À présent, gestion des ressources Cela peut sembler être une question de budget, mais il s'agit vraiment de votre équipe, c'est-à-dire des personnes qui donnent vie au projet. Une bonne gestion des ressources consiste à déterminer comment tirer le meilleur parti de vos employés, de vos coéquipiers ou de vos collègues en vous assurant de disposer des ressources appropriées.
Le simple fait de se fier à des estimations ou à des intuitions ne suffira pas. Lorsqu'elle est bien effectuée, la gestion des ressources vous permet de faciliter les flux de travail, de comprendre réellement la capacité de travail de chaque personne et de créer un espace où chacun se sent plus engagé.
Dans cet article, nous expliquons comment une gestion efficace des ressources aide votre équipe à prospérer, car vous saurez ce qui la motive et comment équilibrer sa charge de travail pour maintenir une productivité élevée.
Principaux points à retenir
- Pour comprendre la gestion des ressources, il faut planifier et affecter intelligemment les ressources afin de maximiser la productivité de l'équipe tout en évitant l'épuisement professionnel.
- Une bonne gestion des ressources stimule le moral de l'équipe en clarifiant les rôles et en veillant à ce que les compétences de chacun soient pleinement utilisées, en abordant le désengagement de front.
- Un logiciel de gestion des ressources comme ActivityTimeline rationalise les tâches et améliore la visibilité, en particulier dans les environnements de travail à distance.
Comprendre la gestion des ressources
En termes simples, le processus de gestion des ressources consiste à planifier et à répartir vos ressources de manière à obtenir les meilleurs résultats. Il s'agit d'attribuer des tâches et des projets sans pousser votre équipe au bord du burn-out.
Un concept clé de la gestion des ressources est le « triangle de fer », qui comprend trois ingrédients indispensables à la réussite d'un projet :
- Budget
- Calendrier
- Portée
Ces trois éléments sont étroitement liés, de sorte que les modifications apportées à l'un ont une incidence sur les autres. Par exemple, si votre budget est réduit, votre emploi du temps pourrait également changer car vous aurez moins de ressources pour faire avancer les choses. Si la portée du projet s'élargit ou se réduit, attendez-vous à ce que le budget s'adapte en même temps.
Dans des scénarios réels, supposons que vous affectiez trois employés à un projet, chacun travaillant trois heures par jour pendant une semaine. Mais si l'un d'entre eux tombe soudainement malade, l'ensemble du plan, et probablement le budget, doit être ajusté.
Alors, pourquoi s'embêter à bien gérer les ressources ? Cela vous permet d'éviter ces problèmes et de garder les choses sur la bonne voie afin que votre équipe reste productive et que les projets se déroulent sans heurts.
Les avantages d'une gestion efficace des ressources
Une stratégie de gestion des ressources efficace est essentielle à la réussite de l'exécution des projets, car elle implique la planification, la planification et l'allocation des ressources afin de maximiser l'efficacité.
Gardez les projets sur la bonne voie
Lorsque vous commencerez à affiner la gestion de vos ressources, vous remarquerez instantanément à quel point il est plus facile de maîtriser chaque projet. Disposer d'un aperçu clair de tous les projets en cours et des ressources disponibles vous donne un sérieux avantage en matière de suivi des progrès et de détection précoce des problèmes. De plus, une bonne gestion des ressources signifie moins de stress et plus d'élan pour votre équipe, en particulier lorsqu'il s'agit d'utiliser les compétences des personnes à leur plein potentiel.
Réduisez les pertes de temps
Efficace planification des ressources permet de gagner du temps en évitant les goulots d'étranglement gênants et les délais non respectés. Avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez mettre en place des flux de travail qui aident chacun à se concentrer sur les tâches à accomplir, à réduire les délais et à garantir le bon déroulement de chaque projet.
Prévisions et planification des ressources plus intelligentes
La gestion des ressources ne se limite pas à ce qui se passe actuellement ; elle vous aide à prévoir les besoins futurs et à planifier les projets futurs. En connaissant les capacités de votre équipe et en élaborant un plan solide, vous pourrez mieux respecter les délais, même lorsque les projets prennent de l'ampleur. Cela peut vous faciliter la vie à long terme, car vous aurez un plan pour un succès à long terme.
Stimulez l'engagement
Les chiffres ne mentent pas, à peu près 50 % des employés américains sont actuellement désengagés, et cela peut être dû en grande partie à des attentes peu claires et à un sentiment de sous-utilisation. Ce désengagement peut coûter aux entreprises jusqu'à 1,9 billion de dollars par an en perte de productivité ! Cependant, une gestion efficace des ressources peut inverser la tendance en aidant chaque membre de l'équipe à avoir le sentiment que son temps et ses compétences sont utilisés de manière significative. Lorsque les employés sont bien gérés et qu'on leur donne leur mot à dire sur leur charge de travail, ils sont moins susceptibles de se sentir épuisés et beaucoup plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes au travail au quotidien.
