A empresa se dedica a aliviar a dor, restaurar a saúde e prolongar a vida de milhões em todo o mundo, tratando mais de 70 problemas de saúde por meio de soluções médicas inovadoras.
Implementado inicialmente como uma versão de servidor independente em 2019, o ActivityTimeline agora evoluiu para uma ferramenta vital baseada em nuvem para o escritório suíço da Medtronic, aprimorando seus processos de gerenciamento de projetos e alocação de recursos.
O desafio
A Medtronic enfrentou desafios significativos no gerenciamento dos fluxos de trabalho e recursos de seus projetos. Anteriormente, eles confiavam no Excel para rastreamento, um método conhecido por ser lento e propenso a erros. Esse sistema antigo tornou-se cada vez mais difícil de gerenciar à medida que a Medtronic crescia, tornando difícil acompanhar as demandas de suas operações em expansão.
“Antes, tudo era feito no Excel. Foi muito complicado para o planejamento, quase impossível de fazer. Anos atrás, antes de começarmos com o ActivityTimeline, o objetivo era obter uma ferramenta em que pudéssemos fazer com que um funcionário registrasse as horas, mas também que um gerente, um gerente de pessoas pudesse fazer alguns rastreamentos de tarefas, a necessidade de ter relatórios, para poder ver se cumprimos o prazo.”
Sebastián Quiroga, Analista de Sistemas de Negócios na Medtronic
Essa situação destacou a necessidade urgente de uma solução mais eficiente e escalável, como a ActivityTimeline, que poderia atender melhor às suas necessidades crescentes.
A solução
O ActivityTimeline foi escolhido como a solução para as necessidades da Medtronic devido à sua interface amigável e aos poderosos recursos de integração. Ela prometia simplificar o gerenciamento de tarefas e recursos, fornecendo visibilidade clara e fácil rastreamento, o que era exatamente o que a Medtronic precisava para melhorar sua eficiência operacional.
Implantação
A implementação do ActivityTimeline envolveu a integração do Jira com as ferramentas existentes da Medtronic, como o Microsoft Project, por meio de um complemento chamado Ceptah Bridge. Isso permitiu uma sincronização suave de tarefas entre o Microsoft Project e o Jira, permitindo um fluxo contínuo de informações e atualizações entre plataformas. Essa integração foi fundamental para gerenciar as milhares de tarefas e centenas de usuários envolvidos no planejamento trimestral da Medtronic.
“Agora temos a possibilidade de sincronizar cada tarefa do projeto da Microsoft com a tarefa do Jira... é uma forma de um gerente de projeto sincronizar toda a carga de trabalho.”
Sebastián Quiroga, Analista de Sistemas de Negócios na Medtronic
Além dessa integração, a Medtronic precisava de uma solução personalizada para aprimorar o gerenciamento de suas férias. Respondendo a essa necessidade, um recurso personalizado foi desenvolvido para sincronizar a partir de uma interface externa que é executada diariamente e disponibilizada automaticamente para os usuários fora do escritório.
Benefícios
Com o ActivityTimeline, a Medtronic experimentou uma transformação significativa em seu gerenciamento de fluxo de trabalho. A plataforma os ajudou a atribuir e rastrear tarefas com eficiência, gerenciar cronogramas de projetos e prever as necessidades de recursos sem a sobrecarga anterior. Isso levou a um aumento na produtividade e a um melhor gerenciamento das capacidades da equipe.
“Então, estamos usando o plano e usando o trabalho, estamos usando tudo dentro de cada nível. Se você é gerente, pode acompanhar usando as planilhas de horas. Se você quiser ter uma visão geral geral, você está usando os relatórios e as pessoas que estão trabalhando diretamente na tarefa estão mais usando a Obra. Meu local de trabalho.”
Sebastián Quiroga, Analista de Sistemas de Negócios na Medtronic
Esse uso abrangente dos recursos do ActivityTimeline demonstra sua eficácia na simplificação das operações da Medtronic. Os gerentes podem supervisionar as cargas de trabalho da equipe por meio de planilhas de horas, enquanto a liderança sênior obtém uma visão ampla por meio de relatórios estratégicos.
Feedback e planos futuros
Sebastian valoriza o ActivityTimeline por seu impacto e pelo excelente suporte fornecido pela equipe. Atualmente, dos 200 usuários do site, 150 usam ativamente o ActivityTimeline. Os 50 restantes simplesmente não estão envolvidos com o Jira e, portanto, não precisam da ferramenta em suas funções.
Sebastian destaca o recurso “Relatório de problemas vencidos” como particularmente benéfico, que foi implementado com base em sua sugestão.
“É um relatório para exibir as tarefas atrasadas... é muito útil para nós porque podemos ver na minha equipe todas as tarefas atrasadas.”
Sebastián Quiroga, Analista de Sistemas de Negócios na Medtronic
Esse recurso permite que os gerentes monitorem e gerenciem com eficácia as tarefas atrasadas, garantindo a conclusão mais oportuna do projeto e aumentando a produtividade.
Conclusão
O ActivityTimeline provou ser um divisor de águas para a Medtronic, aprimorando sua capacidade de gerenciar projetos de grande escala e melhorar a alocação de recursos. A recomendação do software por Sebastian para outras empresas que buscam soluções eficientes de gerenciamento de projetos é uma prova de sua eficácia e das mudanças positivas que ele trouxe para a Medtronic.
