Comprende las funciones de ActivityTimeline

Debajo de cada persona en la línea de tiempo hay un indicador de carga de trabajo: horas planificadas frente a horas disponibles, por día, semana o mes, dependiendo del nivel de zoom. Ocho colores se encargan de la información. El amarillo y el oliva indican que hay margen, el verde significa completo, el rojo claro y el rojo intenso indican sobrecarga, el azul significa fuera de la oficina y el gris significa que no hay nada planificado. Cambia el indicador al modo de Disponibilidad y mostrará las horas restantes, que es el dato que necesitas cuando alguien pregunta "¿puede Anna encargarse de una tarea más?". Los umbrales los defines tú: si 6 horas planificadas equivalen a un día completo para tu equipo, configúralo y los colores se ajustarán automáticamente.

A corto plazo planificas personas; a largo plazo planificas equipos. La vista de Equipo con Usuarios muestra la fila del equipo en la parte superior con el trabajo que aún no se ha asignado a nadie, y los miembros debajo con sus tickets. Los sprints, lanzamientos y fechas límite se sitúan en el panel de hitos sobre las filas. Puedes ver un equipo, varios, o un panel de equipo de proyecto que muestra solo a las personas de ese proyecto. Guarda cualquiera de estas vistas como un panel, incluyendo el periodo, para que "equipo de plataforma del Q4" se abra directamente en el Q4 sin complicaciones.

Los marcadores de posición son elementos de "qué pasaría si". Bloquea un proyecto para un equipo o una persona, muévelo, observa los indicadores y nada cambiará en Jira. Cuando el plan esté acordado, aprueba el marcador de posición y se convertirá en una incidencia real, descripción incluida. Para un primer borrador de un sprint, la programación automática toma un conjunto filtrado de incidencias y las distribuye entre las personas disponibles según su capacidad, lo cual puedes ajustar manualmente después. Cuando un plan cambia, la reprogramación masiva mueve todo un conjunto de incidencias a la vez y las dependencias de las incidencias muestran qué más se ve afectado.

Vacaciones, bajas por enfermedad, días festivos de un calendario laboral, media jornada libre, una reserva de tres horas al día para un cliente, una nota de "disponible". Ocho tipos de eventos integrados además de los tuyos propios, cada uno gestionando la capacidad correctamente y con opción de aprobación por tipo. Se pueden importar eventos de Google Calendar, Outlook e iCal para que un martes lleno de reuniones aparezca como ocupado.

Mantén presionada la tecla Shift mientras arrastras una incidencia para dividirla; así, dos personas pueden compartir un ticket o una persona puede trabajar en él por partes en diferentes fechas. Las partes siguen siendo una única incidencia de Jira. Si una incidencia tiene marcadores de posición asociados, la barra muestra cuántos, por lo que el trabajo tentativo es visible junto al trabajo comprometido.

Sus incidencias de cada proyecto en un panel, su programación para la semana en el centro y sus horas registradas frente a las horas requeridas en la parte superior. Cambie un estado, programe una incidencia, registre tiempo, todo sin abrir Jira. Los gerentes y líderes de equipo pueden cambiar al espacio de trabajo de cualquier miembro del equipo para ver la misma página para ellos.

Las hojas de horas fallan porque registrar el tiempo es molesto, así que la gente lo hace el viernes de memoria. Aquí, la opción más cómoda es la más honesta: registre desde la tarjeta de incidencia con un clic, inicie un temporizador y olvídese, mantenga sus incidencias diarias como favoritas, elija desde la pestaña Recientes o registre directamente desde un evento de Google Calendar. Las categorías de registro de trabajo permiten a las personas marcar el tiempo como facturable o no facturable, o como cualquier tipo de trabajo que distinga su organización. Los atributos personalizados de registro de trabajo incluyen cualquier otra cosa que solicite el departamento financiero. Todo ello fluye hacia la agrupación de hojas de horas y, en la Edición Avanzada, hacia las tarifas de costes e ingresos.

El progreso muestra las horas requeridas frente a las registradas por persona, que es la vista de "quién no ha completado su hoja". La línea de tiempo muestra las horas por usuario al día con colores para el exceso o defecto de registro. La vista detallada muestra cada entrada de registro de trabajo como una fila. Los mismos datos, tres preguntas.

Por usuario, proyecto, épica, sprint, lanzamiento, puesto, componente, cualquier campo personalizado de Jira o cualquier atributo de registro de trabajo, con varios niveles de profundidad, y puede reordenar los niveles arrastrándolos. Filtre por tipo de registro de trabajo para separar los registros de Jira de las reservas y los eventos de calendario importados. Cambie todo a días en lugar de horas si así es como planifica.

Active el flujo de trabajo de aprobación y los registros de trabajo se enviarán, aprobarán y bloquearán, con un registro de quién aprobó qué. Aprobación masiva para equipos grandes. La aprobación de sus propias hojas por parte de los líderes de equipo es una configuración que viene desactivada por defecto. Los administradores pueden limitar la antigüedad de los registros, desde unos pocos días hasta 75, lo cual es importante si cierra los libros contables mensualmente.

Añada cualquier campo de Jira como columna en la hoja de horas detallada: cliente, prioridad, centro de costes, lo que requiera la factura. Exporte a Excel con un solo clic. Los informes también se pueden marcar como favoritos, compartir y colocar en un panel de Jira como un gadget.

Estimaciones restantes frente a la capacidad para los próximos meses, por equipo o por persona, para que descubra en marzo que necesita dos ingenieros de control de calidad más en junio y no en junio. Capacidad disponible, capacidad utilizada y la diferencia, por periodo.

