La capacidad de gestionar eficazmente la capacidad de su equipo es una de las áreas importantes en las que deben centrarse los directores de proyectos. La planificación de la capacidad es un aspecto importante de la gestión de proyectos, especialmente con un plazo fijo. Jira es una potente herramienta que te ayuda a gestionar de forma eficaz la carga de trabajo de tu equipo.
La planificación de la capacidad de Jira es uno de los temas que se escriben con más frecuencia en el Comunidad de Jira. Con miles de usuarios ejecutando proyectos en la nube, es fundamental entender cómo planificar, configurar y ejecutar las implementaciones de forma eficaz. El desarrollo empresarial es una tarea difícil para las empresas, independientemente del tamaño que tengan. Si dedica gran parte de su tiempo a los procesos de gestión sin herramientas de planificación de la capacidad, las cosas irán mal. Hay muchas cosas que puede hacer para optimizar los procesos y aumentar la productividad. En este sentido, es fundamental aprender sobre la planificación de la capacidad de recursos de Jira.
Esta entrada de blog abordará algunas de las mejores prácticas para la planificación de la capacidad en Jira, así como un enfoque gradual sobre cómo planificar y supervisar eficazmente la capacidad de sus equipos.
La planificación de la capacidad de Jira es uno de los temas que se escriben con más frecuencia en el Comunidad de Jira. Con miles de usuarios ejecutando proyectos en la nube, es fundamental entender cómo planificar, configurar y ejecutar las implementaciones de forma eficaz. El desarrollo empresarial es una tarea difícil para las empresas, independientemente del tamaño que tengan. Si dedica gran parte de su tiempo a los procesos de gestión sin herramientas de planificación de la capacidad, las cosas irán mal. Hay muchas cosas que puede hacer para optimizar los procesos y aumentar la productividad. En este sentido, es fundamental aprender sobre la planificación de la capacidad de recursos de Jira.
Esta entrada de blog abordará algunas de las mejores prácticas para la planificación de la capacidad en Jira, así como un enfoque gradual sobre cómo planificar y supervisar eficazmente la capacidad de sus equipos.
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es la disciplina que consiste en asignar recursos para lograr un rendimiento óptimo. Se centra en anticipar las necesidades futuras de recursos en función de los requisitos empresariales actuales y futuros. La planificación de la capacidad se puede aplicar tanto a los recursos relacionados con las personas, como los empleados, como recursos no humanos, como diferentes bienes, equipos, propiedades, etc.
Planificación de la capacidad proporciona un enfoque organizado para la gestión ordenada del flujo de materiales, información y otros recursos a través de una instalación o empresa. La planificación de la capacidad de una empresa proporciona la información necesaria para determinar si cuenta con los recursos suficientes para implementar su plan estratégico y cumplir los objetivos esperados.
Planificación de la capacidad proporciona un enfoque organizado para la gestión ordenada del flujo de materiales, información y otros recursos a través de una instalación o empresa. La planificación de la capacidad de una empresa proporciona la información necesaria para determinar si cuenta con los recursos suficientes para implementar su plan estratégico y cumplir los objetivos esperados.
Las ventajas de la planificación de la capacidad
El proceso de planificación de la capacidad es una metodología que se utiliza para garantizar que los recursos adecuados estén disponibles para garantizar que los proyectos se puedan completar de manera eficaz y eficiente. Este proceso tiene muchas ventajas para los equipos, los gerentes de proyectos, las empresas y los empleados.
La planificación de la capacidad en términos del proceso se puede definir como una extensión de los procesos de administración de la capacidad y gestión de la producción que tiene como objetivo garantizar la máxima satisfacción del cliente al garantizar la utilización óptima de los recursos dentro de los límites de las capacidades del sistema y los servicios.
La planificación de la capacidad es un proceso que ayuda a planificar los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de capacidad. Proporciona un resumen de los recursos necesarios (por ejemplo, personas, activos físicos y presupuestos) para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos.
La planificación de la capacidad en términos del proceso se puede definir como una extensión de los procesos de administración de la capacidad y gestión de la producción que tiene como objetivo garantizar la máxima satisfacción del cliente al garantizar la utilización óptima de los recursos dentro de los límites de las capacidades del sistema y los servicios.
