La automatización facilita la vida y le ayuda a mantenerse organizado. Jira es fantástico para el seguimiento y la organización, pero puedes hacerlo aún mejor con herramientas de visualización de cronogramas para gestionar los tickets personalizados para tareas repetitivas de manera eficiente. Veamos cómo puedes configurar y gestionar las tareas recurrentes en Jira para aumentar la eficiencia de tu proyecto.
Explicación de las tareas recurrentes en Jira
Los proyectos suelen incluir tareas como reuniones semanales, controles diarios o informes mensuales. Es fácil no tener que configurarlos en todo momento. La creación de tareas recurrentes en Jira ahorra tiempo y ayuda a tu equipo a mantener la coordinación, a la vez que garantiza que las actividades importantes se realicen a tiempo.
Entre los ejemplos de tareas recurrentes más comunes se incluyen:
- Reuniones de estado semanales: Controles periódicos para analizar el progreso y los planes.
- Ceremonias Scrum: Planificación, revisión, retrospectiva y preparación de la cartera de productos del sprint.
- Informes mensuales: Genere y revise los informes de desempeño del proyecto.
- Tareas de mantenimiento: Controles rutinarios de sistemas y equipos.
- Procesamiento de facturas: Facturación y facturación mensuales.
Hay varias formas de crear problemas repetitivos en Jira. Para crear una tarea recurrente en Jira con funciones nativas, tendrás que duplicar manualmente la tarea original. En primer lugar, crea una tarea estándar con todos los detalles necesarios, como el resumen, la descripción y la fecha límite. Una vez guardada, abre la tarea y usa la opción «Más» para clonarla. Ajuste la fecha límite y el responsable de la tarea clonada según sea necesario. Este proceso debe repetirse cada vez que se produzca la tarea recurrente, por lo que es un enfoque lento para las tareas frecuentes.
Para crear una tarea recurrente mediante Automatización integrada de Jira, navegue hasta la configuración de su proyecto y acceda a la función de automatización. Crea una nueva regla activada por un cronograma (diario, semanal, mensual, etc.). Defina los detalles de la tarea, como el proyecto, el tipo de problema, el resumen, la descripción y el responsable. Si lo desea, añada condiciones para precisar el momento de crear la tarea. Guarde y habilite la regla para automatizar la creación de tareas en función del cronograma especificado.
Dado que Jira no incluye una función integrada para gestionar los tickets recurrentes, aprovechar las aplicaciones e integraciones disponibles en la red de socios de Atlassian Marketplace cubre este vacío de forma eficaz. Una de estas aplicaciones es ActivityTimeline. Una vez configurado, cada miembro del equipo recibe instrucciones con regularidad, lo que mantiene la coherencia del flujo de trabajo y proporciona una estructura fiable para las actividades habituales. Disponible tanto para Jira Cloud como para Jira Data Center, esta aplicación de mercado aporta un nivel adicional de control y flexibilidad a tus tareas recurrentes de gestión del trabajo en Jira.
Cómo configurar tareas recurrentes en Jira con ActivityTimeline
ActivityTimeline hace más que la automatización; le brinda una visión más clara de sus proyectos. Este es el resumen:
- Las características clave son la planificación de la capacidad, el seguimiento del tiempo, los informes de recursos y las hojas de tiempo del equipo.
- El panel de control fácil de usar le brinda una visión rápida de los problemas, los proyectos y los recursos.
- Con la planificación avanzada del equipo, la gestión de la capacidad y los espacios de trabajo personales para cada empleado, tu equipo puede planificar, supervisar y optimizar mejor su trabajo.
- Funciones como la gestión de vacaciones y la creación de equipos basada en habilidades ayudan a equilibrar las cargas de trabajo y la disponibilidad.
Analicemos más de cerca este complemento que habilita tickets recurrentes y sus capacidades.
Creación de eventos personalizados
ActivityTimeline también ofrece una amplia personalización para adaptarse a las necesidades únicas del proyecto. Su sincronización con los datos de Jira te permite gestionar tareas, proyectos y equipos de forma eficiente. La herramienta te permite crear eventos personalizados internos independientes de Jira, lo que incluye funcionalidades adicionales, como la gestión de vacaciones y otras actividades que no están directamente vinculadas a Jira.
Por ejemplo, tu equipo debe organizar una «reunión de planificación del sprint» periódica. En lugar de programar este evento de forma manual cada semana, ActivityTimeline te permite organizarlo solo una vez y dejar que se repita automáticamente, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de que se descuida.
