Gérer de grands projets logiciels Jira ne se limite pas à lister des tâches et fixer des échéances ; il s'agit de tout maintenir organisé, aligné et sur la bonne voie. Advanced Roadmaps pour Jira d'Atlassian, désormais rebaptisé Jira Plans, est conçu pour cela. Il offre aux équipes une vue d'ensemble de la direction prise, des objectifs à court terme aux plans à long terme. Alors que les feuilles de route de base sont conçues pour des équipes individuelles et se concentrent sur les épopées comme unité de planification principale, les feuilles de route avancées permettent une planification sur plusieurs équipes et projets. Cette approche globale aide à maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde, évite les blocages et rend le suivi de projet plus gérable.
Cependant, bien que les feuilles de route avancées de Jira soient fantastiques pour visualiser les progrès et établir une feuille de route, de nombreuses équipes constatent qu'elles ont besoin d'un peu plus pour gérer toutes les pièces mobiles, comme le suivi en temps réel de qui fait quoi.
ActivityTimeline est un excellent outil pour la planification et la gestion des ressources, ce qui en fait le compagnon idéal des feuilles de route avancées de Jira. Ensemble, ces outils vous offrent à la fois une vue d'ensemble de votre projet et des informations détaillées sur la disponibilité des ressources.
Dans cet article, nous aborderons des conseils clés pour tirer le meilleur parti des feuilles de route avancées de Jira et montrerons comment l'associer à ActivityTimeline peut réellement dynamiser votre gestion de projet.
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Qu'est-ce que les feuilles de route avancées (Plans) dans Jira ?
Considérez les feuilles de route avancées dans Jira comme votre carte de projet de haut niveau qui indique la voie à suivre pour votre équipe. La migration vers Jira Software Cloud offre des avantages significatifs, notamment les dernières fonctionnalités de planification et les fonctionnalités améliorées des feuilles de route avancées. Elles sont conçues pour maintenir tout le monde — des chefs de projet aux dirigeants — synchronisé avec une vue claire de l'état actuel du projet et de sa direction. Les feuilles de route avancées aident à aligner tout le monde sur les objectifs, qu'il s'agisse de sprints à court terme ou de plans stratégiques à long terme, de sorte que vous ne suivez pas seulement des tâches, mais que vous suivez les progrès à une échelle plus large.
Qui bénéficie le plus des feuilles de route avancées (Plans) dans Jira ?
Les feuilles de route avancées ne sont pas réservées aux chefs de projet ; c'est un outil polyvalent qui s'adresse à divers rôles au sein d'une organisation. Voici un aperçu rapide de ceux qui en tirent le plus grand bénéfice :
- Chefs de projet: Les feuilles de route avancées sont une bouée de sauvetage pour gérer des calendriers complexes, gérer la capacité d'une équipe et aligner tout le monde sur les échéances.
- Chefs de produit: Avec une feuille de route organisée, les chefs de produit peuvent communiquer clairement les plans, facilitant ainsi la synchronisation des parties prenantes.
- Dirigeants et chefs de service: Une visibilité de haut niveau sur les projets permet aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques basées sur des données originales et l'utilisation des ressources.
Les feuilles de route avancées brillent le plus dans les grandes entreprises ou les organisations où les projets sont transversaux, répartis entre plusieurs équipes ou impliquent des objectifs à long terme. Si votre organisation gère plusieurs départements et des dépendances complexes, c'est un outil idéal.
Voici ce qui rend les feuilles de route avancées si puissantes pour la gestion de projets complexes :
#1. Plusieurs niveaux de hiérarchie
Advanced Roadmaps excelle dans la gestion des différentes couches d'un projet. Au lieu de simplement lister les tâches, vous pouvez tout organiser en une structure claire, des initiatives globales aux tâches individuelles. Cette hiérarchie permet à chacun de voir comment son travail s'intègre dans le projet global, ce qui est extrêmement utile pour rester aligné sur les objectifs majeurs.
