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Introdução
O planejamento de recursos é um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos. É necessário para o agendamento, o rastreamento e a execução eficientes de qualquer projeto.
O Jira, um dos produtos de software bem-sucedidos da Atlassian, fornece aos usuários um conjunto de ferramentas para superar obstáculos no planejamento de projetos e recursos.
O software foi desenvolvido principalmente para equipes e oferece suporte à estrutura ágil, incentivando uma abordagem flexível para a solução de problemas. Como resultado, o planejamento de ativos no Jira se tornou um ótimo instrumento para várias organizações.
As consequências de uma gestão mal pensada podem ser caras. 11,4% do investimento é desperdiçado como resultado da má alocação de ativos, de acordo com o relatório de 2020 do Project Management Institute.
Compreender os requisitos e a competência organizacional ajuda a atribuir os recursos mais adequados para qualquer trabalho. O planejamento de fontes ajuda a economizar tempo e esforço, bem como dinheiro para todas as partes interessadas. Também garante que as tarefas sejam concluídas exatamente de acordo com o plano definido.
O que é planejamento de recursos?
Se você quiser controlar os ativos da sua equipe e gerenciá-los de forma eficaz, você precisa entender exatamente o que isso significa.
Em termos simples, o planejamento de fontes se refere ao processo de lidar e delegar tudo o que a empresa tem à sua disposição, do capital humano ao financeiro. Seria fácil considerar recursos como dinheiro, mas dinheiro não é o único tipo de recurso que você tem disponível.
Ampliar sua definição de recursos para abranger uma maior variedade de ativos permite que você conclua suas tarefas e projetos com mais eficiência. Para os gerentes de projeto, uma compreensão firme dos métodos de planejamento de origem é fundamental para inspirar a produtividade e atingir metas.
Deixe de gerenciar seus ativos adequadamente e é mais provável que você encontre obstáculos ao longo do caminho, talvez não cumprindo os prazos ou excedendo seu orçamento inicial.
Como planejar recursos no Jira?
O planejamento de recursos do Jira ajudou milhares de equipes a permanecerem na mesma página. Com o Jira, você pode planejar projetos, grandes e pequenos, e depois acompanhá-los até a conclusão. Você também pode usar o software para planejar e alocar recursos. É crucial para o sucesso financeiro, pois permite impulsionar os negócios e, ao mesmo tempo, reduzir os gastos excessivos para obter margens ideais.
Os projetos devem começar com um conjunto completo de recursos e tarefas em um só lugar, então os quadros do Jira para criação do cronograma do projeto são um dos recursos mais úteis. O Jira também ajuda a criar várias equipes e a visualizar suas tarefas e projetos. Também ajuda a monitorar projetos e o sucesso da equipe com a ajuda de relatórios. Seu processo também pode ser fortalecido com poderosos complementos do Jira de planejamento de recursos de terceiros para um sabor diferente.
Benefícios das ferramentas de planejamento de recursos do Jira
Os usuários sempre podem melhorar seu planejamento com a ajuda das ferramentas de planejamento de ativos do Jira. Os aplicativos oferecem uma ampla gama de recursos voltados para empresas de diferentes tipos e tamanhos. Alguns usuários buscam insights mais profundos, soluções de gerenciamento de carga de trabalho ou planilhas de horas. Outros estão muito interessados nos roteiros avançados de agendamento de ativos do Jira. Embora o Jira ofereça uma ampla variedade de recursos, para melhor usar seus recursos, vale a pena procurar aplicativos e complementos de terceiros compatíveis com o software. Dessa forma, você poderá gerenciar seus recursos com eficiência e inserir as informações diretamente na ferramenta de gerenciamento de projetos para ter tudo em um único lugar.
As ferramentas de planejamento de recursos do Jira são bastante numerosas e os usuários podem se confundir ao procurar a mais adequada, então vamos nos aprofundar no assunto.
O que torna um bom aplicativo de planejamento de recursos?
Agora que você sabe por que isso é fundamental para o gerenciamento de projetos, você precisa encontrar o aplicativo de planejamento de recursos que tenha tudo o que sua empresa precisa. Ao procurar um aplicativo de planejamento de recursos para usar com o Jira, aqui estão alguns recursos importantes a serem observados:
Planilhas de horários - Um quadro de horários é uma forma simples de rastrear um dos recursos mais importantes que existem: o tempo. Com um quadro de horários, você pode avaliar como os funcionários passaram seu tempo, o que fornecerá informações úteis sobre os níveis de produtividade. Pode ser que algumas pessoas possam usar seu tempo com mais eficiência. Nesse caso, você pode usar esses dados para impulsionar mudanças e aproveitar ao máximo esse recurso.
Automação de processos - Um dos aspectos mais úteis de qualquer ferramenta de software é a automação de processos. Ao substituir as tarefas manuais pela automação, você pode otimizar seus fluxos de trabalho e economizar tempo, que é um dos seus recursos mais valiosos.
Uma visão geral do painel - Para os gerentes de projeto, ver como os recursos estão sendo gastos em tempo real é extremamente importante. Dessa forma, uma visão geral do painel com todas as informações relevantes relativas ao tempo e dinheiro gastos em projetos pode informar futuras decisões sobre a alocação de ativos da equipe.
Relatórios de recursos baseados em projetos - Relatórios detalhados de acordo com projetos individuais podem fornecer à liderança uma ideia clara de como os recursos estão sendo usados. Os resultados não mentem, então, se muito dinheiro foi investido em um projeto específico e o resultado não foi o esperado, então é uma importante lição aprendida.
