Le suivi du temps dans Jira ne devrait pas être une corvée. Pourtant, pour de nombreuses équipes, c'est toujours le cas. Des journaux de travail désordonnés, des rapports incomplets et des données éparpillées font qu'il est difficile de se faire une idée précise de l'évolution du temps. C'est un problème. Sans un suivi précis du temps, la planification des projets en souffre, les ressources sont mal gérées et la facturation devient un jeu de devinettes.
Jira dispose d'un système de gestion du temps intégré, mais soyons honnêtes, il est limité. Vous pouvez consacrer des heures à des problèmes, mais vous ne pouvez pas rédiger de rapport clair et exploitable si vous n'avez pas rassemblé les éléments. C'est pourquoi les équipes sérieuses se tournent vers Modules complémentaires pour Jira Timesheet. Le bon outil vous donne une visibilité complète sur le temps passé, ce qui vous permet d'optimiser le travail, d'équilibrer les charges de travail et de prendre des décisions plus intelligentes.
Pourquoi le suivi du temps est important dans Jira
Une feuille de temps est bien plus qu'un simple enregistrement des heures travaillées ; c'est un outil essentiel pour suivre l'avancement des projets et garantir une allocation efficace des ressources. Il fournit une ventilation claire du temps consacré aux tâches, aux projets et aux épopées, aidant les équipes à rester responsables et transparentes. Pour les entreprises qui travaillent avec des clients externes, les feuilles de temps garantissent une facturation précise et un suivi des coûts. En interne, ils aident les responsables à comprendre les tendances en matière de productivité et à ajuster les charges de travail en conséquence.
Jira inclut une fonction de suivi du temps intégrée, qui permet aux utilisateurs d'enregistrer le travail directement dans les problèmes. Bien que cette fonctionnalité soit utile, elle ne fournit pas les rapports de feuille de temps détaillés dont de nombreuses équipes ont besoin. Les outils de reporting standard de Jira ne fournissent qu'un aperçu de base des heures enregistrées, ce qui rend difficile l'analyse des données entre les projets ou la comparaison du travail entre les équipes. Pour obtenir des informations plus approfondies, de nombreuses équipes se tournent vers des modules complémentaires Jira tiers qui améliorent les rapports et fournissent une vue plus complète du suivi du temps.
Les limites du suivi du temps intégré à Jira
Jira permet aux utilisateurs d'enregistrer le temps consacré à des tâches individuelles, mais ces données sont souvent éparpillées entre plusieurs problèmes. En l'absence d'un rapport de feuille de temps centralisé, les responsables doivent compiler manuellement les données pour avoir un aperçu des heures enregistrées. Le rapport de suivi du temps standard de Jira indique le temps consacré à des problèmes spécifiques mais manque de personnalisation, ce qui rend difficile la génération de rapports détaillés répondant aux besoins des différentes équipes.
Un autre inconvénient est l'impossibilité de suivre les heures facturables par rapport aux heures non facturables dans Jira en mode natif. Pour les entreprises qui facturent leurs clients en fonction du temps passé, cette limitation peut entraîner des inefficacités. De plus, les rapports de suivi du temps par défaut de Jira n'incluent pas les jours non ouvrables tels que les congés de maladie, les vacances ou les jours fériés à l'échelle de l'entreprise. Sans ce contexte, les responsables peuvent mal interpréter la disponibilité des équipes et les délais des projets.
Améliorer les feuilles de temps Jira avec ActivityTimeline
Pour surmonter ces défis, de nombreuses équipes s'appuient sur les applications Jira Marketplace comme ActivityTimeline. Cet outil étend les fonctionnalités de suivi du temps de Jira en fournissant un système de feuille de temps entièrement personnalisable qui s'intègre parfaitement à Jira. ActivityTimeline permet aux équipes de générer des feuilles de temps détaillées pour les utilisateurs individuels, les projets et les équipes, tout en proposant des visualisations interactives qui simplifient l'analyse.
L'un des principaux avantages d'ActivityTimeline est sa capacité à regrouper et à filtrer les journaux de temps en fonction de divers paramètres. Les responsables peuvent générer des rapports basés sur les utilisateurs, les projets ou les épopées, ce qui facilite l'évaluation de la répartition du temps. L'application comprend également un outil de suivi visuel des progrès, qui permet aux équipes de comparer les heures enregistrées avec les heures requises pour suivre les progrès en temps réel.
ActivityTimeline contre Tempo Timesheets et autres plugins Jira
En ce qui concerne les modules complémentaires de Jira Timesheet, il existe de nombreuses options. Mais ils ne sont pas tous construits de la même manière.
Feuilles de temps Tempo est l'un des plugins de suivi du temps les plus connus pour Jira. Il propose des rapports de feuilles de temps, des flux de travail d'approbation et des intégrations avec des outils de comptabilité. Mais cela présente quelques inconvénients. Les utilisateurs se plaignent fréquemment d'une interface maladroite, de performances lentes et d'une courbe d'apprentissage abrupte. Les options de personnalisation étant limitées, il est plus difficile d'adapter les rapports à des besoins spécifiques.
