Tenir un journal de travail quotidien ne se limite pas à heures de suivi dans Jira. C'est vital pour la productivité, l'amélioration de la responsabilisation et la prise de décisions plus intelligentes. Un journal bien tenu à jour vous aide à rester organisé, à suivre les progrès et à avoir une idée de l'évolution de votre temps. Découvrons les meilleures pratiques en matière d'enregistrement du temps quotidien dans Jira et comment ActivityTimeline peut vous aider à le faire de manière fluide.
L'importance de l'enregistrement du travail quotidien
Un bon Journal de travail Jira constitue un enregistrement tangible des tâches accomplies, aidant les équipes à évaluer les performances, à optimiser l'allocation des ressources et à prendre des décisions éclairées. Pour les entreprises qui comptent sur les heures facturables, il est essentiel d'avoir une facturation et une paie précises. De plus, le suivi constant des heures de travail facilite le suivi de la productivité et la gestion efficace de plusieurs projets.
Défis courants liés à l'enregistrement du travail
La plupart des gens oublient de consigner leur travail tous les jours. Au moment où ils s'en souviennent, les détails deviennent flous, ce qui entraîne des saisies de temps incorrectes. L'enregistrement manuel introduit également des erreurs, ce qui rend difficile l'obtention d'une vue fiable des heures de travail. Même lorsque les équipes enregistrent correctement les tâches, il peut être difficile d'extraire des informations pertinentes à partir de données brutes. Sans un suivi adéquat, il est difficile de hiérarchiser les tâches, d'identifier les domaines à améliorer et de garantir la cohérence des rapports.
Comment enregistrer le travail de manière fluide dans Jira à l'aide d'ActivityTimeline
ActivityTimeline facilite l'enregistrement du travail quotidien. Il est conçu pour aider les équipes à suivre les progrès, à améliorer le suivi du temps et à mieux comprendre leur journal de travail quotidien. Il fournit un aperçu clair des activités liées au travail, montrant comment les tâches et le temps passé s'alignent sur l'allocation des ressources et les délais des projets.
Grâce à son interface intuitive, le travail de journalisation se fait sans effort. Les utilisateurs peuvent simplement cliquer sur une tâche pour enregistrer les heures, et ActivityTimeline proposera automatiquement les heures probables en fonction des habitudes de travail précédentes. La fonction d'espace de travail personnel permet aux utilisateurs de démarrer un outil de suivi du temps lorsqu'ils commencent une tâche et de l'arrêter une fois terminée, garantissant ainsi des enregistrements précis du temps consacré à des activités spécifiques. Les utilisateurs peuvent également effectuer des ajustements et ajouter des notes ou des commentaires directement dans leurs journaux de travail.
Pour les gestionnaires, ActivityTimeline fournit Rapports sur les feuilles de temps, offrant des informations sur la charge de travail et les performances des équipes. Ces rapports permettent d'identifier les tendances, de suivre les défis rencontrés et de garantir que toutes les activités quotidiennes correspondent aux objectifs du projet. La possibilité d'approuver ou d'ajuster les heures enregistrées est particulièrement utile pour gérer les heures supplémentaires et garantir l'exactitude des rapports.
Les équipes travaillant sur plusieurs projets bénéficient des modèles de journaux de travail structurés, qui simplifient le suivi et améliorent la gestion du temps. La possibilité d'exporter des feuilles de temps vers Word ou Excel permet une analyse et une documentation plus poussées. En utilisant ActivityTimeline, les entreprises peuvent conserver un enregistrement détaillé des tâches, améliorer l'autoréflexion et garantir une meilleure communication et collaboration entre les membres de l'équipe.
Utiliser des feuilles de temps et des rapports pour obtenir de meilleures informations
L'affichage des feuilles de temps d'ActivityTimeline offre un aperçu structuré des heures de travail, aidant les équipes à suivre la productivité et à gérer efficacement les charges de travail. Grâce au module Track d'ActivityTimeline, les équipes peuvent rationaliser le travail administratif manuel tout en améliorant le suivi du temps, l'allocation des ressources et la conformité.
Les responsables, les administrateurs et les chefs d'équipe peuvent facilement accéder aux feuilles de temps et les approuver, en suivant les heures travaillées sur plusieurs projets. Les employés peuvent enregistrer leurs activités quotidiennes, y compris les tâches inattendues, les mises à jour de statut et les notes pertinentes, fournissant ainsi un enregistrement complet des tâches pour référence ultérieure.
Le système propose plusieurs modèles de journaux, notamment une vue chronologique qui permet de suivre visuellement les progrès et une vue détaillée permettant de passer en revue les tâches spécifiques du projet. Que vous ayez besoin de surveiller la productivité sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, vous pouvez filtrer par projet, par épisode ou par problème Jira pour avoir un aperçu du calendrier quotidien de votre équipe et de l'avancement du projet.
