El módulo Workspace de ActivityTimeline es tu centro de mando personal para las tareas diarias. Ayuda a los nuevos usuarios a gestionar eficazmente las tareas, las prioridades y los plazos. Puedes ver rápidamente todas tus tareas, ordenarlas y filtrarlas para centrarlas (por ejemplo, «tareas de hoy» o «atrasadas»), marcarlas como finalizadas y hacer un seguimiento del progreso. Esto permite la autoorganización, aumenta la productividad individual y garantiza que estés al tanto de tus responsabilidades.
Es fácil que las tareas y los plazos individuales se pierdan en el lío. Los colaboradores individuales a menudo se encuentran en un mar de tareas, esforzándose por priorizar y mantener una visión clara de sus propias tareas planificación de capacidad. Esta falta de un centro centralizado e intuitivo para gestionar el trabajo diario puede provocar incumplimientos de plazos, problemas de última hora y una sensación general de agobio.
Necesitas un panel de control personal que elimina el ruido y te permite concentrarte en lo que más importa, hacer un seguimiento de tu progreso sin esfuerzo y asegurarte de estar siempre al tanto de tus compromisos. Para cada colaborador individual de un equipo que utilice ActivityTimeline, esa solución es la Espacio de trabajo.
La rutina diaria: cuando la sobrecarga de tareas lleva a la superación
Sin un espacio dedicado a la gestión de tareas personales, los empleados suelen recurrir a sistemas fragmentados: notas adhesivas, listas personales de tareas pendientes o simplemente confiar en la memoria. Esto crea varios puntos problemáticos:
- Perdido en la cartera de pedidos: Las tareas críticas pueden pasarse por alto fácilmente si se encuentran atrapadas en una gran cantidad de proyectos atrasados o si se distribuyen en varios tableros de Jira.
- Parálisis de priorización: Es difícil decidir en qué trabajar primero cuando todas las tareas parecen igual de urgentes, lo que lleva a la ineficiencia.
- Deadline Drift: Sin una visibilidad clara de los próximos plazos, las tareas pueden retrasarse involuntariamente, lo que repercute en el trabajo dependiente y en los plazos generales del proyecto.
- Progreso invisible: Es posible que las personas estén trabajando con diligencia, pero sin una forma sencilla de seguir y visualizar su propio progreso, es difícil tener una sensación de logro o informar con precisión sobre las contribuciones personales.
- Reactivo, no proactivo: En lugar de abordar estratégicamente el trabajo, las personas terminan reaccionando a las demandas inmediatas, lo que dificulta el trabajo profundo y la planificación a largo plazo.
Estos desafíos no solo afectan a la productividad individual, sino que también pueden desembocar en ineficiencias en todo el equipo y en el incumplimiento de los objetivos del proyecto.
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Tu centro de mando personal: el espacio de trabajo de ActivityTimeline
ActivityTimeline no es solo una herramienta poderosa para los gerentes, sino que también está diseñada para empoderar a los empleados individuales. El Módulo Workspace proporciona «un espacio de trabajo sencillo que tiene las principales características para el trabajo diario». Es su centro personalizado para ver las tareas, registrar las horas de trabajo y mantener sus tareas actualizadas.
El módulo Workspace contiene varias secciones clave: el panel de problemas (izquierda), un gráfico circular de las horas registradas, una sección de horas obligatorias y registradas día a día, la sección «Mi horario» y un panel de horas registradas. Este diseño completo garantiza que tengas toda la información que necesitas al alcance de la mano para gestionar tus responsabilidades diarias de forma eficaz.
Cómo navegar el día: cómo gestionar las tareas personales y los plazos
Comenzar con tus tareas personales en el espacio de trabajo de ActivityTimeline es intuitivo y está diseñado para ser eficiente.
1. Visualización de todas las tareas, prioridades y plazos asignados
Al iniciar sesión en ActivityTimeline, tu espacio de trabajo proporciona inmediatamente «una descripción general de todas tus tareas y los próximos plazos».
- Mi horario: En esta tabla se muestra una vista cronológica en la que puedes «ver, crear, editar y eliminar tareas y eventos personalizados de Jira y ver el tiempo registrado». Las tareas que tienes asignadas se muestran claramente.
- Panel de problemas: El panel de la izquierda muestra tus tickets de Jira y te permite ver su estado, prioridad y estimación. Puedes «hacer clic en cualquier asunto para ver sus detalles, incluidos los plazos y la prioridad, y cambiar el estado, la estimación o las fechas de la tarea».
- Indicadores de carga de trabajo: Si bien el Planificador ofrece más detalles, el espacio de trabajo también proporciona gráficos que muestran las «horas requeridas frente a las registradas» y las «horas registradas diarias», lo que le permite comprender rápidamente su carga de trabajo estimada.
2. Clasificación y filtrado para centrarse
Para mantener la concentración y abordar las tareas urgentes, el espacio de trabajo ofrece opciones de filtrado eficaces:
- Búsqueda rápida: «Introduzca la palabra clave de la cuestión del título o nombre de la cuestión en el cuadro de entrada de texto Buscar cuestiones» del panel de cuestiones.
- Filtrar por estado: Puedes seleccionar estados como «Por hacer» para filtrar tus últimas tareas reales. Esto te ayuda a priorizar los elementos abiertos.
