Le module Workspace d'ActivityTimeline vous permet d'exporter facilement vos journaux de travail personnels vers Excel. Cette fonctionnalité est idéale pour le suivi personnel, les analyses détaillées ou les soumissions externes telles que la facturation. Vous pouvez sélectionner des plages de dates spécifiques ou filtrer par projet, et l'exportation inclut toutes les données cruciales telles que les noms, les durées et les dates des tâches, prêtes pour une analyse plus approfondie.
Tu connais le truc.
Vous planifiez, attribuez et heures de piste, en recherchant cet équilibre difficile entre la maximisation du potentiel de l'équipe et la prévention de l'épuisement professionnel.
Mais que se passe-t-il lorsque vos collaborateurs individuels ont besoin d'accéder à leurs propres données de travail détaillées pour des rapports externes, la tenue de dossiers personnels ou même la facturation des clients ?
Cela devient souvent un processus manuel fastidieux, qui consiste à extraire des données de sources disparates et à manipuler des feuilles de calcul. C'est là qu'ActivityTimeline intervient, transformant un casse-tête potentiel en une opération fluide en permettant aux employés d'exporter facilement leurs journaux de travail personnels.
ActivityTimeline est conçu pour fournir une visibilité et un contrôle complets sur les ressources et les tâches du projet. Bien que ses puissantes fonctionnalités de planification et de reporting soient inestimables pour les managers, la plateforme offre également aux membres de l'équipe des fonctionnalités qui améliorent leur productivité et leur autonomie. La possibilité d'exporter des journaux de travail personnels en est un excellent exemple, car elle offre une solution simple à un besoin commercial courant.
Le défi de la déconnexion des données professionnelles
Dans de nombreuses organisations, en particulier celles qui utilisent Jira, les journaux de travail individuels sont souvent cloisonnés au sein du système. Bien que les responsables puissent accéder à ces données par le biais de divers rapports, le processus permettant à chaque employé de récupérer son propre historique de travail granulaire peut être fastidieux. Cela devient particulièrement problématique pour :
- Travailleurs indépendants et sous-traitants : Qui ont souvent besoin de journaux de temps détaillés pour la facturation des clients.
- Employés nécessitant des dossiers personnels : Pour les évaluations de performance, le développement professionnel ou simplement pour suivre leurs contributions.
- Équipes utilisant des systèmes externes : Cela nécessite des données de travail pour la budgétisation, la conformité ou des analyses spécialisées au-delà de l'outil de gestion de projet principal.
La transcription ou la copie manuelles des données sont source d'inefficacité, augmentent le risque d'erreurs et font perdre un temps précieux aux tâches principales. Cela crée un décalage entre le travail détaillé effectué et la capacité des individus à exploiter efficacement ces données à leurs propres fins.
La solution fluide d'ActivityTimeline : exportation du journal de travail personnel
ActivityTimeline répond à ce défi de front en fournissant un moyen direct et intuitif aux utilisateurs individuels d'exporter leurs journaux de travail. Cette fonctionnalité est la pierre angulaire du
Espace de travail module, conçu pour donner aux employés un aperçu complet de leurs tâches, de leurs délais et des heures enregistrées.
Dans l'espace de travail, ActivityTimeline affiche les heures que vous avez enregistrées, ce qui vous permet de suivre le temps passé et de gérer les journaux de travail, notamment en modifiant les dates, les heures et les commentaires. Ce niveau de détail, combiné à la fonctionnalité d'exportation, met la puissance des données directement entre les mains des membres de votre équipe.
Comment accéder à vos journaux de travail et les exporter vers Excel
L'exportation de vos journaux de travail personnels dans ActivityTimeline est un processus rapide et efficace. Vous pouvez exporter votre propre tableau de journal de travail vers Excel.
Guide étape par étape :
- Accédez à votre espace de travail : Une fois connecté à ActivityTimeline, localisez et cliquez sur le « Espace de travail » module. Il s'agit de votre tableau de bord personnel pour les tâches et les heures enregistrées.
- Choisissez la portée de votre choix : Avant d'exporter, vous pouvez sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez exporter les journaux de travail. Les options incluent généralement « Semaine », « Deux semaines » ou « Mois ». Cela vous permet d'adapter l'exportation à vos besoins spécifiques, qu'il s'agisse d'un rapport hebdomadaire ou d'une facture mensuelle.
- Faites défiler l'écran vers le bas et exportez : Une fois que l'étendue souhaitée est définie, faites défiler la page de l'espace de travail vers le bas jusqu'au tableau « Détails de mon journal de travail ». Au bas de cette section, vous trouverez un
- « Excel » bouton. Cliquez sur ce bouton pour lancer le téléchargement.
