- Un journal de travail quotidien est un court relevé de vos activités journalières et du temps passé sur chacune d'elles, généralement à raison d'une ligne par tâche.
- Une entrée utile se compose de cinq éléments : la date, la tâche ou le ticket Jira, le temps passé, une note d'une ligne et, pour le travail client, le caractère facturable ou non.
- Dans Jira, chaque journal de travail est enregistré sur son ticket respectif ; une vue quotidienne consolidée nécessite donc un outil de gestion des feuilles de temps.
- Dans ActivityTimeline, les collaborateurs saisissent leur temps depuis leur espace de travail ou via un minuteur, et les responsables les examinent et les valident dans les feuilles de temps.
- La saisie quotidienne est l'habitude la plus importante ; essayez ActivityTimeline gratuitement pendant 30 jours pour centraliser les journaux de votre équipe.
C'est vendredi, la feuille de temps doit être rendue et vous essayez de vous souvenir de ce que vous avez fait mardi. Vous savez qu'il y a eu un long appel et un bug qui a pris plus de temps que prévu. Le reste n'est que supposition, et cette estimation finit dans la paie et la facture du client.
Un journal de travail quotidien résout ce problème. Il s'agit d'un court relevé de vos activités journalières et du temps passé, rédigé le jour même. Vous trouverez ci-dessous les éléments à inclure, un exemple rempli, un modèle à copier et la marche à suivre pour tenir ce journal dans Jira afin que personne n'ait à reconstituer sa semaine de mémoire.
Qu'est-ce qu'un journal de travail quotidien ?
Un journal de travail Jira quotidien est une liste des tâches sur lesquelles vous avez travaillé au cours d'une journée, avec le temps passé sur chacune et une courte note. Les équipes l'utilisent à trois fins : la paie et la facturation (les heures sont facturées à partir de ces données), la planification (il montre où le temps est réellement investi) et le suivi d'état (un responsable peut voir l'avancement sans avoir à poser de questions).
Limitez vos notes à une seule ligne. Si une entrée nécessite un paragraphe, c'est probablement que la tâche était trop importante pour être enregistrée comme un seul élément.
Exemple de journal de travail quotidien
Voici une journée type pour un développeur au sein d'une équipe produit, avec des saisies associées à des tickets Jira :
Notez deux choses. Le même ticket apparaît deux fois, car le travail a été effectué en deux temps. La réunion figure également dans le journal : sur une journée de 8 heures, si une heure est consacrée aux réunions, il reste sept heures pour les tickets, et le planning doit en tenir compte.
Modèle de journal de travail quotidien
Copiez ceci dans un tableur ou une page Confluence si vous n'utilisez pas encore Jira pour vos saisies :
Les heures de début et de fin sont facultatives. La plupart des équipes les abandonnent après une semaine pour ne conserver que le temps passé.
Défis courants liés à la saisie des temps de travail
La plupart des collaborateurs oublient de consigner leur travail quotidiennement. Lorsqu'ils s'en souviennent, les détails sont devenus flous, ce qui entraîne des saisies inexactes. La saisie manuelle est également source d'erreurs, rendant difficile l'obtention d'une vision fiable des heures travaillées. Même lorsque les équipes saisissent correctement leurs tâches, l'extraction d'informations pertinentes à partir de données brutes peut s'avérer complexe. Sans un suivi approprié, il est difficile de prioriser les tâches, d'identifier les axes d'amélioration et de garantir la cohérence des rapports.
Comment tenir un journal de travail quotidien dans Jira
Dans Jira, vous saisissez le temps directement sur le ticket : ouvrez-le, cliquez sur Log work (ou sur le champ de suivi du temps), saisissez le temps passé, la date et une note. Chaque saisie est enregistrée sur ce ticket. C'est pratique pour un ticket isolé, mais un journal de travail quotidien concerne l'ensemble de la journée, et Jira ne propose aucune vue permettant de visualiser la journée d'une personne sur tous ses tickets. Plus de détails dans notre guide de saisie des temps dans Jira.
ActivityTimeline ajoute cette vue quotidienne. Dans Espace de travail, chaque collaborateur peut consulter ses tickets, son planning et les heures saisies par rapport aux heures requises. Il existe plusieurs façons d'y consigner son temps :
- Cliquez sur Log Work dans la barre supérieure, ou cliquez sur un ticket et choisissez Log work. La date et les heures restantes à saisir sont automatiquement renseignées pour vous.
- Cliquez sur une cellule dans My Logged Hours pour saisir le temps passé sur un ticket pour une journée spécifique.
- Démarrez le chronomètre et arrêtez-le une fois terminé.
- Faites glisser un journal de travail vers un autre jour pour modifier sa date, ou redimensionnez-le pour le copier sur les jours suivants.
Chaque journal de travail est enregistré dans Jira, de sorte que le temps passé et l'estimation restante de la tâche sont mis à jour comme d'habitude.
