IMCD Group es una empresa líder en distribución de productos químicos con presencia en más de 60 países y una plantilla de casi 5000 empleados. Con sede en Rotterdam (Países Bajos), la empresa desempeña un papel importante en la cadena de suministro de productos químicos al comprar a los proveedores y vender a clientes de todo el mundo. El departamento de TI del Grupo IMCD es responsable de integrar y administrar una amplia red de tecnologías en toda la empresa en expansión de la empresa. James Gibbons, gerente de integración grupal de IMCD Group, supervisa las funciones cruciales de este departamento y se centra en la integración de sistemas, la conectividad de los socios y los procesos de automatización.
El desafío
A medida que IMCD Group se expandió significativamente, el departamento de TI se enfrentó a desafíos relacionados con el seguimiento y la administración de la asignación del tiempo y los recursos de los empleados en varios equipos y proyectos.
«El principal problema al que nos enfrentábamos era que, dado que habíamos crecido con bastante rapidez como departamento de TI, no teníamos una forma real de rastrear primero las hojas de tiempo de forma estandarizada en todos los diferentes equipos. Pero tampoco teníamos realmente una forma de saber cuánto tiempo se estaba dedicando a qué proyecto o qué ticket. Por eso, queríamos simplificar la forma en que registrábamos las horas, pero también tener una visión clara de dónde se dedicaban esas horas».
James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
Esta falta de un seguimiento del tiempo estandarizado dificultaba ver cuánto tiempo se dedicaba a proyectos o entradas específicos. Por lo tanto, la necesidad de una mejor visibilidad y un registro simplificado era fundamental para mejorar la eficiencia operativa.
La solución
IMCD Group eligió ActivityTimeline porque ofrecía amplias funciones de seguimiento del tiempo y planificación de recursos.
«También queríamos algo que pudiera ayudarnos con la planificación de los recursos y que, en todo esto, se integrara muy estrechamente con Jira. Activity Timeline fue la primera que probamos y nos gustó. Así que nos quedamos con ello». James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
La elección fue sencilla, sin necesidad de evaluar otras opciones, lo que demostró la adaptación inmediata de ActivityTimeline a sus necesidades. Su capacidad para integrarse perfectamente con Jira también fue un factor clave, ya que proporcionó información detallada sobre el tiempo empleado y la planificación de los recursos en tiempo real.
Implementación
La implementación de ActivityTimeline presentó algunos desafíos iniciales, principalmente debido a los ajustes en los hábitos de trabajo y la adopción de nuevos procesos. Los empleados tuvieron que adaptarse para registrar sus horas inmediatamente después de completar la tarea, lo que supuso un cambio con respecto a sus prácticas anteriores.
«Se trataba principalmente de una forma de trabajar y de que las personas tenían que acostumbrarse desde el principio o poco después de realizar una tarea, asegurándose de que el tiempo se asignaba de manera que recordaran dónde se había empleado ese tiempo». James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
Sin embargo, la integración con Jira facilitó la transición al mantener la interfaz de usuario familiar y reducir la curva de aprendizaje asociada con el nuevo sistema.
Prestaciones
ActivityTimeline mejoró significativamente la visibilidad y la precisión del seguimiento del tiempo en IMCD Group. Los gerentes como James ahora tienen una herramienta más precisa para verificar el tiempo dedicado a diversas tareas y garantizar que se ajusta a las asignaciones presupuestarias.
«Pasar de 5 minutos para firmar una factura a 1 minuto para todos los consultores de TI».
James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
Esta importante reducción hace que el proceso sea cinco veces más rápido, lo que se traduce en un ahorro aproximado de más de 5 horas al mes por gerente. El importante ahorro de tiempo que se ha logrado con ActivityTimeline no solo ha puesto de manifiesto las ventajas de IMCD en materia de eficiencia, sino que también ha demostrado ser vital en los diferentes departamentos de la empresa. Los gerentes aprueban rápidamente las hojas de trabajo de los equipos, alineando las horas registradas con las tareas completadas, algo clave para mantener el presupuesto y la eficiencia. La alta dirección utiliza la herramienta para obtener una visión general de alto nivel del tiempo empleado, lo que mejora la toma de decisiones sobre la financiación de los proyectos y la asignación de recursos. Los Scrum Masters pronto la aprovecharán para planificar y realizar un seguimiento de los sprints, ajustando las cargas de trabajo para cumplir los objetivos sin sobrecargar las capacidades del equipo. Este uso multifuncional demuestra la importante influencia de la herramienta en el aumento de la eficiencia de la empresa.
Comentarios y planes futuros
Si bien la experiencia con ActivityTimeline ha sido en gran medida positiva, James señaló áreas de mejora, como la mejora del proceso de aprobación de las hojas de horas. Sin embargo, sus comentarios generales siguen siendo abrumadoramente positivos.
«También escuché a un colega que creo que se puso en contacto con un gerente de éxito de clientes para añadir algunos campos. Vi la cadena de correos electrónicos que se hacía muy rápido. Y mis comentarios son muy positivos y nos funcionan muy bien. En realidad, lo hemos hecho para la retrospectiva sobre quién ha dedicado qué tiempo a qué área y no hemos utilizado realmente la parte de planificación de la capacidad. En realidad, ese es el siguiente paso para analizar la parte de la planificación de la capacidad y ver cómo podemos utilizarla mejor».
James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
Esta estrategia con visión de futuro tiene como objetivo hacer un uso más amplio de las capacidades de la herramienta para respaldar la planificación de recursos y capacidades en toda la organización.
Conclusión
La adopción de ActivityTimeline por parte de IMCD Group ha influido en sus prácticas de gestión del tiempo, proporcionando un sistema más estructurado y transparente que está en línea con los requisitos operativos y la trayectoria de crecimiento de la empresa. James recomienda ActivityTimeline a otras empresas, especialmente a las que actualmente utilizan Jira, y destaca su utilidad y adaptabilidad como sistema de seguimiento del tiempo. Gracias a las mejoras continuas y a la atención prestada a los comentarios de los usuarios, ActivityTimeline sigue aumentando su valor para las empresas que buscan mejorar la gestión de los recursos y la productividad.
