Agora, gerenciamento de recursos pode parecer que tudo gira em torno de orçamentos, mas na verdade se trata de sua equipe — as pessoas que dão vida ao projeto. Um bom gerenciamento de recursos consiste em descobrir como extrair o melhor de seus funcionários, colegas de equipe ou colegas de trabalho, garantindo que você tenha os recursos adequados.
Apenas confiar em estimativas ou intuições não é suficiente. Quando feito corretamente, o gerenciamento de recursos permite que você simplifique os fluxos de trabalho, realmente entenda a capacidade de trabalho de cada pessoa e crie um espaço em que todos se sintam mais engajados.
Neste artigo, descrevemos como o gerenciamento eficaz de recursos ajuda sua equipe a prosperar, porque você saberá o que a motiva e como equilibrar sua carga de trabalho para manter a produtividade alta.
Principais conclusões
- Entender o gerenciamento de recursos envolve planejar e atribuir recursos de forma inteligente para maximizar a produtividade da equipe e evitar o esgotamento.
- Um bom gerenciamento de recursos aumenta o moral da equipe ao esclarecer as funções e garantir que as habilidades de todos sejam totalmente utilizadas, enfrentando o desengajamento de frente.
- O software de gerenciamento de recursos, como o ActivityTimeline, simplifica as tarefas e melhora a visibilidade, especialmente em configurações de trabalho remoto.
Entendendo o gerenciamento de recursos
Simplificando, o processo de gerenciamento de recursos envolve planejar e dividir seus recursos de forma a obter os melhores resultados. Trata-se de atribuir tarefas e projetos sem levar sua equipe à beira do esgotamento.
Um conceito-chave no gerenciamento de recursos é o “triângulo de ferro”, que inclui três ingredientes essenciais para o sucesso do projeto:
- Orçamento
- Cronograma
- Escopo
Esses três estão intimamente ligados, então as mudanças em um afetam os outros. Por exemplo, se seu orçamento for reduzido, sua agenda também poderá mudar porque você terá menos recursos para manter as coisas em andamento. Se o escopo do projeto aumentar ou diminuir, espere que o orçamento se ajuste junto com ele.
Em cenários da vida real, digamos que você designe três funcionários para um projeto, cada um trabalhando três horas por dia durante uma semana. Mas se um deles adoecer repentinamente, todo o plano — e provavelmente o orçamento — precisa ser ajustado.
Então, por que se preocupar com um bom gerenciamento de recursos? Isso ajuda você a evitar esses problemas e a manter as coisas sob controle, para que sua equipe permaneça produtiva e os projetos funcionem sem problemas.
Benefícios do gerenciamento eficaz de recursos
Uma estratégia eficaz de gerenciamento de recursos é essencial para a execução bem-sucedida do projeto, pois envolve planejamento, programação e alocação de recursos para maximizar a eficiência.
Mantenha os projetos em dia
Quando você começar a refinar seu gerenciamento de recursos, perceberá instantaneamente como é mais fácil acompanhar cada projeto. Ter uma visão geral clara de todos os projetos ativos e dos recursos disponíveis oferece uma grande vantagem no acompanhamento do progresso e na detecção precoce de problemas. Além disso, recursos bem gerenciados significam menos estresse e mais impulso para sua equipe, especialmente quando se trata de usar as habilidades das pessoas em todo o seu potencial.
Reduza as perdas de tempo
Eficaz planejamento de recursos economiza tempo ao evitar gargalos irritantes e prazos perdidos. Com as ferramentas e estratégias certas, você pode configurar fluxos de trabalho que ajudem todos a se concentrarem nas tarefas em questão, reduzindo os atrasos e garantindo que cada projeto seja executado sem problemas.
Previsão e planejamento de recursos mais inteligentes
O gerenciamento de recursos não diz respeito apenas ao que está acontecendo agora; ele ajuda você a prever as necessidades futuras e também a planejar projetos futuros. Ao conhecer as capacidades da sua equipe e ter um plano sólido, você ficará melhor em cumprir os prazos, mesmo com a expansão dos projetos. Isso pode tornar a vida muito mais fácil no futuro, pois você terá um plano para o sucesso a longo prazo.
Aumente o engajamento
Os números não mentem — sobre 50% dos funcionários dos EUA estão atualmente desengajados, e boa parte disso pode estar ligada a expectativas pouco claras e à sensação de subutilização. Esse desengajamento pode custar às empresas até 1,9 trilhão de dólares por ano em perda de produtividade! No entanto, o gerenciamento eficaz de recursos pode mudar de ideia ao ajudar cada membro da equipe a sentir que seu tempo e suas habilidades são usados de forma significativa. Quando as pessoas são bem gerenciadas e têm uma palavra a dizer sobre sua carga de trabalho, elas têm menos probabilidade de se sentirem esgotadas e muito mais propensas a levar seu melhor para o trabalho todos os dias.