Tirer parti de la technologie pour les logiciels de gestion des ressources
Si vous essayez de gérer les ressources comme un pro, il existe une solution simple : laissez ressourcelogiciel de gestion de la glace fais le gros du travail. Les outils de gestion des ressources vous aident à rationaliser les tâches, à suivre les progrès et à clarifier votre calendrier pour une planification globale. Et comme le travail à distance est là pour durer, les outils qui vous offrent une visibilité en temps réel, tels que les planificateurs basés sur le cloud, sont la solution.
Jira est essentiellement utile pour la collaboration au sein de l'organisation et, en outre, les utilisateurs sont invités à améliorer leur travail et leurs opérations à l'aide des modules complémentaires tiers utiles pour Jira, disponibles sur Atlassian Marketplace, où vous trouverez de nombreux outils répondant à des besoins variés. Ces outils vous aideront à prendre des décisions avancées et à rester sur la même longueur d'onde avec les membres de votre équipe en temps réel :
Gestion et suivi des ressources avec ActivityTimeline
ActivityTimeline est un outil populaire de planification des ressources et de gestion de projet pour Jira. Pour simplifier les choses, des outils tels que Jira et ActivityTimeline constituent une combinaison géniale. Avec Jira, vous pouvez attribuer des tâches, vérifier les progrès et obtenir des statistiques claires sur qui a fait quoi. Ajoutez ActivityTimeline et vous obtenez un planificateur de ressources qui vous aide à vous organiser en fonction de choses réelles comme les vacances, les congés de maladie soudains et les points forts uniques de chacun.
ActivityTimeline facilite le travail d'équipe en permettant aux utilisateurs d'échanger des tâches, de déposer des commentaires et de communiquer directement dans l'outil. Vous avez besoin d'une personne possédant une compétence spécifique pour un projet ? Pas de problème, confiez-le à la bonne personne sans tracas.
Il s'agit de préparer votre équipe au succès tout en veillant à ce que les choses avancent dans la bonne direction :
#1. Obtenez une vision claire de qui fait quoi et quand
ActivityTimeline permet à un chef de projet de voir très facilement qui travaille sur quoi et quand. Le tableau de bord interprojets de l'outil vous permet de voir toutes les tâches et tous les projets en un seul endroit, avec des feuilles de temps, des rapports sur les ressources et un aperçu de la charge de travail de chaque membre de l'équipe, le tout synchronisé avec Jira.
#2. Attribuez et suivez les tâches en un clin d'œil
Avec ActivityTimeline, vous pouvez attribuer des tâches Jira existantes ou en créer de nouvelles directement depuis la vue Plan de l'application. Il est conçu pour tout, de la planification des tâches au suivi des progrès et à la hiérarchisation des tâches, afin que vous puissiez en faire plus avec moins de stress.
#3. Gérez les congés, les compétences et les ressources personnalisées
La gestion des ressources humaines est cruciale pour le suivi des vacances, des congés de maladie et d'autres événements personnalisés. ActivityTimeline facilite ce processus.
Vous pouvez même créer des ressources personnalisées (comme des ressources non humaines) et vous assurer que toutes les lacunes en matière de compétences sont comblées lorsque le projet en a besoin.
#4. Gardez un œil sur la charge de travail et la disponibilité
ActivityTimeline est livré avec des indicateurs de charge de travail qui indiquent qui est en surréservation et qui a du temps à perdre. Vous pouvez définir des schémas de charge de travail personnalisés et des attributions de tâches pour des utilisateurs spécifiques ou même des équipes entières. Cela vous permet d'équilibrer la charge de travail de chacun afin que rien ne passe entre les mailles du filet et que les projets restent sur la bonne voie.
Vous trouverez ici la charge de travail personnelle des membres de votre équipe :
Et voici une vue de l'équipe présentant les disponibilités personnelles et celles de l'équipe. ActivityTimeline vous permet de personnaliser les modes de calcul afin de fournir des informations qui correspondent mieux à vos objectifs :
#5. Espaces de travail personnels pour un suivi facile du temps
Chaque membre de l'équipe dispose d'un espace de travail personnel pour consulter les tâches, enregistrer les heures et demander des congés. Les fonctionnalités simples de suivi du temps d'ActivityTimeline permettent aux utilisateurs d'enregistrer leur travail en quelques clics et même d'utiliser un chronomètre pour un suivi précis, afin qu'ils puissent se concentrer sur leur travail, et non sur le remplissage de feuilles de temps.
