.png)
Introducción
La planificación de recursos es uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos. Es necesario para la programación, el seguimiento y la ejecución eficientes de cualquier proyecto.
Jira, uno de los productos de software de éxito de Atlassian, ofrece a los usuarios un conjunto de herramientas para superar los obstáculos de la planificación de proyectos y recursos.
El software está diseñado principalmente para equipos y es compatible con el marco ágil, lo que fomenta un enfoque flexible para la resolución de problemas. Como resultado, la planificación de activos en Jira se convirtió en un gran instrumento para varias organizaciones.
Las consecuencias de una gestión mal pensada pueden ser costosas. 11,4% de la inversión se despilfarra como resultado de una mala asignación de activos, según el informe de 2020 del Project Management Institute.
Comprender los requisitos y la competencia organizacional ayuda a asignar los recursos más adecuados para cualquier trabajo. La planificación de las fuentes ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo, así como dinero para todas las partes interesadas. También garantiza que las tareas se completen exactamente según el plan establecido.
¿Qué es la planificación de recursos?
Si quieres controlar los activos de tu equipo y gestionarlos de forma eficaz, tienes que entender qué significa exactamente eso.
En términos sencillos, la planificación de fuentes se refiere al proceso de gestionar y delegar todo lo que la empresa tiene a su disposición, desde el capital humano hasta el financiero. Sería fácil decir que los recursos significan dinero, pero el dinero no es el único tipo de recurso disponible.
Ampliar la definición de recursos para abarcar una gama más amplia de activos le permite completar sus tareas y proyectos de manera más eficaz. Para los gerentes de proyectos, un conocimiento firme de los métodos de planificación de las fuentes es clave para fomentar la productividad y alcanzar los hitos.
Si no administra sus activos en consecuencia, es más probable que se encuentre con obstáculos en el camino, tal vez no cumpla con los plazos o supere su presupuesto inicial.
¿Cómo planificar los recursos en Jira?
La planificación de recursos de Jira ayudó a miles de equipos a mantenerse en sintonía. Con Jira, puedes planificar proyectos, grandes y pequeños, y luego hacer un seguimiento de ellos hasta su finalización. También puedes usar el software para planificar y asignar recursos. Es crucial para el éxito financiero, ya que le permite impulsar el negocio y, al mismo tiempo, reducir los gastos excesivos para obtener márgenes óptimos.
Los proyectos deben comenzar con un conjunto completo de funciones y tareas en un solo lugar, por lo que los tableros de Jira para la creación de cronogramas de proyectos son una de las funciones más útiles. Jira también ayuda a crear numerosos equipos y a visualizar sus tareas y proyectos. También ayuda a supervisar el éxito de los proyectos y los equipos con la ayuda de informes. Tu proceso también puede reforzarse con potentes complementos de planificación de recursos de terceros para Jira, que se adaptan a tus gustos.
Ventajas de las herramientas de planificación de recursos de Jira
Los usuarios siempre pueden mejorar su planificación con la ayuda de las herramientas de planificación de activos de Jira. Las aplicaciones ofrecen una amplia gama de funciones dirigidas a empresas de diferentes tipos y tamaños. Algunos usuarios buscan información más profunda, soluciones de gestión de cargas de trabajo u hojas de tiempo. Otros están muy interesados en las hojas de ruta avanzadas y la programación de activos de Jira. Si bien Jira ofrece una amplia gama de funciones, para aprovechar al máximo tus recursos, vale la pena echar un vistazo a las aplicaciones y complementos de terceros compatibles con el software. De este modo, podrás gestionar tus recursos de forma eficiente e introducir la información directamente en la herramienta de gestión de proyectos para tener todo en un solo lugar.
Las herramientas de planificación de recursos de Jira son bastante numerosas y los usuarios pueden confundirse al buscar la más adecuada, así que profundicemos en el tema.
¿Qué hace que una aplicación de planificación de recursos sea buena?
Ahora que tienes claro por qué es fundamental para la gestión de proyectos, necesitas encontrar la aplicación de planificación de recursos que tenga todo lo que tu empresa necesita. Si buscas una aplicación de planificación de recursos para usarla con Jira, estas son algunas de las funciones clave que debes tener en cuenta:
Hojas de horas - Una hoja de tiempo es una forma sencilla de rastrear uno de los recursos más importantes que existen: el tiempo. Con una hoja de horas, puede evaluar cómo los empleados han empleado su tiempo, lo que proporcionará información útil sobre los niveles de productividad. Es posible que algunas personas puedan utilizar su tiempo de manera más eficaz, en cuyo caso, puede utilizar estos datos para impulsar el cambio y aprovechar al máximo este recurso.
Automatización de procesos - Uno de los aspectos más útiles de cualquier herramienta de software es la automatización de procesos. Al reemplazar las tareas manuales por la automatización, puede optimizar sus flujos de trabajo y ahorrar tiempo, que es uno de sus recursos más valiosos.
Descripción general del panel de control - Para los directores de proyectos, es muy importante ver cómo se gastan los recursos en tiempo real. Por ello, un resumen del panel de control con toda la información relevante relacionada con el tiempo y el dinero invertidos en los proyectos puede servir de base para tomar decisiones futuras sobre la asignación de los activos del equipo.
Informes de recursos basados en proyectos - Los informes detallados según los proyectos individuales pueden proporcionar a los líderes una idea clara de cómo se utilizan los recursos. Los resultados no mienten, por lo que si se invirtió mucho dinero en un proyecto en particular y el resultado no fue el esperado, entonces es una importante lección aprendida.