Le système générera ensuite un fichier Excel contenant les données de votre journal de travail pour la période sélectionnée.
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Sélection de plages de dates ou filtrage par projet
Bien que la fonction d'exportation principale soit disponible dans votre espace de travail personnel, ActivityTimeline propose des fonctionnalités plus étendues capacités de filtrage au sein du Feuilles de temps module pour une extraction de données plus raffinée. Les responsables, les administrateurs et les chefs d'équipe peuvent tirer parti de ces filtres pour générer des rapports très spécifiques, y compris des journaux de travail individuels.
Dans le module Feuilles horaires, vous pouvez :
- Modifiez la plage de dates : Cliquez sur la période pour ouvrir un sélecteur de dates calendaires et ajuster la plage de dates pour trouver les données exactes dont vous avez besoin.
- Appliquer les filtres de projet : Vous pouvez filtrer les données en fonction de projets spécifiques, de catégories de journaux de travail ou de statut d'approbation, en vous assurant de ne récupérer que les informations pertinentes.
- Utilisez Advanced Scopes : La fonction « Scopes » fournit des options de filtrage avancées, vous permettant de sélectionner les principaux critères de filtrage tels que l'équipe/les personnes, le projet, l'épopée, la catégorie ou le problème.
Ce contrôle granulaire garantit que vous puissiez extraire avec précision les données du journal de travail requises, que vous soyez un employé individuel ou un responsable.
Applications du monde réel où ActivityTimeline brille
La polyvalence de la plateforme devient évidente lorsque l'on examine des scénarios de mise en œuvre concrets dans différents contextes organisationnels. Voici les domaines dans lesquels les exportations de journaux de travail personnels apportent réellement une valeur significative aux clients :
Facturation des clients et soumissions externes
Rien ne détruit votre élan autant que le fait de vous bousculer pour reconstituer vos pièces heures facturables à la fin du mois. Grâce à la fonction d'exportation d'ActivityTimeline, vous pouvez rapidement extraire vos journaux de travail pour n'importe quelle période spécifiée, en vous assurant que toutes les heures facturables sont documentées avec précision et prêtes à être soumises au client. Le système inclut automatiquement les catégories de journal de travail « facturables » et « non facturables », afin que vous n'ayez pas à deviner quelles heures recharger.
Pour les parties prenantes externes ou les clients qui demandent des rapports temporels dans des formats spécifiques, l'exportation Excel fournit des données immédiatement prêtes à être soumises. Les attributs personnalisés du journal de travail tels que « Nom du client » ou « Centre de coûts » ajoutent une couche de détails supplémentaire qui donne à vos rapports un aspect professionnel et complet.
Suivi des performances personnelles et analyse détaillée
Vous êtes-vous déjà demandé où s'écoule réellement votre temps ? L'exportation de journaux de travail contenant des champs tels que « Clé du problème », « Date » et « Temps passé » vous permet d'approfondir vos modèles de productivité à l'aide d'outils de feuille de calcul familiers. Regroupez et analysez ces données pour mieux comprendre comment votre temps est réparti entre les différentes tâches et projets.
Si les rapports intégrés d'ActivityTimeline ne vous fournissent pas tout à fait la ventilation détaillée dont vous avez besoin (peut-être souhaitez-vous combiner données prévues et réelles de manière très spécifique), l'exportation de données brutes vers Excel devient votre arme secrète. Un client avait besoin de filtrer les rapports par projet lorsqu'aucun filtre direct n'était disponible. Il les exportait simplement au format CSV et effectuait le filtrage dans Excel. Cette flexibilité ouvre la voie à des analyses personnalisées incroyablement détaillées, telles que la consolidation des entrées de temps par numéro et par date.
Et il ne s'agit pas uniquement de tâches Jira. Le temps consacré à des activités qui ne sont pas directement liées aux problèmes de Jira, comme les réunions, les sessions de formation ou la planification stratégique, peut être enregistré dans des journaux de travail et inclus dans vos exportations. ActivityTimeline vous permet même de configurer événements du calendrier externe (comme les réunions depuis Outlook ou Google Agenda) pour apparaître sous forme de travail enregistrable dans les feuilles de temps, vous donnant ainsi une image complète de la façon dont vous passez votre temps professionnel.
Audit et tenue de registres précise
Lorsque la saison des audits arrive à son terme ou que vous avez besoin de données historiques pour les examens de fin d'année, ActivityTimeline est là pour vous aider. La possibilité d'exporter des journaux de travail pour de longues périodes (nous parlons de 12 mois ou plus) est essentielle lorsque vous devez retracer votre historique professionnel.
