Il y a une chose qui dissuade les propriétaires d'entreprise de travailler à distance ou de recourir à des configurations hybrides : l'impossibilité de surveiller les employés. Vous ne savez pas s'ils fonctionnent réellement ou non. Mais ce n'est pas un problème insoluble. Il existe des outils de productivité qui peuvent vous indiquer ce que les télétravailleurs ont fait pendant la journée.
Par exemple, les outils logiciels de suivi du temps à distance vous permettent de surveiller les tâches sur lesquelles travaille un employé, la durée pendant laquelle il y travaille et son temps d'inactivité. Certains peuvent également prendre des captures d'écran de leur ordinateur, afin de s'assurer que les employés travaillant à distance n'utilisent pas leurs heures de travail pour des activités indépendantes.
La meilleure chose est que bon nombre de ces outils de suivi du temps à distance sont intégrés à d'autres outils de productivité. Par exemple, sur Jira, un logiciel de gestion de projet populaire, vous trouverez de nombreux modules complémentaires qui offrent des fonctionnalités de suivi du temps.
Dans cet article, nous avons répertorié les meilleures applications et Plug-ins Jira qui peuvent contribuer à améliorer la productivité de votre équipe. Vous trouverez également quelques conseils pour optimiser ces outils de gestion des tâches.
Facteurs à vérifier lors du choix d'un outil de suivi du temps des employés à distance
Il existe de nombreux outils de suivi du temps sur le marché. Bien entendu, vous devez choisir le meilleur disponible. Cependant, il n'existe pas de « meilleur logiciel de suivi du temps des employés » définitif, car cela varie d'une entreprise à l'autre. Mais il existe des facteurs qui vous permettent de trouver ceux qui se démarquent le plus des autres. Elles restent importantes quelles que soient la culture et la taille de l'entreprise.
Interface conviviale
Un tracker puissant et difficile à utiliser sera source de confusion. Au lieu de se concentrer sur les tâches de votre entreprise, ils passeront beaucoup de temps à essayer de comprendre comment faire fonctionner l'horloge à distance. Cela dit, vous devriez rechercher des outils dotés d'une interface intuitive pour le suivi à distance de l'activité des employés.
Fournit des rapports détaillés
Il ne suffit pas de savoir combien de temps l'employé à distance a passé à travailler pour votre entreprise. Vous devez savoir que le temps enregistré a été passé. Certains outils de suivi du temps obligent les télétravailleurs à spécifier les tâches sur lesquelles ils travaillent. Ils peuvent également offrir une vue chronologique ou même plusieurs captures d'écran prises au hasard tout au long de la journée. Ceux-ci fournissent aux membres de l'équipe à distance des preuves ou une documentation claires et tangibles des tâches qu'ils ont effectuées au cours de la journée. En outre, il tient les dirigeants et les propriétaires d'entreprise bien informés à leur sujet. Il vous permet également de mesurer le niveau de productivité des employés, ce qui est une information utile.
Richesse en fonctionnalités
La plupart des outils logiciels de suivi du temps à distance ne sont pas gratuits. Cela dit, vous voulez que l'outil que vous choisissez fasse plus d'une chose. Recherchez ceux qui peuvent vous aider dans d'autres opérations commerciales. Supposons que vous souhaitiez que l'outil de gestion de projet fasse le suivi des heures facturables. Il est sage d'en trouver un qui puisse également vous aider à générer des factures.
Coût
Comme mentionné ci-dessus, les outils et les modules complémentaires Jira permettant de suivre l'activité des employés à distance ne sont pas gratuits. Pensez à combien vous êtes prêt à dépenser pour ces outils et s'ils en valent la peine. Lors de l'évaluation, tenez compte du nombre d'utilisateurs, des fonctionnalités proposées par l'outil et de sa facilité de mise en œuvre.
Les 6 meilleurs outils pour suivre les activités des employés à distance
Maintenant que vous savez ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de suivi du temps à distance, nous pouvons passer aux plus recommandés. Voici les 6 meilleurs outils, y compris les modules complémentaires Jira qui contribuent à améliorer la productivité des équipes travaillant à distance.