Aproveitando a tecnologia para software de gerenciamento de recursos
Se você está tentando lidar com recursos como um profissional, há uma solução simples: deixe recursosoftware de gerenciamento de gelo faça o trabalho pesado. As ferramentas de gerenciamento de recursos ajudam você a simplificar as tarefas, acompanhar o progresso e esclarecer sua agenda para um planejamento geral. E como o trabalho remoto veio para ficar, ferramentas que oferecem visibilidade em tempo real, como agendadores baseados em nuvem, são o caminho a percorrer.
O Jira é essencialmente útil para a colaboração organizacional e, além disso, os usuários podem melhorar seu trabalho e operações com a ajuda dos úteis complementos de terceiros para o Jira disponíveis no Mercado Atlassian, onde você pode encontrar várias ferramentas para diversas necessidades. Essas ferramentas ajudarão você a tomar decisões avançadas e a se manter em sintonia com os membros da sua equipe em tempo real:
Gerenciamento e rastreamento de recursos com ActivityTimeline
ActivityTimeline é uma ferramenta popular de planejamento de recursos e gerenciamento de projetos para o Jira. Para simplificar, ferramentas como o Jira e o ActivityTimeline são uma combinação incrível. Com o Jira, você pode atribuir tarefas, verificar o progresso e ver métricas claras sobre quem fez o quê. Adicione o ActivityTimeline e você terá um planejador de recursos que ajuda você a se organizar em torno de coisas da vida real, como férias, dias de doença súbita e os pontos fortes únicos de cada pessoa.
O ActivityTimeline facilita o trabalho em equipe ao permitir que as pessoas troquem tarefas, deixem comentários e se comuniquem diretamente na ferramenta. Precisa de alguém com uma habilidade específica em um projeto? Sem problemas, atribua-o à pessoa certa sem problemas.
Tudo se resume a preparar sua equipe para o sucesso e, ao mesmo tempo, manter as coisas avançando na direção certa:
#1. Tenha uma visão clara de quem está fazendo o quê e quando
O ActivityTimeline torna muito simples para um gerente de projeto ver quem está trabalhando no quê e quando é o prazo. O painel de vários projetos da ferramenta permite que você veja todas as tarefas e projetos em um só lugar, com planilhas de horas, relatórios de recursos e uma visão geral da carga de trabalho de cada membro da equipe, tudo sincronizado com o Jira.
#2. Atribua e monitore tarefas em um piscar de olhos
Com o ActivityTimeline, você pode atribuir tarefas existentes do Jira ou criar novas diretamente na visualização do plano do aplicativo. Ele foi criado para tudo, desde o agendamento de tarefas até o acompanhamento do progresso e a priorização dos trabalhos, para que você possa fazer mais com menos estresse.
#3. Gerencie folgas, habilidades e recursos personalizados
O gerenciamento de recursos humanos é crucial para rastrear férias, licenças médicas e outros eventos personalizados. O ActivityTimeline facilita esse processo.
Você pode até mesmo criar recursos personalizados (como ativos não humanos) e garantir que todas as lacunas de habilidades sejam cobertas quando o projeto precisar.
#4. Fique de olho na carga de trabalho e na disponibilidade
O ActivityTimeline vem com indicadores de carga de trabalho que mostram quem está superlotado e quem tem tempo de sobra. Você pode definir esquemas de carga de trabalho personalizados e atribuições de tarefas para usuários específicos ou até mesmo equipes inteiras. Isso ajuda você a equilibrar a carga de trabalho de todos para que nada fique esquecido e os projetos continuem em dia.
Aqui é onde você pode encontrar a carga de trabalho pessoal dos membros da sua equipe:
E aqui está uma visão da equipe que mostra as disponibilidades pessoais e da equipe. O ActivityTimeline permite que você personalize os modos de cálculo para fornecer informações que correspondam melhor às suas metas:
#5. Espaços de trabalho pessoais para facilitar o controle do tempo
Cada membro da equipe tem um espaço de trabalho pessoal para visualizar tarefas, registrar horas e solicitar folgas. Os recursos simples de rastreamento de tempo do ActivityTimeline permitem que os usuários registrem o trabalho com alguns cliques e até usem um cronômetro para um rastreamento preciso, para que se concentrem no trabalho, não no preenchimento de planilhas de horários.
