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Jira dispose d'un système de gestion du temps intégré. Elle est toutefois assez limitée. Vous pouvez enregistrer des heures sur les problèmes, mais vous n'obtiendrez pas de rapport clair et exploitable si vous ne collectez pas les données manuellement. C'est pourquoi de nombreuses équipes se tournent vers Modules complémentaires pour Jira Timesheet. Le bon outil vous donne une visibilité complète sur le temps passé, afin que vous puissiez optimiser le travail, équilibrer les charges de travail et prendre des décisions plus intelligentes pour votre organisation.
Pourquoi la saisie du temps est importante dans Jira Cloud
Une feuille de temps est bien plus qu'une simple liste d'heures. Il s'agit d'un outil essentiel pour suivre l'avancement des projets et garantir une allocation efficace des ressources. Une feuille de temps indique le temps exact que votre équipe a consacré à des tâches et à des événements spécifiques. Cela aide les équipes à maintenir leur responsabilité et leur transparence. Si vous travaillez avec des clients, les feuilles de temps garantissent l'exactitude de votre facturation. En interne, ils aident les responsables à comprendre les tendances en matière de productivité et à ajuster les charges de travail en conséquence.
Jira dispose d'une fonction de suivi du temps intégrée pour vous aider dans cette tâche. Vous pouvez utiliser Suivi du temps Jira pour enregistrer les heures directement dans chaque tâche. Bien que cette fonctionnalité soit utile, elle ne fournit pas les rapports de feuille de temps détaillés dont de nombreuses équipes ont besoin.
Les outils de reporting standard de Jira ne fournissent qu'un aperçu de base des heures enregistrées. Il est donc difficile d'analyser les données de différents projets ou de comparer les équipes. Pour obtenir des informations plus détaillées, de nombreuses équipes utilisent les modules complémentaires Jira. Ces outils offrent de meilleurs rapports et une vue complète de la façon dont le temps est dépensé.
Les limites du suivi du temps intégré à Jira
Jira permet aux utilisateurs d'enregistrer le temps consacré à des tâches individuelles, mais ces données sont souvent éparpillées entre différents problèmes. En l'absence d'un rapport de feuille de temps centralisé, les responsables doivent compiler manuellement les données pour avoir un aperçu des heures enregistrées. Le rapport standard de Jira Time Tracking indique le temps consacré à des problèmes spécifiques mais manque de personnalisation. Cela rend difficile la création Rapports Jira qui répondent aux besoins spécifiques de votre équipe.
Un autre inconvénient est l'impossibilité de suivre le travail heures facturables et heures non facturables dans Jira en mode natif. Pour les entreprises qui facturent leurs clients en fonction du temps passé, cette limitation peut entraîner des inefficacités. De plus, les rapports de suivi du temps par défaut de Jira n'incluent pas les jours non ouvrables tels que les congés de maladie, les vacances ou les jours fériés à l'échelle de l'entreprise. Sans ces informations, il est facile de mal calculer la disponibilité des équipes et les délais des projets.
Améliorer les feuilles de temps Jira avec ActivityTimeline
Pour surmonter ces défis, de nombreuses équipes s'appuient sur des applications Atlassian Marketplace comme ActivityTimeline. ActivityTimeline propose de puissantes fonctionnalités de création de rapports qui s'intègrent parfaitement à Jira. Il permet aux équipes de générer des feuilles de temps détaillées pour les utilisateurs individuels, les projets et les équipes. Il utilise également des visuels interactifs pour faciliter la compréhension de vos données.
L'un des principaux avantages d'ActivityTimeline est sa capacité à regrouper et à filtrer les journaux de temps. Les responsables peuvent générer des rapports par utilisateur, par projet ou par épopée pour voir exactement où s'écoule le temps. L'application comprend également un outil de suivi visuel du temps de progression, qui permet aux équipes de comparer les heures enregistrées avec les heures requises pour suivre les progrès en temps réel.
FractureCode Corporation avait l'habitude de suivre le temps de manière incohérente dans Jira, ce qui ne permettait pas de savoir exactement combien de travail était consacré à chaque projet ou client. Après être passée à ActivityTimeline, l'entreprise a acquis une visibilité totale auprès des équipes mondiales et a facilement répondu aux nouvelles exigences en matière de conformité du travail. L'équipe utilise désormais cet outil au quotidien pour rester organisée, les employés signalant une augmentation importante de leur productivité grâce à une vision claire de leur travail passé.