1. ActivityTimeline
Le premier sur la liste est ActivityTimeline, un outil complet de suivi du temps doté de fonctionnalités de planification des ressources. ActivityTimeline est un excellent outil pour garder le contrôle de deux de vos actifs les plus précieux : les ressources humaines et le temps.
Principales caractéristiques
- Interface intuitive et suivi automatique du temps.
- Des carnets de travail spécialisés permettent aux employés travaillant à distance de trouver facilement les tâches et les projets qu'ils doivent réaliser.
- Suivez le temps passé sur des tâches non liées à JIRA.
- Flux de travail d'approbation personnalisés pour les feuilles de temps individuelles.
- Reportez par différentes catégories, en vous indiquant où est passé le temps passé.
Alors que les fonctionnalités de planification des ressources vous permettent de gérer, d'allouer et de mesurer l'impact de vos ressources humaines projet par projet, la fonctionnalité de suivi du temps vous permet de suivre la façon dont vos employés passent leurs heures de travail. En tant que telles, les caractéristiques se prêtent à un arrangement mutuellement bénéfique. Vous pouvez suivre la façon dont les employés passent leur temps pour vous assurer qu'ils ne sont pas trop sollicités, tout en gérant simultanément ce sur quoi ils travaillent pour vous garantir d'en tirer le meilleur parti chaque jour.
Rapports sur les feuilles de temps
La plupart des entreprises s'appuient sur des feuilles de temps pour remplir la paie avec précision et s'assurer qu'une heure travaillée est une heure payée. Avec ActivityTimeline, vous pouvez générer rapidement et facilement des feuilles de temps en fonction des données temporelles que vous collectez.
Dans chaque feuille de temps, vous aurez accès à des filtres vous permettant de consulter les données temporelles des équipes, des projets ou des individus. Grâce au regroupement des données, vous pouvez créer une image claire des performances des différentes équipes, départements ou individus en temps réel. Cela vous permet de mélanger les ressources si nécessaire.
Suivez les heures facturables et non facturables
Il est tout aussi important de suivre les heures non facturables lorsque vous utilisez un système de suivi du temps, car vous souhaitez prendre en compte les jours de maladie, les jours de vacances et les autres jours non ouvrables. Selon les politiques de votre entreprise, vous pouvez ajuster les données pour refléter ce que chaque individu a fait chaque jour de l'année, qu'il soit au bureau ou ailleurs.
Prix :
Cloud : à partir de 2,5$ par utilisateur et par mois
Centre de données : à partir de 1 900$ par niveau d'utilisateur
Évaluations et avis des clients :
Évaluation de la première classe : 5 étoiles
Erwann P., directeur chez Cicero, dit :
« Planification des capacités, suivi du temps, feuilles de temps des équipes, utilisation des ressources. Je pense qu'il n'existe pas de meilleure alternative à Jira en ce qui concerne ces fonctionnalités. Il était simple à utiliser pour tous les membres de l'équipe. Les rapports étaient faciles à personnaliser, rapides et, dans l'ensemble, ils étaient bien intégrés à Jira. »
2. Jibble
Jibble est une extension Chrome qui fait office de logiciel de suivi du temps pour les employés distants. L'outil est facile à installer et à relier. De même, il est très facile à utiliser. Les employés n'ont qu'à se connecter à Jira, puis à cliquer sur le bouton Jibble pour se connecter. Ils peuvent ensuite spécifier la tâche sur laquelle ils vont travailler et activer le suivi du temps. Après cela, les employés à distance peuvent se concentrer sur leurs tâches. Il ne faut que quelques minutes pour activer le tracker et enregistrer le temps de suivi une fois terminé. Vos employés travaillant à distance apprécieront la simplicité de cet outil.
Avantages et principales caractéristiques :
- Suit le temps en arrière-plan.
- Permet à l'utilisateur de spécifier le projet et la tâche sur lesquels il travaille.
- Les fonctionnalités peuvent être activées à l'aide de raccourcis clavier.
- Jibble est un logiciel de suivi du temps totalement gratuit.
