La compañía se dedica a aliviar el dolor, restaurar la salud y prolongar la vida de millones de personas en todo el mundo, tratando más de 70 afecciones de salud a través de soluciones médicas innovadoras.
Implementado inicialmente como una versión de servidor independiente en 2019, ActivityTimeline ahora se ha convertido en una herramienta vital basada en la nube para la oficina suiza de Medtronic, que mejora sus procesos de gestión de proyectos y asignación de recursos.
El desafío
Medtronic se enfrentó a importantes desafíos a la hora de gestionar los flujos de trabajo y los recursos de sus proyectos. Anteriormente, confiaban en Excel para el seguimiento, un método conocido por ser lento y propenso a errores. Este antiguo sistema se hizo cada vez más difícil de administrar a medida que Medtronic crecía, lo que dificultaba mantenerse al día con las exigencias de sus operaciones en expansión.
«Antes, todo se hacía en Excel. La planificación era bastante complicada, casi imposible de hacer. Hace años, antes de que empezáramos con ActivityTimeline, el objetivo era crear una herramienta que permitiera a los trabajadores registrar las horas, pero también a un gerente, a un administrador de personal, para poder hacer un seguimiento de las tareas. La necesidad de contar con informes para poder comprobar si cumplimos con los plazos».
Sebastián Quiroga, analista de sistemas empresariales en Medtronic
Esta situación puso de relieve la necesidad urgente de una solución más eficiente y escalable como ActivityTimeline, que pudiera satisfacer mejor sus crecientes necesidades.
La solución
Se eligió ActivityTimeline como la solución a las necesidades de Medtronic debido a su interfaz fácil de usar y a sus potentes capacidades de integración. Prometía simplificar la gestión de las tareas y los recursos proporcionando una visibilidad clara y un seguimiento sencillo, que era exactamente lo que Medtronic necesitaba para mejorar su eficiencia operativa.
Implementación
La implementación de ActivityTimeline implicó la integración de Jira con las herramientas existentes de Medtronic, como Microsoft Project, a través de un complemento llamado Ceptah Bridge. Esto permitió una sincronización fluida de las tareas entre Microsoft Project y Jira, lo que permitió un flujo continuo de información y actualizaciones en todas las plataformas. Esta integración fue fundamental para gestionar las miles de tareas y los cientos de usuarios involucrados en la planificación trimestral de Medtronic.
«Ahora tenemos la posibilidad de sincronizar cada tarea del proyecto de Microsoft con la tarea de Jira... es una forma de que un director de proyecto sincronice toda la carga de trabajo».
Sebastián Quiroga, analista de sistemas empresariales en Medtronic
Además de esta integración, Medtronic necesitaba una solución personalizada para mejorar la gestión de sus vacaciones. En respuesta a esta necesidad, se desarrolló una función personalizada para sincronizar desde una interfaz externa que se ejecuta a diario y que los usuarios pueden acceder automáticamente a ella fuera de la oficina.
Prestaciones
Con ActivityTimeline, Medtronic experimentó una transformación significativa en la gestión de su flujo de trabajo. La plataforma les ayudó a asignar tareas y realizar un seguimiento de manera eficiente, gestionar los plazos de los proyectos y pronosticar las necesidades de recursos sin la sobrecarga anterior. Esto condujo a un aumento de la productividad y a una mejor gestión de las capacidades del equipo.
«Así que estamos usando el plan y el trabajo, estamos usando todo lo que hay dentro de cada nivel. Si eres gerente, puedes hacer un seguimiento usando las hojas de tiempo. Si quieres tener una visión general, estás utilizando los informes y las personas que trabajan directamente en la tarea son las que más utilizan la Obra. Mi lugar de trabajo».
Sebastián Quiroga, analista de sistemas empresariales en Medtronic
Este uso exhaustivo de las funciones de ActivityTimeline demuestra su eficacia a la hora de racionalizar las operaciones de Medtronic. Los gerentes pueden supervisar la carga de trabajo del equipo a través de hojas de tiempo, mientras que los altos directivos obtienen una visión amplia a través de informes estratégicos.
Comentarios y planes futuros
Sebastian valora ActivityTimeline por su impacto y el excelente apoyo brindado por el equipo. Actualmente, de los 200 usuarios del sitio, 150 utilizan ActivityTimeline de forma activa. Los 50 restantes simplemente no están relacionados con Jira y, por lo tanto, no necesitan la herramienta para desempeñar sus funciones.
Sebastian destaca la función «Informe de problemas atrasados» como particularmente beneficiosa, que se implementó basándose en su sugerencia.
«Está informando para mostrar las tareas atrasadas... es muy útil para nosotros porque mi equipo nos muestra todas las tareas atrasadas».
Sebastián Quiroga, analista de sistemas empresariales en Medtronic
Esta función permite a los administradores supervisar y gestionar eficazmente las tareas atrasadas, lo que garantiza la finalización más oportuna de los proyectos y una mayor productividad.
Conclusión
ActivityTimeline ha demostrado ser un punto de inflexión para Medtronic, ya que mejora su capacidad para gestionar proyectos a gran escala y mejorar la asignación de recursos. La recomendación de Sebastian del software a otras empresas que buscan soluciones eficientes de gestión de proyectos es una prueba de su eficacia y de los cambios positivos que ha supuesto para Medtronic.