Un tableur convient à une seule personne. Dès qu'un responsable doit examiner les journaux de dix personnes chaque semaine, le tableur devient un goulot d'étranglement.
Pour les responsables, ActivityTimeline propose des Rapports de feuilles de temps:
Les équipes travaillant sur plusieurs projets bénéficient de modèles de journaux de travail structurés, qui simplifient le suivi et améliorent la gestion du temps. La possibilité d'exporter les feuilles de temps vers Word ou Excel permet une analyse et une documentation approfondies. En utilisant ActivityTimeline, les entreprises peuvent conserver un historique détaillé des tâches, favoriser l'auto-évaluation et garantir une meilleure communication et collaboration entre les membres de l'équipe.
Comment les responsables examinent-ils les journaux de travail quotidiens ?
Les responsables peuvent consulter les journaux de travail de chacun dans Feuilles de temps, via trois vues.
Vous pouvez définir le périmètre d'une feuille de temps par équipe, projet, epic, catégorie de journal de travail ou filtre Jira, et l'exporter vers Excel.
La vue Progression compare les heures enregistrées avec les heures requises par personne, afin que vous puissiez identifier qui n'a pas rempli son journal cette semaine. La vue Chronologie affiche les heures par jour ou par semaine, regroupées par personne, projet ou tout autre champ Jira. La vue Détaillée liste chaque journal de travail avec la tâche, la date, la durée et les notes ; c'est là que vous effectuez vos examens et approbations.
Deux rapports sont utiles pour le suivi quotidien. Prévu vs Réel compare les heures estimées aux heures enregistrées, ce qui permet de mettre en évidence les écarts récurrents dans les estimations. Et le Progression des feuilles de temps modèle indique qui a enregistré moins d'heures que sa capacité, ce qui est généralement le premier signe que les journaux sont remplis avec retard.
Les rapports d'ActivityTimeline offrent un moyen simple de suivre les journaux de travail, en tirant parti de modèles structurés pour une meilleure organisation. Le système fournit des informations sur les journaux de travail quotidiens en analysant la charge de travail, les niveaux de compétences, la disponibilité et les données des feuilles de temps, aidant ainsi les équipes à suivre leurs activités quotidiennes et les performances des projets.
Dans la section Rapports, trois types principaux de rapports sont disponibles. Rapports de planification utilisent les estimations de temps restant des tickets Jira pour évaluer la répartition de la charge de travail et garantir que les tâches sont attribuées en fonction de la capacité des membres de l'équipe. Ces rapports aident les équipes à rester organisées et à éviter la surcharge de ressources lors du travail sur plusieurs projets.
Rapports de projet se concentrent sur la progression globale du projet plutôt que sur les charges de travail individuelles. Ils comparent les efforts prévus au temps réellement passé, permettant aux équipes d'identifier les écarts et de prendre des décisions basées sur des données. Ces rapports sont précieux pour vérifier si les projets, les épopées ou les initiatives progressent comme prévu.
Pour visualiser les données, nous avons également mis en place des graphiques. Graphique Prévu vs Réel donne une vue d'ensemble pour une équipe, un projet ou une épopée, avec une analyse détaillée par semaine ou par mois. Par exemple, le graphique Prévu vs Réel assure une meilleure planification de projet en comparant le travail prévu à l'exécution en temps réel, aidant ainsi les équipes à ajuster leurs priorités et à respecter les délais.
Rapports sur les congés et événements aident les équipes à rester informées des jours non travaillés, des vacances et d'autres événements programmés. Cela garantit que la disponibilité est prise en compte dans la gestion du temps, évitant ainsi les conflits de planification.
Comment approuver les journaux de travail quotidiens ?
L'approbation est désactivée par défaut. Un administrateur peut l'activer dans Configuration → Configuration des feuilles de temps. Ensuite, les administrateurs, les gestionnaires, les chefs d'équipe principaux et les chefs d'équipe peuvent approuver les journaux de travail un par un ou via l'approbation en masse, et l'application enregistre qui a approuvé chaque entrée.
Vous pouvez également clôturer les périodes de reporting de manière hebdomadaire ou mensuelle, avec un délai de grâce allant jusqu'à 30 jours pour les saisies tardives. La configuration complète est disponible dans notre guide d'approbation des feuilles de temps.
Un journal de travail approuvé est verrouillé, afin que personne ne puisse modifier les heures de la semaine précédente une fois la paie effectuée.
