A capacidade de gerenciar com eficácia a capacidade da sua equipe é uma das áreas importantes nas quais os gerentes de projeto devem se concentrar. O planejamento da capacidade é um aspecto importante do gerenciamento de projetos, especialmente em um prazo fixo. O Jira é uma ferramenta poderosa que ajuda você a gerenciar com eficácia a carga de trabalho da sua equipe.
O planejamento de capacidade do Jira é um dos tópicos mais comumente escritos no Comunidade Jira. Com milhares de usuários executando projetos na nuvem, é crucial entender como planejar, configurar e executar suas implantações com eficiência. O desenvolvimento de negócios é uma tarefa difícil para as empresas, independentemente do tamanho delas. Se você gasta muito tempo em processos de gerenciamento sem ferramentas de planejamento de capacidade, as coisas vão dar errado. Há muitas coisas que você pode fazer para simplificar os processos e aumentar a produtividade. Aprender sobre o planejamento da capacidade de recursos do Jira é essencial nesse sentido.
Esta postagem do blog abordará algumas das melhores práticas para planejamento de capacidade no Jira, bem como uma abordagem passo a passo de como planejar e monitorar com eficácia a capacidade de suas equipes.
O planejamento de capacidade do Jira é um dos tópicos mais comumente escritos no Comunidade Jira. Com milhares de usuários executando projetos na nuvem, é crucial entender como planejar, configurar e executar suas implantações com eficiência. O desenvolvimento de negócios é uma tarefa difícil para as empresas, independentemente do tamanho delas. Se você gasta muito tempo em processos de gerenciamento sem ferramentas de planejamento de capacidade, as coisas vão dar errado. Há muitas coisas que você pode fazer para simplificar os processos e aumentar a produtividade. Aprender sobre o planejamento da capacidade de recursos do Jira é essencial nesse sentido.
Esta postagem do blog abordará algumas das melhores práticas para planejamento de capacidade no Jira, bem como uma abordagem passo a passo de como planejar e monitorar com eficácia a capacidade de suas equipes.
O que é um planejamento de capacidade?
O planejamento de capacidade é a disciplina de alocar recursos para um desempenho ideal. Ele se concentra em antecipar as necessidades futuras de recursos com base nos requisitos comerciais atuais e futuros. O planejamento de capacidade pode ser aplicado tanto a recursos relacionados a pessoas, como funcionários, quanto recursos não humanos, como diferentes produtos, equipamentos, propriedades, etc.
Planejamento de capacidade fornece uma abordagem organizada para o gerenciamento ordenado do fluxo de materiais, informações e outros recursos por meio de uma instalação ou empresa. O planejamento de capacidade de uma empresa fornece as informações necessárias para determinar se ela tem recursos suficientes para implementar seu plano estratégico e atingir os objetivos esperados.
Planejamento de capacidade fornece uma abordagem organizada para o gerenciamento ordenado do fluxo de materiais, informações e outros recursos por meio de uma instalação ou empresa. O planejamento de capacidade de uma empresa fornece as informações necessárias para determinar se ela tem recursos suficientes para implementar seu plano estratégico e atingir os objetivos esperados.
As vantagens do planejamento de capacidade
O processo de planejamento de capacidade é uma metodologia usada para garantir que os recursos apropriados estejam disponíveis para garantir que os projetos possam ser concluídos de forma eficaz e eficiente. Esse processo tem muitas vantagens para equipes, gerentes de projetos, empresas e funcionários.
O planejamento da capacidade em termos do processo pode ser definido como uma extensão dos processos de gerenciamento de capacidade e gerenciamento de produção que visa garantir a máxima satisfação do cliente, garantindo a utilização ideal dos recursos dentro dos limites das capacidades do sistema e dos serviços.
O planejamento de capacidade é um processo que ajuda a planejar os recursos necessários para atender às necessidades de capacidade. Ele fornece um resumo dos recursos necessários (por exemplo, pessoas, ativos físicos e orçamentos) para permitir que as organizações atinjam seus objetivos.
O planejamento da capacidade em termos do processo pode ser definido como uma extensão dos processos de gerenciamento de capacidade e gerenciamento de produção que visa garantir a máxima satisfação do cliente, garantindo a utilização ideal dos recursos dentro dos limites das capacidades do sistema e dos serviços.
