Le processus de planification Jira ne se limite pas à attribuer des dates aux tâches ; il s'agit d'orchestrer une symphonie d'activités pour atteindre les objectifs du projet dans les délais. Jira offre une plateforme robuste pour aider les chefs de projet et les équipes à créer, gérer et exécuter les calendriers de projet avec précision.
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Tâches planifiées Jira : Aperçu rapide
La planification Jira est un aspect essentiel d'une gestion efficace des ressources qui aide les équipes à planifier, suivre et exécuter les tâches efficacement. Une planification de projet efficace améliore également la communication et la coordination entre les membres de l'équipe et les parties prenantes, garantissant que chacun comprend ses rôles, ses responsabilités et ses échéances. Il existe plusieurs fonctionnalités pour faciliter la planification, ce qui en fait un outil polyvalent pour différents types d'équipes, grandes ou petites.
Les équipes peuvent gérer les tâches sur un tableau Kanban, attribuer des éléments de travail (anciennement appelés « issues » ou « incidents ») à des individus et même à l'ensemble de l'équipe, définir des dates de début et de fin, et les prioriser en fonction de leur importance.
Vous pouvez également créer des workflows personnalisés, qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques d'un projet. Cela signifie que les équipes peuvent définir leurs processus pour la manière dont les éléments de travail progressent à travers les différentes étapes. Cela garantit que les tâches sont planifiées et réalisées pour répondre à leurs besoins spécifiques de projet. Notez que la modification de ces workflows nécessite des autorisations d'administrateur.
De plus, l'intégration avec d'autres outils et plugins de gestion de projet offre des capacités de planification avancées. Ces outils permettent aux équipes de visualiser un chronogramme Jira, les dépendances et l'allocation des ressources, facilitant la gestion de projets complexes et garantissant que les tâches sont terminées dans les délais. L'identification précoce des dépendances aide les équipes à éviter les conflits de planification et les goulots d'étranglement du projet par la suite.
En résumé, la fonctionnalité de tâches planifiées de Jira permet aux équipes de planifier et d'exécuter leurs projets efficacement, favorisant une meilleure collaboration, la transparence et, au final, la réussite du projet.
Comment améliorer la planification de projet ?
Décomposons le processus de création d'une planification Jira en étapes concrètes :
Évaluer la complexité du projet
Évaluez la complexité de votre projet. Les projets plus complexes peuvent nécessiter une planification plus détaillée pour vous aider à suivre les dépendances et à éviter la confusion.
Définir des délais réalistes
Évitez de surcharger votre équipe avec des délais irréalistes. Tenez compte de la capacité de l'équipe et de tout facteur externe susceptible d'affecter la planification. Des plans réalistes maintiennent l'équipe motivée et garantissent des résultats finaux de haute qualité.
Suivre les progrès
Suivez régulièrement les progrès pour déterminer si les tâches sont en bonne voie. Cela vous permet d'examiner les performances, d'identifier les retards et d'apporter les ajustements nécessaires. L'utilisation des tableaux de bord Jira avec des graphiques d'avancement (burndown charts), le suivi de la vélocité et la surveillance des délais est un excellent moyen de visualiser l'avancement du projet.
Communiquer Efficacement
La communication ouverte est essentielle. Tenez votre équipe informée des changements d'emploi du temps et collaborez pour résoudre les problèmes rapidement.
Utilisez les extensions Jira pour la planification des ressources
Les modules complémentaires pour Jira Software sont d'excellents outils qui peuvent non seulement faciliter la planification et le suivi de vos tâches, mais aussi aider à la surveillance des ressources et à la gestion de projet. Vous pouvez trouver diverses applications pour améliorer votre flux de travail sur le Atlassian Marketplace.
Par exemple, ActivityTimeline est conçu pour améliorer la coordination et le suivi des tâches, des équipes et des projets en un seul endroit.
ELVA avait des difficultés avec la planification de projets car leurs données de planification étaient toujours obsolètes. Ils ont connecté ActivityTimeline à Jira pour obtenir une vue d'ensemble claire et en temps réel de leurs plannings quotidiens et hebdomadaires. Cet outil a donné aux managers la flexibilité d'étendre facilement les tâches sur plusieurs jours ou semaines en fonction de la charge de travail des employés. Cela a rationalisé l'ensemble de leur processus de planification et a rendu la gestion des tâches beaucoup plus efficace.
Planification des tâches avec ActivityTimeline : Conseils clés
Conseil n°1 : Suivre les tâches à l'aide de chronologies
ActivityTimeline fournit un Jira Planner contenant tout : les projets avec leurs problèmes, une vue calendrier, des chronologies individuelles et personnelles avec toutes les activités (problèmes planifiés et prévus) :
Vous pouvez enregistrer ces tableaux de bord avec des périodes spécifiques, comme le prochain trimestre, afin qu'ils s'ouvrent exactement là où vous en avez besoin.
Le Panneau de gauche (Panneau des tâches) offre un aperçu des projets avec leurs tâches :
Le Panneau de droite (Panneau de la chronologie) offre une vue calendaire pour la gestion des tâches actuelles et futures. Chaque ligne correspond à la chronologie d'une personne ou d'une équipe, et chaque colonne représente un jour, une semaine ou un mois, selon la vue choisie.