ActivityTimeline contre Tempo Timesheets et autres plugins Jira
En ce qui concerne les modules complémentaires de Jira Timesheet, il existe de nombreuses options. Mais ils ne sont pas tous construits de la même manière.
Feuilles de temps Tempo est l'un des plugins de suivi du temps les plus connus pour Jira. Il propose des rapports de feuilles de temps, des flux de travail d'approbation et des intégrations avec des outils de comptabilité. Cependant, Tempo Timesheets présente certains inconvénients. Les utilisateurs se plaignent fréquemment d'une interface maladroite, de performances lentes et d'une courbe d'apprentissage abrupte. En outre, en raison de la personnalisation limitée, il est difficile d'adapter les rapports à vos besoins.
Autres Plug-ins de feuille de temps Jira offrent de solides fonctionnalités de suivi mais nécessitent souvent une configuration supplémentaire en dehors de Jira. Certains d'entre eux s'appuient sur des extensions de navigateur. Cela peut entraîner des données manquantes si les utilisateurs oublient d'enregistrer correctement leur temps.
Ensuite, il y a ActivityTimeline. Il s'agit d'un outil puissant de planification des ressources et de suivi du temps spécialement conçu pour Jira Cloud et Jira Server. Il propose des feuilles de temps visuelles interactives, ce qui facilite le suivi des progrès en un coup d'œil. En outre, il se synchronise avec Jira Software et Jira Service Management, ce qui permet d'extraire toutes les données temporelles pertinentes sans travail manuel supplémentaire.
Nous avons une autre victoire importante. Avec ActivityTimeline, vous pouvez générer des feuilles de temps pour des équipes, des individus, des projets ou même des épopées. Vous pouvez suivre les heures facturables et non facturables, comptabiliser les jours non ouvrables et exporter des rapports vers Excel en un seul clic.
Et tandis que certains outils se concentrent uniquement sur le suivi du temps, ActivityTimeline intègre la planification des ressources. Vous ne vous contentez pas de voir combien de temps a été passé, vous voyez qui est disponible, qui est surbooké et où le temps passe entre les mailles du filet.
Trois types de rapports de feuille de temps dans ActivityTimeline
L'échelle n'est jamais un problème ici. Vous pouvez générer des rapports pour un maximum de 5 000 problèmes à l'aide des filtres Jira, et les utilisateurs de Jira Cloud n'ont plus à se soucier de la limite historique de deux ans. Cette flexibilité est importante car toutes les feuilles de temps ne sont pas créées de la même manière. Certaines équipes ont besoin d'un aperçu rapide et détaillé des progrès, tandis que d'autres ont besoin d'informations détaillées et granulaires pour la facturation et l'allocation des ressources. C'est pourquoi ActivityTimeline propose trois types distincts de rapports de feuille de temps, garantissant que chaque équipe obtient exactement ce dont elle a besoin.
Feuille de temps de l'équipe Progress
La feuille de temps de l'équipe Progress (ou Progress View) est destinée aux responsables qui souhaitent savoir instantanément où leur temps est consacré. Pas de fouille dans les données brutes, pas de défilement interminable, juste une ventilation claire et visuelle des heures enregistrées par rapport aux heures requises.
Si les charges de travail sont équilibrées, vous le verrez immédiatement. Si quelqu'un prend du retard, la barre de progression vous le dira en un coup d'œil. Et si un membre de l'équipe surutilisé est en train de s'épuiser ? Vous le repérerez avant qu'il ne devienne un problème plus grave.
Cette feuille de temps est idéale pour les dirigeants qui ont besoin de réponses rapides à des questions telles que :
- Mon équipe est-elle sur la bonne voie pour respecter les délais ?
- Les charges de travail sont-elles réparties de manière uniforme ?
- Où constatons-nous des dépassements de temps ?
C'est simple, efficace et idéal pour respecter le calendrier des projets.
Chronologie et feuille de temps de l'équipe
Pour les équipes qui jonglent avec plusieurs projets, la Timeline Team Timesheet change la donne. Au lieu de simplement consulter le nombre total d'heures, ce rapport vous permet de découper les données selon vos besoins, par utilisateur, par projet ou même par épisode.