Autres Plug-ins de feuille de temps Jira offrent de solides fonctionnalités de suivi mais nécessitent souvent une configuration supplémentaire en dehors de Jira. Certains d'entre eux s'appuient sur des extensions de navigateur, ce qui peut créer des incohérences dans le suivi si les utilisateurs oublient d'enregistrer correctement leur temps.
Ensuite, il y a ActivityTimeline, un outil de planification des ressources et de suivi du temps spécialement conçu pour Jira. Il propose des feuilles de temps visuelles interactives, ce qui permet de suivre plus facilement les progrès en un coup d'œil. Il se synchronise également parfaitement avec Jira Software et Jira Service Management, en extrayant toutes les données temporelles pertinentes sans travail manuel supplémentaire.
Une autre victoire majeure ? Avec ActivityTimeline, vous pouvez générer des feuilles de temps pour des équipes, des individus, des projets ou même des épopées. Vous pouvez suivre les heures facturables et non facturables, comptabiliser les jours non ouvrables et exporter des rapports vers Excel en un seul clic. Et tandis que certains outils se concentrent uniquement sur le suivi du temps, ActivityTimeline intègre la planification des ressources. Vous ne vous contentez pas de voir combien de temps a été passé, vous voyez qui est disponible, qui est surbooké et où le temps passe entre les mailles du filet.
Trois types de rapports de feuille de temps dans ActivityTimeline
Les feuilles de temps ne sont pas toutes créées de la même manière. Certaines équipes ont besoin d'un aperçu rapide et détaillé des progrès, tandis que d'autres ont besoin d'informations détaillées et granulaires pour la facturation et l'allocation des ressources. C'est pourquoi ActivityTimeline propose trois types distincts de rapports de feuilles de temps, garantissant que chaque équipe, qu'elle se concentre sur un suivi de haut niveau ou des analyses approfondies, obtienne exactement ce dont elle a besoin.
Feuille de temps de l'équipe Progress
La feuille de temps de l'équipe Progress est destinée aux managers qui souhaitent savoir instantanément où leur temps est consacré. Pas de fouille dans les données brutes, pas de défilement interminable, juste une ventilation claire et visuelle des heures enregistrées par rapport aux heures requises.
Si les charges de travail sont équilibrées, vous le verrez immédiatement. Si quelqu'un prend du retard, la barre de progression vous le dira en un coup d'œil. Et si un membre de l'équipe surutilisé est en train de s'épuiser ? Vous le repérerez avant qu'il ne devienne un problème plus grave.
Cette feuille de temps est idéale pour les dirigeants qui ont besoin de réponses rapides à des questions telles que :
- Mon équipe est-elle sur la bonne voie pour respecter les délais ?
- Les charges de travail sont-elles réparties de manière uniforme ?
- Où constatons-nous des dépassements de temps ?
C'est simple, efficace et idéal pour respecter le calendrier des projets sans se perdre dans les mauvaises herbes.
Chronologie et feuille de temps de l'équipe
Pour les équipes qui jonglent avec plusieurs projets, la Timeline Team Timesheet change la donne. Au lieu de simplement consulter le nombre total d'heures, ce rapport vous permet de découper les données selon vos besoins, par utilisateur, par projet ou même par épisode.
Supposons que vous gériez plusieurs initiatives à la fois. Vous ne voulez pas simplement savoir que 40 heures ont été enregistrées la semaine dernière, vous voulez savoir où ces heures se sont déroulées. Ont-ils été répartis de manière égale entre les projets ? Certaines tâches ont-elles pris plus de temps que prévu ? La feuille de temps de l'équipe Timeline vous donne une visibilité complète sur la répartition, ce qui facilite le suivi des performances de l'équipe dans les différents flux de travail.
Encore mieux ? Il s'intègre aux filtres enregistrés de Jira, ce qui signifie que vous pouvez personnaliser les rapports en fonction de vos besoins exacts. Que vous souhaitiez vous concentrer sur un sprint, un département ou un projet client spécifique, la flexibilité est là.
Feuille de temps détaillée de l'équipe
Parfois, une vue d'ensemble ne suffit pas. Lorsque vous avez besoin de suivre chaque heure enregistrée, la feuille de temps détaillée de l'équipe répond à vos besoins.
Ce rapport est conçu pour les équipes qui ont besoin de données fiables, que ce soit pour la facturation des clients, les prévisions financières ou les audits internes. Il décompose les journaux de travail au niveau individuel, indiquant exactement qui a travaillé sur quoi, quand et pendant combien de temps.
Vous devez séparer les heures facturables des heures non facturables ? Pas de problème. Vous souhaitez tout exporter vers Excel pour une analyse plus approfondie ? C'est intégré.
Cette feuille de temps est particulièrement utile pour les équipes qui s'appuient sur un suivi précis du temps pour la facturation. Avec des données précises à portée de main, vous pouvez vous assurer que chaque heure facturable est prise en compte, ce qui élimine les conjectures et protège vos résultats.