Inconvénients :
- Jibble n'offre qu'un outil de suivi du temps.
- Après avoir arrêté le chronomètre, les télétravailleurs doivent appuyer sur le bouton « Enregistrer ». S'ils oublient de cliquer dessus, le temps enregistré sera perdu.
Prix :
Gratuit
Évaluations et avis des clients
Évaluation de la première classe : 4,9/5 étoiles
Kristy B., avocate, a écrit sur Capterra :
« La façon dont il est configuré pour le suivi du temps et les congés. Ce n'était pas trop compliqué et ne nécessitait pas beaucoup d'étapes ou d'informations. Il a fait exactement ce dont nous avions besoin, à savoir un moyen de suivre le temps qui n'était pas lié à la saisie et à la sortie manuelles uniquement au travail. De plus, mon partenaire ou moi pouvions regarder l'heure saisie et savoir où se trouvait l'employé en ce qui concerne le travail cette semaine-là. »
3. Clockwork Pro
Clockwork est un excellent outil gratuit de suivi du temps des employés à distance. Malheureusement, il n'est gratuit que pour les petites équipes, en particulier celles qui comptent 10 membres ou moins. Le forfait pour un nombre illimité d'utilisateurs est bloqué par un paywall. Avec ce que propose l'outil, le payer en vaut la peine.
Cet outil de suivi des tâches crée des rapports de feuille de temps automatisés basés sur les journaux de travail. Il vous propose également trois méthodes pour suivre le temps. Les employés pouvaient utiliser le système de suivi du temps. En cas de problèmes inattendus, ils peuvent saisir le temps consacré aux tâches manuellement. La mise à jour de l'état du problème sur le tableau pourrait également démarrer automatiquement le suivi du temps.
Avantages et principales caractéristiques :
- Pour les équipes de moins de 10 membres, Clockwork Pro est gratuit.
- Il existe trois manières de suivre le temps.
- Consultez les journaux de travail à partir des problèmes, des feuilles de temps ou des calendriers.
- Clockwork Pro s'intègre à Google et Outlook.
- Catégorisez le temps à l'aide d'attributs.
Inconvénients :
- Les entreprises de plus de 10 employés doivent payer.
- L'option permettant d'ajouter du temps manuellement pourrait être exploitée pour falsifier les heures de travail.
Prix :
À partir de 12,10$ par mois
Gratuit pour les équipes distantes comptant seulement 10 utilisateurs
Évaluations et avis des clients :
Évaluation d'Atlassian Marketplace : 3,6/4 étoiles
Abdallah Maklad a écrit sur Atlassian Marketplace :
« Une assistance exceptionnelle, une application simple, un chat en ligne et la possibilité de bénéficier d'une assistance directe avec leur équipe pour les guider vont bien au-delà de leurs attentes. »
3. Time Doctor
TimeDoctor est l'un des logiciels de suivi du temps des employés à distance les plus fiables. Il permet aux propriétaires et aux gestionnaires d'entreprise de voir combien de temps il faut aux employés pour mener à bien chaque projet. En outre, il permet de suivre le temps passé sur les tâches Jira et non-JIRA. Vous avez également la possibilité de demander à TimeDoctor de prendre des captures d'écran des ordinateurs de vos employés. Vous décidez de la fréquence à laquelle une capture d'écran est effectuée.
Avantages et principales caractéristiques :
- Suivez le temps passé sur les tâches Jira et les tâches connexes.
- Prenez automatiquement des captures d'écran des ordinateurs de vos employés distants. Les captures d'écran incluront également des détails tels que l'activité du clavier et de la souris.
- Surveillez les tâches de chaque employé en temps réel.
Inconvénients :
- Certains employés peuvent considérer la prise de captures d'écran automatique comme une atteinte à la vie privée.
- La synchronisation de l'heure entre plusieurs ordinateurs est un peu boguée.
- Les utilisateurs doivent rechercher les noms des projets à l'aide d'une liste déroulante, ce qui peut prendre quelques minutes s'il y a autant de projets.