Para configurar una tarea recurrente personalizada, comience haciendo clic en la celda deseada dentro de ActivityTimeline. Selecciona «Crear diálogo sobre problemas» y, a continuación, selecciona el evento personalizado que coincida con tu tipo de tarea repetida. Tras rellenar los detalles esenciales y seleccionar al responsable (o incluso asignarlo a todo un equipo), puedes configurar la periodicidad haciendo clic en el botón «Periodicidad». Personaliza la frecuencia según tus necesidades (ya sea diaria, semanal o mensual) y, a continuación, confirma la configuración.
Con unos pocos clics, has establecido una tarea recurrente que notificará a los miembros pertinentes del equipo, garantizando que todos estén informados y preparados. Este enfoque proactivo mejora la colaboración en equipo y reduce la carga administrativa para los directores de proyectos.
Espacio de trabajo personal para cesionarios
Otra ventaja notable es la función de espacio de trabajo personal disponible en ActivityTimeline. Cada miembro del equipo puede ver su plan y cronograma, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y administrar los días festivos. Esto no solo mejora la responsabilidad individual, sino que también mejora la visibilidad en todo el equipo, lo que garantiza que todos estén alineados y sean conscientes de sus responsabilidades.
Para los gerentes, las funciones avanzadas de planificación de equipos brindan la capacidad de realizar un seguimiento de los objetivos y supervisar las cargas de trabajo, lo que facilita la asignación eficiente de los recursos. Puedes crear equipos en función de habilidades específicas, asignar tareas recurrentes de Jira a varios responsables e incluso gestionar los programas de vacaciones. Este enfoque garantiza que se cubran todos los aspectos de las tareas recurrentes de Jira Cloud.
Informes sobre tareas repetitivas
El seguimiento de las tareas recurrentes es sencillo con ActivityTimeline. Supervise fácilmente los proyectos, las tareas del equipo y los eventos internos. Por ejemplo, para ver los datos sobre las reuniones de planificación de sprints, dirígete a la sección de informes de la aplicación. Las funciones de generación de informes de ActivityTimeline proporcionan una descripción general de todas las tareas recurrentes programadas por Jira. Estos informes se pueden exportar fácilmente y marcar como favoritos para acceder a ellos rápidamente, lo que ofrece transparencia y ayuda en las revisiones analíticas.
Por ejemplo, si necesitas revisar las reuniones de planificación de sprints anteriores, la función de generación de informes de la herramienta facilita la generación y el análisis de los datos pertinentes al instante. La generación de informes es fácil de usar, lo que te permite realizar un seguimiento de cualquier evento durante cualquier período y exportar los informes en formato Excel para analizarlos o compartirlos más a fondo.
Una función útil es la capacidad de generar informes detallados de utilización de recursos y capacidad. Estos informes proporcionan una visión general de las cargas de trabajo del equipo, destacan los posibles cuellos de botella y garantizan una asignación óptima de los recursos. Los informes personalizados pueden centrarse en tareas repetitivas específicas, como las revisiones diarias, las revisiones semanales o las auditorías mensuales, lo que te permite recopilar información específica y tomar decisiones informadas.
Con ActivityTimeline, el objetivo es mejorar la productividad general proporcionando una imagen clara de cómo se gestionan las actividades recurrentes. Al aprovechar estas capacidades de generación de informes, su equipo puede mantener un flujo de trabajo fluido, anticipar las responsabilidades y mejorar continuamente los resultados del proyecto.
Conclusión
La gestión de las tareas recurrentes puede ahorrarle a tu equipo mucho tiempo y esfuerzo, mientras que la automatización de las actividades rutinarias garantiza que las cosas se hagan de forma coherente y libera tiempo para problemas más complejos. El truco consiste en configurar estas cuestiones correctamente, adaptarlas a las necesidades específicas de tu proyecto y asegurarte de que tu equipo esté en sintonía mediante una comunicación y una asignación de funciones claras.
La gestión y el seguimiento de las tareas repetitivas son mucho más fáciles con herramientas como ActivityTimeline. Al combinar su potencia con los productos de Atlassian, puedes transformar la forma en que gestionas las tareas recurrentes en Jira, lo que aumentará la productividad de tu equipo y te permitirá gestionar todos los tickets esenciales.
.png)
