Seamos honestos, todos queremos dedicar menos tiempo a las tareas manuales y más a las cosas que realmente importan. Ahí es donde entra en juego Jira Automation: ayuda a los equipos a reducir el trabajo repetitivo y a mantener los proyectos en marcha sin problemas. Tanto si automatizas la asignación de tareas para asignar automáticamente los problemas en función de criterios específicos, como los componentes o la carga de trabajo del equipo, como si generas informes, las reglas de automatización adecuadas pueden ahorrar tiempo, reducir los errores y aumentar la productividad en general.
Pero no se detiene ahí. Al combinar la automatización de Jira con herramientas de cronograma del proyecto como ActivityTimeline, puedes llevar las cosas al siguiente nivel. En este artículo, te mostraremos algunos trucos increíbles para sacar el máximo partido a Jira Automation, desde configurar tareas recurrentes hasta sincronizar automáticamente las hojas de tiempo.
Conclusiones clave
- Jira Automation simplifica los flujos de trabajo automatizando las tareas repetitivas, liberando a los equipos para que puedan centrarse en trabajos de mayor valor y mejorar la productividad general.
- La coherencia se mejora mediante la automatización, ya que estandariza los procesos y reduce los errores humanos, lo que garantiza que las tareas se completen de manera uniforme en todos los proyectos.
- Reglas altamente personalizables facilitan a los equipos la adaptación de la automatización a sus necesidades específicas, utilizando desencadenantes, condiciones y acciones que se adaptan perfectamente a sus flujos de trabajo.
- La creación eficaz de reglas requiere comenzar de forma sencilla y realizar pruebas exhaustivas para garantizar que la automatización funcione según lo previsto, además de documentar las reglas para mayor claridad y referencia futura.
- ActivityTimeline puede mejorar aún más Jira Automation al ofrecer funciones como la programación de tareas recurrentes, la generación automatizada de hojas de tiempo y alertas personalizables, lo que hace que la gestión de proyectos sea más fluida y eficiente.
¿Qué es Jira Automation y por qué es importante?
Jira Automation es una potente herramienta diseñada para agilizar los flujos de trabajo y reducir la necesidad de realizar tareas manuales y repetitivas mediante la automatización de los procesos clave. Su generador de reglas «sin código» permite a los usuarios crear fácilmente reglas de automatización basadas en los eventos de Jira, como la creación de problemas, las transiciones o las actualizaciones de estado, lo que hace que los equipos no técnicos puedan acceder a él.
Atlassian ha creado un Biblioteca de plantillas de automatización de Jira de casos de uso diario para configurar su equipo y ahorrarle cientos de horas de trabajo cada mes. Ya sea gestión de proyectos en Jira Software o al responder a solicitudes en Jira Service Management, la automatización de Jira proporciona importantes mejoras de eficiencia.
Productividad
Al automatizar las tareas rutinarias, como la actualización de estados, la asignación de tareas o el envío de notificaciones, los equipos pueden centrarse en el trabajo de mayor valor. Elimina el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas, lo que mejora la productividad.
Coherencia
La automatización reduce los errores humanos al estandarizar los flujos de trabajo, lo que garantiza que las tareas se completen siempre de la misma manera. Esta coherencia mejora la precisión en varios proyectos y servicios, especialmente en flujos de trabajo complejos.
Transparencia
Con la automatización, todos los miembros del equipo tienen una visión clara del progreso de las tareas y los estados del flujo de trabajo. Las acciones automatizadas son visibles para todos, lo que mejora la responsabilidad y la transparencia, especialmente en los equipos distribuidos.
Personalización
Jira Automation es muy flexible, lo que permite a los equipos personalizar las reglas para que se ajusten a sus necesidades únicas de flujo de trabajo. Los usuarios pueden establecer activadores, condiciones y acciones que se adapten a sus procesos, lo que garantiza que la automatización funcione a la perfección con sus sistemas actuales.
Integración
Jira Automation se integra bien con otras herramientas de Atlassian y aplicaciones de terceros, lo que permite flujos de trabajo más completos. Ayuda a los equipos a conectar varios sistemas y automatizar procesos complejos que utilizan varias herramientas, lo que mejora aún más la productividad y la colaboración.
Además, los cambios en las tareas secundarias actualizan automáticamente el problema principal asociado, lo que agiliza el flujo de trabajo y elimina la necesidad de actualizaciones manuales.
Automatización de Jira: ¿cómo funciona?