O planejamento de capacidade é um processo que ajuda a planejar os recursos necessários para atender às necessidades de capacidade. Ele fornece um resumo dos recursos necessários (por exemplo, pessoas, ativos físicos e orçamentos) para permitir que as organizações atinjam seus objetivos.
Entre outros benefícios
Aqui estão mais benefícios das ferramentas de planejamento de capacidade:
- Uma visão clara de quem está fazendo o quê e quando isso será feito
- Imagem transparente do processo de trabalho
- Capacidade de evitar prazos perdidos, sobrecarga ou subcarga de recursos e esgotamento
- Otimização do processo de planejamento para períodos curtos e longos
- Capacidade de tomar decisões com base em dados
- Fica mais fácil planejar os custos orçamentários e alocar recursos.
Os desafios do planejamento de capacidade
Todos nós já estivemos lá. Sentado em uma reunião tentando descobrir por que a equipe por trás de um projeto não atingiu suas expectativas. Queremos responsabilizá-los por seus erros e por onde as coisas deram errado.
O maior desafio do planejamento de capacidade é sempre o mesmo: prevemos o crescimento/demanda futuros e, em seguida, calculamos números tão precisos quanto possível, sem muito risco. Mas, como todo empresário sabe, números precisos são quase impossíveis de fornecer.
O maior desafio do planejamento de capacidade é sempre o mesmo: prevemos o crescimento/demanda futuros e, em seguida, calculamos números tão precisos quanto possível, sem muito risco. Mas, como todo empresário sabe, números precisos são quase impossíveis de fornecer.
Os 5 principais problemas comuns de planejamento de capacidade
Entre os desafios comuns, podemos destacar os seguintes:
- Problemas com a coleta de dados e sua qualidade. Ao coletar informações, você precisa extrair para si mesmo os indicadores mais importantes: nível de capacidade individual ou de equipe, funções, posição e habilidades. Você também não deve esquecer os prazos.
- Cálculos precisos. A capacidade de calcular a necessidade de recursos e sua capacidade atual exige muita atenção.
- Níveis de planejamento de capacidade. Seja preciso com a estratégia de planejamento de curto e longo prazo.
- Comunicação dentro da organização. Os gerentes de projeto e as equipes devem sempre ficar na mesma página para atingir as metas desejadas.
- Capacidade de se adaptar rapidamente. O ambiente de trabalho é muito instável, mesmo que você planeje tudo escrupulosamente, algo sempre pode dar errado.
Muitas organizações escolhem diferentes softwares de gerenciamento e agendamento de projetos para evitar esses e outros desafios. Por exemplo, as empresas frequentemente admiram o planejamento da capacidade de recursos no Jira.
Planejamento de capacidade no Jira
O planejamento da capacidade de recursos no Jira é um trabalho sem fim. Planejamento de capacidade O Jira varia de uma organização para outra e, a cada vez, será diferente devido aos diferentes recursos levados em consideração na configuração necessária do Jira.
Planejamento de capacidade do Jira é crucial para o gerenciamento de projetos, pois garante que os projetos recebam os recursos necessários para atingir as metas. Muitas equipes ágeis usam os recursos avançados de planejamento de capacidade dos roteiros do Jira durante o processo de desenvolvimento do produto e para o planejamento de sprints, mas o Jira também é adequado para equipes não técnicas, pois atende às necessidades de equipes de diferentes tipos e tamanhos.
Planejamento de capacidade do Jira é crucial para o gerenciamento de projetos, pois garante que os projetos recebam os recursos necessários para atingir as metas. Muitas equipes ágeis usam os recursos avançados de planejamento de capacidade dos roteiros do Jira durante o processo de desenvolvimento do produto e para o planejamento de sprints, mas o Jira também é adequado para equipes não técnicas, pois atende às necessidades de equipes de diferentes tipos e tamanhos.
Um gerente bem-sucedido está disposto a engajar sua equipe e perguntar quais mudanças são necessárias para o próximo período de previsão ou planejamento. O planejamento de capacidade do Jira é um fator crítico de sucesso para aumentar a produtividade da equipe e atingir as metas do projeto.
Os gerentes de projeto precisam ter uma compreensão clara de quem está fazendo o quê e quando, portanto, as atividades de planejamento de capacidade do Jira devem ser organizadas com precisão. Não existe uma abordagem única para todos, e o Jira não é exceção a essa regra.
