Jira Advanced Roadmaps : Conseils clés pour réussir

Gérer de grands projets dans Jira ne se limite pas à répertorier les tâches et à fixer des délais, il s'agit également de tout organiser, de les aligner et de les maintenir sur la bonne voie. Les cartes routières avancées d'Atlassian pour Jira, désormais rebaptisées Plans Jira, est fait pour cela. Il donne aux équipes une vue d'ensemble de l'évolution des choses, des objectifs à court terme aux plans à long terme. Cela permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, d'éviter les obstacles et de rendre le suivi des projets gérable.

Aujourd'hui, alors que les cartes routières avancées de Jira sont fantastiques pour visualiser les progrès et établir une feuille de route, de nombreuses équipes estiment qu'elles ont besoin d'un peu plus de temps pour gérer toutes les étapes, comme suivre qui fait quoi en temps réel. ActivityTimeline est un excellent outil pour planification et gestion des ressources, ce qui en fait le compagnon idéal des cartes routières avancées de Jira. Ensemble, ces outils vous offrent à la fois une vue d'ensemble de haut niveau de votre projet et des informations détaillées sur la disponibilité des ressources.

Dans cet article, nous aborderons les principaux conseils pour tirer le meilleur parti des feuilles de route avancées de Jira et montrerons comment leur association avec ActivityTimeline peut réellement améliorer votre jeu de gestion de projet.

Qu'est-ce que Advanced Roadmaps dans Jira ?

Considérez les feuilles de route avancées de Jira comme une carte de projet de haut niveau qui indique la voie à suivre pour votre équipe. La migration vers Jira Software Cloud offre des avantages importants, notamment les dernières fonctionnalités de planification et les fonctionnalités améliorées d'Advanced Roadmaps. Il est conçu pour que tout le monde, des responsables du projet aux cadres, soit synchronisé avec une vision claire de l'état actuel du projet et de son évolution. Les feuilles de route avancées permettent à chacun de s'aligner sur ses objectifs, qu'il s'agisse de sprints à court terme ou de plans stratégiques à long terme, afin que vous ne soyez pas simplement tâches de suivi—vous suivez les progrès à plus grande échelle.

Qui profite le plus des feuilles de route avancées de Jira ?

Advanced Roadmaps ne s'adresse pas uniquement aux chefs de projet ; il s'agit d'un outil polyvalent qui répond à différents rôles au sein d'une organisation. Voici un bref aperçu de ceux qui ont le plus à gagner :

• Chefs de projet: Les feuilles de route avancées peuvent vous sauver la vie lorsqu'il s'agit de gérer des délais complexes, de gérer les capacités d'une équipe et d'aligner tout le monde sur les délais.
• Chefs de produit: Grâce à une feuille de route organisée, les chefs de produit peuvent communiquer clairement leurs plans, ce qui permet aux parties prenantes de rester synchronisées plus facilement.
• Dirigeants et chefs de département: Une visibilité de haut niveau sur les projets permet aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques en fonction des données en temps réel et de l'utilisation des ressources.

Advanced Roadmaps est particulièrement efficace dans les grandes entreprises ou les entreprises dont les projets sont interfonctionnels, répartis entre les équipes ou impliquant des objectifs à long terme. Si votre organisation fait face à de multiples départements et à des dépendances complexes, c'est la solution idéale.

Voici ce qui rend Advanced Roadmaps si efficace pour gérer des projets complexes :

#1. Plusieurs niveaux hiérarchiques

Advanced Roadmaps est idéal pour gérer les différentes couches d'un projet. Au lieu de simplement répertorier les tâches, vous pouvez tout organiser dans une structure claire, des initiatives globales aux tâches individuelles. Cette hiérarchie permet à chacun de voir comment son travail s'inscrit dans l'ensemble du projet, ce qui est très utile pour rester aligné sur les grands objectifs.

De plus, lorsque les parties prenantes souhaitent vérifier et suivre les progrès, elles obtiennent une vue en couches de la manière dont chaque tâche affecte les objectifs de niveau supérieur. Pour les projets comportant de nombreuses pièces mobiles, cette structure empêche les objets de passer entre les mailles du filet.

#2. Feuilles de route évolutives

Advanced Roadmaps est conçu pour évoluer avec votre projet, qu'il s'agisse du flux de travail d'une seule équipe ou d'une grande initiative multiservices. Vous pouvez regrouper le travail de différents tableaux, projets ou équipes et tout voir au même endroit.

Au fur et à mesure que le projet évolue, la feuille de route évolue avec lui, de sorte que vous n'êtes pas obligé de recommencer à zéro lorsque les choses changent. Les feuilles de route évolutives vous permettent d'ajuster facilement les délais et les objectifs sans perdre de vue la situation dans son ensemble.

#3. Planification des ressources et des capacités

Vous pouvez également suivre la disponibilité et la charge de travail de l'équipe grâce à des feuilles de route avancées, afin de savoir quand une personne est presque épuisée ou s'il y a de la place pour ajouter du travail. Cette visibilité facilite la planification en fonction des capacités réelles, ce qui permet de prévenir l'épuisement professionnel et de faire avancer les choses dans les délais. En outre, l'intégration de Advanced Roadmaps à Jira Data Center permet d'améliorer planification des ressources et des capacités, garantissant un environnement de planification robuste pour les organisations utilisant l'hébergement de centres de données.

#4. Gestion des dépendances et publications interprojets

Les feuilles de route avancées vous permettent de configurer et de visualiser les dépendances entre les tâches, ce qui est crucial dans les grands projets. Le fait de savoir quelles tâches dépendent des autres permet aux équipes d'éviter les blocages et de garantir la fluidité du travail. La publication d'un projet unique constitue une étape importante dans la gestion des dépendances au sein d'un même projet.

