L'automatisation vous simplifie la vie et vous aide à rester organisé. Jira est fantastique pour le suivi et l'organisation, mais vous pouvez le rendre encore meilleur avec outils de visualisation de la chronologie pour gérer efficacement les tickets personnalisés pour les tâches répétitives. Découvrons comment configurer et gérer des tâches récurrentes dans Jira pour améliorer l'efficacité de votre projet.
Les tâches récurrentes dans Jira expliquées
Les projets incluent souvent des tâches telles que des réunions hebdomadaires, des contrôles quotidiens ou des rapports mensuels. Il est facile de ne pas les configurer à chaque fois. La création de tâches récurrentes dans Jira permet de gagner du temps et aide votre équipe à rester coordonnée tout en veillant à ce que les activités importantes soient exécutées à temps.
Voici quelques exemples de tâches récurrentes courantes :
- Réunions de statut hebdomadaires : Des contrôles réguliers pour discuter des progrès et des plans.
- Cérémonies Scrum: Planification des sprints, évaluation, rétrospective et gestion du backlog de produits.
- Rapports mensuels : Générez et révisez les rapports de performance des projets.
- Tâches de maintenance : Contrôles de routine du système et de l'équipement.
- Traitement des factures : Facturation et facturation mensuelles.
Il existe plusieurs manières de créer des problèmes récurrents dans Jira. Pour créer une tâche récurrente dans Jira à l'aide des fonctionnalités natives, vous devez dupliquer manuellement la tâche d'origine. Tout d'abord, créez une tâche standard avec tous les détails nécessaires, tels que le résumé, la description et la date d'échéance. Une fois enregistrée, ouvrez la tâche et utilisez l'option « Plus » pour la cloner. Ajustez la date d'échéance et le destinataire de la tâche clonée selon les besoins. Ce processus doit être répété pour chaque occurrence de la tâche récurrente, ce qui en fait une approche chronophage pour les tâches fréquentes.
Pour créer une tâche récurrente à l'aide de L'automatisation intégrée de Jira, accédez aux paramètres de votre projet et accédez à la fonction d'automatisation. Créez une nouvelle règle déclenchée par un calendrier (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.). Définissez les détails de la tâche tels que le projet, le type de problème, le résumé, la description et le responsable. Vous pouvez éventuellement ajouter des conditions pour affiner la date de création de la tâche. Enregistrez et activez la règle pour automatiser la création de tâches en fonction du calendrier spécifié.
Étant donné que Jira n'inclut pas de fonctionnalité intégrée pour gérer les tickets récurrents, tirer parti des applications et des intégrations disponibles sur le réseau de partenaires Atlassian Marketplace permet de combler efficacement cette lacune. L'une de ces applications est ActivityTimeline. Une fois configuré, chaque membre de l'équipe reçoit des instructions à des heures régulières, ce qui permet de maintenir la cohérence du flux de travail et de fournir une structure fiable pour les activités régulières. Disponible à la fois pour Jira Cloud et Jira Data Center, cette application de place de marché apporte une couche supplémentaire de contrôle et de flexibilité à vos tâches récurrentes de gestion du travail Jira.
Comment configurer des tâches récurrentes dans Jira avec ActivityTimeline
ActivityTimeline ne se contente pas d'automatiser ; elle vous donne une vision plus claire de vos projets. Voici le résumé :
- Les principales fonctionnalités sont la planification des capacités, le suivi du temps, les rapports sur les ressources et les feuilles de temps des équipes.
- Le tableau de bord facile à utiliser vous donne un aperçu rapide des problèmes, des projets et des ressources.
- Grâce à une planification d'équipe avancée, à une gestion des capacités et à des espaces de travail personnels pour chaque employé, votre équipe peut mieux planifier, suivre et optimiser son travail.
- Des fonctionnalités telles que la gestion des vacances et la création d'équipes basées sur les compétences aident à équilibrer la charge de travail et la disponibilité.
Examinons de plus près ce module complémentaire permettant l'activation des tickets récurrents et ses fonctionnalités.
Création d'événements personnalisés
ActivityTimeline propose également une personnalisation étendue pour répondre aux besoins uniques des projets. Sa synchronisation avec les données Jira vous permet de gérer efficacement les tâches, les projets et les équipes. L'outil vous permet de créer des événements personnalisés internes indépendants de Jira, en intégrant des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des vacances et d'autres activités qui ne sont pas directement liées à Jira.
Par exemple, votre équipe doit organiser une « réunion de planification du sprint » récurrente. Au lieu de programmer manuellement cet événement chaque semaine, ActivityTimeline vous permet de le configurer une seule fois et de le laisser se reproduire automatiquement, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire le risque d'oubli.