La planificación de la capacidad es un proceso que ayuda a planificar los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de capacidad. Proporciona un resumen de los recursos necesarios (por ejemplo, personas, activos físicos y presupuestos) para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos.
Entre otros beneficios
Estas son otras ventajas de las herramientas de planificación de la capacidad:
- Una visión clara de quién está haciendo qué y cuándo se hará
- Imagen transparente del proceso de trabajo
- Capacidad para evitar el incumplimiento de plazos, el exceso o la sobrecarga de recursos y el agotamiento
- Optimización del proceso de planificación para períodos cortos y largos
- Capacidad para tomar decisiones basadas en datos
- Resulta más fácil planificar los costos presupuestarios y asignar los recursos.
Los desafíos de la planificación de la capacidad
Todos hemos estado ahí. Sentados en una reunión tratando de averiguar por qué el equipo responsable de un proyecto no cumplió con sus expectativas. Queremos que rindan cuentas por sus errores y por los errores que cometieron.
El mayor desafío de la planificación de la capacidad es siempre el mismo: anticipamos el crecimiento y la demanda futuros y, a continuación, calculamos las cifras de la manera más precisa posible sin correr demasiado riesgo. Sin embargo, como todos los propietarios de empresas saben, es casi imposible obtener cifras precisas.
El mayor desafío de la planificación de la capacidad es siempre el mismo: anticipamos el crecimiento y la demanda futuros y, a continuación, calculamos las cifras de la manera más precisa posible sin correr demasiado riesgo. Sin embargo, como todos los propietarios de empresas saben, es casi imposible obtener cifras precisas.
Los 5 problemas más comunes de planificación de la capacidad
Entre los desafíos más comunes podemos destacar los siguientes:
- Problemas con la recopilación de datos y su calidad. Al recopilar información, debe extraer por sí mismo los indicadores más importantes: el nivel de capacidad individual o del equipo, los roles, la posición y las habilidades. Tampoco debes olvidarte de los plazos.
- Cálculos precisos. La capacidad de calcular la necesidad de recursos y su capacidad actual requiere mucha atención.
- Niveles de planificación de capacidad. Sea preciso con la estrategia de planificación a corto y largo plazo.
- Comunicación dentro de la organización. Los gerentes de proyecto y los equipos siempre deben mantenerse en sintonía para lograr los objetivos deseados.
- Capacidad de adaptarse rápidamente. El entorno de trabajo es muy inestable, incluso si planificaste todo escrupulosamente, algo siempre puede salir mal.
Muchas organizaciones eligen diferentes programas de gestión y programación de proyectos para evitar estos y otros desafíos; por ejemplo, las empresas suelen admirar la planificación de la capacidad de los recursos en Jira.
Planificación de la capacidad en Jira
La planificación de la capacidad de los recursos en Jira es una tarea interminable. La planificación de la capacidad en Jira varía de una organización a otra y cada vez será diferente debido a las diferentes funciones que se tengan en cuenta para la configuración de Jira que necesites.
Planificación de la capacidad de Jira es crucial para la gestión de proyectos, ya que garantiza que los proyectos reciban los recursos que necesitan para alcanzar los objetivos. Muchos equipos ágiles utilizan las funciones avanzadas de planificación de la capacidad mediante hojas de ruta de Jira durante el proceso de desarrollo del producto y para la planificación de los sprints, pero Jira también es adecuado para equipos sin conocimientos técnicos, ya que se adapta a las necesidades de equipos de diferentes tipos y tamaños.
Planificación de la capacidad de Jira es crucial para la gestión de proyectos, ya que garantiza que los proyectos reciban los recursos que necesitan para alcanzar los objetivos. Muchos equipos ágiles utilizan las funciones avanzadas de planificación de la capacidad mediante hojas de ruta de Jira durante el proceso de desarrollo del producto y para la planificación de los sprints, pero Jira también es adecuado para equipos sin conocimientos técnicos, ya que se adapta a las necesidades de equipos de diferentes tipos y tamaños.
Un gerente exitoso está dispuesto a involucrar a su equipo y preguntarles qué cambios son necesarios para el próximo período de previsión o planificación. La planificación de la capacidad de Jira es un factor de éxito fundamental para aumentar la productividad del equipo y cumplir los objetivos del proyecto.
Los directores de proyectos necesitan tener una idea clara de quién hace qué y cuándo, por lo que las actividades de Jira de planificación de la capacidad deben organizarse con precisión. No existe un enfoque único para todos los casos, y Jira no es una excepción a esa regla.
