Entenda os recursos do ActivityTimeline

Abaixo de cada pessoa na linha do tempo, há um indicador de carga de trabalho: horas planejadas versus horas disponíveis, por dia, semana ou mês, dependendo do nível de zoom. Oito cores indicam o status. Amarelo e oliva significam que há espaço, verde significa ocupado, vermelho claro e vermelho significam sobrecarga, azul significa fora do escritório e cinza significa nada planejado. Mude o indicador para o modo de Disponibilidade para ver as horas restantes, que é o número que você precisa quando alguém pergunta "a Anna pode pegar mais uma tarefa?". Os limites são definidos por você: se 6 horas planejadas equivalem a um dia cheio para sua equipe, configure isso e as cores seguirão essa regra.

No curto prazo, você planeja pessoas; no longo prazo, você planeja equipes. A visualização "Equipe com Usuários" mostra a linha da equipe no topo com o trabalho que ainda não foi atribuído a ninguém, e os membros abaixo com seus respectivos tickets. Sprints, lançamentos e prazos ficam no painel de marcos acima das linhas. Você pode visualizar uma equipe, várias, ou um painel de equipe de projeto que mostra apenas as pessoas envolvidas nele. Salve qualquer uma dessas visualizações como um painel, incluindo o período, para que a "equipe da plataforma do 4º trimestre" abra diretamente no 4º trimestre, sem necessidade de ajustes.

Os espaços reservados (placeholders) são itens de "e se". Bloqueie um projeto para uma equipe ou pessoa, mova-o, veja o que os indicadores dizem, e nada será alterado no Jira. Quando o plano for aprovado, converta o placeholder em uma tarefa real, incluindo a descrição. Para um primeiro rascunho de sprint, o agendamento automático seleciona um conjunto filtrado de tarefas e as distribui entre as pessoas disponíveis com base na capacidade, que você pode ajustar manualmente depois. Quando um plano muda, o reagendamento em massa move todo um conjunto de tarefas de uma vez, e as dependências das tarefas mostram o que mais será afetado.

Férias, licenças médicas, feriados de um calendário específico, folgas de meio período, agendamentos de três horas por dia para um cliente, ou uma nota de "sobreaviso". São oito tipos de eventos integrados, além dos que você mesmo pode criar, cada um ajustando a capacidade corretamente, com opção de aprovação individual por tipo. Eventos do Google Calendar, Outlook e iCal podem ser importados para que uma terça-feira cheia de reuniões apareça como ocupada.

Mantenha a tecla Shift pressionada ao arrastar uma tarefa para dividi-la; assim, duas pessoas podem compartilhar um mesmo ticket ou uma pessoa pode trabalhar nele em partes, em datas diferentes. As partes continuam sendo uma única tarefa do Jira. Se uma tarefa tiver espaços reservados (placeholders) vinculados, a barra mostrará quantos, permitindo visualizar o trabalho provisório ao lado do trabalho confirmado.

Suas tarefas de todos os projetos em um painel, sua agenda da semana no meio e suas horas registradas em relação às horas necessárias no topo. Altere um status, agende uma tarefa, registre o tempo, tudo sem abrir o Jira. Gerentes e líderes de equipe podem alternar para o Workspace de qualquer membro da equipe para ver a mesma página para eles.

As planilhas de horas falham porque registrar o tempo é chato, então as pessoas fazem isso na sexta-feira de memória. Aqui, a opção preguiçosa é a honesta: registre a partir do cartão da tarefa com um clique, inicie um cronômetro e esqueça, mantenha suas tarefas diárias como favoritas, escolha na aba Recentes ou registre diretamente de um evento do Google Agenda. As categorias de registro de horas permitem que as pessoas marquem o tempo como faturável ou não faturável, ou como qualquer tipo de trabalho que sua organização diferencie. Atributos personalizados de registro de horas comportam qualquer outra coisa que o financeiro solicitar. Tudo isso flui para o agrupamento da planilha de horas e, na Edição Avançada, para as taxas de custo e receita.

O progresso mostra as horas necessárias em relação às horas registradas por pessoa, que é a visão de "quem não preencheu sua planilha". A linha do tempo mostra as horas por usuário por dia com cores para excesso ou falta de registro. O detalhado é cada entrada de registro de horas como uma linha. Os mesmos dados, três perguntas.

Por usuário, projeto, épico, sprint, release, cargo, componente, qualquer campo personalizado do Jira ou qualquer atributo de registro de horas, com vários níveis de profundidade, e você pode reordenar os níveis arrastando-os. Filtre por tipo de registro de horas para separar os registros do Jira de agendamentos e eventos de calendário importados. Mude tudo para dias em vez de horas, se é assim que você planeja.

Ative o fluxo de trabalho de aprovação e os registros de horas serão enviados, aprovados e bloqueados, com um registro de quem aprovou o quê. Aprovação em massa para grandes equipes. A aprovação das próprias planilhas pelos líderes de equipe é uma configuração, desativada por padrão. Os administradores podem limitar o período retroativo para o registro de horas, de alguns dias até 75, o que é importante se você fecha o balanço mensalmente.

Adicione qualquer campo do Jira como uma coluna na planilha de horas detalhada: cliente, prioridade, centro de custo, o que for necessário para a fatura. Exporte para o Excel com um clique. Os relatórios também podem ser marcados como favoritos, compartilhados e colocados em um painel do Jira como um gadget.

Estimativas restantes em relação à capacidade para os meses seguintes, por equipe ou por pessoa, para que você descubra em março que precisará de dois engenheiros de QA a mais em junho, e não em junho. Capacidade disponível, capacidade utilizada e a lacuna, por período.

