Le suivi du temps peut être un outil extrêmement précieux pour les équipes, car il les aide à mieux comprendre comment elles utilisent leur temps et à allouer les ressources en conséquence. Le travail de journalisation dans Jira est facile avec les bonnes stratégies. Cependant, il est important de suivre certaines bonnes pratiques pour ce faire. Cet article fournit des conseils sur la manière dont votre équipe peut s'assurer que ses données enregistrées dans Jira sont exactes et à jour et passe en revue ActivityTimeline de Jira comme une excellente solution de suivi du temps.
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Explication de la fonctionnalité Jira Work Log
Jira est un outil de gestion de projet populaire utilisé par les entreprises et les équipes de toutes tailles. Il facilite la planification, le suivi des progrès, la gestion des tâches, l'attribution des flux de travail, l'organisation du flux de travail de l'équipe, temps de suivi, et en hiérarchisant les projets afin qu'ils puissent être achevés à temps. L'une des fonctionnalités clés de Jira est la possibilité d'enregistrer les heures de travail de chaque tâche ou utilisateur au sein de votre instance Jira spécifique. Cela permet de mieux savoir qui a travaillé sur quelles tâches et combien de temps il leur a fallu pour les réaliser. Il vous permet également de savoir si une tâche particulière a été accomplie en dépassement du budget ou sous-exécutée.
Quelle est l'importance de l'enregistrement du temps dans Jira ?
L'enregistrement des heures de travail est extrêmement utile pour les chefs de projet qui doivent suivre les progrès de chaque membre de l'équipe. Le suivi des données de connexion vous permet d'identifier les éléments suivants :
Suivez les tâches
Les tâches qui prennent plus de temps que prévu sont ajustées en conséquence. Tu peux suivre le temps pris en charge de chaque tâche et si celle-ci a été achevée dans les délais estimés. Cela vous donne un aperçu des efforts déployés par un membre de l'équipe, des tâches qu'il priorise et de la rapidité avec laquelle il progresse dans sa charge de travail.
Suivez les progrès
Comparez le temps nécessaire à chaque tâche par rapport au délai d'exécution estimé. Suivi de l'avancement du projet avec différents Suivi de l'avancement du projet et le fait de comprendre quelles tâches prennent plus de temps que prévu vous permettra d'ajuster votre calendrier en conséquence et d'atteindre les délais plus rapidement.
Estimez les efforts futurs
Comparez avec précision les journaux des projets précédents avec ceux en cours estimer avec précision l'effort requis pour les initiatives à venir ; cela permet également aux équipes d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
Attribuez les tâches avec plus de précision
Comprenez mieux le temps que prennent certaines tâches afin de pouvoir les attribuer en conséquence. Il vous permet d'identifier les ressources utilisées pour différents projets afin que les décisions concernant l'allocation des ressources puissent être prises plus efficacement. Il facilite également la budgétisation en gardant une trace du temps total consacré à un projet ou à une tâche donné.
Suivez les progrès et les performances
Découvrez qui travaille sur quelle tâche et surveillez son niveau d'activité au fil du temps. Cela aidera également à identifier les domaines dans lesquels les personnes n'atteignent pas leurs objectifs ou sont sous-performantes dans des tâches spécifiques. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour prendre des décisions concernant les futures affectations et performances des membres de l'équipe au sein de l'organisation.
L'enregistrement du temps permet également aux équipes de rester transparentes avec leurs clients, car elles peuvent fournir des rapports précis sur le temps passé sur demande. Cela permet de s'assurer que les employés ne sont pas surchargés de travail, ce qui peut entraîner un épuisement professionnel et entraîner une baisse des niveaux de productivité au fil du temps si rien n'est fait.
Stratégies pour encourager les employés à enregistrer leur travail dans Jira
D'ici 2025, 70 % des grandes entreprises ont adopté le tracking, mais 59 % des employés signalent de l'anxiété et 56 % ressentir un stress accru. Bien que Jira soit un excellent outil, il est vrai que de nombreux employés n'aiment toujours pas enregistrer leurs heures de travail. C'est pourquoi vous devez rendre le processus aussi simple et agréable que possible.
Pourquoi est-il difficile d'obtenir des heures de travail précises de la part de mon équipe ?
De nombreux employés considèrent la journalisation manuelle comme une distraction ou une forme de microgestion. Les membres de l'équipe peuvent ne pas comprendre parfaitement comment enregistrer le temps ou trouver que le processus manuel prend trop de temps. Si le processus est trop complexe, ils attendent souvent la fin de la semaine pour deviner leurs heures, ce qui entraîne des erreurs.