Supposons que vous gériez plusieurs initiatives à la fois. Vous ne voulez pas simplement savoir que 40 heures ont été enregistrées la semaine dernière, vous voulez savoir où ces heures se sont déroulées. Ont-ils été répartis de manière égale entre les projets ? Certaines tâches ont-elles pris plus de temps que prévu ? La feuille de temps de l'équipe Timeline vous donne une visibilité complète sur la répartition, ce qui facilite le suivi des performances de l'équipe dans les différents flux de travail.
Encore mieux ? Il s'intègre aux filtres enregistrés de Jira, ce qui signifie que vous pouvez personnaliser les rapports en fonction de vos besoins exacts. Que vous souhaitiez vous concentrer sur un sprint, un département ou un projet client spécifique, la flexibilité est là.
Pour des informations encore plus détaillées, vous pouvez utiliser les champs personnalisés de Jira pour les sous-groupes. Cela signifie que vous n'êtes pas bloqué avec une seule couche de données. Vous pouvez organiser vos journaux de temps en fonction de détails tels que l'utilisateur ou les données. Il est beaucoup plus facile de repérer exactement les domaines ou les priorités spécifiques qui prennent le plus de temps.
Feuille de temps détaillée de l'équipe
Parfois, une vue d'ensemble ne suffit pas. Lorsque vous devez suivre chaque heure enregistrée, la feuille de temps détaillée de l'équipe fait l'affaire.
Ce rapport est conçu pour les équipes qui ont besoin de données fiables, que ce soit pour la facturation des clients, les prévisions financières ou les audits internes. Il décompose les journaux de travail au niveau individuel, indiquant exactement qui a travaillé sur quoi, quand et pendant combien de temps. Vous pouvez également inclure une colonne Position pour suivre la façon dont les différents rôles répartissent leur temps entre les projets.
La mise en page utilise également des icônes d'état d'approbation pour vous aider à repérer rapidement les entrées vérifiées. Elle est désormais plus facile à lire car les commentaires du journal de travail s'intègrent bien mieux sur la page.
Si un membre de l'équipe manque un journal, les utilisateurs autorisés peuvent utiliser le bouton « Enregistrer le travail pour le compte de » directement dans la fenêtre contextuelle. Vous devez séparer les heures facturables des heures non facturables ? Pas de problème Vous souhaitez tout exporter vers Excel pour une analyse plus approfondie ? C'est intégré.
Cette feuille de temps est particulièrement utile pour les équipes qui s'appuient sur un suivi précis du temps pour la facturation. Avec des données précises à portée de main, vous pouvez vous assurer que chaque heure facturable est prise en compte, ce qui élimine les conjectures et protège vos résultats.
La feuille de temps adaptée à chaque besoin
ActivityTimeline ne se limite pas à suivre le temps, il s'agit de prendre des décisions plus intelligentes grâce à des données de meilleure qualité. Que vous ayez besoin d'une vue d'ensemble de haut niveau, d'informations basées sur des projets ou d'une piste d'audit approfondie, la bonne feuille de temps n'est qu'à quelques clics.
oscilloscopes
Les scopes fournissent des options de filtrage avancées pour les feuilles de temps. Commencez par sélectionner un critère de filtrage principal parmi les options disponibles (équipe/personnes, projet, épopée, catégorie ou problème). Ensuite, vous choisissez les informations exactes dont vous avez besoin pour votre rapport. Pour encore plus de contrôle, utilisez l'option « Exclure ». Il vous permet de masquer des éléments spécifiques afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur les données dont vous avez réellement besoin.
À l'exception des filtres Jira, tous les critères prennent en charge le filtrage à sélection multiple, ce qui vous permet de générer des rapports pour plusieurs projets, problèmes, épopées ou équipes simultanément. Cette fonctionnalité est idéale pour les responsables qui souhaitent voir comment les équipes collaborent sur un grand projet.
Modèles et regroupement personnalisés
Dans le panneau de gauche, utilisez des modèles précréés ou l'onglet « Personnalisé » pour regrouper les données selon n'importe quel champ personnalisé Jira.
Tableaux de bord enregistrés
Ne perdez pas de temps à reconstruire le même rapport chaque semaine. Pour enregistrer votre rapport configuré, cliquez sur le lien « Enregistrer la configuration sous... », entrez un titre, puis enregistrez. Tous les rapports enregistrés seront accessibles dans le module « Feuille de temps » du menu.