Como as pessoas são alocadas por projeto, em vários projetos e equipes ao mesmo tempo. As atribuições em nível de equipe são contabilizadas junto com as individuais, portanto, um planejamento trimestral que ainda está na linha da equipe aparece nos totais. Exporte para o Excel se o comitê gestor quiser uma planilha.

Estimativa original versus tempo registrado por projeto e equipe durante um período, com um limite de desvio que você define, para que você veja quais projetos estão estourando o orçamento e em quanto, antes que isso se torne um atraso. O Progresso do Projeto faz o mesmo por horas concluídas ou story points concluídos.

"A Anna está livre em maio?" é fácil. "Algum desenvolvedor Java sênior está livre em maio?" é a pergunta real, e os relatórios de Disponibilidade por Habilidade e Cargo respondem a isso. Existem relatórios de Disponibilidade de Equipe e Pessoa para a versão mais simples, e relatórios de licenças para saber quem estará ausente e quando.

Gráfico de Capacidade da Equipe ao longo dos meses, agrupado por problema, épico ou campo personalizado, nível de equipe ou detalhado por pessoas. Gráfico de Pizza de Utilização da Equipe para a pergunta "para onde foi o trimestre". Gráfico de Planejado vs. Real para a mesma comparação do relatório, visualmente.

"Quanto este projeto está realmente nos custando?" O Jira rastreia esforço, não dinheiro, então a resposta usual é uma planilha que alguém reconstrói todo mês a partir de uma exportação de folha de horas. O módulo de Finanças utiliza as horas já registradas no ActivityTimeline, aplica as taxas que você definiu e mantém a resposta atualizada. Ninguém precisa registrar o tempo duas vezes e ninguém precisa exportar nada para descobrir a situação do orçamento.

Crie um orçamento e aponte-o para um projeto do Jira, um conjunto de épicos ou um filtro JQL salvo. Defina um período ou deixe sem data de término para itens como manutenção e TI interna que nunca acabam. Em seguida, defina o limite: um valor manual aprovado pela liderança, opcionalmente dividido em marcos, ou um orçamento baseado em estimativas que o aplicativo calcula a partir das estimativas originais no escopo multiplicadas pelas suas taxas de custo. O controle de custos e o controle de receita são ativados de forma independente, para que um departamento interno possa controlar apenas o custo e uma agência possa controlar ambos.

Cada pessoa recebe uma taxa de custo (o quanto ela custa para você) e uma taxa de faturamento (o quanto você cobra por ela), por hora ou por mês. Taxas mensais atendem bem a funcionários assalariados e contratos fixos, sendo rateadas pelos dias do mês. Uma taxa de categoria adicional lida com casos em que a mesma hora tem custos ou cobranças diferentes, por exemplo, suporte urgente a 1,5 vezes a taxa base, ou trabalho não faturável a zero. As taxas possuem data de vigência, portanto, um aumento em março é aplicado a partir de março, e os números de fevereiro permanecem como estavam. Importe as taxas de toda uma equipe de um grupo do Jira ou de uma equipe do ActivityTimeline em vez de digitá-las uma a uma.

Licenças, faturas de prestadores de serviço, viagens, hospedagem. Adicione-os como transações manuais, como despesa ou receita (um pagamento por marco, um valor fixo mensal), vincule-os a um problema ou a uma pessoa, se desejar, e defina uma recorrência para que uma taxa de hospedagem mensal seja inserida automaticamente. Eles aparecem nos mesmos relatórios que os custos de mão de obra.

O painel de Resumo é a resposta em uma única tela: orçamento atual, orçamento restante, gastos reais e previstos, receita real e prevista, lucro e margem, além de um gráfico de tendências onde você vê para onde o consumo está indo antes do fechamento do mês.
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O comparativo de Orçamento vs. Gastos mostra o que você alocou para cada categoria, projeto, épico, pessoa ou componente em relação ao que foi efetivamente gasto, usando gráficos de pizza para proporções ou barras para valores, com uma tabela abaixo mostrando o valor alocado, gasto, orçamento utilizado e restante por linha, coloridos conforme o status: dentro do prazo, totalmente gasto, acima do orçamento ou não alocado. Um orçamento de US$ 50.000 com 20% alocado para trabalho não faturável, mas que está consumindo 32%, aparece como uma barra vermelha.

O Relatório Financeiro Detalhado é o livro-razão: cada hora registrada e cada transação como uma linha com a taxa aplicada e o custo e receita resultantes. Filtre por intervalo de datas, exporte para Excel e entregue ao departamento financeiro ou a um auditor.

A edição Advanced do ActivityTimeline Cloud inclui tudo o que há na Standard, além de Finanças, a planilha de alinhamento (horas planejadas versus horas registradas por pessoa, como um delta ou uma porcentagem de correspondência, coloridos da mesma forma que o indicador de carga de trabalho), um log de segurança e suporte premium. Você pode testar qualquer uma das edições e alternar entre elas durante ou após o período de teste. O módulo de Finanças está disponível apenas para Cloud por enquanto; se você usa Data Center e precisa dele, fale conosco, pois é assim que decidimos o que desenvolver a seguir.

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A maneira mais rápida de ver se isso se encaixa é testar no seu próprio Jira por algumas semanas. O período de teste é de 30 dias, sem necessidade de cartão de crédito, e você pode começar na versão Advanced para ver o módulo de Finanças e mudar para a Standard depois, caso o controle financeiro não seja sua prioridade.

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