Les stratégies suivantes aident votre équipe à améliorer ses habitudes de gestion du temps :
Informez l'équipe
Assurez-vous que tout le monde sait qu'il doit enregistrer son temps. Cela implique de définir les attentes dès le premier jour et de les réitérer tout au long de la durée du projet si nécessaire.
Encouragements et récompenses
Récompensez ceux qui enregistrent régulièrement leur temps. Utilisez de petits incitatifs, comme des cartes-cadeaux, pour reconnaître un travail bien fait. Cela constitue également une motivation pour les autres.
Flexibilité et délais
Offrez de la flexibilité aux employés lorsqu'ils saisissent des données dans Jira. Il ne devrait y avoir aucune pénalité si un employé ne saisit pas chaque tâche immédiatement après l'avoir terminée. Fixez plutôt des dates limites claires pour les inscriptions (par exemple, au moins une fois par semaine).
Apprenez aux employés à enregistrer leur travail dans Jira
Formez votre équipe à l'utilisation du dialogue Jira Log Work et assurez-vous qu'elle comprend pourquoi c'est important. Cela les aide à se sentir plus à l'aise avec le processus, ce qui peut conduire à une meilleure conformité globale.
N'oubliez pas les détails
Assurez-vous que les employés enregistrent tout leur temps, y compris les pauses ou toute autre tâche supprimée des tâches réelles du projet (bonne pratique pour suivre les heures non facturables dans les modules complémentaires Jira). Le suivi des heures non facturables accroît la transparence et améliore la responsabilisation au sein de l'équipe.
Meilleures pratiques pour les travaux d'exploitation forestière dans Jira
Une fois que vous avez mis en place des stratégies pour encourager les employés à enregistrer leurs heures de travail dans Jira, il est important de s'assurer qu'ils suivent certaines bonnes pratiques. Voici quelques conseils pour que votre équipe puisse s'assurer que ses entrées dans le système sont exactes et à jour :
Jira Log Le travail est une habitude
Assurez-vous que chaque tâche est enregistrée dès qu'elle est terminée. Cela permet d'éviter tout écart entre ce qui a été saisi en retard et ce qui a été saisi plus tôt ou de manière inexacte.
Regroupement
Regroupez les tâches similaires pour faciliter la navigation et accélérer la saisie. Par exemple, si plusieurs corrections de bogues étaient nécessaires au cours d'une journée donnée, regroupez-les toutes dans une seule tâche au lieu d'avoir chacune sa propre entrée individuelle. Cela contribuera également à la précision, car tout ce qui s'y rapporte peut être trouvé rapidement sans que quiconque consulte les journaux plus tard ne fasse trop d'efforts.
Descriptions détaillées
Incluez une description de travail détaillée de chaque activité afin que les autres membres (ou gestionnaires) comprennent exactement ce qui a été fait.
Exactitude des données
Vérifiez que l'heure enregistrée dans Jira est exacte et à jour. Vous pouvez utiliser la fonction « Modifier » pour clarifier des descriptions vagues ou enregistrer le travail effectué pendant les transitions vers « Résolu » pour capturer les efforts finaux. L'examen des rapports de « suivi du temps » permet à l'équipe de comparer les estimations initiales avec le temps réel afin d'améliorer la planification future.
Automatisez
L'une des principales questions fréquemment posées est la suivante : comment puis-je simplifier l'enregistrement du temps pour les tâches logicielles ? L'automatisation est la solution la plus efficace. Tirez parti de toutes les fonctionnalités d'intégration d'applications de Jira pour rationaliser le processus. Par exemple, si vous utilisez un chatbot, assurez-vous qu'il peut être connecté à votre système de journal de travail Jira afin que les entrées soient créées automatiquement.
Utiliser des champs supplémentaires
Pensez également à utiliser des champs facultatifs tels que des balises ou des libellés pour chaque tâche, ce qui pourrait fournir des informations supplémentaires sur la manière dont les tâches ont été effectuées et sur les raisons pour lesquelles certaines décisions ont été prises lors de leur exécution (cela permet également d'identifier les tendances au fil du temps).
Établir des estimations de base
La définition d'une « estimation initiale » avant de commencer les travaux est la première étape vers un suivi précis et une planification des sprints. Utilisez des unités standardisées telles que les semaines (w), les jours (d), les heures (h) ou les minutes (m). L'attribution d'estimations aux sous-tâches garantit également une vision plus précise de l'effort total au niveau des parents.
