Le suivi du temps peut être un outil extrêmement précieux pour les équipes, car il les aide à mieux comprendre comment elles utilisent leur temps et à allouer les ressources en conséquence. Le travail de journalisation dans Jira est facile avec les bonnes stratégies. Cependant, il est important de suivre certaines bonnes pratiques pour ce faire. Cet article vous fournira des conseils sur la manière dont votre équipe peut s'assurer que ses données enregistrées dans Jira sont exactes et à jour et vous donnera un aperçu des ActivityTimeline de Jira comme une excellente solution de suivi du temps.
Explication de la fonctionnalité Jira Work Log
Jira est un outil de gestion de projet populaire utilisé par les entreprises et les équipes de toutes tailles. Il facilite la planification, le suivi des progrès, la gestion des tâches, l'attribution des flux de travail, l'organisation du flux de travail de l'équipe, temps de suivi, et en hiérarchisant les projets afin qu'ils puissent être achevés à temps. L'une des fonctionnalités clés de Jira est la possibilité d'enregistrer les heures de travail pour chaque tâche ou utilisateur du système. Cela permet de mieux savoir qui a travaillé sur quelles tâches et combien de temps il leur a fallu pour les réaliser. Il vous permet également de savoir si une tâche particulière a été accomplie avec surbudget ou sous-exécutée.
Quelle est l'importance de l'enregistrement du temps dans Jira ?
L'enregistrement des heures de travail est extrêmement utile pour les chefs de projet qui ont besoin de suivre les progrès de chaque membre de l'équipe. Le suivi des données de connexion vous permet d'identifier :
Suivez les tâches
Des tâches qui prennent plus de temps que prévu et qui doivent être ajustées en conséquence. Tu peux suivre le temps pris en charge de chaque tâche et si elle a été achevée dans un délai estimé. Cela vous donne un aperçu des efforts déployés par un membre de l'équipe, des tâches qu'il priorise et de la rapidité avec laquelle il progresse dans sa charge de travail.
Suivez les progrès
Découvrez combien de temps chaque tâche a pris par rapport au délai estimé pour son achèvement. Suivi de l'avancement du projet et le fait de comprendre quelles tâches prennent plus de temps que prévu vous permettra d'ajuster votre calendrier en conséquence et d'atteindre les délais plus rapidement.
Estimez les efforts futurs
Comparez les journaux des projets précédents avec ceux en cours afin de estimer avec précision l'effort requis pour les initiatives à venir ; cela permet également aux équipes d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
Attribuez les tâches avec plus de précision
Comprenez mieux le temps que prennent certaines tâches afin de pouvoir les attribuer en conséquence. Il vous permet d'identifier les ressources utilisées pour différents projets afin que les décisions concernant l'allocation des ressources puissent être prises plus efficacement. Il facilite également la budgétisation en gardant une trace du temps total consacré à un projet ou à une tâche donné.
Suivez les progrès et les performances
Découvrez qui travaille sur quelle tâche et surveillez son niveau d'activité au fil du temps. Cela aidera également à identifier les domaines dans lesquels les personnes n'atteignent pas leurs objectifs ou sont sous-performantes dans des tâches spécifiques. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour prendre des décisions concernant les affectations et les performances futures des membres de l'équipe au sein de l'organisation.
L'enregistrement du temps permet également aux équipes de rester transparentes avec leurs clients, car elles peuvent fournir des rapports précis sur le temps passé sur demande. Cela permet de s'assurer que les employés ne sont pas surchargés de travail, ce qui peut entraîner un épuisement professionnel et entraîner une baisse des niveaux de productivité au fil du temps si rien n'est fait.
Stratégies pour encourager les employés à enregistrer leur travail dans Jira
Pas tous les employés aiment enregistrer leurs heures de travail dans Jira, il est donc important de rendre le processus aussi simple et agréable que possible. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour encourager tous les membres de votre équipe à tirer parti de cette fonctionnalité intéressante :
Informez l'équipe
Assurez-vous que tout le monde sait qu'il doit enregistrer son temps. Cela implique de définir les attentes dès le premier jour et de les réitérer tout au long du projet si nécessaire.