Prix :
Basique : 5,90$ par utilisateur et par mois
Standard : 11,70$ par utilisateur et par mois
Premium : 16,70$ par utilisateur et par mois
Enterprise : Custom
Évaluation et avis des clients :
Évaluation de la première classe : 4,5/5 étoiles
Ryan H., responsable des ressources humaines chez Fullstop360, a écrit :
« Le meilleur logiciel de gestion du temps pour les employés internes et distants. Nous sommes totalement satisfaits de la performance globale de Time Doctor. Il est utile pour le suivi du temps, la gestion des tâches, les feuilles de temps, la mauvaise utilisation du temps, l'utilisation du Web et des applications, la présence et la paie, etc. »
4. Horloge
Timepiece, anciennement connu sous le nom de Time in Status, est un outil de surveillance à distance des employés simple et efficace. Il vous permet d'afficher des graphiques personnalisés indiquant le temps passé pour chaque statut, personne assignée ou groupe. Vous pouvez également personnaliser les calendriers pour exclure les heures non travaillées, ce qui vous permet de mieux contrôler le moment où les employés peuvent se connecter.
Avantages et principales caractéristiques :
- Timepiece suit également le temps entre les états, le délai de livraison, le temps de réponse, le temps de résolution, etc.
- Vous avez la possibilité d'exclure les heures non travaillées.
- Obtenez des rapports de moyenne, de somme, de médiane ou d'écart type.
- Il vous permet d'exporter des fichiers de manière illimitée.
Inconvénients :
- Il existe une version gratuite, mais seules les équipes distantes de 10 membres peuvent l'utiliser.
- Il possède moins de fonctionnalités que les alternatives.
Prix :
À partir de 11$ par mois
Gratuit pour les petites équipes
Évaluation et évaluation des clients :
Évaluation d'Atlassian Marketplace : 3,7/4 étoiles
L'utilisateur Olgu Eren Göktepe a écrit un avis sur Atlassian Marketplace :
« La gestion des équipes et la récupération des statistiques des projets sont beaucoup plus faciles avec ce plugin. Il propose de nombreuses options de filtrage et ces filtres sont parfaitement adaptés aux chefs de projet. En tant que chef d'équipe, j'utilise ce plugin depuis un certain temps et cela m'aide beaucoup à créer des rapports et à maintenir l'équipe sur la bonne voie. Totalement suggéré. »
5. Timetracker par Everit
Timetracker d'Everit facilite la gestion de votre personnel à distance. Il vous permet de définir un taux personnalisé ou de définir des taux de coût pour chaque utilisateur. Cela permet de rationaliser le flux de création de paie. Il vous fournit également des feuilles de temps précises qui présentent le résumé du temps passé sur chaque projet ou problème par chaque utilisateur.
Avantages et principales caractéristiques :
- Créez des rapports détaillés contenant des informations sur chaque journal de travail lié aux utilisateurs, aux projets et aux problèmes.
- Définissez les taux de coût par défaut et individuels.
- Créez et gérez des journaux de travail sur un canevas de calendrier.
Inconvénients :
- Timetracker ne prend plus en charge la version Data Center de Jira.
- Il ne dispose pas d'une fonction de facturation directe.
Prix :
À partir de 7,15$ par mois
Évaluation et avis des clients :
Évaluation d'Atlassian Marketplace : 3,3/4 étoiles
L'utilisateur J Soft a écrit un avis sur Atlassian Marketplace en disant :
« Timetracker est parfait si vous voulez suivre les mêmes fonctionnalités que les autres outils de suivi du temps de Jira sans dépenser une fortune pour le faire. Pour notre cas d'utilisation du suivi du temps, des prévisions et de la priorisation, l'outil est en mesure de nous aider de manière convaincante à capturer toutes les données dont nous avons besoin. Le rapport est très utile à cet égard. »
6. Planificateur de temps
TimePlanner est un système de surveillance à distance des employés qui offre bien plus qu'un simple suivi du temps. Il vous fournit un chronomètre qui enregistre le temps qu'un membre de l'équipe à distance consacre à une tâche. En plus de cela, il vous aide à planifier des événements et des vacances. En outre, cet outil de gestion de projet fait également office d'outil de gestion des coûts, vous offrant des moyens efficaces de surveiller les dépenses du projet en temps réel.