Os gerentes de projeto precisam ter uma compreensão clara de quem está fazendo o quê e quando, portanto, as atividades de planejamento de capacidade do Jira devem ser organizadas com precisão. Não existe uma abordagem única para todos, e o Jira não é exceção a essa regra.
O Jira pode servir como um sistema de tíquetes para gerenciar suas tarefas ou como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas há coisas específicas que você precisa lembrar antes de embarcar na jornada do planejamento de capacidade do Jira.
Configure seus projetos e organize equipes
O Jira oferece ótimos painéis de projetos com todas as tarefas. Antes de tudo, você precisa criar e priorizar seus projetos, bem como criar tarefas e atribuí-las aos funcionários. Crie equipes e estabeleça prazos para garantir que tudo seja entregue no prazo e que suas atividades de planejamento de capacidade no Jira funcionem sem problemas.
Certifique-se de que os PMs permaneçam na mesma página com suas equipes
Um bom PM sempre sabe quanto tempo será necessário para diferentes tarefas, dependendo da complexidade da tarefa e da experiência anterior do PM. Mas o mais importante é que um bom gerente de projetos ou tarefas deve cuidar não apenas de projetos ou tarefas, mas também de suas equipes, evitar o esgotamento do trabalho e falar a mesma língua com elas, para evitar pequenos mal-entendidos e manter uma cooperação eficaz. Portanto, os mecanismos estruturados de planejamento de capacidade do Jira sempre são úteis para os PMs.
Obtenha uma visualização clara
A visualização abrangente é um fator-chave para o sucesso do projeto, pois ajuda a equilibrar a carga de trabalho, obter uma disponibilidade precisa de seus recursos e, consequentemente, cumprir os prazos. O Jira tem muitos recursos para gerenciamento de projetos, mas não visualiza claramente a utilização dos recursos. Já mencionamos os roteiros avançados do Jira e o planejamento de capacidade que algumas equipes usam para uma visualização aprofundada, como geralmente, é difícil entender a capacidade das equipes e dos indivíduos, independentemente de os recursos estarem sobrecarregados ou subcarregados.
Obviamente, a maioria dos usuários precisa de um planejador de capacidade para preencher essas lacunas e aprimorar o planejamento de capacidade no Jira, então o Jira fornece uma grande variedade de softwares de planejamento de capacidade. ActivityTimeline é um aplicativo Jira de planejamento de capacidade de recursos, um dos complementos mais populares na área de planejamento de recursos que facilita o planejamento de capacidade do Jira.
Obviamente, a maioria dos usuários precisa de um planejador de capacidade para preencher essas lacunas e aprimorar o planejamento de capacidade no Jira, então o Jira fornece uma grande variedade de softwares de planejamento de capacidade. ActivityTimeline é um aplicativo Jira de planejamento de capacidade de recursos, um dos complementos mais populares na área de planejamento de recursos que facilita o planejamento de capacidade do Jira.
Planejamento da capacidade de recursos com ActivityTimeline
A avaliação da capacidade e o gerenciamento de projetos andam de mãos dadas. Às vezes, precisamos observar o panorama geral das cargas de trabalho de recursos e, às vezes, precisamos examinar mais de perto a disponibilidade de recursos individuais. Um aplicativo avançado de planejamento de capacidade de recursos do Jira economizará seu tempo e esforço.