Les rapports sur les projets et les ressources fournissent des informations précieuses sur la répartition de la charge de travail, le suivi des tâches et les performances de l'équipe. Par exemple, le rapport de feuille de temps planifiée par rapport à la feuille de temps réelle dans Track indique ce que l'utilisateur était censé dépenser pour les tâches et combien il a réellement dépensé pour effectuer ce travail au cours de la période.
Les rapports d'ActivityTimeline permettent de suivre facilement les journaux de travail, offrant les avantages de l'utilisation de modèles de journaux structurés pour une meilleure organisation. Le système fournit des informations sur les journaux de travail quotidiens en analysant la charge de travail, les niveaux de compétence, la disponibilité et les données des feuilles de temps, aidant les équipes à suivre leurs activités quotidiennes et les performances des projets.
Dans la section Rapports, trois principaux types de rapports sont disponibles. Rapports de planification utilisez les estimations de temps restantes issues des tickets Jira pour évaluer la répartition de la charge de travail et vous assurer que les tâches sont attribuées en fonction de la capacité des membres de l'équipe. Ces rapports aident les équipes à rester organisées et à éviter la surcharge de ressources lorsqu'elles travaillent sur plusieurs projets.
Rapports de projet concentrez-vous sur l'avancement global du projet plutôt que sur les charges de travail individuelles. Ils comparent les efforts planifiés au temps réel passé, ce qui permet aux équipes d'identifier les écarts et de prendre des décisions fondées sur des données. Ces rapports sont utiles pour savoir si les projets, les épopées ou les initiatives progressent comme prévu.
Un autre excellent outil pour suivre les journaux de travail quotidiens est Rapport prévu et rapport réel qui montre l'exactitude des estimations des tâches et montre les goulots d'étranglement (par exemple, « trous noirs temporels ») :
Pour visualiser les données, nous avons également implémenté des graphiques. Graphique prévu et graphique réel donne un aperçu de l'équipe/du projet/de l'épopée avec une analyse par semaine et par mois. Par exemple, le graphique prévu par rapport à la réalité garantit une meilleure planification des projets en comparant le travail planifié avec l'exécution en temps réel, aidant ainsi les équipes à ajuster leurs priorités et à rester sur la bonne voie.
Rapports sur les congés et les événements aidez les équipes à rester informées des jours chômés, des vacances et des autres événements programmés. Cela garantit que la disponibilité est prise en compte dans la gestion du temps, évitant ainsi les conflits de planification.
Automatiser les approbations et la conformité des journaux de travail
Le processus d'approbation des journaux de travail dans ActivityTimeline garantit que tous les journaux de travail quotidiens sont exacts, conformes et correctement révisés avant d'être finalisés. Une fois qu'une feuille de temps est approuvée, elle est verrouillée, ce qui empêche toute modification ultérieure et garantit l'intégrité des données pour les audits de paie, de facturation et de conformité.
Les responsables et les administrateurs peuvent consulter et approuver les journaux de travail des membres de l'équipe, en veillant à ce que toutes les heures travaillées, les tâches et le temps passé soient correctement enregistrés. Pour les grandes équipes qui gèrent plusieurs projets, l'approbation groupée permet de rationaliser le processus en permettant d'approuver plusieurs feuilles de temps à la fois. Les utilisateurs peuvent également filtrer les feuilles de temps par statut d'approbation, ce qui facilite le suivi des approbations en attente ou terminées. Dans un souci de transparence et de responsabilité, le système enregistre les informations concernant les personnes qui ont approuvé chaque feuille de temps.
Pour ceux qui disposent des autorisations appropriées, le panneau des journaux de travail permet de modifier directement les notes ou les commentaires, d'ajuster le temps passé et d'approuver ou de refuser l'approbation des journaux de travail. Le flux de travail d'approbation peut être activé ou désactivé en fonction des besoins de l'entreprise. Lorsqu'il est désactivé, les utilisateurs peuvent modifier librement leurs journaux de travail sans avoir besoin d'approbation. Pour rendre les approbations plus efficaces, les journaux de travail approuvés peuvent être enregistrés et partagés sous forme de tableaux de bord enregistrés, ce qui permet de s'y référer rapidement. En outre, les équipes peuvent générer des rapports au format Excel, ce qui facilite l'analyse des tendances de travail quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles et le suivi de l'avancement du projet au fil du temps.
En automatisant les approbations des journaux de travail, les entreprises peuvent améliorer le suivi du temps, améliorer la communication et la collaboration et optimiser l'allocation des ressources. Cela réduit la charge administrative tout en garantissant que toutes les activités liées au travail sont enregistrées avec précision et gérées correctement.
10 meilleurs conseils pour un journal de travail quotidien pour une productivité et une efficacité accrues
La tenue d'un journal de travail quotidien ne consiste pas seulement à suivre les heures ; cela change la donne en termes de productivité et d'efficacité. Il vous aide à rester organisé, à suivre les progrès et à prendre des décisions éclairées. Si vous gérez plusieurs projets ou si vous essayez simplement de maîtriser vos tâches quotidiennes, ces dix conseils vous aideront à optimiser votre journal de travail et à en faire plus en moins de temps.
