Concepts de base d'ActivityTimeline

A resource is anyone you plan work for. Usually that is a person with a Jira account who shows up in ActivityTimeline automatically. It can also be someone without a Jira license (a contractor, a designer from an agency) whom you add by hand, or a non-human thing you book time on, like a test rig or a meeting room. The app treats them all the same way: each one gets a row on the timeline.

What makes a resource useful for planning is what you attach to it. A user role decides what the person can see and edit in ActivityTimeline. A position ("QA engineer", "Solution architect") describes what they do. Skills, each with a proficiency level, describe what they can do. Tags are free labels for anything else. Involvement is how many hours a day they are available, which we come back to under Capacity. None of this is required to start, but the more of it you fill in, the more the app can do for you: functional teams, skill and position availability reports, and search by skill in the Planner all depend on it.

You manage resources in ActivityTimeline Configuration → Users. If you have a lot of them, Bulk Mode edits up to 1,000 users on one page, you can remove a skill from many users at once, and Export to CSV gets the whole list into a spreadsheet. On Cloud, you can also tell the app to load users only from selected Jira groups, which keeps the list short on big instances.

Le concept d'équipe est assez simple dans ActivityTimeline : il s'agit essentiellement d'un groupe de personnes réunies en une seule entité.
‍
Il existe 2 types d'équipes dans ActivityTimeline : Classique et Fonctionnelle (Dynamique). La différence entre ces 2 types d'équipes réside dans la façon dont elles sont formées et gérées :

A functional team builds itself from user attributes. You choose a skill or a position, and everyone with that skill or position is in the team, now and in the future. If you hire a third Java developer next month and give them the Java skill, they appear in the "Java" team without anyone editing it. This is the right choice when membership follows what people can do rather than who they report to. The catch is that it only works if skills and positions are actually maintained, so decide who owns that before you rely on it.

Une fois vos équipes créées, vous pouvez planifier leur activité, suivre la progression et générer des rapports pour obtenir une vue d’ensemble.

A few small things that make teams nicer to live with: you can order the members inside a team the way you want them to appear on the Planner (by role, by seniority, whatever helps the planning meeting), and a day off or a note can be created for the entire team at once instead of person by person, which is handy for company events and offsites.

En tant que logiciel avancé de planification des ressources, ActivityTimeline porte ce concept à un niveau supérieur, permettant d'afficher les ressources (utilisateurs individuels et équipes) sur une échelle de temps, tout en tenant compte de la charge de travail et de la contrainte de capacité des ressources disponibles.
‍
Le cœur d’ActivityTimeline repose sur des chronologies individuelles, car une bonne répartition des ressources est essentielle pour une planification efficace dans un monde où la charge de travail ne cesse d’augmenter.
‍
Chaque ressource dispose de sa propre chronologie, où sont affichées les tâches assignées et planifiées.

Sous chaque nom de ressource, vous pouvez voir l'indicateur de charge de travail qui affiche le nombre d'heures allouées à une personne pour une période spécifique. Ce calcul dépend de l’estimation des tâches et des événements personnalisés planifiés sur sa chronologie. Les couleurs de l’indicateur montrent le niveau de charge par rapport à la capacité (implication) de la personne.

Cette fonctionnalité étend le concept de chronologie et permet de planifier des éléments de travail pour toute l'équipe en général, sans entrer dans les détails. Elle est utile pour la planification à long terme, notamment quand le niveau de certitude est faible.
‍
Vous pouvez basculer entre les vues “Utilisateurs” et “Équipes” via le menu déroulant du panneau supérieur.

Team with Users shows the team row on top and the members underneath, so you can see the unassigned team-level work and each person's load in one screen. Team-level assignments are counted in the reports too: the Team Capacity Chart and the utilization forecasts can include or exclude team panel workload, so you can look at a team as a whole or drill down to the people.

