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Présentation
La planification des ressources est l'un des aspects les plus importants de la gestion de projet. Il est nécessaire à la planification, au suivi et à l'exécution efficaces de tout projet.
Jira, l'un des produits logiciels les plus populaires d'Atlassian, fournit aux utilisateurs une suite d'outils permettant de surmonter les obstacles liés à la planification des projets et des ressources.
Le logiciel est conçu principalement pour les équipes et prend en charge le cadre Agile, encourageant une approche flexible de la résolution des problèmes. En conséquence, la planification des actifs dans Jira est devenue un excellent instrument pour diverses organisations.
Les conséquences d'une gestion mal pensée peuvent être coûteuses. 11,4 % de l'investissement est dilapidé en raison d'une mauvaise allocation d'actifs, selon le rapport 2020 du Project Management Institute.
Comprendre les exigences et les compétences organisationnelles permet d'affecter les ressources les mieux adaptées à chaque travail. La planification des sources permet d'économiser du temps, des efforts et de l'argent pour toutes les parties prenantes. Il garantit également que les tâches sont exécutées exactement selon le plan défini.
Qu'est-ce que la planification des ressources ?
Si vous souhaitez maîtriser les actifs de votre équipe et les gérer efficacement, vous devez comprendre ce que cela signifie exactement.
En termes simples, la planification des sources fait référence au processus de gestion et de délégation de tout ce dont l'entreprise dispose, du capital humain au capital financier. Il serait facile de considérer les ressources comme de l'argent, mais l'argent n'est pas le seul type de ressource dont vous disposez.
Élargir votre définition des ressources pour englober un plus large éventail d'actifs vous permet de mener à bien vos tâches et vos projets de manière plus efficace. Pour les chefs de projet, une bonne maîtrise des méthodes de planification des sources est essentielle pour améliorer la productivité et atteindre les objectifs.
Si vous ne gérez pas vos actifs en conséquence, il est plus probable que vous vous heurtiez à des obstacles en cours de route, par exemple en ne respectant pas les délais ou en dépassant votre budget initial.
Comment planifier les ressources dans Jira ?
La planification des ressources de Jira a aidé des milliers d'équipes à rester sur la même longueur d'onde. Avec Jira, vous pouvez planifier des projets, grands et petits, puis les suivre jusqu'à leur achèvement. Vous pouvez également utiliser le logiciel pour planifier et allouer des ressources. C'est essentiel à la réussite financière, car cela vous permet de faire avancer l'entreprise tout en réduisant les dépenses excédentaires pour des marges optimales.
Les projets doivent commencer par un ensemble complet de fonctionnalités et de tâches en un seul endroit. Les tableaux Jira pour la création de la chronologie des projets constituent donc l'une des fonctionnalités les plus utiles. Jira permet également de créer de nombreuses équipes et de visualiser leurs tâches et leurs projets. Il permet également de suivre la réussite des projets et des équipes à l'aide de rapports. Votre processus peut également être renforcé grâce à de puissants modules complémentaires Jira de planification des ressources tiers pour un goût différent.
Avantages des outils de planification des ressources Jira
Les utilisateurs peuvent toujours améliorer leur planification à l'aide des outils de planification des actifs Jira. Les applications offrent un large éventail de fonctionnalités destinées aux entreprises de différents types et tailles. Certains utilisateurs recherchent des informations plus approfondies, des solutions de gestion de la charge de travail ou des feuilles de temps. D'autres sont très intéressés par la planification des actifs des feuilles de route avancées de Jira. Bien que Jira propose une gamme complète de fonctionnalités, pour utiliser au mieux vos ressources, il vaut la peine de rechercher des applications tierces et des modules complémentaires compatibles avec le logiciel. De cette façon, vous serez en mesure de gérer efficacement vos ressources et de transmettre directement les informations dans l'outil de gestion de projet afin de tout avoir au même endroit.
