ressources Jira au niveau supérieur.
A real-world example is Medtronic, which replaced manual Excel tracking with ActivityTimeline to manage thousands of tasks across hundreds of users. This transition provided their leadership with a high-level view of resource allocation and significantly reduced the number of overloaded employees.
With this data at their fingertips, they can create plans without worrying that resources will be overloaded with work. Enjoy effortless advanced resource management and have no more worries about Jira capacity planning activities.
A real-world example is Medtronic, which replaced manual Excel tracking with ActivityTimeline to manage thousands of tasks across hundreds of users. This transition provided their leadership with a high-level view of resource allocation and significantly reduced the number of overloaded employees.
With this data at their fingertips, they can create plans without worrying that resources will be overloaded with work. Enjoy effortless advanced resource management and have no more worries about Jira capacity planning activities.