Previsión - La previsión es una de las habilidades más importantes en la planificación de recursos. Algunas herramientas de software le permitirán predecir las necesidades futuras de recursos para varios proyectos, de modo que pueda planificar en consecuencia.
Con algunas o todas estas funciones, comprenderás mucho mejor qué tan bien tu equipo administra sus recursos.
Cómo administrar los recursos de manera más eficiente
Conocer las aplicaciones de planificación de recursos y cómo pueden ayudar a su empresa es una cosa, pero aprovecharlas para alcanzar sus objetivos con éxito es otra. Es posible que la aplicación te proporcione las herramientas, pero si quieres ver resultados, eres tú quien debe aplicarlos a tu empresa.
Entonces, ¿cómo puedes gestionar de forma eficiente con Jira y sus aplicaciones asociadas?
Asignación de recursos
Una de las estrategias de gestión de activos de equipo más populares es asignación de recursos. Suena sencillo, y en su mayor parte lo es, pero aun así es fácil equivocarse.
La idea es que no te extiendas demasiado. El escenario ideal para un proyecto es que asignes la cantidad justa de recursos para no restar valor a otros proyectos, pero que aun así tengas los suficientes para llevar a cabo el proyecto cómodamente y con un alto nivel de calidad.
Por ejemplo, si el proyecto X es una propuesta para buscar inversiones en su empresa, este es un enfoque sensato para asignar los recursos de manera eficaz:
- Primero, designe a varios miembros del equipo para que trabajen en el proyecto
- A continuación, establezca un presupuesto para que los empleados trabajen
- Ahora, delega las tareas relacionadas con los proyectos a cada miembro del equipo, dejándoles tiempo suficiente para terminarlos sin que se sientan sobrecargados de trabajo
- Pide al líder de tu equipo que se ponga en contacto con el equipo con regularidad y controle las métricas, como el tiempo dedicado a trabajar con Jira y la aplicación de planificación de recursos asociada, para evitar sobrepasar el presupuesto.
Pide al líder de tu equipo que se ponga en contacto con el equipo con regularidad y controle las métricas, como el tiempo dedicado a trabajar con Jira y la aplicación de planificación de recursos asociada, para evitar sobrepasar el presupuesto.
Nivelación de recursos
Una estrategia que puede utilizar para aprovechar al máximo sus aplicaciones de planificación es la redistribución de los recursos. En pocas palabras, la redistribución de recursos es un enfoque en el que modificas las fechas de inicio y finalización del proyecto para adaptarlo a tus recursos.
La nivelación de recursos es una estrategia común en la industria del entretenimiento. Las fechas de estreno de películas, videojuegos y series de televisión a menudo se retrasan para satisfacer las fluctuaciones de los presupuestos y las expectativas.
Pero, ¿cómo puedes usar esta estrategia en tu negocio?
- Asigne las tareas a los miembros del equipo
- Ajuste la fecha de vencimiento esperada teniendo en cuenta la cantidad de horas que cada empleado puede trabajar en el proyecto cada día
- Determine el arreglo óptimo para garantizar los niveles más altos de productividad sin ejercer una presión excesiva sobre cada miembro del equipo
¿Cómo elegir la mejor herramienta de planificación de activos del equipo?
Elegir la herramienta de planificación de recursos adecuada puede ser un desafío. Tanto si trabaja para una organización que no tiene experiencia previa en la implementación de un sistema de este tipo como si es un usuario experimentado que busca más información.
Debes establecer los criterios principales para la aplicación en función del tamaño de tu organización, la cantidad de equipos y el alcance del trabajo. Pregúntate si necesitas una planificación a corto o largo plazo, diagramas de Gantt o una planificación de cronogramas, así como qué tipo de informes y hojas de tiempo necesitas.
Las herramientas de planificación de los activos del equipo deben ofrecerte una visión integral de todo lo que sucede en tus equipos y proyectos, y proporcionar una excelente visualización de todos los procesos de trabajo.
Ejemplos de aplicaciones de planificación de recursos
Para que te hagas una idea de lo que hay, estas son algunas de las mejores aplicaciones que funcionan con Jira para la gestión de los activos del equipo:
ActivityTimeline
ActivityTimeline es un complemento de planificación de recursos y una herramienta de administración de Jira que permite a los usuarios programar tareas, mapearlas en un cronograma visual y generar informes respaldados por datos. La aplicación proporciona transparencia a los líderes de equipo, ya que pueden ver exactamente en qué está trabajando cada persona, de modo que pueden repartir los recursos según sea necesario.
Estructura
El Estructura El complemento funciona con Jira para proporcionar a los usuarios una variedad de funciones que ayudan a administrar sus fuentes de manera efectiva. Te permite visualizar tu progreso en varios proyectos, filtrar según varios factores y tener una idea general de cómo se utilizan los recursos.
Panorama general
Panorama general es otro complemento para aportar información a su proceso de administración de fuentes a través de imágenes. La característica más destacable son los diagramas de Gantt, que pueden ofrecerte una visión general completa de hacia dónde van tus recursos y cómo avanzan los proyectos.
Conclusiones para la planificación de recursos en Jira
La planificación de recursos de Jira ayudó a muchas empresas a ahorrar tiempo y recursos para lograr excelentes resultados. La estrategia de planificación de los activos de tu equipo debe ser un ejercicio continuo. Requiere que cuestiones continuamente su valor y propósito, y que realices ajustes para alinearte con los cambios que se están produciendo en tu organización. Afortunadamente, si presta atención a los detalles, Jira, en colaboración con los complementos, puede ayudarte a incorporar diversos requisitos en un sistema que funcione a la perfección.