De plus, lorsque les parties prenantes souhaitent suivre l'avancement, elles obtiennent une vue stratifiée de la manière dont chaque tâche impacte les objectifs de niveau supérieur. Pour les projets comportant de nombreux éléments mobiles, cette structure évite que des éléments ne passent inaperçus.
#2. Feuilles de route Jira évolutives
Advanced Roadmaps est conçu pour évoluer avec votre projet, qu'il s'agisse du flux de travail d'une seule équipe ou d'une grande initiative interdépartementale. Vous pouvez regrouper le travail de différents tableaux, projets ou équipes et tout visualiser en un seul endroit.
À mesure que le projet évolue, la feuille de route s'adapte, vous n'êtes donc pas contraint de tout recommencer lorsque les choses changent. Les feuilles de route évolutives vous permettent d'ajuster facilement les délais et les objectifs sans perdre de vue la vue d'ensemble.
#3. Planification des ressources et de la capacité des équipes
Avec Advanced Roadmaps, vous pouvez également suivre la disponibilité et la charge de travail des équipes, afin de savoir quand quelqu'un est proche de la saturation ou s'il y a de la place pour ajouter du travail. Cette visibilité facilite la planification basée sur la capacité réelle, aidant à prévenir l'épuisement professionnel et à maintenir les délais.
#4. Gestion des dépendances et livraisons inter-projets
Advanced Roadmaps vous permet de configurer et de visualiser les dépendances entre les tâches, ce qui est crucial dans les grands projets. Savoir quelles tâches dépendent d'autres aide les équipes à éviter les goulots d'étranglement et à maintenir un flux de travail fluide. Une livraison de projet unique est une étape importante dans la gestion des dépendances au sein d'un même projet.
Les chefs de projet peuvent identifier les risques potentiels tôt et s'assurer que les tâches dépendantes sont traitées dans le bon ordre, ce qui réduit les efforts pour corriger les retards par la suite.
#5. Planification de différents scénarios
Avec la planification de scénarios, vous pouvez tester différentes situations et approches pour un projet. Si une échéance semble serrée, par exemple, vous pouvez utiliser des scénarios pour voir ce qui se passe si vous ajustez le calendrier ou redistribuez les ressources. C'est un excellent moyen de trouver la meilleure solution sans encore effectuer le changement.
Cette fonctionnalité facilite grandement la prise de décision, car vous pouvez prédire les résultats et choisir la meilleure ligne de conduite plutôt que de deviner et d'espérer le meilleur.
#6. Suivi de l'avancement
Une fois votre feuille de route établie, Advanced Roadmaps vous aide à suivre l'avancement en temps réel. Vous pouvez voir exactement où en est le projet et apporter des ajustements si nécessaire. C'est comme une mise à jour de statut intégrée à laquelle tout le monde peut accéder, maintenant ainsi tout le monde synchronisé.
Démarrer avec Advanced Roadmaps (Plans Jira)
L'interface d'Advanced Roadmaps est conçue pour offrir une représentation visuelle de la chronologie de votre projet. Voici un aperçu des composants clés :
- Chronologie. Le plan est le composant central d'Advanced Roadmaps, combinant les feuilles de route Jira de plusieurs équipes et plusieurs projets en une vue unique et cohérente. C'est votre référence pour suivre l'avancement et effectuer des ajustements.
- Dépendances. La visualisation des dépendances est cruciale pour comprendre comment les tâches sont interconnectées. Les dépendances montrent la relation entre les problèmes, tels que les contingences et les bloqueurs. Dans Jira Advanced Roadmaps, les dépendances peuvent être affichées sous forme de badges ou de lignes, et elles peuvent également être consultées dans l'onglet du rapport Dépendances, qui cartographie visuellement les relations entre les éléments de travail.
- Versions. Les versions marquent des jalons importants dans votre plan. Elles représentent les moments où un travail spécifique doit être achevé, vous aidant à suivre les progrès vers des objectifs clés.
- Équipes. Les équipes vous permettent de regrouper et de filtrer le travail en fonction des affectations d'équipe. Cette fonctionnalité aide à gérer l'allocation du travail en fonction de la capacité de chaque équipe, assurant des charges de travail équilibrées.