#6. Suivez le temps avec les feuilles de temps
Bien entendu, d'excellents outils de gestion des ressources offrent Suivi des feuilles de temps, et ActivityTimeline ne fait pas exception. Toutes les données disponibles et le temps enregistré peuvent être utilisés pour créer des feuilles de temps d'équipe avancées conçues comme un constructeur pour la commodité de l'utilisateur. Choisissez les données nécessaires et générez des rapports de suivi :
Vous pouvez également suivre la progression de vos équipes en temps réel à l'aide de rapports d'avancement :
Pour votre commodité, tous les rapports de feuilles de temps peuvent également être exportés sous forme de fichier Excel.
#7. Des rapports avancés pour de meilleures informations
ActivityTimeline outils de reporting pour Jira vous permettent de créer des rapports détaillés sur l'efficacité des ressources, l'utilisation des ressources, l'avancement du projet et l'achèvement des tâches.
Vous verrez où les ressources sont trop sollicitées ou pourraient être mieux utilisées, grâce aux options d'exportation au format Excel pour des rapports tels que l'utilisation et la disponibilité des ressources. Voici quelques-unes des méthodes les plus utilisées pour une gestion efficace des ressources :
Le Rapport sur l'utilisation des ressources indique où sont consacrés le temps et les efforts, en vous montrant qui travaille dur et qui est peut-être resté inactif. Ce rapport vous aide à identifier les déséquilibres, afin que vous puissiez apporter des modifications pour vous assurer que les compétences de chacun sont utilisées à bon escient sans que personne ne se sente dépassé.
Le Tableau des capacités de l'équipe vous donne un aperçu visuel de la charge de travail et de la disponibilité de votre équipe. Il vous permet de voir qui a de la place pour le plus de tâches, ce qui facilite grandement l'équilibre entre les tâches. Grâce à ce graphique, vous pouvez rapidement identifier les lacunes dans les capacités de votre équipe et ajuster les plans à la volée.
Le Diagramme circulaire d'utilisation des équipes propose une représentation visuelle amusante et facile à lire de la façon dont le temps de votre équipe est réparti entre les différentes tâches. Ce graphique vous aide à célébrer les victoires en montrant où se concentre la majeure partie de l'énergie de votre équipe, tout en soulignant les domaines qui pourraient nécessiter plus d'attention.
Meilleures pratiques pour la gestion des ressources
La gestion des ressources implique de faire des choix intelligents afin qu'un responsable des ressources puisse s'assurer que tout le monde fonctionne correctement. Voici quelques mesures clés :
#1. Déterminez ce dont vous avez besoin
Tout d'abord, dressez la liste de toutes les ressources dont vous aurez besoin pour votre projet : personnel, outils et fournitures. Classez-les ensuite en fonction de ce qui est essentiel et de ce que vous possédez déjà. Il s'agit de couvrir vos bases dès le départ pour que rien ne manque en cas de besoin.
#2. Attribuez les bonnes personnes aux bonnes tâches
Faites correspondre les compétences et les intérêts des personnes à leurs tâches pour obtenir les meilleurs résultats. Des outils comme ActivityTimeline vous facilitent la tâche en affichant la disponibilité, les compétences et les charges de travail de chacun en un seul endroit, afin que vous ne soyez pas laissé au hasard. Et n'oubliez pas : au fur et à mesure que les projets évoluent, les tâches doivent également évoluer. Vérifiez donc souvent pour garder les choses flexibles.
#3. Gardez la communication ouverte
Une bonne gestion des ressources est un travail d'équipe. Assurez-vous que chacun connaît son rôle et poursuivez les conversations afin de détecter les problèmes le plus tôt possible. Des outils tels que Slack ou Teams tiennent tout le monde au courant avec des mises à jour, des commentaires et des actualités sur les projets. De cette façon, vous aurez moins de surprises et plus de solutions.
#4. Utilisez les données pour faire des choix intelligents
Consultez les données des projets précédents pour voir ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, en particulier en ce qui concerne la gestion des ressources financières. La plupart des outils de gestion des ressources comportent des fonctionnalités de création de rapports qui vous aident à mieux planifier l'avenir. Les décisions fondées sur les données permettent de réduire les conjectures et d'obtenir de meilleurs résultats.
Conclusion
Mettre en place une gestion efficace des ressources revient à mettre en place l'épine dorsale de tout projet réussi. Lorsque vous savez comment hiérarchiser les ressources, attribuer les tâches de manière efficace et maintenir la fluidité de la communication, l'ensemble du projet se déroule plus facilement. L'utilisation des bons outils vous permet également de rester agile, de mieux planifier et d'atteindre ces objectifs plus rapidement. En fin de compte, le respect de ces pratiques permet à votre équipe de rester compétitive et prête à réussir à long terme.
