Gérer vos tâches et échéances dans ActivityTimeline

Le module Workspace d'ActivityTimeline est votre centre de commande personnel pour les tâches quotidiennes. Il aide les nouveaux utilisateurs à gérer efficacement les tâches, les priorités et les délais. Vous pouvez rapidement afficher toutes vos tâches, les trier et les filtrer pour vous concentrer (par exemple, « tâches du jour » ou « en retard »), les marquer comme terminées et suivre leur progression. Cela favorise l'auto-organisation, stimule la productivité individuelle et vous permet de rester maître de vos responsabilités.

Il est facile de se perdre dans les tâches individuelles et les délais. Les contributeurs individuels se retrouvent souvent confrontés à une multitude de tâches, ayant du mal à établir des priorités et à garder une vision claire de leurs tâches personnelles planification des capacités. L'absence d'un hub centralisé et intuitif pour gérer le travail quotidien peut entraîner des délais non respectés, des problèmes de dernière minute et un sentiment général de dépassement.

Vous avez besoin d'un tableau de bord personnel qui réduit le bruit, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte le plus, de suivre vos progrès sans effort et de vous assurer de toujours respecter vos engagements. Pour chaque contributeur individuel d'une équipe utilisant ActivityTimeline, cette solution est Espace de travail.

Le quotidien : quand la surcharge de tâches mène à la surcharge

Sans espace dédié à la gestion personnelle des tâches, les employés ont souvent recours à des systèmes fragmentés : notes autocollantes, listes de tâches personnelles ou simplement utilisation de la mémoire. Cela crée plusieurs problèmes :

Perdus dans le backlog : Les tâches critiques peuvent facilement être négligées lorsqu'elles sont enterrées dans un important arriéré de projets ou réparties sur plusieurs tableaux Jira.
Paralysie de la priorisation : Il est difficile de décider sur quoi travailler en premier lorsque toutes les tâches semblent tout aussi urgentes, ce qui entraîne une inefficacité.
Dérive des délais : Sans visibilité claire sur les échéances à venir, les tâches peuvent échouer involontairement, ce qui a un impact sur le travail dépendant et le calendrier global du projet.
Progrès invisibles : Les individus peuvent travailler assidûment, mais sans un moyen simple de suivre et de visualiser leurs propres progrès, il est difficile de ressentir un sentiment d'accomplissement ou de rendre compte avec précision de leurs contributions personnelles.
Réactif, pas proactif : Au lieu d'aborder le travail de manière stratégique, les individus finissent par réagir aux demandes immédiates, ce qui entrave le travail en profondeur et la planification à long terme.

Ces défis affectent non seulement la productivité individuelle, mais peuvent également entraîner des inefficacités au sein de l'équipe et des objectifs de projet non atteints.

Votre centre de commande personnel : l'espace de travail d'ActivityTimeline

ActivityTimeline n'est pas seulement un outil puissant pour les managers ; il est également conçu pour responsabiliser chaque employé. Le Module d'espace de travail fournit « un espace de travail simple doté des principales fonctionnalités pour le travail quotidien ». Il s'agit de votre plateforme personnalisée pour consulter les devoirs, enregistrer les heures de travail et mettre à jour vos tâches.

Le module Workspace contient plusieurs sections clés : le panneau Problème (à gauche), un graphique circulaire des heures enregistrées, une section pour les heures requises et enregistrées au jour le jour, la section « Mon emploi du temps » et un panneau des heures enregistrées. Cette mise en page complète vous garantit d'avoir toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main pour gérer efficacement vos responsabilités quotidiennes.

Bien gérer sa journée : gérer ses tâches personnelles et ses échéances

La prise en main de vos tâches personnelles dans l'espace de travail d'ActivityTimeline est intuitive et conçue pour être efficace.

1. Afficher toutes les tâches, les priorités et les délais assignés

Lorsque vous vous connectez à ActivityTimeline, votre espace de travail fournit immédiatement « un aperçu de toutes vos tâches et des échéances à venir ».

Mon emploi du temps : Ce tableau fournit une vue chronologique dans laquelle vous pouvez « voir, créer, modifier et supprimer les tâches Jira et les événements personnalisés, ainsi que le temps enregistré ». Les tâches qui vous sont assignées sont clairement affichées.
Panel thématique : Le panneau de gauche répertorie vos tickets Jira, vous permettant de voir leur statut, leur priorité et leur estimation. Vous pouvez « cliquer sur n'importe quel problème pour afficher ses détails, y compris les délais et la priorité, et modifier le statut, l'estimation ou les dates de la tâche ».
Indicateurs de charge de travail : Bien que plus détaillé dans le Planificateur, l'espace de travail fournit également des graphiques qui visualisent « les heures requises par rapport aux heures enregistrées » et les « heures enregistrées quotidiennement », vous permettant ainsi de comprendre rapidement votre charge de travail estimée.

2. Tri et filtrage pour Focus

Pour rester concentré et aborder les tâches urgentes, l'espace de travail propose des options de filtrage efficaces :

Recherche rapide : « Entrez le mot clé du numéro à partir du titre ou du nom du numéro dans la zone de saisie de texte Search Issues » sur le panneau des problèmes.
Filtrer par statut : Vous pouvez sélectionner des statuts tels que « À faire » pour filtrer vos dernières tâches réelles. Cela vous permet de hiérarchiser les éléments ouverts.
Filtrer par résolution : Filtrez les tickets en fonction de leur statut de résolution, avec des options telles que les résolutions personnalisées de Jira.
Contrôle d'urgence élevé : Le guide conseille de « vérifier si vous avez des tâches très urgentes et concentrez-vous d'abord sur celles-ci ». Bien qu'il ne s'agisse pas d'un filtre explicite, la possibilité de voir les détails des tâches permet de les identifier.