Encouragements et récompenses
Récompensez ceux qui réussissent à se connecter avec des incitations telles que des cartes-cadeaux ou d'autres récompenses symboliques pour un travail bien fait, ce qui motivera également les autres.
Flexibilité et délais
Donnez de la flexibilité aux employés lorsqu'ils saisissent des données dans Jira. Il ne devrait y avoir aucune pénalité si un employé ne saisit pas chaque tâche immédiatement après l'avoir terminée, mais plutôt lui donner des délais dans lesquels chaque saisie doit être effectuée (par exemple, au moins une fois par semaine).
Apprenez aux employés à enregistrer leur travail dans Jira
Formez l'employé à l'utilisation de Jira Log Work Dialogue et assurez-vous qu'il comprend pourquoi c'est important. Cela les aidera à se sentir plus à l'aise avec le processus, ce qui peut conduire à une meilleure conformité globale.
N'oubliez pas les détails
Assurez-vous que les employés enregistrent tout leur temps, y compris les pauses ou toute autre tâche supprimée des tâches réelles du projet (bonne pratique) pour suivre les heures non facturables dans Jira) - ce type de transparence renforce la confiance entre les responsables et les équipes et améliore également la responsabilité des membres.
Meilleures pratiques pour les travaux d'exploitation forestière dans Jira
Une fois que vous avez mis en place des stratégies pour encourager les employés à enregistrer leurs heures de travail dans Jira, il est important de s'assurer qu'ils suivent certaines bonnes pratiques à cet égard. Voici quelques conseils pour que votre équipe puisse s'assurer que ses entrées dans le système sont exactes et à jour :
Jira Log Le travail est une habitude
Assurez-vous que chaque tâche est enregistrée dès qu'elle est terminée, afin d'éviter tout écart entre ce qui a été saisi en retard et ce qui a été saisi plus tôt ou de manière inexacte.
Regroupement
Regroupez les tâches similaires pour faciliter la navigation et accélérer la saisie (par exemple, si plusieurs corrections de bogues étaient nécessaires au cours d'une journée donnée, regroupez-les toutes sous une seule tâche au lieu que chacune ait sa propre entrée individuelle). Cela contribuera également à la précision, car tout ce qui s'y rapporte peut être trouvé rapidement sans que quiconque consulte les journaux plus tard ne fasse trop d'efforts.
Descriptions détaillées
Incluez des descriptions détaillées de chaque activité afin que les autres membres (ou responsables) comprennent exactement ce qui a été fait.
Descriptions claires
Vérifiez que les données saisies dans Jira sont exactes et à jour.
Automatisez
Tirez parti de toutes les fonctionnalités d'intégration d'applications de Jira pour rationaliser le processus (par exemple, si vous utilisez un chatbot, assurez-vous qu'il peut être connecté à votre système de journal de travail Jira afin que les entrées soient créées automatiquement).
Utiliser des champs supplémentaires
Pensez également à utiliser des champs facultatifs tels que des balises ou des libellés pour chaque tâche, ce qui pourrait fournir des informations supplémentaires sur la manière dont les tâches ont été effectuées et sur les raisons pour lesquelles certaines décisions ont été prises au cours de leur exécution (cela permet également d'identifier les tendances au fil du temps).
Cohérence des travaux d'exploitation forestière
L'enregistrement doit avoir lieu tous les jours. Assurez-vous que chaque employé prend quelques minutes pour saisir ses données de la journée, car cela permet de créer des enregistrements précis qui pourront être utilisés pour des références ou des projets futurs. Une bonne pratique consiste à expliquer aux employés pourquoi nous avons besoin d'un suivi du temps.
Journaliser le travail dans Jira : erreurs courantes à éviter
Même si les meilleures pratiques sont en place, certaines erreurs courantes peuvent toujours être commises lors de l'enregistrement des heures de travail dans Jira. En voici quelques-unes à surveiller :
Ne pas saisir les tâches assez rapidement
Si les saisies ne sont pas effectuées dans les 24 heures suivant la fin de chaque tâche, il devient plus difficile de se souvenir de tous les détails associés et la précision peut en pâtir
Estimations de temps inexactes
Assurez-vous de ne pas sous-estimer le temps que prendra une estimation ; cela pourrait entraîner des délais non respectés ou des projets incomplets dont personne ne souhaite
Oublier de faire des pauses
Bien qu'il soit important de faire des pauses tout au long de la journée (elles nous aident à nous rafraîchir l'esprit !) , ils doivent également être enregistrés comme tels sur Jira afin que tout le monde sache ce qui a été accompli à un moment donné.