Crear reglas de automatización en Jira es como crear con bloques: puedes mezclar y combinar elementos para crear reglas de automatización y personalizar los flujos de trabajo según las necesidades de tu equipo. Estas reglas se basan en tres partes principales (factores desencadenantes, condiciones y acciones) y pueden automatizar las tareas repetitivas o agilizar los procesos complejos para que todo funcione mejor.
Reglas
Las reglas de automatización de Jira son básicamente los «planos» de lo que quieres que Jira haga automáticamente. Estableces los criterios y le dices a Jira: «Cuando ESTO suceda, y SI estas cosas son ciertas, entonces hazlo». Las reglas se pueden aplicar a un proyecto o incluso a varios, pero solo los administradores pueden crearlas y gestionarlas.
Disparadores
Los desencadenantes son los que activan una regla. Esperan a que ocurran eventos específicos, como:
- El valor del campo ha cambiado: Cuando se actualizan los detalles de una tarea.
- Problema creado o eliminado: Cuando se agrega o elimina una tarea.
- Problema en transición: Cuando una tarea pasa de un estado a otro.
- Trabajo registrado: Cuando se registra el tiempo en una tarea.
- Programado: La regla se ejecuta a una hora determinada, como una alarma.
- Activador manual: Un usuario inicia la regla manualmente.
Condiciones
Las condiciones garantizan que todo esté en su lugar antes de que ocurra la acción. Por ejemplo, Jira podría comprobar si la prioridad de una tarea es «Alta» antes de hacer nada. Algunas afecciones comunes son las siguientes:
- Campos de problemas: Compara los detalles de las tareas con los valores que has establecido.
- JQL: Usa el lenguaje de consulta especial de Jira para filtrar los problemas.
- Si/Else bloquea: Se producen diferentes acciones en función de si se cumplen los criterios.
Acciones
Las acciones son lo que hace Jira una vez que se cumplen las condiciones. Estas pueden ser cosas como:
- Asignar problema: Asigne automáticamente una tarea a alguien.
- Agregar comentarios: Publica actualizaciones o notifica a los usuarios.
- Problema de transición: Mueve una tarea a la siguiente etapa del flujo de trabajo.
- Crear subtareas: Divida las tareas en pasos más pequeños.
- Enviar notificaciones: Genera mensajes en herramientas como Slack, Teams o por correo electrónico.
Ramificación
Ramificación permite extender las reglas a las tareas relacionadas. Por ejemplo, si se completa una tarea principal, puedes configurar la bifurcación para que todas sus subtareas también se marquen automáticamente como «Terminadas». Esto te ayuda a gestionar varios problemas vinculados de una sola vez.
Valores inteligentes
Los valores inteligentes de Jira Automation son como marcadores de posición que recopilan automáticamente datos en tiempo real, como los títulos o las fechas de las tareas. Esto hace que tus reglas sean dinámicas y útiles en los distintos flujos de trabajo, sin necesidad de codificar detalles específicos. Por ejemplo:
- {{issue.summary}} inserta el título de la tarea en un comentario.
- {{now.plusDays (3)}} calcula la fecha dentro de tres días.
Estado de la regla
El estado de una regla muestra si está activa, en pausa o en proceso de edición:
- HABILITADO: La regla está en vivo y en funcionamiento.
- DESHABILITADO: La regla está inactiva.
- BORRADOR: Todavía se está trabajando en la regla, pero no se ha publicado.
Supervisar el estado te ayuda a asegurarte de que todo funciona según lo previsto.
Registro de auditoría
El registro de auditoría de Jira es tu herramienta de referencia para comprobar tus reglas de automatización. Realiza un seguimiento de cada vez que se activa una regla y te indica qué acciones se han llevado a cabo y si han funcionado.
Acostúmbrese a revisar el registro de auditoría para detectar cualquier problema o confirmar que todo funciona sin problemas. Puede comprobar los registros en tres niveles:
- Regla individual: Consulta el historial completo de una regla específica.
- En todo el proyecto: Obtenga una descripción general de todas las reglas de un proyecto.
- Alcance global: Consulta el registro de las reglas de todos tus proyectos de Jira.
Las 5 mejores reglas de automatización para aumentar la productividad
Estos ejemplos de automatización de Jira son excelentes puntos de partida para aumentar tu productividad con Jira Automation. Son fáciles de configurar y pueden marcar una gran diferencia en la fluidez de tus flujos de trabajo.
Regla 1: Asignación automática según el tipo de problema o el componente
Activador: Problema creado
Estado: El tipo de problema es «Error» o el componente es «UI»
Acción: Asigne automáticamente la tarea a un usuario o equipo específico, como el equipo de control de calidad para errores o el equipo de interfaz de usuario para problemas de interfaz de usuario. Esta regla puede asignar automáticamente los problemas en función del tipo o componente del problema, lo que garantiza que las tareas se dirijan a los miembros adecuados del equipo de manera eficiente.
