Le suivi des heures facturables est un processus important mais difficile. Lorsqu'elle est effectuée manuellement, elle est sujette à des erreurs et à des inefficacités. Cependant, grâce au suivi automatique du temps, les entreprises ont accès à des outils qui permettent suivi du temps plus facile, plus précis et moins gourmand en ressources.
Jira propose différents modules complémentaires qui simplifient suivi des heures facturables, aidant les entreprises à rationaliser leurs flux de travail et à améliorer leur rentabilité. Dans cet article, nous explorons comment suivre les heures facturables dans les services professionnels et quelles fonctionnalités des modules complémentaires Jira peuvent contribuer à rendre ce processus fluide.
TL ; DR - Principaux points à retenir
- Il est essentiel de suivre les heures facturables pour obtenir une rémunération équitable et augmenter les profits de votre entreprise.
- En suivant les heures facturables, les entreprises telles que les cabinets d'avocats et les agences de création peuvent voir où passe le temps et se concentrer sur le travail des clients plutôt que sur les tâches administratives.
- Vous pouvez soit calculer manuellement les heures facturables, soit utiliser des outils de suivi du temps pour faciliter le processus. Si vous utilisez Jira, les modules complémentaires de suivi du temps permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs.
- ActivityTimeline vous permet de configurer le suivi du temps exactement comme vous le souhaitez, d'enregistrer facilement les heures et d'obtenir des rapports détaillés.
Pourquoi suivre les heures facturables ?
Le suivi des heures facturables est essentiel pour garantir une rémunération équitable, une meilleure allocation des ressources et la rentabilité globale de l'entreprise. Voici pourquoi c'est important :
Comprendre l'allocation des ressources
Séparez le temps consacré au travail des clients des tâches non facturables, telles que les réunions internes, afin d'optimiser leurs flux de travail et d'équilibrer leurs charges de travail. L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps vous permet de repérer les inefficacités et de mieux utiliser vos ressources.
Rémunération et rentabilité équitables
Un suivi précis garantit que les clients sont facturés équitablement, sans surfacturation ni sous-facturation. Les consultants et les agences bénéficient de l'utilisation d'outils de suivi du temps pour enregistrer correctement le temps facturable, améliorer la facturation des clients et maintenir la confiance.
Améliorer les résultats
Chaque heure facturable contribue directement aux recettes. Sans un suivi adéquat, les entreprises risquent de perdre du temps facturable, ce qui nuit à leur rentabilité. Le suivi précis des heures facturables grâce à un outil de suivi du temps augmente non seulement les flux de trésorerie, mais fournit également des données critiques pour une meilleure gestion des ressources et la prise de décisions.
Comment calculer les heures facturables
Découvrons comment vous pouvez le faire manuellement ou via les modules complémentaires Jira pour rationaliser le processus.
Calcul manuel
Si vous le faites manuellement, le processus est simple : enregistrez le temps passé sur une tâche, puis multipliez-le par votre taux horaire. Par exemple, si vous avez consacré 5 heures à une tâche et que votre tarif est de 100$ de l'heure, votre total est de 500$. Les méthodes manuelles peuvent être sujettes à des erreurs, il est donc important de enregistrez le temps avec soin et révisez et modifiez régulièrement vos entrées.
Calcul automatique
L'automatisation du processus de suivi du temps peut vous faire gagner du temps et réduire les erreurs. Des outils spécialisés suivent automatiquement le temps consacré aux tâches, calculent les heures facturables et établissent même un lien direct avec la facturation des clients. Cela élimine les conjectures et les efforts manuels, ce qui vous permet de suivre avec précision les heures facturables tout en vous concentrant davantage sur votre travail.
L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps autonome ou de modules complémentaires Jira est une méthode éprouvée pour suivre les heures facturables. Ces outils permettent d'enregistrer facilement le temps consacré aux tâches avec précision, garantissant ainsi la prise en compte de chaque heure facturable. Les modules complémentaires Jira peuvent intégrer le suivi des heures facturables à votre flux de travail, automatisant ainsi le processus et réduisant les erreurs manuelles.
En vous appuyant sur la technologie, vous pouvez utiliser le suivi des heures facturables pour rationaliser vos opérations et améliorer l'efficacité de vos équipes.
Choisir le bon logiciel de suivi du temps
Lorsque vous choisissez le bon logiciel de suivi du temps facturable, faites attention aux quelques points suivants :
- Trouvez la forme qui vous convient. Tout d'abord, considérez la taille et les besoins spécifiques de votre entreprise. Les petites équipes peuvent n'avoir besoin que de fonctionnalités de suivi de base, tandis que les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'outils plus robustes capables de gérer des projets complexes et d'un suivi détaillé des heures facturables.
