L'entreprise s'engage à soulager la douleur, restaurer la santé et prolonger la vie de millions de personnes dans le monde, en traitant plus de 70 pathologies grâce à des solutions médicales innovantes.
Initialement mis en œuvre sous forme de version serveur autonome en 2019, ActivityTimeline est devenu aujourd'hui un outil essentiel basé sur le cloud pour le bureau suisse de Medtronic, améliorant la gestion de projet et l’allocation des ressources.
Le défi
Medtronic rencontrait d’importants défis dans la gestion des flux de travail et des ressources de ses projets. Auparavant, le suivi était effectué via Excel, une méthode lente et sujette aux erreurs. À mesure que Medtronic grandissait, ce système devenait de plus en plus difficile à gérer et ne suivait plus les exigences croissantes de leurs opérations.
"Avant, tout se faisait sur Excel. C'était assez compliqué pour la planification, presque impossible à réaliser. Il y a quelques années, avant de commencer avec ActivityTimeline, l'objectif était d'avoir un outil permettant aux employés de saisir leurs heures, mais aussi aux managers de suivre les tâches, de générer des rapports et de vérifier le respect des délais."
Sebastian Quiroga, Analyste des systèmes métiers chez Medtronic
Cette situation a souligné la nécessité urgente d’une solution plus efficace et évolutive comme ActivityTimeline, capable de mieux soutenir leur croissance.
La solution
ActivityTimeline a été choisi pour répondre aux besoins de Medtronic en raison de son interface conviviale et de ses puissantes capacités d'intégration. L’outil promettait de simplifier la gestion des tâches et des ressources en offrant une visibilité claire et un suivi facile, ce qui correspondait parfaitement aux attentes de Medtronic pour améliorer son efficacité opérationnelle.
Mise en œuvre
La mise en œuvre d’ActivityTimeline a impliqué l’intégration de Jira avec les outils existants de Medtronic, comme Microsoft Project, via un module complémentaire appelé Ceptah Bridge. Cela a permis une synchronisation fluide des tâches entre Microsoft Project et Jira, assurant un flux d’informations et de mises à jour sans interruption entre les plateformes. Cette intégration était essentielle pour gérer les milliers de tâches et les centaines d’utilisateurs impliqués dans la planification trimestrielle de Medtronic.
"Nous avons désormais la possibilité de synchroniser chaque tâche du projet Microsoft avec une tâche Jira... c'est un moyen pour un chef de projet de synchroniser toute la charge de travail."
Sebastian Quiroga, Analyste des systèmes métiers chez Medtronic
En complément, Medtronic avait besoin d’une solution adaptée pour gérer les congés. Une fonctionnalité personnalisée a été développée pour synchroniser une interface externe fonctionnant quotidiennement, permettant de mettre automatiquement les utilisateurs en statut "hors bureau".
Bénéfices
Avec ActivityTimeline, Medtronic a connu une transformation significative dans la gestion de ses workflows. La plateforme leur a permis d'assigner et de suivre efficacement les tâches, de gérer les délais de projets et de prévoir les besoins en ressources, tout cela sans surcharge. Cela a conduit à une augmentation de la productivité et à une meilleure gestion des capacités des équipes.
"Nous utilisons tout : la planification, la charge de travail, tout au sein de chaque niveau. Si vous êtes manager, vous utilisez les feuilles de temps. Si vous voulez une vue d'ensemble, vous utilisez les rapports, et les collaborateurs travaillent principalement via Work et My Workplace."
Sebastian Quiroga, Analyste des systèmes métiers chez Medtronic
L'utilisation complète des fonctionnalités d'ActivityTimeline démontre son efficacité pour rationaliser les opérations de Medtronic. Les managers supervisent les charges de travail via les feuilles de temps tandis que la direction bénéficie d'une vision stratégique grâce aux rapports analytiques.
Retour d’expérience et projets futurs
Sebastian apprécie ActivityTimeline pour son impact et pour l'excellent support fourni par l'équipe. Actuellement, sur les 200 utilisateurs du site, 150 utilisent activement ActivityTimeline. Les 50 autres ne sont pas impliqués dans Jira et n'ont donc pas besoin de l'outil dans leurs fonctions.
Sebastian souligne que la fonctionnalité « Rapport des tâches en retard » est particulièrement utile, ayant été implémentée suite à sa suggestion.
"C’est un rapport permettant d’afficher les tâches en retard... c’est très utile pour nous car nous pouvons voir pour mon équipe toutes les tâches en retard."
Sebastian Quiroga, Analyste des systèmes métiers chez Medtronic
Cette fonctionnalité permet aux managers de surveiller efficacement les tâches en retard, garantissant ainsi des livraisons de projets plus ponctuelles et une productivité accrue.
Conclusion
ActivityTimeline s’est révélé être un véritable atout pour Medtronic, améliorant leur capacité à gérer des projets d’envergure et à optimiser l’allocation des ressources. La recommandation de Sebastian en faveur du logiciel pour d'autres entreprises à la recherche de solutions de gestion de projet efficaces est une preuve supplémentaire de son efficacité et de l'impact positif qu'il a eu sur Medtronic.