Previsão - A previsão é uma das habilidades mais importantes no planejamento de recursos. Algumas ferramentas de software permitem que você preveja as necessidades futuras de recursos para vários projetos para que você possa planejar adequadamente.
Com alguns ou todos esses recursos, você terá uma compreensão muito melhor de quão bem sua equipe está gerenciando seus recursos.
Como gerenciar recursos com mais eficiência
Saber sobre aplicativos de planejamento de recursos e como eles podem apoiar sua empresa é uma coisa, mas aproveitá-los para atingir suas metas com sucesso é outra. O aplicativo pode fornecer as ferramentas, mas se você quiser ver os resultados, cabe a você aplicá-los à sua empresa.
Então, como você pode gerenciar de forma eficiente com o Jira e seus aplicativos associados?
Alocação de recursos
Uma das estratégias mais populares de gerenciamento de ativos de equipe é alocação de recursos. Parece simples, e na maioria das vezes é, mas ainda é fácil errar.
A ideia é que você não se espalhe muito. O cenário ideal para um projeto é que você aloque a quantidade certa de recursos que não prejudique outros projetos, mas ainda tenha o suficiente para realizar o projeto confortavelmente e com alto padrão.
Por exemplo, se o projeto X é um argumento de venda para buscar investimento em sua empresa, aqui está uma abordagem sensata para alocar recursos de forma eficaz:
- Primeiro, designe vários membros da equipe para trabalhar no projeto
- Em seguida, defina um orçamento para os funcionários trabalharem
- Agora, delegue tarefas relacionadas aos projetos a cada membro da equipe, deixando-os com tempo suficiente para concluí-los sem se sentirem sobrecarregados.
- Faça com que o líder da equipe entre em contato regularmente com a equipe e fique de olho nas métricas, como o tempo gasto trabalhando usando o Jira e o aplicativo de planejamento de recursos associado, para evitar ultrapassar o orçamento.
Faça com que o líder da equipe entre em contato regularmente com a equipe e fique de olho nas métricas, como o tempo gasto trabalhando usando o Jira e o aplicativo de planejamento de recursos associado, para evitar ultrapassar o orçamento.
Nivelamento de recursos
Uma estratégia que você pode usar para aproveitar ao máximo seus aplicativos de planejamento é o nivelamento de recursos. Simplificando, o nivelamento de recursos é uma abordagem na qual você altera as datas de início e término do projeto para acomodar seus recursos.
O nivelamento de recursos é uma estratégia comum na indústria do entretenimento. As datas de lançamento de filmes, videogames e séries de TV costumam ser adiadas para atender às flutuações de orçamentos e expectativas.
Mas como você pode usar essa estratégia em seu negócio?
- Aloque as tarefas aos membros da equipe
- Ajuste a data de vencimento esperada considerando quantas horas cada funcionário pode trabalhar no projeto todos os dias
- Descubra o arranjo ideal para garantir os mais altos níveis de produtividade sem sobrecarregar excessivamente cada membro da equipe
Como escolher a melhor ferramenta de planejamento de ativos de equipe?
Escolher a ferramenta certa de planejamento de recursos pode ser um desafio. Se você trabalha para uma organização que não tem experiência anterior na implementação de um sistema desse tipo ou se é um usuário experiente em busca de mais informações.
Você precisa definir os principais critérios para o aplicativo com base no tamanho da sua organização, na quantidade de equipes e no escopo do trabalho. Pergunte a si mesmo se você precisa de planejamento de curto ou longo prazo, gráficos de Gantt ou planejamento de cronograma, bem como de que tipo de relatórios e planilhas de horas você precisa.
As ferramentas de planejamento de ativos de equipe devem oferecer uma visão abrangente de tudo o que está acontecendo em suas equipes e projetos, além de fornecer uma excelente visualização de todos os processos de trabalho.
Exemplos de aplicativos de planejamento de recursos
Para dar uma ideia do que existe, aqui estão alguns dos melhores aplicativos que funcionam com o Jira para gerenciamento de ativos de equipe:
ActivityTimeline
ActivityTimeline é um plug-in de planejamento de recursos e uma ferramenta de gerenciamento do Jira que permite aos usuários agendar tarefas, mapeá-las em um cronograma visual e gerar relatórios baseados em dados. O aplicativo oferece transparência para os líderes de equipe, pois você pode ver exatamente no que cada indivíduo está trabalhando, para que você possa transferir recursos conforme necessário.
Estrutura
O Estrutura O plugin funciona com o Jira para fornecer aos usuários uma variedade de recursos para ajudar a gerenciar suas fontes de forma eficaz. Ele permite que você visualize seu progresso em vários projetos, filtre de acordo com vários fatores e tenha uma ideia geral de como os recursos estão sendo usados.
Imagem geral
Imagem geral é outro complemento para trazer insights para seu processo de gerenciamento de fontes por meio de recursos visuais. O recurso mais notável são os gráficos de Gantt, que podem oferecer uma visão geral abrangente de para onde seus recursos estão indo e como os projetos estão progredindo.
Dicas para o planejamento de recursos no Jira
O planejamento de recursos do Jira ajudou muitas empresas a economizar tempo e recursos para alcançar ótimos resultados. A estratégia de planejamento de ativos de sua equipe deve ser um exercício contínuo. Isso exige que você questione continuamente seu valor e propósito e faça ajustes para se alinhar às mudanças que estão ocorrendo em sua organização. Felizmente, com um olhar atento aos detalhes, o Jira, em cooperação com os complementos, pode ajudá-lo a incorporar diversos requisitos em um sistema que funciona perfeitamente.
