Soyons honnêtes, nous voulons tous consacrer moins de temps aux tâches manuelles et plus de temps à nous concentrer sur ce qui compte vraiment. C'est là qu'intervient Jira Automation, qui aide les équipes à réduire le travail répétitif et à assurer le bon déroulement des projets. Qu'il s'agisse d'automatiser l'attribution des tâches pour attribuer automatiquement les problèmes en fonction de critères spécifiques tels que les composants ou la charge de travail de l'équipe, ou de générer des rapports, les bonnes règles d'automatisation peuvent vous faire gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la productivité à tous les niveaux.
Mais cela ne s'arrête pas là. En combinant l'automatisation de Jira avec outils de chronologie de projet comme ActivityTimeline, vous pouvez passer au niveau supérieur. Dans cet article, nous allons vous présenter quelques astuces géniales pour tirer le meilleur parti de Jira Automation, qu'il s'agisse de configurer des tâches récurrentes ou de synchroniser automatiquement les feuilles de temps.
Principaux points à retenir
- Jira Automation simplifie les flux de travail en automatisant les tâches répétitives, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et en améliorant la productivité globale.
- La cohérence est améliorée grâce à l'automatisation, car il normalise les processus et réduit les erreurs humaines, garantissant ainsi l'exécution uniforme des tâches d'un projet à l'autre.
- Règles hautement personnalisables permettent aux équipes d'adapter facilement l'automatisation à leurs besoins spécifiques, en utilisant des déclencheurs, des conditions et des actions qui s'adaptent parfaitement à leurs flux de travail.
- Pour créer des règles efficaces, il faut commencer simplement et effectuer des tests approfondis pour s'assurer que l'automatisation fonctionne comme prévu, tout en documentant les règles à des fins de clarté et de référence future.
- ActivityTimeline peut encore améliorer Jira Automation en proposant des fonctionnalités telles que la planification des tâches récurrentes, la génération automatique de feuilles de temps et des alertes personnalisables, rendant la gestion de projet plus fluide et plus efficace.
Qu'est-ce que Jira Automation et pourquoi est-ce important ?
Jira Automation est un outil puissant conçu pour rationaliser les flux de travail et réduire le besoin de tâches manuelles répétitives en automatisant les processus clés. Son générateur de règles « no-code » permet aux utilisateurs de créer facilement des règles d'automatisation basées sur les événements Jira, telles que la création de problèmes, les transitions ou les mises à jour de statut, le rendant accessible aux équipes non techniques.
Atlassian a créé un Bibliothèque de modèles d'automatisation Jira de cas d'utilisation quotidiens pour configurer votre équipe et vous faire économiser des centaines d'heures de travail chaque mois. Que ce soit gestion de projets dans Jira Software ou en réponse à des demandes dans Jira Service Management, l'automatisation de Jira permet de gagner en efficacité de manière significative.
Productivité
En automatisant les tâches banales telles que la mise à jour des statuts, l'attribution de tâches ou l'envoi de notifications, les équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il élimine le temps consacré aux tâches administratives répétitives, ce qui entraîne une amélioration de la productivité.
Cohérence
L'automatisation réduit les erreurs humaines en normalisant les flux de travail, garantissant ainsi que les tâches sont exécutées de la même manière à chaque fois. Cette cohérence améliore la précision de plusieurs projets et services, en particulier dans les flux de travail complexes.
Transparence
Grâce à l'automatisation, tous les membres de l'équipe ont une vision claire de l'avancement des tâches et de l'état des flux de travail. Les actions automatisées sont visibles par tous, ce qui améliore la responsabilité et la transparence, en particulier au sein des équipes distribuées.
Personnalisation
Jira Automation est extrêmement flexible et permet aux équipes de personnaliser les règles en fonction de leurs besoins spécifiques en matière de flux de travail. Les utilisateurs peuvent définir des déclencheurs, des conditions et des actions adaptés à leurs processus, garantissant ainsi un fonctionnement fluide de l'automatisation avec leurs systèmes existants.