Cohérence des travaux d'exploitation forestière
L'enregistrement devrait avoir lieu tous les jours. Assurez-vous que chaque employé prend quelques minutes pour saisir ses données de la journée, car cela permet de créer des enregistrements précis qui pourront être utilisés pour des références ou des projets futurs. Une bonne pratique consiste à expliquer aux employés pourquoi nous avons besoin du suivi du temps.
Journaliser le travail dans Jira : erreurs courantes à éviter
Même avec les meilleures pratiques en place, des erreurs peuvent toujours se produire lors de l'enregistrement des heures de travail dans Jira. En évitant les erreurs suivantes, vous contribuerez à maintenir la qualité des données de votre projet :
Retarder la saisie des tâches
Si les entrées ne sont pas complétées dans les 24 heures suivant la fin d'une tâche, il devient plus difficile de se souvenir de tous les détails associés et la précision peut en pâtir
Estimations de temps inexactes
Assurez-vous de ne pas sous-estimer le temps que prendra une estimation ; cela pourrait entraîner des délais non respectés ou des projets incomplets, ce que personne ne souhaite.
De plus, de nombreuses personnes n'utilisent pas correctement l'option « Ajuster automatiquement ». Le choix de la mauvaise méthode d'ajustement peut laisser l'estimation restante inexacte, ce qui rend difficile pour les gestionnaires de voir l'état réel du projet.
Oublier de faire des pauses
Bien qu'il soit important de faire des pauses tout au long de la journée (elles nous aident à nous rafraîchir l'esprit !) , ils doivent également être enregistrés comme tels sur Jira. Cela garantit que tout le monde sait ce qui a été accompli à un moment donné.
Négliger les champs facultatifs
Tirer parti de fonctionnalités supplémentaires telles que des commentaires spécifiques peut fournir encore plus d'informations sur les raisons pour lesquelles certaines décisions ont été prises au cours des différentes étapes de développement. Ces champs ne doivent pas être négligés, car ils fournissent le contexte nécessaire à toute personne qui consultera les journaux ultérieurement.
Techniques et astuces avancées pour Jira Log Work
Une fois que les bases du travail d'exploitation forestière dans Jira sont maîtrisées, il est temps de passer à des techniques et à des astuces plus avancées. Voici quelques moyens d'améliorer encore les performances de votre équipe :
Analyser les données enregistrées
Analysez les données enregistrées pour identifier les domaines dans lesquels des améliorations pourraient être apportées. Cela inclut l'examen de facteurs tels que le temps consacré à une tâche donnée, les tâches qui ont pris plus de temps que prévu, ou même les performances individuelles sur de longues périodes de travail. Le module complémentaire ActivityTimeline fournit des analyses approfondies et des rapports sur les ressources qui simplifient ce processus d'évaluation.
Comment puis-je générer un rapport « planifié par rapport à réel » pour mes projets Jira ? Vous pouvez utiliser des rapports Jira natifs ou des modules complémentaires pour comparer les estimations initiales au temps réellement passé. Le module complémentaire ActivityTimeline fournit des vues complètes de ces écarts pour vous aider à affiner votre planification future.
Visualisez les progrès de l'équipe
Créez des graphiques personnalisés dans Jira qui permettent de visualiser les progrès de votre équipe et de permettre aux responsables de comprendre plus facilement la contribution de chaque personne.
Utiliser un module complémentaire
En utilisant un plugin comme ActivityTimeline peut aider à automatiser le processus. Il permet d'enregistrer plus facilement le temps, de fournir des rapports et d'obtenir rapidement des informations sur les performances de l'équipe.
Groupe IMCD a adopté l'outil pour normaliser le suivi du temps au sein de son service informatique mondial. En rationalisant le flux de travail d'approbation, ils ont réduit le temps de traitement des factures de cinq minutes à une seule. Cette amélioration a permis à chaque responsable d'économiser environ cinq heures par mois, ce qui lui a permis de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Définir un rappel
Configurez des rappels si quelqu'un oublie d'enregistrer ses heures à temps ; cela responsabilisera tout le monde et garantira qu'aucun délai ne soit dépassé en raison de la négligence d'un membre de l'équipe en particulier.
Automatisez le processus
Utilisez le suivi automatique du temps dans la mesure du possible à l'aide de scripts ou de robots. Ils peuvent économiser beaucoup de temps en enregistrant et en mettant à jour automatiquement les informations sans avoir à les saisir manuellement tous les jours.