Qu'il s'agisse de la documentation de clôture de projet, des exigences de conformité ou des examens opérationnels internes, disposer d'un enregistrement précis du temps consacré aux tâches n'est pas seulement utile, c'est souvent une obligation légale. La fonction d'exportation garantit que ces enregistrements sont conservés avec précision et sont facilement accessibles lorsque vous en avez le plus besoin.
Des cas d'utilisation puissants pour les journaux de travail exportés
La possibilité d'exporter des journaux de travail personnels vers Excel ouvre la voie à plusieurs cas d'utilisation puissants, tant pour les particuliers que pour l'organisation :
- Facturation précise : Les indépendants et les sous-traitants peuvent rapidement générer des journaux de temps précis pour accompagner leurs factures, garantissant ainsi une rémunération précise pour leur travail. L'exportation inclut les noms, les durées et les dates des tâches, fournissant ainsi une piste d'audit claire.
- Données d'évaluation des performances personnelles : Les employés peuvent compiler leurs heures enregistrées et les détails de leurs tâches à présenter lors des évaluations des performances, en mettant en valeur leurs contributions et en démontrant leur charge de travail sur des périodes spécifiques.
- Gestion du temps personnelle améliorée : En consultant leurs journaux de travail dans un format de feuille de calcul familier, les individus peuvent mieux comprendre comment ils passent leur temps, identifier les domaines à améliorer et optimiser leur productivité personnelle.
- Conformité et tenue de registres : Pour les secteurs soumis à des exigences strictes en matière de conformité en matière de suivi du temps, les journaux de travail exportés fournissent un enregistrement fiable et vérifiable des heures consacrées à diverses tâches et projets.
- Intégration fluide avec des outils externes : Alors qu'ActivityTimeline propose des rapports robustes, certaines organisations peuvent utiliser des outils financiers ou analytiques spécialisés. L'exportation des données vers Excel facilite leur importation dans ces systèmes externes pour un traitement ultérieur.
Données incluses dans l'exportation
Lorsque vous exportez vos journaux de travail vers Excel, ActivityTimeline s'assure que toutes les informations critiques sont incluses pour une analyse complète. Le rapport contiendra les mêmes informations que celles visibles dans la version Web de la feuille de temps. Cela comprend généralement :
- Date : Le jour précis où le travail a été enregistré.
- Utilisateur : Le nom de l'utilisateur qui a enregistré l'œuvre.
- Temps passé : Durée du journal de travail.
- Catégorie : Catégorie attribuée au journal de travail (par exemple, facturable, non facturable).
- Commentaire : Tous les commentaires ou descriptions ajoutés au journal de travail.
- Détails du problème/de la tâche : Informations relatives au problème Jira ou à l'événement personnalisé auquel le travail a été enregistré, y compris les noms des tâches et les identifiants pertinents.
Cette ventilation détaillée permet une analyse et des rapports approfondis directement dans Excel, ce qui vous permet de découper vos données selon vos besoins.
Conseils de mise en forme pour une analyse plus approfondie dans Excel
Une fois vos journaux de travail exportés vers Excel, vous pouvez tirer parti des puissantes fonctionnalités d'Excel pour une analyse plus approfondie. Voici quelques conseils pour démarrer :
- Trier et filtrer : Utilisez les fonctions de tri et de filtrage intégrées d'Excel pour organiser rapidement vos données par date, projet, tâche ou utilisateur.
- Tableaux croisés dynamiques : Pour obtenir un aperçu complet des heures passées par projet, par tâche ou par jour, créez des tableaux croisés dynamiques. Cela vous permet de résumer vos données de manière dynamique et d'identifier les tendances.
- Formatage conditionnel : Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des catégories de journaux de travail spécifiques (par exemple, facturables ou non facturables), identifier les entrées dépassant une certaine durée ou repérer les lacunes dans votre journalisation.
- Tableaux et graphiques : Visualisez votre données du journal de travail avec des tableaux et des graphiques pour identifier les tendances, suivre les progrès au fil du temps et présenter les informations clairement. Par exemple, un graphique à barres des heures enregistrées par jour peut rapidement indiquer vos périodes les plus chargées.
- Formules : Utilisez des formules Excel pour des calculs personnalisés, tels que la somme des heures pour un client en particulier ou le calcul du temps moyen consacré à certains types de tâches.
En permettant aux individus d'accéder facilement à leurs propres données professionnelles et de les manipuler, ActivityTimeline rationalise non seulement les tâches administratives, mais favorise également une plus grande responsabilité, une plus grande transparence et une meilleure autogestion au sein de votre équipe.
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