Intégration
Jira Automation s'intègre parfaitement aux autres outils Atlassian et aux applications tierces, ce qui permet des flux de travail plus complets. Il aide les équipes à connecter plusieurs systèmes et à automatiser des processus multioutils complexes, améliorant ainsi la productivité et la collaboration.
En outre, les modifications apportées aux tâches des enfants mettent automatiquement à jour le problème parent qui leur est associé, rationalisant ainsi le flux de travail et éliminant le besoin de mises à jour manuelles.
Automatiser Jira : comment ça marche ?
Créer des règles d'automatisation dans Jira revient à créer des blocs : vous pouvez mélanger et associer des éléments pour créer des règles d'automatisation et personnaliser les flux de travail en fonction des besoins de votre équipe. Ces règles s'articulent autour de trois parties principales (déclencheurs, conditions et actions) et peuvent automatiser des tâches répétitives ou rationaliser des processus complexes, pour que tout fonctionne plus facilement.
Règles
Les règles d'automatisation de Jira sont essentiellement les « plans » de ce que vous voulez que Jira fasse automatiquement. Vous définissez des critères et vous dites à Jira : « Quand CELA se produira, et SI ces choses sont vraies, ALORS fais-le ». Les règles peuvent s'appliquer à un projet ou même à plusieurs projets, mais seuls les administrateurs peuvent les créer et les gérer.
éléments déclencheurs
Les déclencheurs sont ceux qui déclenchent une règle. Ils attendent que des événements spécifiques se produisent, tels que :
- Valeur du champ modifiée : Lorsque les détails d'une tâche sont mis à jour.
- Problème créé ou supprimé : Lorsqu'une tâche est ajoutée ou supprimée.
- Problème transféré : Lorsqu'une tâche passe d'un statut à un autre.
- Travail enregistré : Lorsque le temps est enregistré pour une tâche.
- Prévu : La règle s'exécute à une heure définie, comme une alarme.
- Déclencheur manuel : Un utilisateur lance la règle manuellement.
Conditions
Les conditions garantissent que tout est en place avant que l'action ne se produise. Par exemple, Jira peut vérifier si la priorité d'une tâche est définie sur « Élevée » avant de faire quoi que ce soit. Certaines conditions courantes sont les suivantes :
- Champs de problème : Compare les détails des tâches aux valeurs que vous avez définies.
- JQL : Utilise le langage de requête spécial de Jira pour filtrer les problèmes.
- If/Else bloque : Différentes actions sont entreprises selon que les critères sont remplis ou non.
Actions
Les actions sont ce que Jira fait une fois que les conditions sont remplies. Il peut s'agir de choses comme :
- Attribuer un problème : Attribuez automatiquement une tâche à quelqu'un.
- Ajouter des commentaires : Publiez des mises à jour ou informez les utilisateurs.
- Problème de transition : Faites passer une tâche à l'étape suivante du flux de travail.
- Créez des sous-tâches : Divisez les tâches en étapes plus petites.
- Envoyer des notifications : Déclenchez des messages dans des outils tels que Slack, Teams ou par e-mail.
Branchement
Branchement vous permet d'étendre les règles aux tâches associées. Par exemple, si une tâche parent est terminée, vous pouvez configurer le branchement de telle sorte que toutes ses sous-tâches soient automatiquement marquées comme « Terminées ». Cela vous permet de gérer plusieurs problèmes liés en une seule fois.
Valeurs intelligentes
Les valeurs intelligentes de Jira Automation sont comme des espaces réservés qui extraient automatiquement des données en temps réel, telles que les titres des tâches ou les dates. Cela rend vos règles dynamiques et utiles dans différents flux de travail, sans avoir à coder des détails spécifiques. Par exemple :
- {{issue.summary}} insère le titre de la tâche dans un commentaire.