- Filtrar por resolución: Filtra los tickets según su estado de resolución, con opciones que incluyen resoluciones personalizadas de Jira.
- Verificación de alta urgencia: La guía aconseja «comprobar si tienes alguna tarea de gran urgencia y centrarte primero en ella». Si bien no es un filtro explícito, la posibilidad de ver los detalles de las tareas ayuda a identificarlos.
3. Marcar las tareas como completadas y hacer un seguimiento del progreso
Seguimiento de su progreso es crucial para la autogestión y la presentación de informes.
- Trabajo de registro: El módulo Workspace está diseñado para un registro completo del tiempo. Puede registrar el tiempo de varias maneras:
- Haga clic en el gráfico.
- Haga clic en el botón «Registrar trabajo».
- Haga clic en la opción «Registrar trabajo» del problema.
- Usa la tabla «Mis horas registradas».
- Haz clic en el icono «Temporizador».
- «Cambiar el tamaño de los registros de trabajo existentes».
- Mis horas registradas: Este panel resume las horas registradas por día. Al ampliar la vista, se muestra una tabla con todos los problemas en los que has trabajado durante el período actual, lo que te permite registrar el tiempo dedicado directamente a las tareas de una fecha determinada haciendo clic en la celda correspondiente.
- Detalles de mi registro de trabajo: Esta tabla muestra todos los registros de trabajo del período seleccionado y le permite «editar la fecha, las horas y los comentarios haciendo clic en los botones Editar o Eliminar». Todos los cambios realizados aquí «se sincronizan automáticamente con Jira».
4. Cómo esto apoya la autoorganización y la productividad
El espacio de trabajo está diseñado para que sea más eficaz:
- Visibilidad clara: Se acabaron las suposiciones sobre lo que sigue. Su cronograma está diseñado, destacando las prioridades inmediatas y los próximos plazos.
- Gestión del tiempo potenciada: La capacidad de registrar el trabajo de manera eficiente y revisar las horas registradas le ayuda a comprender el uso del tiempo y a realizar ajustes.
- Planificación proactiva: «Gestiona el tiempo libre» programándolo directamente en tu espacio de trabajo, asegurándote de que se tenga en cuenta.
- Informes mejorados: Los registros de trabajo precisos simplifican los informes personales y proporcionan datos concretos para las conversaciones con su gerente.
Al poner el poder de la gestión de las tareas y el tiempo directamente en manos de los usuarios individuales, ActivityTimeline fomenta una cultura de responsabilidad y permite a los empleados ser colaboradores altamente productivos y autoorganizados.
Casos de uso potentes
Estas son algunas aplicaciones del mundo real en las que ActivityTimeline realmente brilla, ya que ayudan a los equipos a realizar sus tareas diarias y proyectos más grandes con facilidad:
Equilibrar las cargas de trabajo en todo su equipo
Imagina a un director de proyecto mirando el cronograma de su equipo. Algunos miembros del equipo aparecen sobrecargados con indicadores rojos, mientras que otros tienen indicadores amarillos, lo que significa que están sobrecargados. Con ActivityTimeline, pueden ver rápidamente quién está disponible y quién está demasiado agotado. Entonces pueden tareas de arrastrar y soltar para reasignar el trabajo, garantizando que todos se utilicen de manera eficaz y que nadie se agote. Esto ayuda a evitar sorpresas de última hora y garantiza que los plazos de los proyectos sean realistas y alcanzables.
Simplificación de la planificación y el seguimiento de los proyectos
Para los equipos ágiles que trabajan en sprints, ActivityTimeline puede cambiar las reglas del juego. Puede mostrar automáticamente las tareas de Jira en los cronogramas de los usuarios utilizando las fechas de inicio y finalización del sprint, lo que elimina la necesidad de programar manualmente. Incluso puedes realizar un seguimiento visual del progreso con gráficos, que proporcionan información sobre el tiempo empleado planificado y el real.
Gestión del tiempo libre y de las actividades ajenas a Jira
No se trata solo de las tareas de Jira. Los equipos suelen tener reuniones internas o capacitaciones o necesitan hacer un seguimiento de las vacaciones y las bajas por enfermedad. ActivityTimeline te permite: crear eventos personalizados como «Reservas» para reservar a una persona para una actividad sin una tarea específica de Jira, o «Vacaciones» y «Licencia por enfermedad» para hacer un seguimiento de los días libres. Estos eventos ajustar automáticamente la capacidad de una persona, garantizando que las ausencias planificadas y no planificadas se contabilicen en los cronogramas de los proyectos. Los empleados también pueden registrar el tiempo directamente en ActivityTimeline para diversas actividades, incluidas las que no están relacionadas con problemas de Jira, lo que garantiza una visión completa de todo el trabajo realizado.
Planificación más allá de los recursos humanos
ActivityTimeline no se limita solo a los miembros del equipo humano. Las organizaciones también pueden administrar recursos no humanos, como salas, equipos u otros activos. Esto significa que puede asegurarse de que todo lo que necesita está organizado y listo para usarse cuando lo necesite. Incluso puedes crear Tipos de eventos «marcadores de posición» para representar a posibles nuevos empleados, lo que le permite planificar las necesidades futuras de personal sin comprometerse con personas específicas.
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