Los directores de proyectos necesitan tener una idea clara de quién hace qué y cuándo, por lo que las actividades de Jira de planificación de la capacidad deben organizarse con precisión. No existe un enfoque único para todos los casos, y Jira no es una excepción a esa regla.
Jira puede servir como un sistema de venta de entradas para gestionar tus tareas o como una herramienta de gestión de proyectos, pero hay cosas específicas que debes recordar antes de embarcarte en la planificación de la capacidad de Jira.
Configura tus proyectos y organiza equipos
Jira ofrece excelentes tableros de proyectos con todas las tareas. En primer lugar, tienes que crear tus proyectos y priorizarlos, así como crear tareas con los empleados y asignárselas a ellos. Crea equipos y establece plazos para asegurarte de que todo se entregue a tiempo y de que tus actividades de planificación de capacidades en Jira se desarrollen sin problemas.
Asegúrese de que los PM estén en sintonía con sus equipos
Un buen PM siempre sabe cuánto tiempo necesitará para las diferentes tareas, según la complejidad de la tarea y la experiencia previa del PM. Pero lo que es más importante, un buen PM debe ocuparse no solo de los proyectos o las tareas, sino también de sus equipos, evitar el agotamiento laboral y hablar el mismo idioma con ellos, para evitar pequeños malentendidos y mantener una cooperación eficaz. Por lo tanto, los mecanismos estructurados de planificación de capacidades de Jira siempre resultan útiles para los PM.
Obtenga una visualización clara
La visualización integral es un factor clave para el éxito del proyecto, ya que ayuda a equilibrar la carga de trabajo, a obtener una disponibilidad precisa de los recursos y, por lo tanto, a cumplir con los plazos. Jira tiene muchas funciones para la gestión de proyectos, pero no visualiza con claridad la utilización de los recursos. Ya hemos mencionado las hojas de ruta avanzadas de Jira para la planificación de la capacidad que utilizan algunos equipos una visualización en profundidad, ya que normalmente es difícil entender la capacidad de los equipos y las personas, ya sea que los recursos estén sobrecargados o no.
Obviamente, la mayoría de los usuarios necesitan un planificador de capacidad para cubrir esas brechas y mejorar la planificación de la capacidad en Jira, por lo que Jira ofrece una gran variedad de software de planificación de la capacidad. Cronograma de actividad es una aplicación de Jira para la planificación de la capacidad de recursos, uno de los complementos más populares en el área de planificación de recursos que facilita la planificación de la capacidad de Jira.
Obviamente, la mayoría de los usuarios necesitan un planificador de capacidad para cubrir esas brechas y mejorar la planificación de la capacidad en Jira, por lo que Jira ofrece una gran variedad de software de planificación de la capacidad. Cronograma de actividad es una aplicación de Jira para la planificación de la capacidad de recursos, uno de los complementos más populares en el área de planificación de recursos que facilita la planificación de la capacidad de Jira.
Planificación de la capacidad de recursos con ActivityTimeline
La evaluación de la capacidad y la gestión de proyectos van de la mano. A veces necesitamos observar el panorama completo de las cargas de trabajo relacionadas con los recursos y, a veces, necesitamos analizar más de cerca la disponibilidad individual de los recursos. Una aplicación avanzada de planificación de la capacidad de los recursos de Jira te ahorrará tiempo y esfuerzo.