#6. Monitore o tempo com planilhas de horários
Obviamente, excelentes ferramentas de gerenciamento de recursos oferecem Rastreamento do quadro de horários, e ActivityTimeline não é exceção. Todos os dados disponíveis e o tempo registrado podem ser usados para a criação de planilhas de horas avançadas da equipe, construídas como um construtor para conveniência do usuário. Escolha os dados necessários e gere relatórios de rastreamento:
Você também pode monitorar o progresso de suas equipes em tempo real usando relatórios de progresso:
Para sua conveniência, todos os relatórios do quadro de horários também podem ser exportados como um arquivo do Excel.
#7. Relatórios avançados para melhores insights
Cronogramas de atividades ferramentas de geração de relatórios para o Jira permitem criar relatórios detalhados sobre eficiência de recursos, uso de recursos, progresso do projeto e conclusão de tarefas.
Você verá onde os recursos são muito escassos ou poderiam ser melhor usados, com opções de exportação no formato Excel para relatórios como Utilização e Disponibilidade de Recursos. Aqui estão alguns dos mais usados ativamente no gerenciamento eficaz de recursos:
O Relatório de utilização de recursos detalha para onde estão indo o tempo e o esforço, mostrando quem está trabalhando duro e quem pode estar ocioso. Este relatório ajuda você a identificar quaisquer desequilíbrios, para que você possa fazer ajustes para garantir que as habilidades de todos sejam bem utilizadas sem que ninguém se sinta sobrecarregado.
O Gráfico de capacidade da equipe oferece uma visão geral da carga de trabalho e da disponibilidade da sua equipe. Isso ajuda você a ver quem tem espaço para mais tarefas, tornando muito fácil equilibrar as tarefas. Com esse gráfico, você pode identificar rapidamente as lacunas na capacidade da sua equipe e ajustar os planos rapidamente.
O Gráfico circular de utilização da equipe oferece uma representação visual divertida e fácil de ler de como o tempo da sua equipe é dividido entre várias tarefas. Esse gráfico ajuda você a comemorar as vitórias, mostrando para onde vai a maior parte da energia da sua equipe, além de apontar áreas que podem precisar de mais atenção.
Melhores práticas para gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos envolve fazer escolhas inteligentes para que um gerente de recursos possa garantir que tudo e todos funcionem sem problemas. Aqui estão alguns movimentos importantes:
#1. Defina o que você precisa
Primeiro, liste todos os recursos do projeto que você precisará: pessoas, ferramentas e suprimentos. Em seguida, classifique-os com base no que é essencial e no que você já tem. Tudo se resume a cobrir suas bases com antecedência, para que não falte nada quando necessário.
#2. Designe as pessoas certas para as tarefas certas
Combine as habilidades e os interesses das pessoas com suas tarefas para obter os melhores resultados. Ferramentas como o ActivityTimeline tornam isso muito mais fácil, mostrando a disponibilidade, as habilidades e as cargas de trabalho de todos em um só lugar, para que você não fique na dúvida. E lembre-se: à medida que os projetos mudam, as tarefas também mudam. Portanto, verifique com frequência para manter as coisas flexíveis.
#3. Mantenha a comunicação aberta
Uma boa gestão de recursos é um esforço de equipe. Certifique-se de que todos saibam seu papel e mantenha as conversas em andamento para identificar quaisquer problemas com antecedência. Ferramentas como o Slack ou o Teams mantêm todos informados com atualizações, feedback e notícias do projeto. Dessa forma, você obtém menos surpresas e mais soluções.
#4. Use dados para fazer escolhas inteligentes
Confira os dados de projetos anteriores para ver o que funcionou e o que não funcionou, especialmente no gerenciamento de recursos financeiros. A maioria das ferramentas de gerenciamento de recursos tem recursos de geração de relatórios para ajudar você a planejar melhor o futuro. Decisões baseadas em dados significam menos suposições e melhores resultados.
Conclusão
Estabelecer um gerenciamento eficaz de recursos é como criar a espinha dorsal de qualquer projeto bem-sucedido. Quando você sabe como priorizar recursos, atribuir tarefas de forma eficaz e manter a comunicação fluindo, todo o projeto funciona de forma mais tranquila. Aproveitar as ferramentas certas também significa que você pode se manter ágil, planejar melhor e atingir essas metas mais rapidamente. No final das contas, seguir essas práticas ajuda sua equipe a se manter competitiva e preparada para o sucesso a longo prazo.