- Vue Calendrier. Cette vue spécialisée vous aide à suivre les échéances, les jalons et les calendriers de projet. Vous pouvez rapidement voir quand les tâches ou les sprints sont dus, déplacer des éléments par glisser-déposer et repérer tout problème de planification.
- Programme. Il s'agit d'une vue d'ensemble de haut niveau de plusieurs équipes ou projets au sein d'un programme plus vaste. Cela vous aide à suivre les progrès entre les projets, à gérer les dépendances et à surveiller comment les retards dans un domaine pourraient affecter les autres.
Pour commencer avec Advanced Roadmaps, vous devrez configurer la fonctionnalité dans votre instance Jira Software. Cela implique la création d'un nouveau plan, la définition des sources de problèmes et la configuration des paramètres pour répondre aux besoins de votre organisation.
Voici un tutoriel étape par étape sur Jira Advanced Roadmaps pour vous aider à démarrer :
- Accédez à l'onglet « Plans ». Dans votre instance Jira Software, accédez à l'onglet « Plans » et cliquez sur « Créer un plan ». C'est là que vous commencerez à construire votre feuille de route.
- Remplissez les détails du plan. Saisissez un nom et une description pour votre plan. Cela aide à identifier le plan et à comprendre son objectif en un coup d'œil.
- Définissez les sources de problèmes. Les sources de problèmes sont l'épine dorsale de votre plan. Elles déterminent les tâches qui peupleront votre feuille de route. Vous pouvez sélectionner des tableaux, des projets ou des filtres pour importer les problèmes pertinents.
Il y a une chose cruciale que vous devez savoir : Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de planification de la capacité d'équipe, votre plan DOIT utiliser des tableaux comme sources de travail. Si vous tirez le travail d'espaces ou de filtres, les informations sur la capacité d'équipe n'apparaîtront pas sur votre chronologie.
- Configurez les paramètres. Adaptez les paramètres du plan au flux de travail de votre équipe. Cela inclut la définition des unités d'estimation (comme les points d'histoire ou les heures), les paramètres de date et la configuration des dépendances pour refléter la manière dont les tâches sont liées les unes aux autres.
- Utilisez la page Champs (anciennement la page Champs personnalisés). Pour tirer le meilleur parti de votre plan, ajoutez des champs. Cela vous permet d'utiliser des points de données spécifiques dans votre feuille de route, améliorant ainsi son détail et sa précision.
En suivant ces étapes, vous disposerez d'un plan bien configuré qui correspond aux besoins de votre équipe et prépare le terrain pour une planification de projet efficace.
Intégration d'Advanced Roadmaps (Plans Jira) et d'ActivityTimeline
Alors qu'Advanced Roadmaps maintient tout le monde aligné sur les objectifs globaux du projet, ActivityTimeline intervient pour vous donner un aperçu approfondi de la capacité réelle de votre équipe, en vous assurant de savoir qui est disponible et quand.
Considérez ActivityTimeline comme votre outil de référence pour comprendre et mesurer la capacité dans Jira. Cet add-on est conçu pour assurer le bon déroulement des opérations en vous offrant une vue complète de la façon dont le temps de chacun est utilisé sur les différents projets.
Voici ce qui rend ActivityTimeline génial :
- Allocation des ressources. Voyez exactement qui fait quoi, quand et pendant combien de temps. Cela vous aide à équilibrer les charges de travail afin de ne surcharger personne, vous permettant de tirer le meilleur parti du temps de votre équipe.
- Planification des capacités. ActivityTimeline étend la planification des capacités de Jira. Si vous jonglez avec plusieurs projets, vous savez qui est disponible pour de nouvelles tâches et qui est déjà à pleine capacité.
- Mises à jour en temps réel. Vous pouvez ajuster les plans en temps réel à mesure que les choses évoluent. Cette flexibilité est essentielle pour maintenir les projets sur la bonne voie, surtout lorsque des imprévus surviennent (car ils surviennent toujours).
Pourquoi intégrer Advanced Roadmaps (Plans) et ActivityTimeline ?