- Prêtez attention aux intégrations. Il est également essentiel de choisir une solution qui s'intègre à vos outils existants. Qu'il s'agisse de votre logiciel de facturation ou d'autres outils de gestion de projet, le fait de disposer d'un outil de suivi du temps qui fonctionne parfaitement avec votre système actuel rend le processus plus fluide et plus efficace.
- Vérifiez les capacités de visualisation. De nombreux outils de suivi du temps facturables et des modules complémentaires spécifiques à Jira proposent des résumés visuels, tels que des graphiques des heures facturables. Ces graphiques fournissent un aperçu du temps passé entre les tâches et les projets, ce qui vous permet de contrôler plus facilement la productivité et de vous assurer que votre facturation est précise et à jour.
Meilleures applications de suivi du temps facturable pour Jira
Le suivi des heures facturables dans Jira devient beaucoup plus facile lorsque vous utilisez les bons outils. Vous trouverez ci-dessous certaines des meilleures applications de suivi du temps qui s'intègrent parfaitement à Jira pour vous aider à suivre efficacement les heures facturables et à optimiser la gestion des ressources.
#1. ActivityTimeline
ActivityTimeline est un outil complet de suivi du temps qui permet non seulement de suivre les heures facturables, mais également de gérer les ressources de plusieurs équipes. Il vous permet de suivre efficacement les heures facturables en donnant aux chefs de projet un aperçu clair des tâches assignées et du temps consacré à chaque projet.
ActivityTimeline aide à allouer les ressources de manière efficace tout en veillant à ce que les employés se concentrent sur les tâches facturables. Grâce à son interface intuitive et à son intégration parfaite avec Jira, cet outil permet de rationaliser vos opérations, ce qui en fait un outil indispensable pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité et leur rentabilité.
Étude de cas : IMCD Group
Le groupe IMCD est une société de distribution de produits chimiques de premier plan présente dans plus de 60 pays et employant près de 5 000 employés.
Groupe IMCD a mis en œuvre ActivityTimeline au cours de la forte croissance de leur département informatique. Ils cherchaient un moyen de suivre les feuilles de temps de manière standardisée pour toutes les différentes équipes. Il s'est avéré qu'il n'était pas possible de savoir combien de temps était consacré à quel projet ou à quel ticket, ce qui a compliqué le processus de facturation.
Après la mise en œuvre d'ActivityTimeline, le suivi des heures facturables dans IMCD est devenu cinq fois plus rapide. Le processus optimisé leur a permis de gagner environ plus de 5 heures par mois et par responsable. Cela a non seulement mis en évidence les avantages d'IMCD en termes d'efficacité, mais s'est également révélé vital dans les différents départements de l'entreprise.
« Passer de 5 minutes pour signer une facture à 1 minute pour tous les consultants informatiques. (...) Mes commentaires sont très positifs et cela fonctionne vraiment bien pour nous. Nous l'avons fait vraiment pour la rétrospective qui a consacré quel temps à quel domaine et nous n'avons pas vraiment utilisé la partie planification des capacités. C'est vraiment pour nous la prochaine étape qui consiste à examiner la partie relative à la planification des capacités et à la manière dont nous pouvons mieux l'utiliser. »
James Gibbons, responsable de l'intégration du groupe chez Groupe IMCD
#2. Timepiece (état Extime in Status)
Timepiece est un outil de suivi du temps utile pour tenir les parties prenantes informées à tout moment. Si de nombreuses personnes s'intéressent directement à la façon dont vous progressez dans les différents projets, vous devez mettre en place un système permettant une transparence totale. C'est exactement ce que propose la montre, et bien plus encore.
Timepiece est une application Jira très appréciée qui permet aux utilisateurs d'identifier rapidement les goulots d'étranglement dans leurs flux de travail, d'utiliser plusieurs rapports pour présenter des données temporelles et de mesurer les performances en fonction d'une série de mesures utiles.
Il s'agit d'une application particulièrement utile pour suivre le temps dans différents contextes. Il vous permet de dresser un tableau complet de la façon dont le temps est utilisé dans votre entreprise, en regroupant les données selon des catégories telles que l'âge de la publication, le délai et la durée du cycle.
#3. Tempo
Tempo Timesheets est l'application de suivi du temps de base de Jira depuis longtemps, et il est facile de comprendre pourquoi. Cette application propose un ensemble complet de fonctionnalités conçues pour faciliter le suivi du temps dans votre entreprise. Il offre un large éventail de fonctionnalités, notamment des rapports détaillés, un suivi en temps réel et une intégration à vos outils de gestion de projet existants.