Por qué es útil: Esta regla elimina las conjeturas a la hora de asignar tareas. Cuando se crea un error o un problema relacionado con la interfaz de usuario, recae directamente en el equipo adecuado. No es necesario realizar intervenciones manuales ni demoras, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos y flujos de trabajo más fluidos.
Regla 2: Notificar a las partes interesadas sobre los cambios prioritarios
Activador: Problema actualizado
Estado: El campo de prioridad ha cambiado
Acción: Envía una notificación por correo electrónico al denunciante del problema, a la persona asignada y a las partes interesadas clave.
Por qué es útil: Cuando las prioridades cambian, todos deben saberlo de inmediato. Esta regla garantiza que, tan pronto como un problema se vuelva más (o menos) urgente, las personas adecuadas se pongan al tanto al instante. Ayuda a los equipos a ajustar su enfoque sin perder el ritmo.
Regla 3: Escalación automática de problemas atrasados
Activador: Programado (p. ej., compruébelo todos los días a las 9 a.m.)
Estado: La fecha de vencimiento ha pasado y el estado del problema no es «Listo»
Acción: Cambie el problema a «Escalado» y notifíquelo al gerente del proyecto.
Por qué es útil: Las tareas atrasadas pueden pasar desapercibidas fácilmente. Esta regla marca automáticamente los problemas pendientes y los pone en conocimiento del director del proyecto. Mantiene las cosas por buen camino al evitar que los retrasos pasen desapercibidos.
Regla 4: Cierre los problemas inactivos o obsoletos
Activador: Programado (p. ej., compruébalo cada semana)
Estado: No hay actualizaciones ni comentarios durante más de 30 días y el estado es «Esperando comentarios»
Acción: Cambia el tema a «Cerrado» o «Archivado», con un comentario automático que explique el cierre por inactividad.
Por qué es útil: Los problemas antiguos y olvidados saturan su cartera de trabajo y hacen que sea más difícil concentrarse en lo que importa. Esta regla elimina los problemas obsoletos y ayuda a todo tu equipo de desarrollo a centrarse en tareas activas y relevantes. Además, mantiene un tablero de proyecto más limpio y organizado.
Regla 5: Problemas relacionados con la vinculación automática
Activador: Problema creado o actualizado
Estado: El resumen o la descripción del problema contiene una palabra clave o clave de problema específica
Acción: Vincula automáticamente el problema a otro relacionado.
Por qué es útil: La vinculación de las tareas relacionadas mantiene todo conectado. Cuando los problemas comparten una palabra clave o hacen referencia a otra tarea, se vinculan automáticamente, lo que facilita a los equipos ver las relaciones y dependencias entre las tareas. Se acabó la búsqueda manual de conexiones: esta regla hace el trabajo pesado por ti.
Formas de mejorar Jira Automation con ActivityTimeline
Administrar las tareas en Jira puede resultar bastante complicado, especialmente cuando tienes que hacer malabares con los plazos, las dependencias y los cambios de estado de las tareas. Ahí es donde entran en juego las funciones avanzadas de programación automática de ActivityTimeline, que facilitan mucho la vida al automatizar gran parte del trabajo manual.
A continuación, analizaremos tres casos de uso clave que muestran cómo ActivityTimeline, integrado con Jira, ayuda a optimizar el flujo de trabajo de tu equipo.
#1. Estime y programe automáticamente las tareas en función de las fechas de inicio y vencimiento
A veces, determinar cuánto tiempo va a llevar una tarea puede ser un desafío. Afortunadamente, ActivityTimeline puede calcular automáticamente la duración de la tarea en función de Comenzar y Fechas de vencimiento ambientada en Jira.
Cómo funciona:
- Una vez que asignes Comenzar y Fechas de vencimiento a una tarea, ActivityTimeline interviene para determinar cuánto tiempo debe asignarse entre esas fechas. Lo hace teniendo en cuenta cosas como los fines de semana, los feriados y las vacaciones.
- Luego, ActivityTimeline programa automáticamente la tarea según el cronograma del miembro del equipo en función de su disponibilidad, distribuyendo la carga de trabajo de manera uniforme entre los días disponibles.
Por qué es útil:
- No tienes que estimar o bloquear el tiempo manualmente; ActivityTimeline lo hace por ti, asegurándose de que la tarea se complete dentro del período de tiempo definido.
- También ayuda a evitar la sobrecarga al distribuir el trabajo de manera uniforme entre los días disponibles.
