Hay una cosa que disuade a los propietarios de negocios de trabajar a distancia o en entornos híbridos: la incapacidad de monitorear a los empleados. No sabes si realmente están trabajando o no. Pero no es un problema sin solución. Existen herramientas de productividad que pueden indicarle qué hicieron los trabajadores remotos durante el día.
Por ejemplo, las herramientas de software de seguimiento remoto del tiempo le permiten monitorear en qué tareas está trabajando un empleado, cuánto tiempo está trabajando en ellas y su tiempo de inactividad. Algunos también pueden hacer capturas de pantalla de su ordenador para asegurarse de que los empleados remotos no dedican sus horas de trabajo a actividades no relacionadas.
Lo mejor es que muchas de estas herramientas de seguimiento remoto del tiempo están integradas con otras herramientas de productividad. Por ejemplo, en Jira, un popular software de gestión de proyectos, puedes encontrar muchos complementos que proporcionan funciones de seguimiento del tiempo.
En este artículo, hemos enumerado las mejores aplicaciones y Plugins de Jira que pueden ayudar a mejorar la productividad de su equipo. Además, encontrará algunos consejos sobre cómo maximizar estas herramientas de administración de tareas.
Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta remota de seguimiento del tiempo de los empleados
Hay muchas herramientas de seguimiento del tiempo en el mercado. Por supuesto, querrás elegir la mejor disponible. Sin embargo, no existe un «mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados» definitivo, ya que varía de una empresa a otra. Sin embargo, hay factores que le permiten encontrar los que se destacan más que los demás. Estos siguen siendo importantes independientemente de la cultura y el tamaño de la empresa.
Interfaz fácil de usar
Un rastreador potente y difícil de usar causará confusión. En lugar de centrarse en las tareas de su empresa, dedicarán una cantidad considerable de tiempo a tratar de averiguar cómo utilizar el reloj remoto. Dicho esto, debes buscar herramientas que tengan una interfaz intuitiva para el seguimiento remoto de la actividad de los empleados.
Proporciona informes detallados
Saber cuánto tiempo pasó el empleado remoto trabajando para su empresa no es suficiente. Debe saber el tiempo empleado durante el seguimiento. Algunas herramientas de seguimiento del tiempo requieren que los trabajadores remotos especifiquen en qué tareas están trabajando. También pueden ofrecer una vista cronológica o incluso varias capturas de pantalla tomadas al azar a lo largo del día. Estas proporcionan a los miembros del equipo remoto pruebas o documentación claras y tangibles de las tareas que realizaron durante el día. Además, mantiene a los gerentes y propietarios de negocios bien informados sobre ellas. También le permite medir el nivel de productividad de los empleados, lo cual es una información útil.
Riqueza de funciones
La mayoría de las herramientas de software de seguimiento remoto del tiempo no son gratuitas. Dicho esto, querrás que la herramienta que elijas haga más de una cosa. Busque las que puedan ayudarlo con otras operaciones comerciales. Supongamos que desea que la herramienta de gestión de proyectos haga un seguimiento de las horas facturables. Es aconsejable encontrar una que también pueda ayudar con la generación de facturas.
Coste
Como se mencionó anteriormente, las herramientas y los complementos de Jira que rastrean la actividad remota de los empleados no son gratuitos. Piensa cuánto estás dispuesto a gastar en estas herramientas y si valen la pena. Al evaluar, tenga en cuenta la cantidad de usuarios, las funciones que ofrece la herramienta y su facilidad de implementación.
Las 6 mejores herramientas para rastrear las actividades de los empleados remotos
Ahora que tiene claro qué buscar en el software de seguimiento remoto del tiempo, podemos continuar con los más recomendables. Estas son las 6 herramientas principales, incluidos los complementos de Jira, que ayudan a aumentar la productividad de los equipos remotos.
1. ActivityTimeline
El primero de la lista es ActivityTimeline, una herramienta completa de seguimiento del tiempo con funciones de planificación de recursos. ActivityTimeline es una herramienta excelente para controlar dos de sus activos más valiosos: los recursos humanos y el tiempo.
Características principales
- Interfaz intuitiva y seguimiento automático del tiempo.
- Los gráficos de registro de trabajo especializados permiten a los empleados remotos encontrar fácilmente las tareas y los proyectos que deben realizar.
- Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a tareas ajenas a JIRA.
- Flujos de trabajo de aprobación personalizados para hojas de tiempo individuales.
- Informe por diferentes categorías, informándole a dónde se fue el tiempo empleado.
Si bien las funciones de planificación de recursos le permiten administrar, asignar y medir el impacto de sus recursos humanos proyecto por proyecto, la funcionalidad de seguimiento del tiempo le permite controlar la forma en que sus empleados dedican sus horas de trabajo. Por lo tanto, las funciones se prestan a un acuerdo mutuamente beneficioso. Puedes hacer un seguimiento de cómo los empleados dedican su tiempo para asegurarte de que no se esfuerzan demasiado y, al mismo tiempo, gestionar aquello en lo que trabajan para garantizar que saques lo mejor de ellos cada día.