Pris séparément, Advanced Roadmaps et ActivityTimeline sont des outils solides — mais ensemble, ils facilitent grandement la gestion de projets complexes.
Voici les principaux avantages de l'intégration de ces deux éléments :
#1. Visibilité Optimisée des Projets
Grâce à l'intégration, vous bénéficiez d'une vue unifiée des objectifs de projet à long terme dans Jira Plans (Advanced Roadmaps) et de la capacité de l'équipe dans ActivityTimeline. Cette vue est générée en associant les dates de début et d'échéance de Jira, ou les dates de début et de fin cibles utilisées dans les Plans, directement aux configurations d'ActivityTimeline. C'est comme avoir un tableau de bord unique où vous pouvez visualiser la charge de travail de votre équipe en parallèle de la feuille de route globale, ce qui facilite une planification réaliste.
Lorsque vous planifiez votre projet en vous basant uniquement sur les Plans, vous risquez de passer à côté de la capacité réelle et des compétences de l'équipe, ce qui entraîne des retards et une surcharge de travail.
ActivityTimeline permet de repérer facilement les goulots d'étranglement le plus tôt possible. Le graphique de capacité d'équipe vous permet d'activer/désactiver la visibilité de la charge de travail pour analyser la capacité au niveau de l'équipe ou explorer la capacité individuelle des utilisateurs au sein du même graphique, regroupée par Issue, Epic ou tout champ personnalisé.
Grâce à une interface glisser-déposer, vous pouvez rapidement affiner vos plans pour vous assurer que votre projet est réalisable et que les membres de l'équipe ne souffrent pas de surcharge de travail.
Vous pouvez également utiliser la vue Issue Split directement dans les écrans de tâches Jira natifs pour voir exactement comment une tâche est planifiée sur des dates spécifiques sans changer d'application.
#2. Attributions de Tâches Basées sur la Capacité
Lorsqu'il est temps d'attribuer des tâches, vous ne faites plus de suppositions sur la capacité de quelqu'un à gérer plus de travail. Les données de capacité en temps réel d'ActivityTimeline vous aident à voir qui a la disponibilité nécessaire, afin que votre équipe ne soit pas surchargée. De plus, Advanced Roadmaps vous donne le « pourquoi » de la tâche, en reliant le travail aux objectifs de projet supérieurs.
Pour garantir une disponibilité réelle, le système importe les événements de calendrier externes d'Outlook via iCal, Google Calendar et Apple iCal, prévenant ainsi la surallocation. Voici l'exemple du calendrier Outlook :
Concrètement, vous obtenez une vue unique de votre journal de travail, de la chronologie du projet, de la capacité et de la charge de travail des équipes, des membres et des ressources non humaines, ainsi que des événements de réservation, le tout synchronisé entre Plans et ActivityTimeline.
#3. Synchronisation en Temps Réel
Toute modification dans un outil est automatiquement mise à jour dans l'autre, il n'y a donc pas de double travail ni de risque de plans obsolètes. Vous recevez des mises à jour en direct sur les tâches, l'avancement et la disponibilité de l'équipe, vous permettant de vous adapter rapidement aux changements de projet.
#4. Allocation des Ressources Sans Effort
Grâce à l'intégration, vous pouvez importer les équipes partagées d'Advanced Roadmaps directement dans ActivityTimeline. Cette configuration est idéale si vous avez des équipes transversales ou plusieurs départements impliqués, car elle garantit que chacun dispose des informations les plus récentes sur qui travaille sur quoi.
Pour accélérer l'allocation des ressources, les chefs d'équipe peuvent même rechercher des utilisateurs par leurs compétences et leurs postes directement dans le Jira Planner.
#5. Gestion des Dépendances Transversale aux Ressources
Les dépendances sont cruciales dans les grands projets, et cette intégration vous aide à les gérer facilement. Advanced Roadmaps signale les dépendances, et ActivityTimeline s'assure que vous disposez des ressources nécessaires pour aborder chaque étape dans le bon ordre.