Pour configurer une tâche récurrente personnalisée, commencez par cliquer sur la cellule souhaitée dans ActivityTimeline. Choisissez « Créer une boîte de dialogue sur les problèmes », puis sélectionnez l'événement personnalisé qui correspond à votre type de tâche répétée. Après avoir renseigné les informations essentielles et sélectionné la personne assignée (ou même l'avoir affectée à toute une équipe), vous pouvez définir la récurrence en cliquant sur le bouton « Récurrence ». Personnalisez la fréquence en fonction de vos besoins, qu'elle soit quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, puis confirmez vos paramètres.
En quelques clics, vous avez établi une tâche récurrente qui informera les membres de l'équipe concernés, afin que tout le monde soit au courant et préparé. Cette approche proactive améliore la collaboration entre les équipes et réduit la charge administrative des chefs de projet.
Espace de travail personnel pour les personnes assignées
Un autre avantage notable est la fonctionnalité d'espace de travail personnel disponible dans ActivityTimeline. Chaque membre de l'équipe peut consulter son plan et son calendrier, suivre l'avancement des projets et gérer les congés. Cela améliore non seulement la responsabilité individuelle, mais également la visibilité au sein de l'équipe, garantissant ainsi que chacun est aligné et conscient de ses responsabilités.
Pour les responsables, les fonctionnalités avancées de planification d'équipe permettent de suivre les objectifs et de superviser les charges de travail, ce qui facilite l'allocation efficace des ressources. Vous pouvez créer des équipes en fonction de compétences spécifiques, attribuer des tâches récurrentes Jira à plusieurs personnes et même gérer les calendriers de vacances. Cette approche garantit que tous les aspects des tâches récurrentes de Jira Cloud sont couverts.
Rapports sur les tâches répétitives
Le suivi des tâches récurrentes se fait sans effort avec ActivityTimeline. Surveillez facilement les projets, les tâches de l'équipe et les événements internes. Par exemple, pour consulter les données relatives aux réunions de planification de sprints, accédez à la section des rapports de l'application. Les fonctionnalités de reporting d'ActivityTimeline fournissent une vue d'ensemble de toutes les tâches récurrentes planifiées par Jira. Ces rapports peuvent être facilement exportés et ajoutés à vos favoris pour y accéder rapidement, ce qui garantit la transparence et facilite les revues analytiques.
Par exemple, si vous devez passer en revue les réunions de planification de sprint précédentes, la fonction de création de rapports de l'outil vous permet de générer et d'analyser instantanément des données pertinentes en toute simplicité. La génération de rapports est conviviale, vous permettant de suivre n'importe quel événement sur n'importe quelle période et d'exporter des rapports au format Excel pour une analyse plus approfondie ou un partage.
Une fonctionnalité utile est la possibilité de générer des rapports détaillés sur la capacité et l'utilisation des ressources. Ces rapports fournissent une vue d'ensemble de la charge de travail des équipes, mettent en évidence les goulots d'étranglement potentiels et garantissent une allocation optimale des ressources. Les rapports personnalisés peuvent se concentrer sur des tâches répétitives spécifiques telles que les mises en place quotidiennes, les révisions hebdomadaires ou les audits mensuels, ce qui vous permet de recueillir des informations spécifiques et de prendre des décisions éclairées.
Avec ActivityTimeline, l'objectif est d'améliorer la productivité globale en fournissant une image claire de la façon dont les activités récurrentes sont gérées. En tirant parti de ces fonctionnalités de reporting, votre équipe peut maintenir un flux de travail fluide, anticiper les responsabilités et améliorer continuellement les résultats des projets.
Conclusion
La gestion des tâches récurrentes peut permettre à votre équipe d'économiser beaucoup de temps et d'efforts, tandis que l'automatisation des activités de routine permet de faire les choses de manière cohérente et de libérer du temps pour des problèmes plus complexes. L'astuce consiste à régler correctement ces problèmes, à les adapter aux besoins spécifiques de votre projet et à vous assurer que votre équipe est sur la même longueur d'onde grâce à une communication claire et à des attributions de rôles.
La gestion et le suivi des tâches répétitives sont beaucoup plus faciles grâce à des outils comme ActivityTimeline. Associer sa puissance aux produits Atlassian peut transformer la façon dont vous gérez les tâches récurrentes dans Jira, en stimulant la productivité de votre équipe et en maintenant tous les tickets essentiels sur la bonne voie.
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