- {{Now.PlusDays (3)}} calcule la date trois jours à compter d'aujourd'hui.
État de la règle
L'état d'une règle indique si elle est active, suspendue ou en cours de modification :
- ACTIVÉ : La règle est vivante et continue.
- DÉSACTIVÉ : La règle est inactive.
- BROUILLON : La règle est toujours en cours d'élaboration mais n'a pas été mise en ligne.
Le suivi de l'état vous permet de vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
Journal d'audit
Le journal d'audit de Jira est votre outil de référence pour vérifier vos règles d'automatisation. Il suit chaque fois qu'une règle est déclenchée et vous indique quelles actions ont été entreprises et si elles ont fonctionné.
Prenez l'habitude de consulter le journal d'audit pour détecter tout problème ou vous assurer que tout fonctionne correctement. Vous pouvez consulter les journaux à trois niveaux :
- Règle individuelle : Consultez l'historique complet d'une règle spécifique.
- À l'échelle du projet : Obtenez un aperçu de toutes les règles d'un projet.
- Portée mondiale : Consultez le journal des règles de tous vos projets Jira.
Les 5 meilleures règles d'automatisation pour améliorer la productivité
Ces exemples d'automatisation Jira constituent d'excellents points de départ pour améliorer votre productivité avec Jira Automation. Ils sont simples à configurer et peuvent faire toute la différence en termes de fluidité de vos flux de travail.
Règle 1 : attribution automatique en fonction du type de problème ou du composant
Déclencheur : Problème créé
État : Le type de problème est « Bug » ou le composant est « UI »
Action : Attribuez automatiquement la tâche à un utilisateur ou à une équipe spécifique, comme l'équipe d'assurance qualité pour les bogues ou l'équipe d'interface utilisateur pour les problèmes frontaux. Cette règle permet d'attribuer automatiquement les problèmes en fonction du type de problème ou du composant, garantissant ainsi que les tâches sont dirigées efficacement vers les membres de l'équipe concernés.
Pourquoi c'est utile : Cette règle élimine les conjectures lors de l'attribution des tâches. Lorsqu'un bogue ou un problème lié à l'interface utilisateur est créé, il est directement entre les mains de la bonne équipe. Aucune intervention manuelle ni aucun retard ne sont nécessaires, ce qui se traduit par des temps de réponse plus rapides et des flux de travail plus fluides.
Règle 2 : Informer les parties prenantes des changements de priorité
Déclencheur : Numéro mis à jour
État : Le champ de priorité a changé
Action : Envoyez une notification par e-mail au rapporteur du problème, à la personne assignée et à toutes les parties prenantes clés.
Pourquoi c'est utile : Lorsque les priorités changent, tout le monde doit le savoir immédiatement. Cette règle garantit que dès qu'un problème devient plus (ou moins) urgent, les bonnes personnes sont immédiatement informées. Il aide les équipes à ajuster leur concentration sans perdre un battement.
Règle 3 : Escalade automatique pour les problèmes en retard
Déclencheur : Programmé (par exemple, enregistrement tous les jours à 9 h)
État : La date d'échéance est passée et le statut du problème n'est pas « Terminé »
Action : Passez le problème à « Escaladé » et informez-en le chef de projet.
Pourquoi c'est utile : Les tâches en retard peuvent facilement passer entre les mailles du filet. Cette règle signale automatiquement les problèmes en retard et les porte à l'attention du chef de projet. Il permet de garder les choses sur la bonne voie en évitant que les retards ne passent inaperçus.
Règle 4 : Clôturer les problèmes dormants ou périmés
Déclencheur : Planifié (par exemple, vérifiez chaque semaine)
État : Aucune mise à jour ni commentaire depuis plus de 30 jours, et le statut est « En attente de commentaires »
Action : Passez le problème à « Clôturé » ou « Archivé », avec un commentaire automatique expliquant la fermeture pour cause d'inactivité.