ActivityTimeline signale visuellement ce conflit directement sur la chronologie avec un point d'exclamation rouge :
Loto-Québec avait du mal à équilibrer les charges de travail et à maintenir une visibilité claire sur ses diverses initiatives informatiques. Ils ont déployé ActivityTimeline pour obtenir une vue complète de l'allocation des ressources et de la planification de la capacité à long terme. L'outil a réussi à faire correspondre les compétences des équipes aux besoins des projets et a accéléré leur prise de décision stratégique. Cette approche basée sur les données leur a permis de facilement redéfinir les priorités des initiatives de l'entreprise et de gérer efficacement les capacités des équipes.
Comment configurer l'intégration d'Advanced Roadmaps (Jira Plans) et d'ActivityTimeline
Si votre équipe gère plusieurs projets et objectifs à long terme dans différents départements, l'intégration de Jira Advanced Roadmaps avec ActivityTimeline est comme débloquer la boîte à outils ultime. La configuration est simple, mais les avantages sont énormes en termes de visibilité et de puissance de planification.
En intégrant Plans avec ActivityTimeline, vous pourrez :
- Charger les équipes partagées (désormais Jira Teams) de Plans dans ActivityTimeline
- Voir les changements dans les plans dans les deux outils grâce à une synchronisation bidirectionnelle fluide
- Allouer des tâches et suivre la capacité de l'équipe depuis Plans (Advanced Roadmaps) directement dans ActivityTimeline.
Voici comment intégrer Plans (Advanced Roadmaps) pour Jira avec ActivityTimeline :
Étape 1 : Configurer les équipes partagées dans Advanced Roadmaps (Plans)
- Tout d'abord, assurez-vous que vos équipes sont configurées dans Advanced Roadmaps. Allez à Plans > Teams. Si vous n'avez pas encore ajouté d'équipes, choisissez vos équipes existantes ou créez-en une nouvelle :
- Vérifiez que vos équipes sont bien listées et configurées correctement. Les équipes partagées sont la colonne vertébrale de l'intégration, cette étape est donc cruciale.
Étape 2 : Configurer ActivityTimeline pour la synchronisation
- Dans ActivityTimeline, allez à Configuration > Intégration Jira.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Date de début et Date d'échéance.
- N'oubliez pas de cliquer sur « Actualiser » après avoir configuré ces champs. Si votre configuration Advanced Roadmaps utilise plutôt les dates de début/fin cibles, sélectionnez simplement celles-ci dans le menu déroulant.
Étape 3 : Configurer les identifiants d'intégration
Cette méthode est disponible uniquement pour la version Cloud.
- Allez à Intégrations tierces dans ActivityTimeline et sélectionnez Intégration des équipes Jira.
- Saisissez votre adresse e-mail, puis cliquez sur « Créer un jeton ». Ceci vous mènera à la page de création de jeton d'Atlassian où vous pourrez générer un nouveau jeton. (La personne qui configure ceci devrait idéalement avoir des droits d'administrateur Jira complet .)
- Une fois le jeton créé, copiez-le et utilisez-le comme mot de passe pour l'intégration.
Étape 4 : Charger les équipes et synchroniser les champs
- Accédez à Configurations > Équipes > Cliquez sur « Importer les équipes Jira » > choisissez les équipes que vous souhaitez importer > Cliquez sur « Mettre à jour » :
- Retournez à ActivityTimeline Configuration > Intégration Jira > Cliquez sur « Créer un champ d'équipe ». Choisissez un nom pour le nouveau Champ d'équipe—celui-ci apparaîtra sur les écrans de tickets Jira afin que vous puissiez attribuer des tâches aux équipes dans les deux outils. Désormais, ce champ sera utilisé pour attribuer des tickets au niveau de l'équipe, à la fois dans ActivityTimeline et dans les Plans.
Étape 5 : Ajouter le champ d'équipe aux feuilles de route avancées (Jira Plans)
- Allez dans Plans > Champs > Gérer les champs personnalisés dans les feuilles de route avancées (Jira Plans).
- Ajoutez un nouveau champ personnalisé, puis trouvez et sélectionnez le AT Team champ dans la liste.