Cómo se programa a las personas por proyecto, a través de varios proyectos y equipos a la vez. Las asignaciones a nivel de equipo se contabilizan junto con las individuales, por lo que un plan trimestral que aún se encuentra en la fila del equipo aparece en los totales. Exporte a Excel si el comité directivo necesita una hoja de cálculo.

Estimación original frente al tiempo registrado por proyecto y equipo durante un periodo, con un umbral de desviación que usted establece, para que vea qué proyectos se están excediendo y en cuánto antes de que se convierta en un retraso. El progreso del proyecto hace lo mismo mediante horas completadas o puntos de historia completados.

"¿Está Anna libre en mayo?" es fácil. "¿Está algún desarrollador Java senior libre en mayo?" es la verdadera pregunta, y los informes de Disponibilidad por Habilidad y Puesto la responden. Existen informes de disponibilidad de equipos y personas para la versión más sencilla, e informes de ausencias para saber quién está fuera y cuándo.

Gráfico de capacidad del equipo a lo largo de los meses, agrupado por incidencia, épica o campo personalizado, a nivel de equipo o desglosado por personas. Gráfico circular de utilización del equipo para la pregunta de "¿en qué se ha ido el trimestre?". Gráfico de planificado frente a real para la misma comparación que el informe, como una imagen.

"¿Cuánto nos está costando realmente este proyecto?". Jira realiza un seguimiento del esfuerzo, no del dinero, por lo que la respuesta habitual es una hoja de cálculo que alguien reconstruye cada mes a partir de una exportación de la hoja de horas. Finances toma las horas ya registradas en ActivityTimeline, aplica las tarifas que usted estableció y mantiene la respuesta actualizada. Nadie registra el tiempo dos veces y nadie exporta nada para averiguar en qué estado se encuentra el presupuesto.

Cree un presupuesto y asígnelo a un proyecto de Jira, a un conjunto de épicas o a un filtro JQL guardado. Asígnele un periodo, o ninguna fecha de finalización para tareas como el mantenimiento y la informática interna que nunca terminan. A continuación, establezca el límite: una cantidad manual aprobada por la dirección, desglosada opcionalmente en hitos, o un presupuesto basado en estimaciones que la aplicación calcula a partir de las estimaciones originales en el alcance multiplicadas por sus tarifas de coste. El seguimiento de costes y el seguimiento de ingresos se activan de forma independiente, por lo que un departamento interno puede realizar un seguimiento solo de los costes y una agencia puede realizar ambos.

Cada persona tiene una tarifa de coste (lo que le cuesta a usted) y una tarifa de facturación (lo que usted cobra por ella), por hora o por mes. Las tarifas mensuales se adaptan al personal asalariado y a las igualas, y se prorratean a lo largo de los días del mes. Una tarifa de categoría adicional gestiona los casos en los que la misma hora cuesta o se factura de forma diferente, por ejemplo, soporte urgente a 1,5 veces la tarifa base, o no facturable a cero. Las tarifas tienen fecha de vigencia, por lo que un aumento en marzo se aplica a partir de marzo y las cifras de febrero se mantienen como estaban. Importe las tarifas de todo un equipo desde un grupo de Jira o un equipo de ActivityTimeline en lugar de escribirlas una por una.

Licencias, facturas de contratistas, viajes, alojamiento. Añádalos como transacciones manuales, como un gasto o como un ingreso (un pago por hito, una iguala), vincúlelos a una incidencia o a una persona si lo desea, y establezca una recurrencia para que una cuota de alojamiento mensual se introduzca sola. Aparecen en los mismos informes que los costes laborales.

El panel de resumen es la respuesta en una sola pantalla: presupuesto actual, presupuesto restante, gasto real y previsto, ingresos reales y previstos, beneficio y margen, además de un gráfico de tendencias donde puede ver hacia dónde se dirige el gasto antes de que cierre el mes.
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El gráfico de Presupuesto frente a Gasto compara lo que asignó a cada categoría, proyecto, épica, persona o componente frente a lo que realmente se gastó, mediante gráficos circulares para las proporciones o barras para las cantidades, con una tabla debajo que muestra lo asignado, lo gastado, el presupuesto utilizado y el restante por línea, coloreado según si está en plazo, totalmente gastado, por encima del presupuesto o sin asignar. Un presupuesto de 50.000 $ con un 20 por ciento asignado a trabajo no facturable que en realidad está consumiendo el 32 por ciento aparece como una barra roja.

El Informe Financiero Detallado es el libro mayor: cada hora registrada y cada transacción como una línea con la tarifa aplicada y el coste e ingreso resultante. Filtre por rango de fechas, expórtelo a Excel y entrégueselo al departamento financiero o a un auditor.

La edición Advanced de ActivityTimeline Cloud incluye todo lo de la edición Standard, además de Finances, la hoja de horas de alineación (horas planificadas frente a horas registradas por persona, como delta o porcentaje de coincidencia, coloreado igual que el indicador de carga de trabajo), un registro de seguridad y soporte premium. Puede probar cualquiera de las ediciones y cambiar entre ellas durante o después del periodo de prueba. Finances solo está disponible en Cloud por ahora; si utiliza Data Center y lo necesita, háganoslo saber, ya que así es como decidimos qué desarrollar a continuación.

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La forma más rápida de comprobar si esto se ajusta a sus necesidades es probarlo con su propio Jira durante un par de semanas. La prueba dura 30 días, no requiere tarjeta de crédito y puede empezar con la edición Advanced para ver Finances y cambiar a la Standard después si el seguimiento financiero no es su prioridad.

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