Avec Tempo, les entreprises peuvent suivre les heures facturables sans erreurs de journalisation manuelles et utiliser une fonction de budgétisation intégrée, permettant aux équipes de suivre la rentabilité des projets.
Les fonctionnalités les plus remarquables incluent le suivi automatique du temps compatible avec les projets Jira, la génération automatique de rapports en fonction des données temporelles collectées et l'intégration des calendriers Google et Microsoft. Il s'agit d'un outil qui vous permet de créer une image détaillée et fiable de tout ce qui se passe dans votre entreprise. Mieux encore, vous n'avez pas à vous souvenir de vous connecter car l'application s'occupe automatiquement du suivi du temps pour vous.
ActivityTimeline prend en charge l'intégration avec Tempo Timesheets pour Jira Cloud afin de charger les enregistrements des journaux de travail soumis via l'application Tempo. Si vous avez besoin de détails sur la façon de synchroniser ou de migrer depuis Tempo, consultez notre Centre d'aide ou regardez la vidéo ci-dessous :
Comment suivre les heures facturables avec ActivityTimeline
Le suivi efficace des heures facturables est crucial pour les équipes et les consultants qui ont besoin de rendre compte de leur temps pour la facturation ou la gestion de projet. ActivityTimeline fournit des outils puissants dans son Travaillez et Piste des modules qui permettent un suivi détaillé et flexible du temps, garantissant un suivi précis des heures facturables.
Étape 1 : Configuration des fonctionnalités de suivi du temps
L'installation n'est pas une blague. Par défaut, le suivi du temps est activé dans ActivityTimeline, mais il peut être personnalisé en fonction des besoins de votre équipe. Pour gérer ces paramètres, accédez à Configurations → Configuration des feuilles de temps.
Ici, vous pouvez spécifier des préférences personnalisées, qui incluent entre autres :
- Désactiver le suivi du temps : Si nécessaire, désactivez le suivi du temps dans l'ensemble du système.
- Autoriser la connexion aux problèmes fermés/résolus : Vous pouvez limiter ou autoriser l'enregistrement du temps pour les problèmes déjà résolus, ce qui vous permet de contrôler les entrées de travail relatives aux tâches terminées.
- Limiter les heures de travail : Définissez un nombre maximum d'heures de travail par jour pour éviter la surréservation, avec une option permettant de créer un événement « Heures supplémentaires » lorsqu'un travail supplémentaire est nécessaire.
- Descriptions obligatoires pour les journaux de travail : Activez cette option pour vous assurer que chaque entrée de travail est accompagnée d'une description claire, ce qui est particulièrement utile pour les audits ou les rapports clients.
- Catégories de journaux de travail: Spécifiez les types de travail qui peuvent être suivis par les utilisateurs en créant de nouvelles catégories :
Étape 2 : Enregistrez les heures facturables
Une fois le suivi du temps configuré, les employés peuvent enregistrer le temps par rapport aux tâches qui leur ont été assignées de deux manières :
- À partir du module de travail : Les utilisateurs peuvent enregistrer leur temps directement sur leur chronologie, en choisissant parmi des catégories prédéfinies telles que « Facturable » et « Non facturable ». Cela permet une catégorisation rapide et garantit la clarté des rapports de facturation.
- De Jira Issues : Le temps peut également être enregistré directement depuis la page des problèmes de Jira à l'aide de la boîte de dialogue de suivi du temps ActivityTimeline. L'avantage est qu'il se synchronise parfaitement avec le système principal ActivityTimeline, garantissant ainsi une saisie précise du temps.
Exemple : Si un développeur passe 5 heures à coder une nouvelle fonctionnalité, il peut l'enregistrer comme « facturable » dans ActivityTimeline. S'ils assistent également à une réunion interne d'une heure, cette heure peut être enregistrée comme « non facturable ».
Étape 3 : Traitez les événements externes comme des journaux de travail
Dans les cas où des activités non liées à JIRA (telles que des réunions ou des formations) doivent être suivies, ActivityTimeline permet de traiter ces événements comme des journaux de travail. Ces tâches étant de type « Réservation », activez le « Traitez les éléments de réservation comme des journaux de travail » fonctionnalité dans Configuration des feuilles de temps pour consigner ces activités dans vos rapports. ActivityTimeline traitera automatiquement les heures estimées liées aux types d'événements « Réservation » du passé comme des journaux de travail :
Exemple : Un chef d'équipe passe 30 % de son temps aux réunions de projet. En traitant ces réunions comme des journaux de travail, cette durée peut être reflétée avec précision dans les rapports d'heures facturables sans créer de problèmes inutiles avec Jira.