ActivityTimeline est entièrement synchronisé, vous permettant de planifier sans effort des tâches du panneau de gauche vers les chronologies des utilisateurs/équipes par un simple glisser-déposer :
Ou créez un nouvel élément directement depuis le tableau de bord :
Conseil n°2 : Utiliser les filtres et regrouper les tâches
Le tableau de bord de l'application intègre également un champ de "Recherche de tâches" et une série de Filtres rapides pour améliorer la fonctionnalité de recherche de tâches. Par exemple, lorsque vous recherchez une tâche non assignée à inclure dans votre liste de choses à faire, personnalisez simplement vos préférences et appliquez le filtrage des tâches. Vous pouvez même exclure certains résultats de votre vue pour garder votre espace de travail propre.
Vous pouvez également regrouper vos tâches de différentes manières :
Conseil n°3 : Suivre les estimations
Il est également possible de définir et de suivre les estimations des tâches. Les utilisateurs peuvent facilement voir si les tâches ne sont pas surestimées ou sous-estimées. Encourager les membres de l'équipe à enregistrer leur travail quotidiennement garantit que le suivi du projet est précis et à jour.
ActivityTimeline prend en charge le suivi basé sur le temps et les Story Points.
Par ailleurs, l'application ActivityTimeline dispose également d'une section de rapports avancés où les utilisateurs peuvent trouver des dizaines de rapports utiles sur les ressources, les tâches et les projets. L'un d'eux est le rapport "Prévu vs Réel", qui vous permet de comparer rapidement les estimations des tâches :
Conseil n°4 : Répartir une tâche entre plusieurs utilisateurs
L'une des fonctionnalités les plus appréciées d'ActivityTimeline est la possibilité d'attribuer la même tâche à plusieurs responsables. Parfois, les membres de l'équipe doivent travailler sur la même tâche, mais Jira n'offre pas la possibilité de la diviser. Avec l'application, vous pouvez facilement planifier la même tâche pour plusieurs utilisateurs et définir des estimations différentes.
L'onglet « Division des tâches » se trouve également dans les écrans de tâches natifs de Jira, sous la section Activité. Cela signifie qu'une fois que vous avez divisé et planifié une tâche entre plusieurs utilisateurs dans ActivityTimeline, les membres de l'équipe peuvent tout voir directement depuis Jira, sans même avoir besoin d'ouvrir l'application.
Conseil n°5 : Essayez l'option « Replannification en masse »
Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité d'effectuer des opérations groupées sur les tâches en une seule fois. Par exemple, si vous devez transférer plusieurs tâches ou les réaffecter à un autre utilisateur, et qu'il n'est pas nécessaire de replanifier les tâches une par une, vous pouvez toutes les replanifier en quelques clics :
Conseil n°6 : Maîtrisez la gestion des congés
Jira standard ne dispose pas de fonctionnalité intégrée de gestion des congés. Les chefs de projet et les équipes en ont toujours besoin dans leur travail. Avec l'aide d'ActivityTimeline, vous pouvez créer vos propres événements personnalisés et utiliser ceux par défaut comme les congés maladie, les jours de repos, les vacances et les jours fériés, etc. Ou, par exemple, planifier des réunions, des déplacements professionnels et des événements de bureau.
Il est également possible de créer des schémas de congés et de les attribuer à différentes équipes et groupes d'utilisateurs. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous gérez plusieurs équipes à distance dans différents pays.
Pour s'aligner parfaitement sur les politiques RH de votre entreprise, les administrateurs de projet peuvent configurer des dates de début de cycle de vacances précises (globalement ou par utilisateur individuel) et activer/désactiver les flux d'approbation pour des types d'événements spécifiques.
Ces événements personnalisés sont inclus dans les rapports et les feuilles de temps comme des jours non ouvrés pour des objectifs de reporting et de facturation précis.
Conseil n°7 : Gérez les tâches répétitives
Pour ceux qui gèrent des tâches répétitives, ActivityTimeline offre la possibilité de créer des événements personnalisés récurrents pour la période souhaitée. Supposons que vous ayez des réunions d'équipe chaque semaine et que vous souhaitiez les afficher sur le calendrier. En quelques clics, vous pouvez créer des réservations pour ces réunions pour chaque membre de l'équipe et les faire se répéter indéfiniment :
Conseil n°8 : Créez des espaces réservés pour les tâches Jira
En matière de planification des tâches, cela peut être un processus accablant. Dans ActivityTimeline, il n'est pas nécessaire de créer des tâches Jira. Vous pouvez simplement créer des espaces réservés pour les futures tâches et les attribuer à la ressource nécessaire ou créer un espace réservé pour la tâche existante, et si le plan change, supprimez simplement cet espace réservé de la Jira Timeline.
Conclusion
Maîtriser la planification Jira est essentiel pour garantir que vos projets se déroulent sans accroc et efficacement. En comprenant les fonctionnalités de Jira, en créant un planificateur bien défini et en tirant parti des capacités des plugins Jira, comme ActivityTimeline, vous pouvez optimiser les délais de vos projets et augmenter vos chances de succès.
N'oubliez pas que la planification Jira est un processus dynamique qui nécessite une surveillance et une adaptation continues pour obtenir des résultats exceptionnels.