Les outils de planification des ressources Jira sont assez nombreux et les utilisateurs peuvent se perdre lorsqu'ils recherchent celui qui convient le mieux, alors approfondissons le sujet.
Qu'est-ce qui caractérise une bonne application de planification des ressources ?
Maintenant que vous savez pourquoi elle est essentielle à la gestion de projet, vous devez trouver l'application de planification des ressources qui répond à tous les besoins de votre entreprise. Lorsque vous recherchez une application de planification des ressources à utiliser avec Jira, voici quelques fonctionnalités clés à prendre en compte :
Feuilles de temps - Une feuille de temps est un moyen simple de suivre l'une des ressources les plus importantes : le temps. À l'aide d'une feuille de temps, vous pouvez évaluer la façon dont les employés ont passé leur temps, ce qui vous fournira des informations utiles sur les niveaux de productivité. Il se peut que certaines personnes puissent utiliser leur temps de manière plus efficace. Dans ce cas, vous pouvez utiliser ces données pour apporter des changements et tirer le meilleur parti de cette ressource.
Automatisation des processus - L'un des aspects les plus utiles de tout outil logiciel est l'automatisation des processus. En remplaçant les tâches manuelles par des tâches automatisées, vous pouvez rationaliser vos flux de travail et gagner du temps, ce qui constitue l'une de vos ressources les plus précieuses.
Un aperçu du tableau de bord - Pour les chefs de projet, il est extrêmement important de suivre la façon dont les ressources sont dépensées en temps réel. Ainsi, un tableau de bord contenant toutes les informations pertinentes relatives au temps et à l'argent consacrés aux projets peut éclairer les décisions futures concernant la répartition des actifs des équipes.
Rapports de ressources basés sur des projets - Des rapports détaillés en fonction des projets individuels peuvent donner à la direction une idée claire de la manière dont les ressources sont utilisées. Les résultats ne mentent pas, donc si beaucoup d'argent est investi dans un projet en particulier et que le résultat n'est pas celui escompté, c'est une leçon importante à retenir.
Prévisions - La prévision est l'une des compétences les plus importantes en matière de planification des ressources. Certains outils logiciels vous permettent de prévoir les besoins futurs en ressources pour divers projets afin de pouvoir planifier en conséquence.
Grâce à certaines ou à la totalité de ces fonctionnalités, vous aurez une bien meilleure idée de la façon dont votre équipe gère ses ressources.
Comment gérer les ressources de manière plus efficace
Connaître les applications de planification des ressources et la manière dont elles peuvent soutenir votre entreprise est une chose, mais les exploiter pour atteindre vos objectifs en est une autre. L'application peut fournir les outils, mais si vous voulez voir des résultats, c'est à vous de les appliquer à votre entreprise.
Alors, comment pouvez-vous gérer efficacement Jira et ses applications associées ?
Allocation de ressources
L'une des stratégies de gestion d'actifs d'équipe les plus populaires est allocation des ressources. Cela semble simple, et c'est le cas pour la plupart, mais il est toujours facile de se tromper.
L'idée est de ne pas trop vous éparpiller. Le scénario idéal pour un projet est d'allouer juste la bonne quantité de ressources, sans nuire aux autres projets, tout en disposant de suffisamment pour mener à bien le projet confortablement et selon des normes élevées.
Par exemple, si le projet X est une présentation visant à rechercher des investissements dans votre entreprise, voici une approche judicieuse pour allouer les ressources de manière efficace :
- Tout d'abord, désignez plusieurs membres de l'équipe pour travailler sur le projet
- Ensuite, établissez un budget pour que les employés puissent travailler
- Maintenant, déléguez les tâches liées aux projets à chaque membre de l'équipe, en leur laissant suffisamment de temps pour les terminer sans se sentir surchargés de travail
- Demandez à votre chef d'équipe de prendre régulièrement contact avec l'équipe et surveillez les indicateurs tels que le temps passé à travailler avec Jira et l'application de planification des ressources associée pour éviter de dépasser le budget.