Informes de hojas de tiempo
La mayoría de las empresas confían en las hojas de horas para completar la nómina con precisión y asegurarse de que una hora trabajada es una hora pagada. Con ActivityTimeline, puede generar rápida y fácilmente hojas de horas de acuerdo con los datos de tiempo que recopila.
En cada hoja de horas, tendrás acceso a filtros que te permitirán ver los datos de tiempo del equipo, del proyecto o individuales. Con la agrupación de datos, puedes crear una imagen clara del desempeño de los diferentes equipos, departamentos o personas en tiempo real. Esto le permite repartir los recursos si es necesario.
Realice un seguimiento de las horas facturables y no facturables
Es igualmente importante que realizar un seguimiento de las horas no facturables cuando usas un rastreador de tiempo, ya que quieres contabilizar los días de enfermedad, días de vacaciones y otros días no laborables. De acuerdo con las políticas de su empresa, puede ajustar los datos para que reflejen lo que cada persona hacía todos los días del año, independientemente de si estaba en la oficina o en otro lugar.
Precio:
Nube: a partir de 2,5 USD por usuario al mes
Centro de datos: a partir de 1.900 USD por nivel de usuario
Calificaciones y reseñas de clientes:
Valoración de Capterra: 5 estrellas
Erwann P., gerente de Cicero, dice:
«Planificación de la capacidad, seguimiento del tiempo, hojas de tiempo del equipo, utilización de los recursos. Creo que no hay mejor alternativa para Jira en lo que respecta a estas funciones. Era fácil de usar para todos los miembros del equipo. Los informes eran fáciles de personalizar, rápidos y, en general, estaban perfectamente integrados con Jira».
2. Jibble
Jibble es una extensión de Chrome que actúa como un software de seguimiento del tiempo para los empleados remotos. La herramienta es fácil de instalar y vincular. Asimismo, es muy fácil de usar. Los empleados solo tienen que iniciar sesión en Jira y, a continuación, hacer clic en el botón Jibble para iniciar sesión. A continuación, pueden especificar la tarea en la que van a trabajar y activar el rastreador de tiempo. Después de hacerlo, los empleados remotos pueden concentrarse en sus tareas. Solo se necesitan unos minutos para activar el rastreador y guardar el tiempo registrado una vez hecho. Sus empleados remotos apreciarán lo sencilla que es la herramienta.
Ventajas y características principales:
- Realiza un seguimiento del tiempo en segundo plano.
- Hace que el usuario especifique el proyecto y la tarea en los que está trabajando.
- Las funciones se pueden activar mediante atajos de teclado.
- Jibble es un software de seguimiento del tiempo completamente gratuito.
Contras:
- Jibble no ofrece más que una herramienta de seguimiento del tiempo.
- Después de detener el temporizador, los trabajadores remotos deben presionar el botón «Guardar». Si se olvidan de hacer clic en él, se perderá el tiempo registrado.
Precio:
Gratuito
Calificaciones y reseñas de clientes
Valoración de Capterra: 4.9/5 estrellas
Kristy B., abogada, escribió en Capterra:
«La forma en que está configurado para el seguimiento del tiempo y el tiempo libre. No era demasiado complicado y no requería muchos pasos o información. Hacía exactamente lo que necesitábamos, que era una forma de registrar el tiempo sin tener que entrar y salir manualmente solo en el trabajo. Además, mi pareja o yo podíamos ver la hora ingresada y saber dónde estaba el empleado en cuanto a su trabajo esa semana».
3. Clockwork Pro
Clockwork es una excelente herramienta gratuita de seguimiento remoto del tiempo de los empleados. Desafortunadamente, solo es gratis para equipos pequeños, específicamente para aquellos que tienen 10 o menos miembros. El paquete para usuarios ilimitados está bloqueado detrás de un muro de pago. Con lo que ofrece la herramienta, vale la pena pagar por ella.
Esta herramienta de seguimiento de tareas crea informes automatizados de hojas de tiempo basados en los registros de trabajo. También le proporciona tres formas de realizar un seguimiento del tiempo. Los empleados pueden usar el rastreador de tiempo. En caso de que surjan problemas inesperados, pueden introducir manualmente el tiempo dedicado a las tareas. La actualización del estado del problema en la pizarra también podría iniciar automáticamente el seguimiento del tiempo.
Ventajas y características principales:
- Para los equipos de menos de 10 miembros, Clockwork Pro es gratuito.
- Hay tres maneras de registrar el tiempo.