ActivityTimeline ofrece muchas funciones útiles que ayudarán a planificar la capacidad de Jira. Es un excelente ejemplo de un complemento completo de planificación de la capacidad de Jira. ¿Quieres asignar tareas y hacer un seguimiento de tus empleados, pero no quieres tener que preocuparte por tener que usar un panel de control incómodo? Estás de suerte. Con un panel escalable, puedes asignar tareas automáticamente y realizar un seguimiento de ellas. La aplicación está totalmente sincronizada con Jira, por lo que los flujos de trabajo de Jira se reflejan en los cronogramas y viceversa. Asigna tareas de Jira existentes o crea otras nuevas directamente desde el panel principal. Crea diferentes eventos, asigna habilidades específicas y asigna puestos a tus usuarios mientras haces un seguimiento de su trabajo:
ActivityTimeline ofrece muchas funciones útiles que ayudarán a planificar la capacidad de Jira. Es un excelente ejemplo de un complemento completo de planificación de la capacidad de Jira. ¿Quieres asignar tareas y hacer un seguimiento de tus empleados, pero no quieres tener que preocuparte por tener que usar un panel de control incómodo? Estás de suerte. Con un panel escalable, puedes asignar tareas automáticamente y realizar un seguimiento de ellas. La aplicación está totalmente sincronizada con Jira, por lo que los flujos de trabajo de Jira se reflejan en los cronogramas y viceversa. Asigna tareas de Jira existentes o crea otras nuevas directamente desde el panel principal. Crea diferentes eventos, asigna habilidades específicas y asigna puestos a tus usuarios mientras haces un seguimiento de su trabajo:
Es fácil obtener una comprensión completa de todos los flujos de trabajo en una sola ventana cuando se tiene acceso a vista entre proyectos para recursos compartidos. ActivityTimeline, como uno de los principales complementos de planificación de capacidad de Jira, te ayuda a mantenerte al tanto de todo lo que ocurre en diferentes momentos. Su panel de planificación muestra qué tareas están relacionadas con un proyecto y qué miembros del equipo están involucrados:
La supervisión de la carga de trabajo y la disponibilidad es bastante fácil con ActivityTimeline. Por lo general, las personas no saben predecir la capacidad que les queda, por lo que la aplicación proporciona una visualización de los equipos y la capacidad de los recursos con la ayuda de los indicadores de carga de trabajo:
Los indicadores especiales de carga de trabajo muestran la carga de trabajo de las personas, por lo que puede comprender fácilmente la cantidad de recursos que se utilizan en un momento determinado.
Puede cambiar entre varios modos de carga de trabajo para comprender los datos desde diferentes perspectivas:
Observe la capacidad de los recursos tanto a nivel individual como de equipo con la ayuda de un panel de equipo, ya que cada equipo tiene un indicador de carga de trabajo diferente:
Todos los modos mencionados anteriormente ayudan a entender la utilización de los recursos de Jira desde diferentes puntos de vista. El indicador de carga de trabajo de los equipos también tiene diferentes tipos de indicadores de carga de trabajo:
Al asignar tareas a distintos usuarios o a todos los equipos, el sistema actualiza automáticamente los indicadores de carga de trabajo:
Informes de capacidad con ActivityTimeline
La planificación de la capacidad de los recursos en Jira no se puede imaginar sin informes precisos. La aplicación proporciona numerosos informes para un seguimiento cómodo de los datos. El Informe de carga de trabajo de recursos es uno de los informes de recursos más populares. Es fácil de usar y ayuda a tener una idea clara de la utilización de los recursos de Jira en distintos periodos. Elige los valores necesarios y genera un informe rápido que se puede exportar como un archivo de Excel. Genere un informe sobre la carga de trabajo de los recursos para observar la carga de trabajo actual y futura y evitar que las personas trabajen de manera excesiva o insuficiente:
El indicador predeterminado no muestra los detalles de cada tarea. Nuestro equipo desarrolló un informe detallado de carga de trabajo por persona por tarea para ayudar a gestionar las cargas de trabajo de los usuarios en el día a día. También ayuda a priorizar las tareas duraderas:
Los usuarios también pueden usar un informe de disponibilidad para ver qué recursos tienen horas de trabajo disponibles y asignarles nuevas tareas:
Uso del complemento ActivityTimeline para Jira Capacity Planning
Con la ayuda de este complemento de Jira para planificar la capacidad y sus funciones de seguimiento y administración de recursos, los administradores pueden ver todo lo relacionado con los recursos y su disponibilidad. Un panel escalable, hojas de horas avanzadas, informes personalizables y varios niveles de planificación te ayudarán a llevar la planificación de la capacidad de los recursos de Jira al siguiente nivel.
Con estos datos al alcance de la mano, pueden crear planes sin preocuparse de que los recursos se sobrecarguen con el trabajo. Disfruta de una gestión avanzada y sencilla de los recursos y olvídate de las actividades de planificación de la capacidad de Jira.
Con estos datos al alcance de la mano, pueden crear planes sin preocuparse de que los recursos se sobrecarguen con el trabajo. Disfruta de una gestión avanzada y sencilla de los recursos y olvídate de las actividades de planificación de la capacidad de Jira.