Demandez à votre chef d'équipe de prendre régulièrement contact avec l'équipe et surveillez les indicateurs tels que le temps passé à travailler avec Jira et l'application de planification des ressources associée pour éviter de dépasser le budget.
Nivellement des ressources
L'une des stratégies que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de vos applications de planification consiste à niveler les ressources. En termes simples, le nivellement des ressources est une approche dans laquelle vous modifiez les dates de début et de fin de votre projet en fonction de vos ressources.
Le nivellement des ressources est une stratégie courante dans l'industrie du divertissement. Les dates de sortie des films, des jeux vidéo et des séries télévisées sont souvent repoussées pour répondre aux fluctuations des budgets et des attentes.
Mais comment pouvez-vous utiliser cette stratégie dans votre entreprise ?
- Attribuez les tâches aux membres de l'équipe
- Ajustez la date d'échéance prévue en tenant compte du nombre d'heures que chaque employé peut travailler sur le projet chaque jour
- Déterminez l'arrangement optimal pour garantir les niveaux de productivité les plus élevés sans imposer de stress excessif à chaque membre de l'équipe
Comment choisir le meilleur outil de planification des actifs d'équipe ?
Choisir le bon outil de planification des ressources peut s'avérer difficile. Que vous travailliez pour une organisation qui n'a aucune expérience dans la mise en œuvre d'un tel système ou que vous soyez un utilisateur expérimenté à la recherche de plus d'informations.
Vous devez définir les principaux critères de l'application en fonction de la taille de votre organisation, du nombre d'équipes et de l'étendue des tâches. Demandez-vous si vous avez besoin d'une planification à court ou à long terme, de diagrammes de Gantt ou d'une planification chronologique, et de quel type de rapports et de feuilles de temps vous avez besoin.
Les outils de planification des actifs d'équipe devraient vous donner une vue complète de tout ce qui se passe au sein de vos équipes et de vos projets, et fournir une excellente visualisation de tous les processus de travail.
Exemples d'applications de planification des ressources
Pour vous donner une idée de ce qui existe, voici quelques-unes des meilleures applications compatibles avec Jira pour la gestion des actifs des équipes :
ActivityTimeline
ActivityTimeline est un plug-in de planification des ressources Jira et un outil de gestion qui permet aux utilisateurs de planifier des tâches, de les cartographier sur une chronologie visuelle et de générer des rapports basés sur des données. L'application offre de la transparence aux chefs d'équipe, car vous pouvez voir exactement sur quoi travaille chaque individu, ce qui vous permet de réaffecter les ressources selon vos besoins.
Structure
Le Structure Le plugin fonctionne avec Jira pour fournir aux utilisateurs une gamme de fonctionnalités leur permettant de gérer efficacement leurs sources. Il vous permet de visualiser vos progrès sur différents projets, de filtrer en fonction de plusieurs facteurs et d'avoir une idée générale de la façon dont les ressources sont utilisées.
Vue d'ensemble
Vue d'ensemble est un autre module complémentaire permettant d'apporter des informations sur votre processus de gestion des sources par le biais de visuels. La caractéristique la plus remarquable est les diagrammes de Gantt, qui peuvent vous donner un aperçu complet de la destination de vos ressources et de l'avancement des projets.
Points à retenir pour la planification des ressources dans Jira
La planification des ressources Jira a permis à de nombreuses entreprises d'économiser du temps et des ressources pour obtenir d'excellents résultats. La stratégie de planification des actifs de votre équipe doit être un exercice continu. Cela vous oblige à constamment remettre en question sa valeur et son objectif, et à apporter des ajustements pour vous adapter aux changements en cours dans votre organisation. Heureusement, grâce à son souci du détail, Jira, en coopération avec des modules complémentaires, peut vous aider à intégrer diverses exigences dans un système fonctionnant parfaitement.