Pourquoi c'est utile : De vieux problèmes oubliés encombrent votre arriéré et vous empêchent de vous concentrer sur l'essentiel. Cette règle permet de résoudre les problèmes obsolètes, ce qui permet à l'ensemble de votre équipe de développement de se concentrer sur des tâches actives et pertinentes. De plus, il maintient un tableau de projet plus propre et plus organisé.
Règle 5 : Problèmes liés à la liaison automatique
Déclencheur : Problème créé ou mis à jour
État : Le résumé ou la description du problème contient un mot clé ou une clé de problème spécifique
Action : Associez automatiquement le problème à un problème connexe.
Pourquoi c'est utile : Lier les tâches connexes permet de tout connecter. Lorsque les problèmes partagent un mot clé ou font référence à une autre tâche, ils sont automatiquement liés, ce qui permet aux équipes de voir plus facilement les relations et les dépendances entre les tâches. Plus besoin de rechercher manuellement les connexions : cette règle fait le gros du travail à votre place.
Comment améliorer l'automatisation de Jira avec ActivityTimeline
La gestion des tâches dans Jira peut s'avérer assez délicate, surtout lorsque vous devez jongler avec les délais, les dépendances et la modification du statut des tâches. C'est là qu'interviennent les fonctionnalités avancées de planification automatique d'ActivityTimeline, qui vous simplifient grandement la vie en automatisant une grande partie du travail manuel.
Ci-dessous, nous allons examiner trois cas d'utilisation clés qui montrent comment ActivityTimeline, intégré à Jira, permet de rationaliser le flux de travail de votre équipe.
#1. Estimez et planifiez automatiquement les tâches en fonction des dates de début et d'échéance
Il peut parfois être difficile de déterminer le temps qu'une tâche va prendre. Heureusement, ActivityTimeline peut calculer automatiquement la durée des tâches en fonction de Démarrer et Dates d'échéance vous vous êtes installé dans Jira.
Comment ça fonctionne :
- Une fois que vous avez attribué Démarrer et Dates d'échéance à une tâche, ActivityTimeline intervient pour déterminer le temps à allouer entre ces dates. Pour ce faire, il tient compte de facteurs tels que les week-ends, les jours fériés et les vacances.
- ActivityTimeline planifie ensuite automatiquement la tâche en fonction de la chronologie du membre de l'équipe en fonction de sa disponibilité, en répartissant la charge de travail de manière uniforme sur les jours disponibles.
Pourquoi c'est utile :
- Vous n'avez pas besoin d'estimer ou de bloquer manuellement le temps : ActivityTimeline le fait pour vous, en veillant à ce que la tâche soit terminée dans la fenêtre de temps définie.
- Cela permet également d'éviter la surcharge en répartissant le travail de manière uniforme sur les jours disponibles.
Cette fonctionnalité vous permet d'éviter le stress lié à l'adaptation des tâches à des horaires serrés en effectuant tous les calculs pour vous.
#2. Planifiez automatiquement les tâches bloquées liées pour éviter les retards
Une autre caractéristique intéressante d'ActivityTimeline est qu'il peut gérer automatiquement les tâches bloquées par d'autres tâches. Cela signifie que vous n'oublierez pas accidentellement une tâche qui ne peut pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée.
Comment ça fonctionne :
- Lorsque des tâches sont liées dans Jira, comme lorsque la tâche A bloque la tâche B, ActivityTimeline reconnaît cette relation et les planifie en conséquence.
- Par exemple, la tâche A sera planifiée en premier, suivie de la tâche B une fois la tâche A terminée, afin que vous puissiez voir le déroulement du travail sur la chronologie.
Voici une ventilation détaillée comment fonctionne la dépendance aux problèmes dans ActivityTimeline.
Pourquoi c'est utile :
- Vous ne manquerez aucune tâche qui dépend de l'exécution des autres en premier. Le système veille à ce que tout soit planifié dans le bon ordre.