La feuille de temps adaptée à chaque besoin
ActivityTimeline ne se limite pas à suivre le temps, il s'agit de prendre des décisions plus intelligentes grâce à des données de meilleure qualité. Que vous ayez besoin d'une vue d'ensemble de haut niveau, d'informations basées sur des projets ou d'une piste d'audit approfondie, la bonne feuille de temps n'est qu'à quelques clics.
oscilloscopes
Les scopes fournissent des options de filtrage avancées pour les feuilles de temps. Commencez par sélectionner un critère de filtrage principal parmi les options disponibles (équipe/personnes, projet, épopée, catégorie ou problème). Spécifiez ensuite les paramètres exacts de votre rapport.
À l'exception des filtres Jira, tous les critères prennent en charge le filtrage à sélection multiple, ce qui vous permet de générer des rapports pour plusieurs projets, problèmes, épopées ou équipes simultanément.
Modèles et regroupement personnalisés
Dans le panneau de gauche, utilisez des modèles précréés ou l'onglet « Personnalisé » pour regrouper les données selon n'importe quel champ personnalisé Jira.
Tableaux de bord enregistrés
Pour enregistrer votre rapport configuré, cliquez sur le lien « Enregistrer la configuration sous... », entrez un titre, puis enregistrez. Tous les rapports enregistrés seront accessibles dans le module « Feuille de temps » du menu.
Pour supprimer un rapport, accédez à l'onglet « Configurations » → « Tableaux de bord ». Sur cette page, vous pouvez également partager le tableau de bord que vous avez créé avec d'autres utilisateurs ou équipes.
Pourquoi les équipes devraient aller au-delà des feuilles de temps Excel
De nombreuses équipes utilisent encore Excel pour le suivi des feuilles de temps, mais cette méthode est sujette à des erreurs et à des inefficacités. La saisie manuelle des journaux de temps peut entraîner des divergences, et la consolidation des données sur plusieurs feuilles de calcul prend du temps. Les fonctionnalités de suivi du temps intégrées à Jira éliminent certains de ces problèmes, mais elles n'offrent pas la flexibilité et l'automatisation qu'offrent les outils de feuille de temps dédiés.
En utilisant un module complémentaire de feuille de temps avancé tel qu'ActivityTimeline, les équipes peuvent automatiser une grande partie du processus de suivi du temps.
- Les journaux de travail sont automatiquement synchronisés avec Jira, ce qui réduit la saisie manuelle des données et garantit leur précision.
- Les informations en temps réel permettent aux responsables de prendre des décisions éclairées sans avoir à compiler des rapports manuellement.
- La possibilité de suivre les heures facturables et non facturables, de comptabiliser les jours non ouvrables et de personnaliser les rapports améliore encore l'utilité d'un outil de feuille de temps dédié.
Processus d'approbation
Le processus d'approbation joue un rôle crucial dans la gestion de la modifiabilité des feuilles de temps pour les utilisateurs réguliers. Une fois qu'une feuille de temps est approuvée, elle est verrouillée et ne peut pas être modifiée à la fois sur les pages Suivi et Travail, ce qui garantit l'intégrité des données enregistrées.
Vous pouvez activer ou désactiver cette option. La désactivation du flux de travail d'approbation supprimera les exigences et fonctionnalités d'approbation. Vous pouvez régler ces paramètres dans Configurations → Page de configuration des feuilles de temps.
Capacités d'approbation :
- Approuver les feuilles de temps : Utilisateurs autorisés (Administrateur, responsable, chef d'équipe Power et chef d'équipe)) peut approuver des feuilles de temps individuelles, les empêchant ainsi de toute modification ultérieure.
- Approbation groupée : Cette fonctionnalité permet d'approuver plusieurs feuilles de temps à la fois, rationalisant ainsi le processus pour les grandes équipes ou les nombreuses inscriptions.
- Afficher les feuilles de temps approuvées : Les utilisateurs peuvent facilement filtrer les feuilles de temps qui ont été approuvées ou non.
- Détails de l'approbation : Le système enregistre et affiche qui a approuvé chaque feuille de temps, ce qui garantit transparence et responsabilité.
Prenez le contrôle du suivi du temps dans Jira
Suivi du temps efficace est essentiel à la réussite des projets, et les outils intégrés de Jira fournissent une base solide. Cependant, pour les équipes qui ont besoin de rapports et de personnalisation plus avancés, investir dans un module complémentaire dédié à la feuille de temps Jira, tel qu'ActivityTimeline, est un choix judicieux. Grâce à ses puissantes fonctionnalités de reporting, à son interface intuitive et à son intégration fluide avec Jira, ActivityTimeline permet aux équipes de gérer leur temps plus efficacement, d'optimiser les charges de travail et de garantir une facturation précise.
Pour les équipes qui souhaitent aller au-delà du simple suivi du temps, la mise à niveau vers un système plus avancé peut faire toute la différence. Que vous ayez besoin de suivre les heures facturables, de suivre l'avancement de plusieurs projets ou de garantir une meilleure allocation des ressources, la bonne solution de feuille de temps peut vous fournir les informations dont vous avez besoin pour travailler plus intelligemment.