Esta función elimina el estrés de tratar de adaptar las tareas a horarios ajustados al hacer todos los cálculos por usted.
#2. Programe automáticamente las tareas bloqueadas vinculadas para evitar demoras
Otra gran característica de ActivityTimeline es que puede gestionar automáticamente las tareas que están bloqueadas por otras tareas. Esto significa que no te olvidarás accidentalmente de una tarea que no puede comenzar hasta que termine otra.
Cómo funciona:
- Cuando las tareas están vinculadas en Jira, como cuando la tarea A bloquea la tarea B, ActivityTimeline reconoce esa relación y la programa en consecuencia.
- Por ejemplo, la tarea A se programará primero, seguida de la tarea B una vez que se complete la tarea A, para que puedas ver el flujo de trabajo en el cronograma.
He aquí un desglose detallado cómo funciona la dependencia entre problemas en ActivityTimeline.
Por qué es útil:
- No te perderás las tareas que dependan de que los demás las hagan primero. El sistema garantiza que todo esté programado en el orden correcto.
- Dispondrás de una representación visual clara de las dependencias directamente en la cronología, lo que facilitará el seguimiento del progreso y evitará los cuellos de botella.
#3. Programador automático basado en Jira Automation
¿Alguna vez has deseado que al cambiar el estado de una tarea se pudiera programar automáticamente? Con Jira Automation y ActivityTimeline trabajando en conjunto, puedes hacerlo realidad.
Cómo funciona:
- Supongamos que el estado de una tarea cambia de Para hacer a En progreso. Jira Automation puede activar una actualización de la tarea Fecha de inicio (establecido en la fecha actual) y Fecha de vencimiento (se establece en unos días más tarde, según la duración media de la tarea).
- Luego, ActivityTimeline toma estas fechas actualizadas y programa la tarea en el cronograma, situándola dentro del tiempo disponible de la persona.
Por qué es útil:
- No es necesario realizar ajustes manuales: todo ocurre automáticamente, por lo que el cronograma siempre refleja las últimas actualizaciones de las tareas.
- Le ayuda a mantenerse organizado y al tanto de las cosas sin la necesidad de una microgestión constante.
Consejos para una creación eficaz de reglas de automatización
La creación de reglas de automatización eficaces en Jira puede aumentar realmente la productividad de tu equipo, pero es importante abordarlas de la manera correcta. Estos son algunos consejos para garantizar que tus reglas funcionen sin problemas y te den los resultados que buscas.
Comience de forma sencilla
Empieza con reglas básicas para familiarizarte con Jira Automation. Por ejemplo, configura algo sencillo, como mover automáticamente una edición cuando alguien añada un comentario. Esto te ayudará a familiarizarte con el proceso sin complicarte demasiado. A medida que te sientas más cómodo, puedes probar reglas más avanzadas con múltiples condiciones, acciones e incluso ramas.
Pruebe minuciosamente
Pruebe siempre las nuevas reglas en un pequeño lote de problemas antes de aplicarlas a todo el mundo. Esto te ayuda a detectar cualquier error o efecto secundario no deseado de forma temprana, sin estropear tu flujo de trabajo principal. Si lo tomas con calma y pruebas por etapas, puedes ajustar las reglas y asegurarte de que funcionan según lo previsto.
Documente sus reglas
No olvides documentar tus reglas. Escribe por qué las creaste, cómo funcionan y qué se supone que deben hacer. Esto no solo ayuda a tu equipo a entender la automatización, sino que también facilita la resolución de problemas o la actualización de las reglas más adelante. Una buena documentación mantiene tu estrategia de automatización clara y escalable.
Sea transparente con los comentarios automatizados
Siempre que la función de automatización lleve a cabo una acción, asegúrate de añadir un comentario automático para que todos sepan lo que ocurre. Por ejemplo, si se reasigna o actualiza un problema, un comentario que explique la acción puede evitar confusiones. Esto mantiene el flujo de trabajo despejado y garantiza que todos estén informados.
Utilice etiquetas y componentes para una automatización específica
Las etiquetas y los componentes pueden ayudarlo a ajustar sus reglas para que solo se apliquen a problemas específicos. Por ejemplo, puedes configurar reglas que solo afecten a las tareas con una etiqueta determinada o en un componente específico del proyecto. Este enfoque específico mantiene la automatización centrada y evita acciones innecesarias.
Conclusión
Jira Automation es una excelente herramienta para reducir las tareas repetitivas y aumentar la productividad. Si sigues estos consejos, puedes crear reglas eficaces que ayuden a tu equipo a trabajar de forma más inteligente y gestionar los proyectos de forma más eficiente.
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