- Vous aurez une représentation visuelle claire des dépendances directement sur la chronologie, ce qui facilitera le suivi des progrès et évitera les blocages.
#3. Planificateur automatique piloté par Jira Automation
Avez-vous déjà souhaité que la modification du statut d'une tâche puisse la planifier automatiquement ? Grâce à la collaboration entre Jira Automation et ActivityTimeline, vous pouvez y parvenir.
Comment ça fonctionne :
- Supposons que le statut d'une tâche passe de À faire pour En cours. Jira Automation peut déclencher une mise à jour de la tâche Date de début (réglé à la date actuelle) et Date d'échéance (réglé sur quelques jours plus tard, en fonction de la durée moyenne de votre tâche).
- ActivityTimeline prend ensuite ces dates mises à jour et planifie la tâche sur la chronologie, en la plaçant dans le temps disponible de la personne.
Pourquoi c'est utile :
- Aucun ajustement manuel n'est nécessaire : tout se passe automatiquement, de sorte que la chronologie reflète toujours les dernières mises à jour des tâches.
- Il vous aide à rester organisé et à maîtriser les choses sans avoir besoin d'une microgestion constante.
Conseils pour créer des règles d'automatisation efficaces
La création de règles d'automatisation efficaces dans Jira peut réellement améliorer la productivité de votre équipe, mais il est important de l'aborder de la bonne manière. Voici quelques conseils pour vous assurer que vos règles fonctionnent correctement et pour obtenir les résultats que vous recherchez.
Commencez simplement
Commencez par les règles de base pour vous familiariser avec Jira Automation. Par exemple, configurez quelque chose de simple, comme le déplacement automatique d'un problème lorsque quelqu'un ajoute un commentaire. Cela vous aidera à vous familiariser avec le processus sans trop vous compliquer la tâche. Au fur et à mesure que vous vous sentirez plus à l'aise, vous pourrez essayer des règles plus avancées avec de multiples conditions, actions et même branches.
Testez minutieusement
Testez toujours vos nouvelles règles sur un petit nombre de problèmes avant de les appliquer à tout le monde. Cela vous permet de détecter rapidement les bogues ou les effets secondaires imprévus, sans perturber votre flux de travail principal. En y allant lentement et en effectuant des tests par étapes, vous pouvez affiner les règles et vous assurer qu'elles fonctionnent comme prévu.
Documentez vos règles
N'oubliez pas de documenter vos règles. Notez pourquoi vous les avez créés, comment ils fonctionnent et ce qu'ils sont censés faire. Cela permet non seulement à votre équipe de comprendre l'automatisation, mais aussi de résoudre plus facilement les problèmes ou de mettre à jour les règles ultérieurement. Une bonne documentation permet de garder votre stratégie d'automatisation claire et évolutive.
Faites preuve de transparence grâce aux commentaires automatisés
Chaque fois que la fonction d'automatisation prend une action, assurez-vous qu'un commentaire automatique est ajouté afin que tout le monde sache ce qui se passe. Par exemple, si un problème est réattribué ou mis à jour, un commentaire expliquant l'action peut éviter toute confusion. Cela permet de garder le flux de travail clair et de garantir que tout le monde reste informé.
Utilisez des étiquettes et des composants pour une automatisation ciblée
Les étiquettes et les composants peuvent vous aider à affiner vos règles afin qu'elles ne s'appliquent qu'à des problèmes spécifiques. Par exemple, vous pouvez définir des règles qui n'affectent que les tâches portant un certain libellé ou faisant partie d'un composant de projet spécifique. Cette approche ciblée permet de concentrer votre automatisation et d'éviter les actions inutiles.
Conclusion
Jira Automation est un excellent outil pour réduire les tâches répétitives et augmenter la productivité. En suivant ces conseils, vous pouvez créer des règles efficaces qui aident votre équipe à travailler plus intelligemment et à gérer les projets de manière plus efficace.