#1. Utilisez un modèle de journal de travail pour rester organisé
Un modèle de journal de travail structuré garantit la cohérence et facilite le suivi des tâches. Choisissez un format adapté à votre flux de travail, qu'il s'agisse d'un simple modèle Google Sheets, d'une application de journal de travail dédiée ou d'une feuille de calcul avec des champs personnalisables. Les modèles vous permettent de suivre les descriptions des tâches, le temps passé, les mises à jour sur les progrès et les notes supplémentaires, garantissant ainsi un enregistrement complet de vos activités quotidiennes.
#2. Enregistrez les activités en temps réel
Attendre la fin de la journée pour enregistrer les tâches peut entraîner des informations manquantes et un suivi du temps inexact. Consignez plutôt vos tâches au fur et à mesure que vous les terminez. Cette approche garantit la précision et vous aide à contrôler efficacement la productivité. Si la saisie manuelle s'avère fastidieuse, des outils automatisés de suivi du temps peuvent vous aider à rationaliser le processus.
#3. Priorisez les tâches pour une meilleure gestion du temps
Un journal de travail quotidien ne consiste pas seulement à enregistrer ce que vous avez fait, il doit également vous aider à planifier la suite. Avant de commencer votre journée, ajoutez des tâches et définissez des priorités. Identifiez les tâches urgentes, consacrez du temps aux activités à fort impact et planifiez des tâches personnelles ou des pauses pour maintenir une charge de travail équilibrée.
#4. Tirez parti du suivi automatique du temps
La saisie manuelle des heures de travail peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. Des outils tels que le suivi automatique du temps d'ActivityTimeline peuvent améliorer considérablement la précision et l'efficacité. En s'intégrant à votre système de gestion de projet, il capture les heures de travail de manière fluide, garantissant ainsi la cohérence et éliminant les écarts.
#5. Suivez les heures facturables et non facturables
Pour les consultants, les travailleurs indépendants ou les équipes travaillant sur plusieurs projets, il est crucial de faire la distinction entre les heures facturables et non facturables. Un journal de travail bien structuré vous aide à classer correctement les tâches du projet, garantissant ainsi une facturation et un traitement des salaires précis. Cela permet également d'évaluer les performances et d'améliorer l'allocation des ressources.
#6. Passez en revue votre carnet de travail à la fin de la journée
Un examen quotidien de vos tâches terminées fournit des informations précieuses sur les tendances de productivité. Examinez le temps consacré à différentes activités, identifiez les domaines dans lesquels vous vous êtes laissé distraire et affinez votre flux de travail en conséquence. Le suivi constant des progrès permet de fixer des objectifs réalistes et d'améliorer l'efficacité au fil du temps.
#7. Personnalisez votre journal de travail pour une efficacité maximale
Il n'y a pas de solution unique en matière de journaux de travail. Personnalisez votre modèle de journal en ajoutant des champs pour l'état des tâches, les dates d'échéance, les noms des projets et d'autres observations. Utilisez un code couleur ou une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les tâches prioritaires ou les tâches en attente. Un journal personnalisé garantit une meilleure utilisabilité et facilite l'analyse des données.
#8. Utilisez les approbations des journaux de travail pour maintenir la cohérence
L'un des plus grands défis de l'enregistrement du travail est d'oublier de le faire. Définissez une période d'approbation pour votre équipe afin de vous assurer qu'elle fournit toutes les données à temps et consigne les tâches à intervalles réguliers. ActivityTimeline, par exemple, offre un délai de grâce de trois jours pour enregistrer le temps de travail afin de maintenir les équipes sur la bonne voie et de garantir la cohérence des rapports.
#9. Intégrez votre journal de travail à d'autres outils
Votre journal de travail quotidien doit servir de plaque tournante centrale pour la gestion des flux de travail. Intégrez-le à des outils de gestion de projet tels que Jira, à un logiciel de suivi du temps et à Google Sheets pour une synchronisation fluide des données. Cela permet une meilleure collaboration, une meilleure allocation des ressources et une prise de décision plus éclairée.
#10. Analysez les tendances et optimisez votre flux de travail
Un journal de travail bien tenu n'est pas simplement un enregistrement, c'est un outil précieux pour l'autoréflexion et l'amélioration continue. Utilisez des feuilles de temps et des rapports de projet pour identifier les modèles, suivre la répartition de la charge de travail et optimiser les plannings. Grâce à des outils tels que les rapports planifiés et réels d'ActivityTimeline, vous pouvez facilement surveiller la productivité et prendre des décisions fondées sur des données pour améliorer l'efficacité.
Conclusion
Un journal de travail quotidien bien tenu peut transformer la façon dont les équipes suivent les tâches, gèrent les projets et optimisent la productivité. ActivityTimeline facilite la journalisation du travail grâce à des outils intuitifs de suivi du temps, de création de rapports et d'automatisation. Si vous en avez assez de courir après les saisies de temps et de vous retrouver avec des feuilles de calcul, il est temps de simplifier le processus. Essayez ActivityTimeline et prenez le contrôle du suivi du travail de votre équipe dès aujourd'hui.