C'est tout, vous êtes maintenant entièrement intégré ! Désormais, toute modification que vous apportez dans les feuilles de route avancées sera mise à jour dans ActivityTimeline et vice versa.
Avec cette configuration, vous pourrez visualiser l'utilisation et la capacité des ressources à jour dans ActivityTimeline, le tout basé sur vos plans de projet dans les feuilles de route avancées. Cela signifie une meilleure harmonisation entre les équipes, moins de surprises et une planification de projet bien plus fluide.
Bonnes pratiques pour l'utilisation des feuilles de route avancées (Jira Plans)
Advanced Roadmaps est l'outil le plus puissant pour les équipes et les entreprises qui ont plusieurs projets, départements et dépendances à gérer. Voici quelques-unes des meilleures pratiques éprouvées pour en tirer le meilleur parti.
#1. Faciliter la collaboration entre les équipes
Pour que tout le monde avance vers le même objectif, une visibilité claire et des objectifs partagés sont essentiels. Advanced Roadmaps facilite l'élaboration de plans que tout le monde peut voir et comprendre. Il ne s'agit pas seulement de rester organisé, mais de s'assurer que chaque équipe sait où elle se situe dans l'ensemble et comment son travail impacte les autres.
#2. Visualiser les risques et les dépendances des projets
Rien ne fait dérailler un projet plus vite que des risques imprévus et des dépendances complexes. Advanced Roadmaps vous permet de repérer les goulots d'étranglement et les risques potentiels très tôt, afin que vous puissiez ajuster vos délais et vos ressources de manière proactive. C'est comme avoir un « radar » de projet qui vous permet d'éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
#3. Utiliser les données d'utilisation des ressources pour les décisions stratégiques
L'utilisation des ressources est l'un de ces trésors cachés dans Advanced Roadmaps. Grâce à des informations en temps réel sur la manière dont vos ressources sont utilisées, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées, de l'attribution des tâches aux priorités des projets. Savoir où en est la capacité de votre équipe vous permet d'aligner vos ressources sur les objectifs les plus importants pour l'entreprise.
#4. Améliorer la vitesse et l'efficacité
Pour optimiser efficacement les performances avec Advanced Roadmaps, suivez ces conseils :
- Décomposer les projets avec les tickets Jira. Utilisez les tickets Jira pour décomposer les projets en tâches plus petites et gérables. Attribuez ces tâches aux membres de l'équipe pour garantir une appropriation et une responsabilisation claires.
- Utiliser la fonctionnalité de planification de sprint. Tirez parti de la fonctionnalité de planification de sprint pour organiser et suivre le travail par sprints. Cette approche peut améliorer considérablement la vélocité et l'efficacité de l'équipe en décomposant le travail en blocs gérables.
- Suivre les progrès régulièrement. Le suivi régulier des progrès permet d'identifier les goulots d'étranglement et les domaines à améliorer. Utilisez les mises à jour en temps réel d'Advanced Roadmaps pour rester informé de l'état de votre projet.
- Mettre en œuvre des livraisons inter-projets. Utilisez les livraisons inter-projets pour regrouper plusieurs livraisons de projets individuels. Cette fonctionnalité vous permet de suivre les progrès sur plusieurs projets, offrant une vue d'ensemble complète du travail de votre organisation.
- Explorer l'onglet Rapport de dépendances. L'onglet Rapport de dépendances est un outil puissant pour visualiser et comprendre les dépendances entre les tickets de votre plan. Il vous aide à gérer le flux de travail et à éviter les goulots d'étranglement potentiels.
Conclusion
En résumé, Advanced Roadmaps est un outil indispensable pour la planification de projet structurée et l'alignement. L'intégration d'Advanced Roadmaps avec ActivityTimeline amplifie ces avantages, vous offrant un système entièrement synchronisé qui suit à la fois les objectifs de haut niveau et les détails au niveau des ressources. Ensemble, ces outils simplifient votre planification, stimulent la collaboration et aident chacun à rester concentré sur les objectifs communs. Que vous fassiez évoluer une équipe ou que vous coordonniez entre les départements, une planification structurée aidera vos projets à atteindre leurs objectifs.
