IMCD Group est un leader mondial de la distribution de produits chimiques, présent dans plus de 60 pays et comptant près de 5 000 employés. Basée à Rotterdam, aux Pays-Bas, l’entreprise joue un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement chimique en achetant auprès des fournisseurs et en vendant aux clients à l’échelle mondiale. Le département informatique d’IMCD Group est chargé d’intégrer et d’administrer un vaste réseau de technologies dans toute l’entreprise. James Gibbons, responsable de l'intégration du groupe, supervise les fonctions essentielles de ce département, en mettant l'accent sur l'intégration des systèmes, la connectivité avec les partenaires et les processus d'automatisation.
Le défi
Avec la forte croissance d’IMCD Group, le département informatique rencontrait des difficultés pour suivre et gérer le temps et les ressources allouées aux employés sur plusieurs équipes et projets.
"Le principal problème auquel nous étions confrontés était qu’en tant que département IT en forte croissance, nous n'avions pas vraiment de méthode standardisée pour suivre les feuilles de temps dans toutes les équipes. Et nous ne pouvions pas voir clairement sur quel projet ou ticket le temps était passé. Nous voulions donc simplifier la saisie des heures, mais aussi avoir de la visibilité sur l'utilisation de ce temps."
James Gibbons, Responsable de l’intégration groupe chez IMCD Group
Ce manque de standardisation dans le suivi du temps compliquait l’évaluation des efforts consacrés à chaque projet. La nécessité de mieux visualiser ces données et de simplifier leur enregistrement était donc essentielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
La solution
IMCD Group a choisi ActivityTimeline pour ses fonctionnalités étendues de suivi du temps et de planification des ressources.
"Nous voulions également un outil qui puisse nous aider sur la planification des ressources et qui soit étroitement intégré à Jira. ActivityTimeline a été le premier que nous avons essayé et nous l’avons adopté directement."
James Gibbons, Responsable de l’intégration groupe chez IMCD Group
Le choix s’est imposé de lui-même, sans nécessité d’évaluer d’autres outils, ce qui démontre à quel point ActivityTimeline répondait parfaitement à leurs besoins. Son intégration fluide avec Jira a également été un facteur clé, apportant des informations en temps réel sur le suivi du temps et la planification des ressources.
Mise en œuvre
L’implémentation d’ActivityTimeline a nécessité quelques ajustements, notamment en matière de méthodes de travail et d’adoption de nouveaux processus. Les employés ont dû s’habituer à saisir leurs heures immédiatement après avoir terminé une tâche, ce qui différait de leurs habitudes précédentes.
"Il s’agissait surtout de changer les habitudes de travail : les gens devaient s’habituer à saisir le temps passé dès la fin d’une tâche, pour se souvenir de ce qu’ils avaient fait."
James Gibbons, Responsable de l’intégration groupe chez IMCD Group
Cependant, l’intégration avec Jira a facilité la transition, grâce à une interface familière et une courbe d’apprentissage réduite.
Bénéfices
ActivityTimeline a grandement amélioré la visibilité et la précision du suivi du temps chez IMCD Group. Les managers comme James disposent désormais d’un outil plus fiable pour vérifier le temps consacré à chaque tâche et le comparer aux budgets alloués.
"On est passés de 5 minutes à 1 minute pour valider une facture, pour tous les consultants IT."
James Gibbons, Responsable de l’intégration groupe chez IMCD Group
Cette réduction a multiplié par cinq la rapidité du processus, permettant un gain de plus de 5 heures par mois et par manager. Ces gains de temps considérables ont amélioré l'efficacité dans plusieurs services. Les managers valident rapidement les feuilles de temps, en alignant les heures saisies avec les tâches réalisées. La direction utilise l’outil pour obtenir une vue d’ensemble des efforts par projet, ce qui facilite les décisions liées au financement et à la répartition des ressources. Les Scrum Masters pourront prochainement l’utiliser pour planifier les sprints, équilibrer les charges et respecter les objectifs sans surcharger les équipes. Cette adoption transversale illustre l’impact majeur de l’outil sur la productivité globale de l’entreprise.
Retour d’expérience et projets futurs
Bien que l’expérience avec ActivityTimeline soit globalement très positive, James a mentionné quelques pistes d’amélioration, comme le processus d’approbation des feuilles de temps. Son retour général reste cependant extrêmement favorable.
“J’ai aussi entendu un collègue dire qu’il avait contacté un Customer Success Manager pour l’ajout de champs. J’ai vu que tout avait été traité très rapidement par email. Mon retour est très positif et l’outil fonctionne très bien pour nous. Nous l’avons surtout utilisé pour savoir rétrospectivement qui a passé combien de temps sur quelle tâche. L’étape suivante pour nous est d’explorer davantage la planification de capacité et son usage futur.”
James Gibbons, Responsable de l’intégration groupe chez IMCD Group
Cette stratégie tournée vers l’avenir vise à exploiter pleinement le potentiel de l’outil pour soutenir la planification des ressources et des capacités dans toute l’entreprise.
Conclusion
L’adoption d’ActivityTimeline par IMCD Group a transformé les pratiques de gestion du temps, en apportant un système plus structuré et transparent, adapté à leurs exigences opérationnelles et à leur croissance. James recommande ActivityTimeline à d’autres entreprises, notamment celles utilisant Jira, en soulignant sa flexibilité et sa fiabilité comme solution de suivi du temps. Grâce à des améliorations continues et à une écoute active des retours utilisateurs, ActivityTimeline accroît sa valeur pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion des ressources et la productivité.