Avantages et principales caractéristiques :
- Enregistrez le temps consacré aux tâches et aux événements.
- Créez et gérez les taux de facturation.
- Exportez les rapports et les fiches de paie sous forme de fichiers Excel ou CSV.
- Il rationalise les demandes de congés.
Inconvénients :
- TimePlanner n'a pas d'affichage du calendrier.
- Il ne propose pas de planification au niveau du projet.
Prix :
À partir de 1,50$ par utilisateur et par mois
Évaluation et évaluation des clients :
Évaluation d'Atlassian Marketplace : 3,8/4 étoiles
L'utilisateur Ferenc Pribék a écrit une critique disant :
« Je recherchais une application qui me permette de planifier et de gérer les tâches de tous mes projets Jira depuis une seule interface. Le module Schedule le fait parfaitement. Il a tout ce dont j'ai besoin... Je l'utilise également pour le suivi du temps, et il fonctionne parfaitement pour cela également. Lorsque j'ai eu besoin d'aide, j'ai reçu des solutions claires et rapides. »
Conseils et rappels supplémentaires concernant l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps pour les employés travaillant à distance
En plus des facteurs mentionnés ci-dessus que vous devez prendre en compte lors du choix d'un outil de suivi du temps, il y a d'autres éléments à retenir. Voici quelques rappels supplémentaires, notamment les autres outils dont vous pourriez avoir besoin, comment optimiser les modules complémentaires de suivi du temps pour Jira et pratiques de travail à distance.
N'oubliez pas la cybersécurité
Dans une configuration de travail à distance, la plupart des outils que vous utiliserez sont basés sur le cloud. Vous téléchargez tout ce qui peut inclure des données sensibles. Bien que les outils de gestion de projet tels que Jira vous fournissent des fonctionnalités de sécurité, nous vous recommandons tout de même de prendre des mesures supplémentaires. Par exemple, vous pouvez utiliser un VPN sans log pour crypter les données transmises sur Internet. Il est donc difficile pour les cybercriminels d'intercepter des informations privées et d'y accéder.
Un VPN permet également à vos employés d'accéder en toute sécurité aux systèmes internes, tels que les bases de données. Cela réduit le risque de violations de données.
Tirez parti des informations sur la productivité pour la planification de projets
Étudiez les rapports générés par le logiciel de suivi du temps. Recherchez des informations telles que l'employé ou l'équipe qui réalise un projet le plus rapidement ou les types de projets qui lui conviennent le mieux. Utilisez ces informations pour prendre une décision quelles tâches attribuer à chaque équipe ou employé. Cela permettra d'améliorer la productivité de vos équipes travaillant à distance.
Demandez des rapports quotidiens
Un logiciel de suivi du temps enregistre les heures de travail de chaque employé. Les notes et les captures d'écran peuvent vous donner une idée de ce sur quoi ils ont travaillé. Cependant, cela ne donne pas une image complète. Nous vous recommandons de continuer à demander des rapports quotidiens par e-mail ou via des applications de messagerie. Demandez à vos employés de fournir plus de détails sur ce qu'ils ont réellement accompli ce jour-là. Cela rend également plus difficile pour les employés de falsifier les heures de travail.
Conclusion
Les entreprises en matière de configuration du travail à distance bénéficient grandement des logiciels de suivi du temps à distance. Ces outils permettent aux propriétaires et aux gestionnaires d'entreprise de savoir ce que fait chaque employé. De plus, cela empêche les employés de voler leur temps en déclarant qu'ils ont travaillé alors qu'ils ne le faisaient pas réellement.
La meilleure chose est que de nombreux outils de suivi du temps s'intègrent à des outils de gestion de projet tels que Jira. Ceux listés ci-dessus sont ceux que vous devez vérifier en premier. Ils possèdent la plupart des fonctionnalités que vous souhaiteriez avoir avec un outil de suivi du temps afin d'améliorer la productivité de l'équipe.
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