Si vous souhaitez supprimer un rapport, accédez à l'onglet « Configurations » → « Tableaux de bord ». Sur cette page, vous pouvez également partager le tableau de bord que vous avez créé avec d'autres utilisateurs ou équipes.
Pourquoi les équipes ne devraient pas enregistrer le travail dans Excel
De nombreuses équipes utilisent encore Excel pour le suivi des feuilles de temps, mais cette méthode est sujette à des erreurs et à des inefficacités. La saisie manuelle des journaux de temps peut entraîner des divergences, et la consolidation des données sur plusieurs feuilles de calcul prend du temps. Les fonctionnalités de suivi du temps intégrées à Jira éliminent certains de ces problèmes, mais elles n'offrent pas la flexibilité et l'automatisation qu'offrent les outils de feuille de temps dédiés.
En utilisant un module complémentaire de feuille de temps avancé comme ActivityTimeline, vous pouvez développer Automatisation Jira pour gérer la majeure partie du processus de suivi pour vous.
- Les journaux de travail sont automatiquement synchronisés avec Jira, ce qui réduit la saisie manuelle des données et garantit leur précision.
- Vous pouvez enregistrer le temps directement depuis Google Agenda ou Outlook.
- Les informations en temps réel permettent aux responsables de prendre des décisions éclairées sans avoir à compiler des rapports manuellement.
- La possibilité de suivre les heures facturables et non facturables, de comptabiliser les jours non ouvrables et de personnaliser les rapports améliore encore l'utilité d'un outil de feuille de temps dédié.
Processus d'approbation
Le processus d'approbation joue un rôle crucial dans la gestion de la modifiabilité des feuilles de temps pour les utilisateurs réguliers. Une fois qu'une feuille de temps est approuvée, elle est verrouillée et ne peut pas être modifiée à la fois sur les pages Suivi et Travail, ce qui garantit l'intégrité des données enregistrées.
Vous pouvez activer ou désactiver cette option. La désactivation du flux de travail d'approbation supprimera les exigences et fonctionnalités d'approbation. Vous pouvez régler ces paramètres dans Configurations → Page de configuration des feuilles de temps.
Capacités d'approbation :
- Approuver les feuilles de temps : Utilisateurs autorisés (Administrateur, responsable, chef d'équipe Power et chef d'équipe)) peut approuver des feuilles de temps individuelles, les empêchant ainsi de toute modification ultérieure.
- Approbation groupée : Cette fonctionnalité permet d'approuver plusieurs feuilles de temps à la fois, rationalisant ainsi le processus pour les grandes équipes ou les nombreuses inscriptions.
- Afficher les feuilles de temps approuvées : Les utilisateurs peuvent facilement filtrer les feuilles de temps qui ont été approuvées ou non.
- Détails de l'approbation : Le système enregistre et affiche qui a approuvé chaque feuille de temps, ce qui garantit transparence et responsabilité.
- Restrictions relatives à l'antidate : Les administrateurs peuvent définir une « limite du nombre de pages de travail passées ». Cela empêche les utilisateurs d'enregistrer leur travail trop loin dans le passé, ce qui permet de garder vos délais réalistes.
Prenez le contrôle de Jira Time Tracking
Suivi du temps efficace est essentiel à la réussite des projets, et les outils intégrés de Jira fournissent une base solide. Cependant, pour les équipes qui ont besoin de rapports et de personnalisation plus avancés, investir dans un module complémentaire dédié à la feuille de temps Jira, tel qu'ActivityTimeline, est un choix judicieux. Grâce à ses puissantes fonctionnalités de reporting, à son interface intuitive et à son intégration fluide avec Jira, ActivityTimeline permet aux équipes de gérer leur temps plus efficacement, d'optimiser les charges de travail et de garantir une facturation précise.
Pour les équipes qui souhaitent aller au-delà du simple suivi du temps, la mise à niveau vers un système plus avancé peut faire toute la différence. Que vous ayez besoin de suivre les heures facturables, de suivre l'avancement de plusieurs projets ou de garantir une meilleure allocation des ressources, la bonne solution de feuille de temps peut vous fournir les informations dont vous avez besoin pour travailler plus intelligemment.