You can check the detailed guide on the Team panel in our documentation: Team panel

La planification des demandes Jira en toute simplicité. Toutes les demandes des projets activés sont chargées depuis votre instance Jira dans ActivityTimeline lors de la configuration initiale et sont disponibles pour la planification par les utilisateurs disposant des autorisations requises.
‍
Le backlog de toutes les demandes est disponible pour les utilisateurs dans le panneau de gauche de la vue "Planifier", où ils peuvent voir et rechercher les demandes nécessaires :

Chaque demande est représentée par une barre individuelle, qui possède un ensemble d'attributs la décrivant (par ex. priorité, type de demande, estimation, etc.). Cependant, l'apparence est personnalisable et peut être ajustée selon les besoins des utilisateurs dans le menu Configuration → Demandes.

En plus des événements Jira standard, ActivityTimeline propose des événements personnalisés qui permettent de gérer des cas non pris en charge nativement par Jira, comme l’affectation de ressources à des activités spécifiques ou la gestion des congés.

Les utilisateurs peuvent créer les événements suivants dans ActivityTimeline : réservation, jour de repos, jour férié, note, heures supplémentaires, placeholder, arrêt maladie, vacances. Vous pouvez aussi créer vos propres événements à partir des types du système, pour une flexibilité maximale dans votre planification.

You can also make your own event types based on these eight (a "Training" event that behaves like a booking, say), and you decide per type whether it needs approval. Vacation used to require approval always; now that is a setting, and the same goes for bookings, placeholders, days off and sick leave.

If your team keeps its meetings in Google Calendar or Outlook, those can be imported and shown on the timeline as events as well, so a Tuesday full of calls looks full. Whether imported events count as logged time or are shown just for context is a setting in the timesheet configuration.

La charge de travail correspond à la quantité estimée de travail assignée à une ressource sur une période donnée. ActivityTimeline est conçu pour répartir efficacement la charge afin de maximiser l’utilisation sans surcharger les ressources.
‍
Le moyen le plus simple de la surveiller est d’utiliser l’indicateur de charge situé sous chaque ressource :

Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre documentation :

You can learn more about the workload indicator in our documentation: Workload Indicator

La planification de la capacité des ressources dans Jira devient un jeu d'enfant avec ActivityTimeline. Pour savoir si une personne est surchargée, sous-chargée, ou si sa charge de travail est parfaite, vous devez définir la capacité de la ressource, ou ce que nous appelons l'Implication. Cela peut être configuré pour l’organisation entière ou individuellement, jour par jour.

Lors du calcul de la charge, le système compare le volume de travail attribué à la personne sur une période donnée et détermine si elle est :Rouge - surchargé, Jaune - sous-chargé, Vert - parfait👌

Vous pouvez gérer l’implication individuelle de chaque ressource dans son profil.

Les saisies de temps (worklogs) sont des entrées de temps que les utilisateurs soumettent dans les demandes Jira lorsqu'ils travaillent dessus. ActivityTimeline les synchronise depuis Jira et permet également de saisir du temps directement via son interface utilisateur.

Les saisies de temps peuvent être affichées sur la chronologie et sont prises en compte dans le calcul de la charge de travail pour les périodes passées et actuelles.

Worklogs can carry more than a number: a category (billable or not, say) and custom attributes your finance team asks for. Admins can limit how far back someone may log, with options from a few days to 75, which matters if you close books monthly.

Where worklogs show up: the Timesheets module is the main place, with filters that separate Jira worklogs from bookings and calendar events. On the Planner, the default indicator mode called Worklogs & Workload shows logged time for the past and planned time for the future in the same row, which is the fastest way to see whether the plan matched reality. That comparison, planned against actual, is what makes estimates get better over time: if a type of task is always logged at twice its estimate, you will see it within a few sprints.

Si vous avez d'autres questions concernant cette section, n'hésitez pas à contacter notre équipe à l'adresse suivante :

Everything above reduces to three numbers per person per day. Capacity is how much time they have. Workload is how much you have planned for them. Worklogs are how much they actually spent. Workload against capacity tells you whether the plan is realistic. Worklogs against workload tells you whether your estimates were.

Resources and teams are who those numbers belong to, personal and team timelines are where you see them, and Jira tasks and custom events are what produces them. That is the whole model. Most teams never need more than this, and the teams that do (finance modules, forecasts by skill, REST API) find it two or three clicks further in.

If something on this page does not match what you see in your instance, tell us at reliex.com/support. This page gets updated when the app does, and a fair share of those updates started as a support ticket.