O processo de agendamento do Jira não consiste apenas em atribuir datas às tarefas; trata-se de orquestrar uma sinfonia de atividades para atingir os objetivos do projeto a tempo. O Jira oferece uma plataforma robusta para ajudar gerentes de projeto e equipes a criar, gerenciar e executar cronogramas do projeto com precisão.
Problemas agendados do Jira: visão geral rápida
O agendamento do Jira é um aspecto essencial do gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a planejar, acompanhar e executar tarefas com eficiência. Existem vários recursos e funcionalidades para auxiliar no agendamento, tornando-a uma ferramenta versátil para equipes de todos os tamanhos e tipos.
As equipes podem criar e atribuir problemas aos membros da equipe e até mesmo a toda a equipe, com data de início/data de término, e priorizá-los com base em sua importância.
Você também pode criar fluxos de trabalho personalizados, que podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de um projeto. Isso significa que as equipes podem definir seus próprios processos de como os problemas passam por vários estágios, garantindo que as tarefas sejam agendadas, concluídas e revisadas de uma forma que se alinhe aos requisitos exclusivos do projeto.
Além disso, a integração com outras ferramentas e plug-ins de gerenciamento de projetos, como os populares plug-ins de roteiro ou complementos de planejamento de recursos e rastreamento de tarefas, fornece recursos avançados de agendamento. Essas ferramentas permitem que as equipes visualizem cronogramas do projeto, dependências e alocação de recursos, facilitando o gerenciamento de projetos complexos e garantindo que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.
Em resumo, o recurso de tarefas agendadas do Jira capacita as equipes a planejar e executar seus projetos de forma eficaz, promovendo melhor colaboração, transparência e, finalmente, o sucesso do projeto.
Como melhorar o agendamento de tarefas?
Vamos dividir o processo de criação de um cronograma do Jira em etapas práticas:
Avalie a complexidade do projeto
Avalie a complexidade do seu projeto. Projetos mais complexos podem exigir um agendamento mais detalhado.
Defina cronogramas realistas
Evite sobrecarregar sua equipe com prazos irrealistas. Considere o capacidade da equipe e quaisquer fatores externos que possam afetar o agendamento.
Monitore o progresso
Acompanhe regularmente o progresso das tarefas. Isso permite identificar atrasos e fazer os ajustes necessários.
Comunique-se efetivamente
A comunicação aberta é vital. Mantenha sua equipe informada sobre mudanças no cronograma e colabore para resolver problemas imediatamente.
Use plug-ins do Jira
Os complementos do Jira Software são ótimos instrumentos que podem facilitar não apenas o agendamento e o rastreamento de tarefas, mas também ajudar no monitoramento de recursos e no gerenciamento de projetos.
Por exemplo, o ActivityTimeline foi projetado para facilitar a coordenação e o monitoramento de tarefas, equipes e projetos em um único local. Os usuários podem encontrar o aplicativo no Atlassian Marketplace e ele está disponível para nuvem/data center.
Agendamento de tarefas com ActivityTimeline: dicas principais
Dica 1: monitore tarefas com cronogramas
Este complemento oferece um especial Painel de planejamento contendo tudo: projetos com problemas, visualização do calendário, Cronogramas individuais e pessoais com todas as atividades (problemas programados e planejados):
O Painel esquerdo fornece uma visão geral dos projetos com tarefas:
O ActivityTimeline é totalmente sincronizado, para que você possa agendar tarefas sem esforço do painel esquerdo para o usuário/equipe cronogramas com um simples arrastar e soltar:
Ou crie novos problemas diretamente do painel:
Dica 2: use filtros e problemas de grupo
O painel do aplicativo também incorpora um campo “Pesquisa de problemas” e uma variedade de Filtros rápidos para aprimorar a funcionalidade de pesquisa de problemas. Por exemplo, ao procurar uma tarefa não atribuída para incluir em sua lista de tarefas, basta personalizar suas preferências e aplicar a filtragem de tarefas.
Você também pode agrupar seus problemas de maneiras diferentes:
Dica 3: acompanhe as estimativas
Também existe a possibilidade de definir e rastrear estimativas de problemas. Os usuários podem ver facilmente se as tarefas não estão superestimadas ou subestimadas.
A propósito, o aplicativo ActivityTimeline também tem um relatórios avançados seção onde os usuários podem encontrar dezenas de relatórios úteis de recursos, problemas e projetos. Você pode usar um deles - Relatório real versus planejado, o que ajuda a comparar estimativas de tarefas em alguns cliques:
Dica 4: Divida o problema entre vários usuários
Um dos recursos mais populares do ActivityTimeline é uma oportunidade de atribuir o mesmo problema a vários destinatários. Às vezes, os membros da equipe precisam trabalhar na mesma tarefa, mas o Jira não tem a oportunidade de dividi-la. Com o aplicativo, você pode agendar facilmente a mesma tarefa para vários usuários e definir estimativas diferentes:
Dica 5: experimente a opção de “reagendamento em massa”
Outro ótimo recurso é a oportunidade de fazer opções em massa com problemas de uma só vez. Por exemplo, você precisa encaminhar vários problemas ou reatribuí-los a outro usuário, e não há necessidade de reagendar os problemas um por um. Você pode reagendar todos eles com alguns cliques:
Dica 6: Domine a gestão de férias
Não há gestão de férias aparecem a bordo, então os gerentes de projeto e os membros da equipe sempre buscam isso durante o processo de trabalho. Com a ajuda do aplicativo, você pode criar seus próprios eventos personalizados e usar os padrões, como licenças médicas, dias de folga, licença por luto, férias e feriados, etc. Ou, por exemplo, agende reuniões, viagens de trabalho e apenas eventos de escritório. Também é possível criar esquemas de férias e atribuí-los a diferentes equipes e grupos de usuários. Esse recurso é especialmente útil se você gerencia várias equipes remotas em diferentes países.
Esses eventos personalizados estão incluídos nos relatórios e planilhas de horários como dias não úteis para objetivos precisos de relatórios e faturamento.
Dica 7: gerencie tarefas repetitivas
Para quem lida com tarefas repetitivas, o aplicativo oferece a oportunidade de criar tarefas recorrentes do Jira pelo período necessário. Por exemplo, você tem reuniões de equipe toda semana e quer mostrá-las nos cronogramas, para que você possa criar reservas para as reuniões para cada membro da equipe e torná-las recorrentes com apenas alguns cliques:
Dica 8: crie espaços reservados para tarefas do Jira
Quando se trata de planejamento de tarefas, pode ser um processo complicado. No ActivityTimeline, não é necessário criar tarefas do Jira, você pode simplesmente criar espaços reservados para tarefas futuras no aplicativo e atribuí-las ao recurso necessário, ou criar um espaço reservado para o problema existente. Se o plano for alterado, basta excluir esse espaço reservado da linha do tempo.
Conclusão
Dominar o agendamento do Jira é fundamental para garantir que seus projetos sejam executados sem problemas e com eficiência. Ao entender os recursos do Jira, criar um plano de agendamento bem definido e aproveitar os recursos dos plug-ins do Jira, como o ActivityTimeline, você pode otimizar os cronogramas do seu projeto e aumentar suas chances de sucesso.
Lembre-se de que o agendamento do Jira é um processo dinâmico que exige monitoramento e adaptação contínuos para oferecer resultados excepcionais.