- Vea los registros de trabajo de los problemas, las hojas de horas o los calendarios.
- Clockwork Pro se integra con Google y Outlook.
- Clasifique el tiempo mediante atributos.
Contras:
- Las empresas con más de 10 empleados tienen que pagar.
- La opción de añadir tiempo manualmente podría aprovecharse para falsificar las horas de trabajo.
Precio:
A partir de 12,10$ al mes
Gratis para equipos remotos con solo 10 usuarios
Calificaciones y reseñas de clientes:
Calificación de Atlassian Marketplace: 3.6/4 estrellas
Abdallah Maklad escribió en Atlassian Marketplace:
«El excelente soporte, la aplicación sencilla, el chat en línea y la posibilidad de contar con el apoyo directo de su equipo para guiarlos superan con creces las expectativas».
3. Time Doctor
TimeDoctor es uno de los programas de seguimiento remoto del tiempo de los empleados más confiables. Permite a los propietarios y gerentes de negocios ver cuánto tiempo tardan los empleados en completar cada proyecto. Además, hace un seguimiento del tiempo dedicado a tareas de Jira y ajenas a Jira. También tienes la opción de hacer que TimeDoctor tome capturas de pantalla de las pantallas de los ordenadores de tus empleados. Tú decides la frecuencia con la que realiza una captura de pantalla.
Ventajas y características principales:
- Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas de Jira y a las tareas no relacionadas.
- Realice automáticamente capturas de pantalla de los ordenadores de sus empleados remotos. Las capturas de pantalla también incluirán detalles como la actividad del teclado y el ratón.
- Supervise en qué está trabajando cada empleado en tiempo real.
Contras:
- Es posible que algunos empleados consideren la toma automática de capturas de pantalla como una invasión de la privacidad.
- La sincronización del tiempo entre varios ordenadores es un poco defectuosa.
- Los usuarios deben buscar los nombres de los proyectos mediante un menú desplegable, lo que puede tardar unos minutos si hay tantos proyectos.
Precio:
Básico: 5,90$ por usuario al mes
Estándar: 11,70$ por usuario al mes
Premium: 16,70$ por usuario al mes
Empresa: personalizado
Calificación y reseñas de clientes:
Valoración de Capterra: 4.5/5 estrellas
Ryan H., gerente de recursos humanos de Fullstop360, escribió:
«El mejor software de seguimiento del tiempo para empleados internos y remotos. Estamos totalmente satisfechos con el desempeño general de Time Doctor. Es bueno para el seguimiento del tiempo, la administración de tareas, las hojas de horas, el mal uso del tiempo, el uso de la web y las aplicaciones, la asistencia y la nómina, etc.».
4. Timepiece
Timepiece, anteriormente conocida como Time in Status, es una herramienta de monitoreo remoto de empleados simple y efectiva. Le permite ver gráficos personalizados que muestran el tiempo empleado en cada estado, persona asignada o grupo. También puedes personalizar los calendarios para excluir las horas no laborables, lo que te da más control sobre cuándo pueden iniciar sesión los empleados.
Ventajas y características principales:
- Timepiece también registra el tiempo entre los estados, el tiempo de entrega, el tiempo de respuesta, el tiempo de resolución y más.
- Tiene la opción de excluir las horas no laborables.
- Obtenga informes de promedio, suma, mediana o desviación estándar.
- Te permite exportar archivos de forma ilimitada.
Contras:
- Hay una versión gratuita, pero solo los equipos remotos con 10 miembros pueden usarla.
- Tiene menos funciones en comparación con las alternativas.
Precio:
A partir de 11$ al mes
Gratis para equipos pequeños
Calificación y reseña de los clientes:
Calificación de Atlassian Marketplace: 3.7/4 estrellas
El usuario Olgu Eren Göktepe escribió una reseña en Atlassian Marketplace:
«Administrar equipos y recuperar las estadísticas de los proyectos es mucho más fácil con este complemento. Tiene muchas opciones de filtro para usar y estos filtros son ideales para los líderes de proyectos. Como líder de equipo, uso este complemento durante un tiempo y me ayuda mucho con los informes y con mantener al equipo al día. Totalmente recomendable».
5. Timetracker de Everit
Timetracker de Everit ayuda a facilitar la administración de su fuerza laboral remota. Le permite establecer una tarifa personalizada o definir tasas de costo para cada usuario. Esto crea un flujo de trabajo de creación de nóminas simplificado. También le proporciona hojas de tiempo precisas que muestran el resumen del tiempo dedicado a cada proyecto o asunto por cada usuario.
Ventajas y características principales:
- Cree informes detallados que contengan información sobre cada registro de trabajo relacionado con los usuarios, los proyectos y los problemas.
- Defina las tasas de costo individuales y predeterminadas.
- Crea y administra registros de trabajo en un lienzo de calendario.