3. Marquer les tâches comme étant terminées et suivre leur progression

Suivi de vos progrès est crucial pour l'autogestion et l'établissement de rapports.

Travaux d'exploitation forestière : Le module Workspace est conçu pour une journalisation complète du temps. Vous pouvez enregistrer le temps de plusieurs manières :
- Cliquez sur le graphique.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer le travail ».
- Cliquez sur l'option « Enregistrer les travaux » du problème.
- Utilisez le tableau « Mes heures enregistrées ».
- Cliquez sur l'icône « Minuteur ».
- « Redimensionner les journaux de travail existants ».

Mes heures enregistrées : Ce panneau récapitule les heures que vous avez enregistrées par jour. L'extension de la vue affiche un tableau de tous les problèmes sur lesquels vous avez travaillé au cours de la période en cours, ce qui vous permet d'enregistrer directement le temps consacré aux tâches pour une date donnée en cliquant sur la cellule correspondante.

Détails de mon carnet de travail : Ce tableau présente tous les journaux de travail pour la période sélectionnée, vous permettant de « modifier la date, les heures et les commentaires en cliquant sur les boutons Modifier ou Supprimer ». Toutes les modifications effectuées ici « sont automatiquement synchronisées avec Jira ».

4. Comment cela favorise l'auto-organisation et la productivité

L'espace de travail est conçu pour vous rendre plus efficace :

Visibilité claire : Plus besoin de deviner ce qui va suivre. Votre calendrier est établi, mettant en évidence les priorités immédiates et les échéances à venir.
Gestion du temps renforcée : La possibilité d'enregistrer le travail efficacement et de consulter vos heures enregistrées vous aide à comprendre votre utilisation du temps et à effectuer des ajustements.
Planification proactive : « Gérez les congés » en les planifiant directement dans votre espace de travail, en veillant à ce qu'ils soient pris en compte.
Rapports améliorés : Des journaux de travail précis simplifient les rapports personnels et fournissent des données concrètes pour les discussions avec votre responsable.

En mettant le pouvoir de la gestion des tâches et du temps directement entre les mains des utilisateurs individuels, ActivityTimeline favorise une culture de responsabilité et permet aux employés d'être des contributeurs hautement productifs et auto-organisés.

Des cas d'utilisation puissants

Voici quelques applications du monde réel dans lesquelles ActivityTimeline brille vraiment, en aidant les équipes à gérer facilement leurs tâches quotidiennes et leurs projets plus importants :

Équilibrer les charges de travail au sein de votre équipe

Imaginez un chef de projet en train de consulter le calendrier de son équipe. Certains membres de l'équipe semblent surchargés par des indicateurs rouges, tandis que d'autres ont des indicateurs jaunes, ce qui signifie qu'ils sont sous-chargés. Grâce à ActivityTimeline, ils peuvent rapidement voir qui est disponible et qui est trop sollicité. Ils peuvent alors tâches par glisser-déposer pour réaffecter le travail, en veillant à ce que tout le monde soit utilisé efficacement et que personne ne soit épuisé. Cela permet d'éviter les surprises de dernière minute et garantit que les délais des projets sont réalistes et réalisables.

Rationalisation de la planification et du suivi des projets

Pour les équipes agiles travaillant dans des sprints, ActivityTimeline peut changer la donne. Il peut afficher automatiquement les tâches Jira sur les chronologies des utilisateurs en utilisant les dates de début et de fin du sprint, éliminant ainsi la nécessité d'une planification manuelle. Vous pouvez même suivre visuellement les progrès avec des graphiques, fournissant un aperçu du temps passé prévu par rapport au temps réel passé.

Gestion des congés et des activités non liées à Jira

Il ne s'agit pas uniquement de tâches Jira. Les équipes organisent souvent des réunions internes, organisent des formations ou ont besoin de suivre les vacances et les congés de maladie. ActivityTimeline vous permet de créer des événements personnalisés comme « Réservations » pour réserver une personne pour une activité sans tâche Jira spécifique, ou « Vacances » et « Congés maladie » pour suivre les jours de congé. Ces événements ajuster automatiquement la capacité d'une personne, en veillant à ce que les absences prévues et imprévues soient prises en compte dans les calendriers des projets. Les employés peuvent également enregistrer le temps directement dans ActivityTimeline pour diverses activités, y compris celles qui ne sont pas liées aux problèmes de Jira, garantissant ainsi une vue d'ensemble complète de tous les travaux effectués.

Planifier au-delà des ressources humaines

ActivityTimeline ne se limite pas aux membres humains de l'équipe. Les organisations peuvent également gérer des ressources non humaines telles que des locaux, des équipements ou d'autres actifs. Cela signifie que vous pouvez vous assurer que tout ce dont vous avez besoin est organisé et prêt à être utilisé quand vous en avez besoin. Vous pouvez même créer Types d'événements « Placeholder » pour représenter de nouveaux employés potentiels, ce qui vous permet de planifier vos futurs besoins en personnel sans vous engager auprès de personnes spécifiques.