O ActivityTimeline fornece muitos recursos úteis que ajudarão no planejamento da capacidade do Jira. É um ótimo exemplo de um plug-in abrangente de planejamento de capacidade do Jira. Você quer atribuir tarefas e monitorar seus funcionários, mas não quer a dor de cabeça de um painel inconveniente? Você está com sorte. Com um painel escalável, você pode atribuir e monitorar tarefas automaticamente. O aplicativo é totalmente sincronizado com o Jira, então os fluxos de trabalho do Jira são refletidos nos cronogramas e vice-versa. Atribua tarefas existentes do Jira ou crie novas diretamente do painel principal. Crie eventos diferentes, atribua conjuntos de habilidades específicas e atribua posições aos seus usuários enquanto acompanha o trabalho deles:
O ActivityTimeline fornece muitos recursos úteis que ajudarão no planejamento da capacidade do Jira. É um ótimo exemplo de um plug-in abrangente de planejamento de capacidade do Jira. Você quer atribuir tarefas e monitorar seus funcionários, mas não quer a dor de cabeça de um painel inconveniente? Você está com sorte. Com um painel escalável, você pode atribuir e monitorar tarefas automaticamente. O aplicativo é totalmente sincronizado com o Jira, então os fluxos de trabalho do Jira são refletidos nos cronogramas e vice-versa. Atribua tarefas existentes do Jira ou crie novas diretamente do painel principal. Crie eventos diferentes, atribua conjuntos de habilidades específicas e atribua posições aos seus usuários enquanto acompanha o trabalho deles:
É fácil obter uma compreensão abrangente de todos os fluxos de trabalho em uma janela quando você tem acesso ao visualização entre projetos para recursos compartilhados. O ActivityTimeline, como um plug-in líder de planejamento de capacidade do Jira, ajuda você a ficar por dentro de tudo o que está acontecendo em momentos diferentes. Seu painel de planejamento mostra quais tarefas estão relacionadas a um projeto e quais membros da equipe estão envolvidos:
O monitoramento da carga de trabalho/disponibilidade é muito fácil com o ActivityTimeline. Normalmente, as pessoas não conseguem prever a capacidade restante, então o aplicativo fornece uma visualização das equipes e da capacidade de recursos com a ajuda dos indicadores de carga de trabalho:
Indicadores especiais de carga de trabalho exibem a carga de trabalho das pessoas, para que você possa entender facilmente a quantidade de recursos utilizados em um determinado momento.
Você pode alternar entre vários modos de carga de trabalho para entender os dados de diferentes perspectivas:
Observe a capacidade de recursos nos níveis individual e de equipe com a ajuda de um painel da equipe, já que cada equipe tem um indicador de carga de trabalho separado:
Todos os modos mencionados acima ajudam a entender a utilização de recursos do Jira de diferentes lados. O indicador de carga de trabalho das equipes também tem diferentes tipos de indicadores de carga de trabalho:
Quando você atribui tarefas a usuários separados ou a equipes inteiras, os indicadores de carga de trabalho são atualizados automaticamente pelo sistema:
Emissão de relatórios de capacidade com ActivityTimeline
O planejamento da capacidade de recursos no Jira não pode ser imaginado sem relatórios precisos. O aplicativo fornece vários relatórios para um rastreamento confortável de dados. O Relatório de carga de trabalho de recursos é um dos relatórios de recursos mais populares. É simples de usar e ajuda a observar uma imagem clara da utilização dos recursos do Jira em diferentes períodos. Escolha os valores necessários e gere um relatório rápido que pode ser exportado como um arquivo Excel. Gere um relatório de carga de trabalho de recursos para observar a carga de trabalho real/futura e evitar que as pessoas trabalhem demais ou subcarreguem:
O indicador padrão não mostra os detalhes de cada tarefa. Nossa equipe desenvolveu um relatório detalhado de carga de trabalho de pessoa por tarefa para ajudar a gerenciar as cargas de trabalho dos usuários no dia a dia. Também ajuda a priorizar tarefas duradouras:
Os usuários também podem usar um relatório de disponibilidade para ver quais recursos têm horários de trabalho disponíveis e atribuir novas tarefas a eles:
Usando o plug-in ActivityTimeline para o Jira Capacity Planning
Com a ajuda desse plug-in de planejamento de capacidade do Jira, seus recursos de gerenciamento e rastreamento de recursos, os gerentes podem ver tudo sobre recursos e sua disponibilidade. Um painel escalável, planilhas de horas avançadas, relatórios personalizáveis e vários níveis de planejamento ajudarão a levar seu planejamento de capacidade de recursos do Jira a um novo patamar.
Com esses dados na ponta dos dedos, eles podem criar planos sem se preocupar com a sobrecarga de recursos de trabalho. Aproveite o gerenciamento avançado de recursos sem esforço e não se preocupe mais com as atividades de planejamento de capacidade do Jira.
Com esses dados na ponta dos dedos, eles podem criar planos sem se preocupar com a sobrecarga de recursos de trabalho. Aproveite o gerenciamento avançado de recursos sem esforço e não se preocupe mais com as atividades de planejamento de capacidade do Jira.
