ELVA, un socio estratégico de TI especializado en sistemas ERP y CRM, se enfrentó a importantes desafíos a la hora de gestionar de manera eficiente su equipo en crecimiento y sus complejos proyectos. Al tener que enfrentarse a herramientas y procesos manuales anticuados, buscaron una solución de planificación más eficaz. En este artículo, Sanita Saukuma (consultora de calidad interna y administradora de Jira en ELVA) explica cómo ActivityTimeline influyó en la gestión de proyectos y la planificación de recursos de ELVA.
El desafío
Las limitaciones de las herramientas de planificación existentes utilizadas por ELVA se hicieron evidentes a medida que la empresa crecía.
«Tuvimos grandes problemas con la planificación. Cuando implementamos Jira Cloud, ofrecimos una solución. Teníamos una especie de resumen de lo que teníamos planeado, pero no estaba actualizado; eran como datos de hace un día. Comprendimos que íbamos a abandonar esa solución y que necesitábamos algo para planificar. Necesitamos ver cuántas tareas tiene un empleado y cuáles son las cargas de trabajo. Así que necesitábamos una solución que nos mostrara un buen plan para una semana; esto es lo mínimo, y para un período más largo, digamos planes aproximados».
Sanita Saukuma, consultora de calidad interna y administradora de Jira en ELVA
La solución
Después de evaluar diferentes opciones, ActivityTimeline resultó ser la opción perfecta debido a su diseño simple y sus sólidas capacidades de planificación
«Era comprensible. Era fácil de usar. Y tenemos este resumen del plan para la semana y para el día. Cuando lo probé por primera vez, dije que lo íbamos a tomar».
Sanita Saukuma, consultora de calidad interna y administradora de Jira en ELVA
Las capacidades de datos en tiempo real y la interfaz fácil de usar de ActivityTimeline abordaron las necesidades críticas del equipo de ELVA, por lo que es la solución ideal para sus desafíos.
La implementación
La implementación de ActivityTimeline se planificó cuidadosamente con sesiones de formación sobre Jira, Service Management y, posteriormente, sobre el propio ActivityTimeline.
«Nos aseguramos de que la formación se adaptara a nuestras necesidades. Lo que enseñé allí fue cómo hacer el trabajo, cómo planificar, cómo gestionar y cómo buscar los problemas y, luego, los informes. Simplemente demostré que estaban ahí porque lo que necesitaba era que empezaran a planificar».
Sanita Saukuma, consultora de calidad interna y administradora de Jira en ELVA
Las sesiones de capacitación fueron satisfactorias y los empleados notaron y reconocieron rápidamente los beneficios de la nueva herramienta.
Los resultados
La iniciativa de Sanita Saukuma de recopilar comentarios de los gerentes de ELVA que utilizan ActivityTimeline ha arrojado luz sobre el impacto positivo de la herramienta en la organización. Las respuestas de los directivos revelaron que apreciaban mucho funciones como «Planer», «Workspace» y «Timesheets», que se han convertido en parte integral de sus rutinas diarias. Estas funciones, en particular la funcionalidad «Espacio de trabajo», se destacaron por su importante contribución a la mejora de la productividad y la racionalización de los flujos de trabajo.
«Ahora podemos extender las tareas durante varios días o semanas y tener una mejor visibilidad de las cargas de trabajo. Ha hecho que nuestra planificación sea más eficiente»
Sanita Saukuma, consultora de calidad interna y administradora de Jira en ELVA
Apreciaron su capacidad para ofrecer una visión general clara de los proyectos, simplificando una mejor programación y una gestión más eficiente de las tareas. Esto ha dado lugar a mejoras notables en los procesos de gestión de proyectos, lo que ha facilitado la ampliación de las tareas durante varias semanas y la generación de informes detallados.
Conclusión
En conclusión, desde que ELVA se trasladó a la nube, ActivityTimeline ha desempeñado un papel fundamental a la hora de revolucionar la gestión de proyectos. Las observaciones de Sanita Saukuma destacan su importancia para aumentar la productividad y simplificar las tareas, lo que confirma su posición como un instrumento vital para supervisar grandes grupos de personas y proyectos desafiantes. ELVA está bien posicionada para mantener el éxito en sus esfuerzos de gestión de proyectos, ya que quiere utilizar aún más ActivityTimeline.