Contras:
- Timetracker ya no admite la versión Data Center de Jira.
- No tiene una función de facturación directa.
Precio:
A partir de 7,15$ al mes
Calificación y reseñas de clientes:
Calificación de Atlassian Marketplace: 3.3/4 estrellas
El usuario J Soft escribió una reseña en Atlassian Marketplace en la que decía:
«Timetracker es perfecto si quieres lo que hacen las demás herramientas de seguimiento del tiempo de Jira, pero no quieres gastar una fortuna en ello. Cuando utilizamos el seguimiento del tiempo, la previsión y la priorización, la herramienta es capaz de ayudarnos de forma convincente a recopilar todos los datos que necesitamos; el informe es muy útil para ello».
6. TimePlanner
TimePlanner es un sistema de monitoreo remoto de empleados que ofrece más que solo un seguimiento del tiempo. Le proporciona un cronómetro que registra cuánto tiempo dedica un miembro del equipo remoto a una tarea. Además de eso, te ayuda a planificar eventos y vacaciones. Además, esta herramienta de administración de proyectos también funciona como una herramienta de administración de costos, lo que le brinda formas efectivas de monitorear los gastos del proyecto en tiempo real.
Ventajas y características principales:
- Registra el tiempo dedicado a tareas y eventos.
- Crea y administra las tarifas de facturación.
- Exporte informes y nóminas como archivos Excel o CSV.
- Simplifica las solicitudes de licencia.
Contras:
- TimePlanner no tiene una vista de calendario.
- No ofrece programación a nivel de proyecto.
Precio:
A partir de 1,50 USD por usuario al mes
Calificación y reseña de los clientes:
Calificación de Atlassian Marketplace: 3.8/4 estrellas
El usuario Ferenc Pribék escribió una reseña diciendo:
«Buscaba una aplicación que me permitiera programar y gestionar las tareas de todos mis proyectos de Jira en una sola interfaz. El módulo Programación lo hace a la perfección. Tiene todo lo que necesito... También lo uso para registrar el tiempo, y también funciona a la perfección para eso. Cuando necesité ayuda, recibí soluciones rápidas y claras».
Consejos y recordatorios adicionales sobre el uso del software de seguimiento del tiempo para empleados remotos
Además de los factores mencionados anteriormente que debes tener en cuenta al elegir una herramienta de seguimiento del tiempo, hay cosas adicionales que debes recordar. Estos son algunos recordatorios adicionales, que incluyen qué otras herramientas podrías necesitar, cómo aprovechar al máximo los complementos de seguimiento del tiempo para Jira y lo mejor prácticas de trabajo remoto.
No te olvides de la ciberseguridad
En una configuración de trabajo remoto, la mayoría de las herramientas que utilizarás están basadas en la nube. Lo subes todo, y eso puede incluir datos confidenciales. Si bien las herramientas de gestión de proyectos, como Jira, ofrecen funciones de seguridad, te recomendamos que tomes medidas adicionales. Por ejemplo, puedes usar un VPN sin registro para cifrar los datos transmitidos a través de Internet. Esto dificulta que los ciberdelincuentes intercepten y accedan a información privada.
Una VPN también permite a sus empleados acceder de forma segura a los sistemas internos, como las bases de datos. Reduce el riesgo de filtraciones de datos.
Aproveche los conocimientos de productividad para la planificación de proyectos
Estudie los informes generados por el software de seguimiento del tiempo. Busca detalles como qué empleado o equipo completa un proyecto más rápido o qué tipos de proyectos son los más adecuados para ellos. Usa esta información para decidir qué tareas asignar a cada equipo o empleado. Esto conducirá a una mejora en la productividad de sus equipos remotos.
Solicite informes diarios
El software de seguimiento del tiempo registra las horas de trabajo de cada empleado. Las notas y las capturas de pantalla pueden darte una idea de en qué han trabajado. Sin embargo, no crea una imagen completa. Le recomendamos que siga solicitando informes diarios a través de correos electrónicos o aplicaciones de mensajería. Pide a tus empleados que proporcionen más detalles sobre lo que realmente han logrado ese día. Esto también dificulta que los empleados falsifiquen las horas de trabajo.
Conclusión
Las empresas dedicadas a la configuración del trabajo remoto se benefician mucho del software de seguimiento remoto del tiempo. Estas herramientas permiten a los propietarios y gerentes de negocios saber qué está haciendo cada empleado. Además, evita que los empleados roben el tiempo al declarar que trabajaron cuando en realidad no lo hicieron.
Lo mejor es que muchas herramientas de seguimiento del tiempo se integran con herramientas de gestión de proyectos como Jira. Las que se enumeran arriba son las que debes comprobar primero. Tienen la mayoría de las funciones que querrías que tuviera un rastreador del tiempo para aumentar la productividad del equipo.