Négliger les champs facultatifs
Tirer parti de fonctionnalités supplémentaires telles que des commentaires spécifiques peut permettre de mieux comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises à différents stades de développement ; il ne faut pas les négliger.
Techniques et astuces avancées pour Jira Log Work
Une fois que les bases du travail d'exploitation forestière dans Jira sont maîtrisées, il est temps de passer à des techniques et à des astuces plus avancées. Voici quelques moyens d'améliorer encore les performances de votre équipe :
Analyser les données enregistrées
Analysez les données enregistrées pour identifier les domaines dans lesquels des améliorations pourraient être apportées. Cela inclut l'examen de facteurs tels que le temps consacré à une tâche donnée, les tâches qui ont pris plus de temps que prévu, ou même les performances individuelles sur de longues périodes de travail. Le module complémentaire ActivityTimeline fournit
Visualisez les progrès de l'équipe
Créez des graphiques personnalisés dans Jira qui permettent de visualiser les progrès de votre équipe et de permettre aux responsables de comprendre plus facilement la contribution de chaque personne.
Utiliser un module complémentaire
En utilisant un plugin comme ActivityTimeline peut aider à automatiser le processus. Il permet d'enregistrer plus facilement le temps, de fournir des rapports et d'obtenir rapidement des informations sur les performances de l'équipe.
Définir un rappel
Configurez des rappels si quelqu'un oublie d'enregistrer ses heures à temps ; cela permettra de responsabiliser tout le monde et de garantir qu'aucune échéance ne soit dépassée en raison de la négligence d'un ou de plusieurs membres de l'équipe en particulier.
Automatisez le processus
Utilisez le suivi automatique du temps dans la mesure du possible à l'aide de scripts ou de robots. Ils peuvent gagner beaucoup de temps en enregistrant et en mettant à jour automatiquement les informations sans que personne n'ait besoin de les saisir manuellement chaque jour.
Avantages de l'utilisation d'ActivityTimeline to Work Log dans Jira
ActivityTimeline est un module complémentaire populaire pour Jira qui vous permet de mieux visualiser l'activité professionnelle de votre équipe et d'obtenir plus d'informations sur ses performances.
Il permet de fournir une vue d'ensemble des tâches et des ressources allouées, ainsi que de la durée de chaque tâche (et si elle a été achevée dans les heures/jours budgétisés). Sur le même tableau de bord, il est possible de suivre le temps passé au niveau de l'équipe et au niveau individuel grâce à des indicateurs de journal de travail :
Pour enregistrer le travail en toute simplicité : l'utilisateur doit cliquer sur un ticket pour enregistrer les heures ; ActivityTimeline saisira même automatiquement les heures probables :
Pour les utilisateurs, ActivityTimeline dispose d'un espace de travail personnel simple avec une fonction de suivi du temps et une capacité de modification des journaux de travail. Sur votre espace de travail, l'utilisateur a la possibilité d'activer le suivi du temps et de l'arrêter lorsque la tâche est terminée le suivi du temps et le journal fonctionnent en un clic :
Ce plugin propose des rapports Timesheet qui donnent aux responsables une idée de l'état d'avancement de leurs projets à tout moment, afin qu'ils puissent détecter rapidement les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent de véritables problèmes.
Les responsables peuvent consulter et approuver un temps enregistré si nécessaire. Cela peut être utile pour les heures supplémentaires, par exemple :
Réflexions finales
ActivityTimeline pour Jira aide les équipes à mieux gérer leur temps et leurs ressources. Il permet de consigner facilement les tâches de travail dans Jira, de générer des rapports sur les feuilles de temps et de suivre les performances de chaque équipe dans un tableau de bord visuel unifié. Avec Plugin ActivityTimeline pour Jira, vous pouvez vous assurer que toutes les heures consacrées aux projets sont comptabilisées de manière précise et efficace.