Avantages de l'utilisation d'ActivityTimeline to Work Log dans Jira
ActivityTimeline est un module complémentaire populaire pour Jira qui vous permet de mieux visualiser l'activité professionnelle de votre équipe et d'obtenir plus d'informations sur ses performances.
Il permet de fournir une vue d'ensemble des tâches et des ressources allouées, ainsi que de la durée de chaque tâche (et si elle a été achevée dans les heures/jours budgétisés). Sur le même tableau de bord, il est possible de suivre le temps passé au niveau de l'équipe et au niveau individuel grâce à des indicateurs de journal de travail.
ActivityTimeline améliore considérablement l'expérience utilisateur en mettant à jour la fenêtre standard « Log Work » de Jira. Les utilisateurs peuvent classer leur temps comme facturable ou non facturable directement depuis la page du problème.
De nombreux chefs de projet finissent par se demander : « Puis-je configurer une liste déroulante personnalisée entre « facturable » et « Non facturable » pour les journaux de travail de mon équipe dans Jira ? » Heureusement, vous pouvez créer jusqu'à 100 catégories différentes dans le menu Configuration des feuilles de temps. Une fois qu'ActivityTimeline est défini comme votre fournisseur de suivi du temps Jira, cette liste déroulante apparaîtra automatiquement dans la boîte de dialogue de journalisation. Il permet également une journalisation sur plusieurs jours, où une seule entrée peut couvrir des tâches qui s'étendent sur plusieurs jours, ce qui réduit la saisie manuelle des données.
Pour rendre la journalisation aussi simple que possible, l'utilisateur n'a qu'à cliquer sur un ticket pour enregistrer les heures. ActivityTimeline remplira même automatiquement les heures probables pour gagner du temps.
Pour les utilisateurs, ActivityTimeline dispose d'un espace de travail personnel simple avec une fonction de suivi du temps et une capacité de modification du journal de travail. Sur cet espace de travail, un utilisateur a la possibilité d'activer le suivi du temps et de s'arrêter lorsque la tâche est terminée le suivi du temps et le journal fonctionnent en un clic :
L'outil fournit un module visuel « Mon calendrier » dans lequel les utilisateurs peuvent gérer leur journal de travail à l'aide d'actions de glisser-déposer. Vous pouvez déplacer un journal de travail vers un autre jour ou redimensionner le bloc pour créer automatiquement des copies sur plusieurs jours.
Vous pouvez suivre le temps consacré aux activités internes qui ne comportent pas de tickets Jira spécifiques, telles que les réunions ou les formations. ActivityTimeline peut convertir les événements de réservation en journal de travail et même les intégrer aux calendriers Google ou Outlook pour garantir que chaque heure de la journée de travail est prise en compte.
Ce plugin propose des rapports Timesheet qui donnent aux responsables une idée de l'état d'avancement de leurs projets à tout moment, afin qu'ils puissent détecter rapidement les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent de véritables problèmes. Si vous vous êtes déjà demandé : « Je dois exporter un rapport d'utilisation des ressources de Jira vers Excel. Comment puis-je m'y prendre ? » la solution est simple. Générez une prévision d'utilisation des ressources dans le module Rapports, puis utilisez le bouton d'exportation en haut à droite pour télécharger le fichier en vue d'une analyse plus approfondie.
Les responsables peuvent revoir et approuver un temps enregistré si nécessaire. Il peut être utile pour les heures supplémentaires. Cette fonctionnalité s'appelle Workflow d'approbation, il verrouille le journal de travail une fois qu'il est approuvé afin de garantir l'intégrité des données pour la paie ou la facturation des clients. Les responsables ont également accès à des outils de haut niveau, notamment la possibilité de consigner le travail au nom des membres de l'équipe afin de combler les lacunes en matière de rapports.
Réflexions finales
ActivityTimeline pour Jira aide les équipes à gérer leur temps et leurs ressources de manière plus efficace. Il permet de consigner facilement les tâches de travail dans Jira, de générer des rapports sur les feuilles de temps et de suivre les performances de chaque équipe dans un tableau de bord visuel unifié. Cet outil apporte structure et clarté opérationnelle aux équipes, quelle que soit leur taille. En utilisant le Plugin ActivityTimeline pour Jira, vous pouvez vous assurer que toutes les heures consacrées aux projets sont comptabilisées de manière précise et efficace. Il reste un instrument essentiel pour superviser des projets complexes et optimiser la gestion globale des ressources.