10 meilleurs conseils pour un journal de travail quotidien favorisant la productivité et l'efficacité
Tenir un journal de travail quotidien ne sert pas seulement à suivre ses heures ; c'est un véritable levier de productivité et d'efficacité. Cela vous aide à rester organisé, à suivre vos progrès et à prendre des décisions éclairées. Si vous gérez plusieurs projets ou si vous essayez simplement de maîtriser vos tâches quotidiennes, ces dix conseils vous aideront à optimiser votre journal de travail et à accomplir davantage en moins de temps.
n° 1. Utilisez un modèle de journal de travail pour rester organisé
Utilisez les cinq mêmes champs chaque jour (date, tâche, temps, note, catégorie), comme dans le modèle ci-dessus. Lorsque chaque entrée est présentée de la même manière, un relecteur peut parcourir une semaine de journaux en deux minutes au lieu de dix.
n° 2. Enregistrez vos activités en temps réel
Attendre la fin de la journée pour consigner vos tâches peut entraîner des oublis et un suivi du temps imprécis. Enregistrez plutôt vos tâches au fur et à mesure que vous les terminez. Cette approche garantit la précision et vous aide à surveiller efficacement votre productivité. Si la saisie manuelle vous semble fastidieuse, des outils de suivi du temps automatisés peuvent vous aider à rationaliser le processus.
n° 3. Priorisez les tâches pour une meilleure gestion du temps
Un journal de travail quotidien ne sert pas seulement à enregistrer ce que vous avez fait, il doit aussi vous aider à planifier la suite. Avant de commencer votre journée, ajoutez vos tâches et définissez vos priorités. Identifiez les urgences, allouez du temps aux activités à fort impact et planifiez vos tâches personnelles ou vos pauses pour maintenir une charge de travail équilibrée.
#4. La saisie manuelle des heures de travail peut être fastidieuse
Rien ne peut enregistrer votre travail à votre place, mais certaines fonctionnalités permettent de limiter la saisie. Un minuteur vous évite d'avoir à estimer votre temps a posteriori. L'importation de vos réunions Google Calendar ou Outlook dans ActivityTimeline Cloud permet aux appels d'apparaître comme du temps passé sans aucune saisie manuelle. De plus, lorsque vous ouvrez l'option « Enregistrer le travail » sur un ticket, la date et les heures restantes sont déjà préremplies.
#5. Suivez vos heures facturables et non facturables
Pour les consultants, les freelances ou les équipes travaillant sur plusieurs projets, il est crucial de distinguer les heures facturables des heures non facturables. Un journal de travail bien structuré vous aide à classer correctement les tâches de projet, garantissant ainsi une facturation et une gestion de la paie précises. Cela facilite également l'évaluation des performances et l'optimisation de l'allocation des ressources.
#6. Passez en revue votre journal de travail en fin de journée
Un examen quotidien des tâches accomplies offre des informations précieuses sur vos tendances de productivité. Analysez le temps consacré aux différentes activités, identifiez les sources de distraction et ajustez votre flux de travail en conséquence. Un suivi régulier de vos progrès aide à fixer des objectifs réalistes et à améliorer votre efficacité au fil du temps.
#7. Personnalisez votre journal de travail pour une efficacité maximale
Il n'existe pas de solution unique en matière de journal de travail. Personnalisez votre modèle en ajoutant des champs pour le statut des tâches, les dates d'échéance, les noms de projets et d'autres observations. Utilisez un code couleur ou une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les tâches prioritaires ou en attente. Un journal sur mesure garantit une meilleure utilisation et facilite l'analyse des données.
#8. Utilisez les approbations de journaux de travail pour maintenir la cohérence
L'approbation impose une échéance à la saisie. Lorsque les périodes sont clôturées chaque semaine ou chaque mois, les collaborateurs enregistrent leur temps avant la date limite plutôt que « quand ils y pensent ». Dans ActivityTimeline, l'administrateur définit la période ainsi qu'un délai de grâce de 0 à 30 jours pour les saisies tardives ; une fois ce délai passé, la période est verrouillée.
#9. Conservez le journal là où le travail est effectué
Si vos tâches sont dans Jira, enregistrez votre temps dans Jira. Utiliser un tableur séparé signifie que chaque heure est saisie deux fois, sans jamais correspondre. Si quelqu'un a besoin des données ailleurs, exportez simplement la feuille de temps vers Excel à la fin de la période.
#10. Analysez les tendances et optimisez votre flux de travail
Un journal de travail bien tenu n'est pas qu'un simple registre, c'est un outil précieux d'auto-réflexion et d'amélioration continue. Utilisez les feuilles de temps et les rapports de projet pour identifier des modèles, suivre la répartition de la charge de travail et optimiser les plannings. Avec des outils comme les rapports « prévisionnel vs réel » d'ActivityTimeline, vous pouvez facilement surveiller la productivité et prendre des décisions basées sur des données pour accroître votre efficacité.
En résumé
Enregistrez votre temps le jour même, utilisez les cinq mêmes champs et gardez votre journal à portée de main. Un journal rempli le vendredi de mémoire n'est qu'une estimation avec un horodatage.
Si vous souhaitez centraliser les journaux quotidiens de votre équipe, avec des fonctionnalités d'examen et d'approbation intégrées, essayez ActivityTimeline gratuitement pendant 30 jours.
