O Grupo IMCD é uma empresa líder em distribuição de produtos químicos com presença em mais de 60 países e uma força de trabalho de quase 5.000 funcionários. Com sede em Roterdã, Holanda, a empresa desempenha um papel importante na cadeia de suprimentos químicos comprando de fornecedores e vendendo para clientes em todo o mundo. O departamento de TI do IMCD Group é responsável por integrar e administrar uma ampla rede de tecnologias em toda a empresa em expansão. James Gibbons, gerente de integração de grupos do IMCD Group, supervisiona as funções cruciais desse departamento, com foco na integração de sistemas, conectividade de parceiros e processos de automação.
O desafio
À medida que o Grupo IMCD se expandiu significativamente, o departamento de TI enfrentou desafios para rastrear e gerenciar o tempo dos funcionários e a alocação de recursos em várias equipes e projetos.
“O principal problema que enfrentávamos era que, como crescemos muito rapidamente como departamento de TI, não tínhamos uma maneira real de rastrear primeiro os quadros de horários de forma padronizada em todas as diferentes equipes. Mas também não tínhamos como ver quanto tempo estava sendo gasto em qual projeto ou em qual ingresso. Então, para nós, queríamos simplificar a forma como registrávamos as horas, mas também ter a visibilidade de onde essas horas estavam sendo gastas.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupo no Grupo IMCD
Essa falta de controle de tempo padronizado dificultou a visualização de quanto tempo estava sendo gasto em projetos ou tickets específicos. Portanto, a necessidade de melhor visibilidade e registro simplificado era fundamental para melhorar a eficiência operacional.
A solução
O Grupo IMCD escolheu o ActivityTimeline porque ele oferecia amplos recursos de rastreamento de tempo e planejamento de recursos.
“Também queríamos algo que pudesse nos ajudar com o planejamento de recursos e que tivesse uma integração muito próxima com o Jira com tudo isso. O Activity Timeline foi o primeiro que testamos e gostamos. Então, continuamos com isso.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupo no Grupo IMCD
A escolha foi simples, sem a necessidade de avaliar outras opções, demonstrando a adequação imediata do ActivityTimeline às suas necessidades. Sua capacidade de se integrar perfeitamente ao Jira também foi um fator-chave, fornecendo informações detalhadas sobre o tempo gasto e o planejamento de recursos em tempo real.
Implantação
A implementação do ActivityTimeline introduziu alguns desafios iniciais, principalmente devido aos ajustes nos hábitos de trabalho e à adoção de novos processos. Os funcionários tiveram que se adaptar para registrar suas horas imediatamente após a conclusão da tarefa, uma mudança em relação às práticas anteriores.
“Tratava-se principalmente da forma de trabalhar e da necessidade de as pessoas se acostumarem com o início ou logo após a realização de uma tarefa, garantindo que o tempo fosse alocado para que elas se lembrassem de onde esse tempo foi gasto.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupo no Grupo IMCD
No entanto, a integração com o Jira facilitou a transição, mantendo a interface do usuário familiar e diminuindo a curva de aprendizado associada ao novo sistema.
Benefícios
O ActivityTimeline melhorou significativamente a visibilidade e a precisão do rastreamento de tempo no Grupo IMCD. Gerentes como James agora têm uma ferramenta mais precisa para verificar o tempo gasto em várias tarefas e garantir que ele esteja alinhado às alocações orçamentárias.
“Diminuir de 5 minutos para assinar uma fatura para 1 minuto em todos os consultores de TI.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupo no Grupo IMCD
Essa redução significativa efetivamente torna o processo cinco vezes mais rápido, levando a uma economia aproximada de mais de 5 horas por mês por gerente. A significativa economia de tempo alcançada com o ActivityTimeline não apenas destacou as vantagens de eficiência do IMCD, mas também se mostrou vital em diferentes departamentos da empresa. Os gerentes aprovam rapidamente os quadros de horários da equipe, alinhando as horas relatadas com as tarefas concluídas — fundamental para manter o orçamento e a eficiência. A gerência sênior utiliza a ferramenta para uma visão geral de alto nível do tempo gasto, aprimorando a tomada de decisões sobre financiamento de projetos e alocação de recursos. Em breve, o Scrum Masters o utilizará para planejar e rastrear sprints, ajustando as cargas de trabalho para atingir as metas sem sobrecarregar as capacidades da equipe. Esse uso multifuncional demonstra a influência significativa da ferramenta no aumento da eficiência da empresa.
Feedback e planos futuros
Embora a experiência com o ActivityTimeline tenha sido bastante positiva, James apontou áreas de melhoria, como aprimorar o processo de aprovação do quadro de horários. No entanto, seu feedback geral continua extremamente positivo.
“Também ouvi de um colega que acho que estava em contato com um gerente de sucesso do cliente sobre a adição de alguns campos. Eu vi a cadeia de e-mails que foi feita muito rapidamente. E meu feedback é muito positivo e funciona muito bem para nós. Na verdade, fizemos isso para a retrospectiva de quem passou quanto tempo em qual área e realmente não usamos a parte de planejamento de capacidade. Essa é realmente a próxima etapa para analisarmos a parte do planejamento de capacidade e como podemos utilizá-la melhor.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupo no Grupo IMCD
Essa estratégia inovadora visa fazer um uso mais amplo dos recursos da ferramenta para apoiar o planejamento de recursos e capacidades em toda a organização.
Conclusão
A adoção do ActivityTimeline pelo Grupo IMCD influenciou suas práticas de gerenciamento de tempo, fornecendo um sistema mais estruturado e transparente que está alinhado com os requisitos operacionais e a trajetória de crescimento da empresa. James recomenda o ActivityTimeline para outras empresas, especialmente aquelas que atualmente usam o Jira, destacando sua utilidade e adaptabilidade como um sistema de controle de tempo. Com aprimoramentos contínuos e atenção ao feedback dos usuários, o ActivityTimeline continua aumentando seu valor para as empresas com o objetivo de melhorar o gerenciamento de recursos e a produtividade.