Étape 4 : Processus d'approbation des feuilles de temps
Si votre organisation a besoin de l'approbation des feuilles de temps, ActivityTimeline Workflow d'approbation peut être activé pour rationaliser ce processus. Les responsables peuvent approuver ou rejeter les feuilles de temps via Rapport sur la feuille de temps, leur permettant de vérifier les saisies, de confirmer les heures facturables et de s'assurer de l'exactitude avant d'envoyer des données pour la facturation.
Exemple : Un chef de projet examine la feuille de temps hebdomadaire d'un consultant, qui comprend 35 heures facturables et 5 heures non facturables. Après avoir vérifié les saisies, ils approuvent la feuille de temps et la préparent pour la facturation.
Étape 5 : Générez des rapports détaillés sur les heures facturables
ActivityTimeline propose plusieurs options de reporting pour analyser les heures facturables :
- Affichage de la progression : Fournit un aperçu de haut niveau des heures enregistrées par rapport aux heures prévues.
- Affichage de la chronologie : Répartition visuelle des entrées de temps avec des indicateurs codés par couleur pour indiquer le temps surenregistré ou sous-enregistré.
- Vue détaillée : Cette vue fournit des informations détaillées sur chaque journal de travail, y compris les utilisateurs, les projets, les problèmes et le temps passé.
Exemple : Un responsable doit générer un rapport sur les heures facturables pour un projet client particulier. À l'aide du Vue détaillée, ils peuvent filtrer les journaux de travail par catégorie (« facturable ») et voir exactement combien d'heures ont été travaillées sur des tâches spécifiques, garantissant ainsi une facturation précise pour le client.
Étape 6 : Exporter et partager des rapports
ActivityTimeline permet d'exporter des feuilles de temps vers Excel pour une analyse plus approfondie ou pour les partager avec les parties prenantes. En outre, des tableaux de bord personnalisés peuvent être enregistrés et partagés avec les membres de l'équipe concernés pour un suivi continu.
Bonus : aide-mémoire sur le suivi des heures facturables
Pour optimiser la rentabilité, nous vous recommandons de mettre en place des pratiques efficaces pour le suivi des heures facturables. Vous trouverez ci-dessous des stratégies clés pour aider les entreprises à suivre efficacement les heures facturables et à éviter les pièges courants :
Définition des tâches facturables des tâches non facturables
La première étape pour suivre les heures avec précision consiste à définir clairement tâches facturables contre heures non facturables. Les tâches facturables incluent généralement le travail effectué directement pour les clients, tandis que les heures non facturables peuvent couvrir les réunions internes ou les tâches administratives. La définition de ces définitions dès le départ permet aux employés de savoir quelles activités enregistrer comme facturables, ce qui permet d'éviter de surfacturer ou de sous-facturer les clients.
Évaluez régulièrement ces types de tâches pour suivre les heures facturables sans confusion, améliorant ainsi la transparence et la satisfaction des clients.
Définition de limites entre les types de tâches
Pour éviter toute confusion, il est important d'établir des limites claires entre les tâches facturables et non facturables. Les équipes doivent savoir quelles tâches sont éligibles à la facturation et comment les enregistrer. Cette clarté aide les employés à enregistrer le temps avec précision et garantit la cohérence de votre processus de facturation.
Par exemple, les consultants peuvent suivre les heures facturables pour les sessions avec les clients tout en classant les discussions internes comme non facturables.
Révisions régulières du suivi du temps
Pour améliorer en permanence le suivi de vos heures facturables, il est essentiel de revoir régulièrement le temps suivi. Cette évaluation périodique permet d'identifier toute inexactitude ou inefficacité dans la façon dont les employés suivent les heures facturables et non facturables. Un examen de routine garantit que toutes les heures sont correctement enregistrées et que vous pouvez créer des rapports détaillés pour la facturation des clients.
Résumé
Un suivi précis des heures facturables est essentiel pour garantir une rémunération équitable et optimiser les opérations commerciales. En utilisant les modules complémentaires Jira, les entreprises peuvent suivre avec précision le temps consacré aux tâches, ce qui leur permet de facturer leurs clients de manière équitable et d'améliorer la rentabilité de leurs projets. Les données de suivi peuvent aider à identifier les projets de grande valeur, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur les travaux les plus rentables. Enfin, les informations de suivi du temps contribuent à optimiser la productivité des employés, en garantissant que les ressources sont allouées efficacement et que les tâches sont exécutées efficacement.