Les chefs de projet peuvent détecter les risques potentiels à un stade précoce et s'assurer que les tâches dépendantes sont traitées dans le bon ordre, afin de réduire les difficultés à corriger les retards ultérieurement.

#5. Planification de scénarios

Grâce à la planification de scénarios, vous pouvez tester différents scénarios et approches d'un projet. Si un délai semble serré, par exemple, vous pouvez utiliser des scénarios pour voir ce qui se passe si vous ajustez le calendrier ou redistribuez les ressources. C'est un excellent moyen de trouver la meilleure solution sans pour autant procéder à la modification.

Cette fonctionnalité facilite grandement la prise de décision car vous pouvez prévoir les résultats et choisir la meilleure ligne de conduite, plutôt que de deviner et d'espérer le meilleur.

#6. Suivi des progrès

Une fois que vous avez défini votre feuille de route, Advanced Roadmaps vous aide à suivre l'évolution des choses en temps réel. Vous pouvez voir exactement où en est le projet et apporter des ajustements si nécessaire. C'est comme une mise à jour de statut intégrée à laquelle tout le monde peut accéder, ce qui permet à tout le monde de rester synchronisé.

Démarrez avec les feuilles de route avancées

L'interface Advanced Roadmaps est conçue pour fournir une représentation visuelle de la chronologie de votre projet. Voici un aperçu des principaux composants :

• Chronologie. Le plan est l'élément central d'Advanced Roadmaps, combinant plusieurs feuilles de route d'équipe et plusieurs projets en une seule vue cohérente. C'est votre lieu de prédilection pour suivre les progrès et effectuer des ajustements.
• Dépendances. La visualisation des dépendances est cruciale pour comprendre comment les tâches sont interconnectées. Les dépendances mettent en évidence la relation entre les problèmes, tels que les imprévus et les blocages, ce qui vous permet de gérer le flux de travail plus efficacement.
• Communiqués. Les versions marquent des étapes importantes de votre plan. Ils représentent les moments où un travail spécifique doit être effectué, ce qui vous permet de suivre les progrès réalisés par rapport à vos objectifs clés.
• Équipes. Les équipes vous permettent de regrouper et de filtrer le travail en fonction des tâches assignées à l'équipe. Cette fonctionnalité permet de gérer la répartition du travail en fonction de la capacité de chaque équipe, garantissant ainsi des charges de travail équilibrées.
• Calendrier (bêta). Le format calendrier vous permet de suivre les délais, les jalons et le calendrier des projets. Vous pouvez voir rapidement la date d'échéance des tâches ou des sprints, déplacer les éléments en les faisant glisser et repérer tout problème de planification.
• Programme (bêta). Il s'agit d'un examen de haut niveau de plusieurs équipes ou projets au sein d'un programme plus vaste. Il vous permet de suivre l'avancement des projets, de gérer les dépendances et de garder un œil sur la façon dont les retards dans un domaine peuvent affecter les autres.

Pour commencer à utiliser Advanced Roadmaps, vous devez configurer la fonctionnalité dans votre instance de Jira Software. Cela implique de créer un nouveau plan, de définir les sources des problèmes et de configurer les paramètres en fonction des besoins de votre organisation.

Voici un didacticiel Jira Advanced Roadmaps étape par étape pour vous aider à démarrer :

1. Accédez à l'onglet « Plans ». Dans votre instance Jira Software, rendez-vous dans l'onglet « Plans » et cliquez sur « Créer un plan ». C'est ici que vous allez commencer à élaborer votre feuille de route.
2. Remplissez les détails du plan. Entrez le nom et la description de votre plan. Cela permet d'identifier le plan et de comprendre son objectif en un coup d'œil.
3. Définition des sources de problèmes. Les sources de problèmes constituent l'épine dorsale de votre plan. Ils déterminent les tâches qui figureront sur votre feuille de route. Vous pouvez choisir parmi des tableaux, des projets ou des filtres pour extraire les problèmes pertinents.

4. Configurer les paramètres. Personnalisez les paramètres du plan en fonction du flux de travail de votre équipe. Cela inclut la définition d'unités d'estimation (telles que les story points ou les heures), les paramètres de date et la configuration des dépendances pour refléter la façon dont les tâches sont liées les unes aux autres.
5. Ajouter des champs personnalisés. Pour tirer le meilleur parti de votre forfait, ajoutez des champs personnalisés qui importent des données depuis Jira Software. Cela vous permet d'utiliser des points de données spécifiques dans votre feuille de route, améliorant ainsi ses détails et sa précision.

En suivant ces étapes, vous disposerez d'un plan bien configuré qui correspond aux besoins de votre équipe et prépare le terrain pour une planification de projet efficace.

Intégration avancée des feuilles de route et de la ActivityTimeline

Alors que les feuilles de route avancées permettent à tout le monde de s'aligner sur les objectifs généraux du projet, ActivityTimeline intervient pour vous donner un aperçu approfondi de la capacité réelle de votre équipe, en vous assurant de savoir qui est disponible et quand.

Considérez ActivityTimeline comme votre outil de référence pour comprendre et gérer la capacité des ressources dans Jira. Il est conçu pour assurer le bon déroulement des choses en vous donnant une vue complète de la façon dont le temps de chacun est utilisé sur les projets.

Voici ce qui rend ActivityTimeline génial :

• Allocation des ressources. Découvrez exactement qui fait quoi, quand et pendant combien de temps. Il vous aide à équilibrer les charges de travail pour ne surcharger personne et vous permet de tirer le meilleur parti du temps de votre équipe.
• Planification des capacités. ActivityTimeline analyse en profondeur la disponibilité des ressources. Ainsi, si vous jonglez entre plusieurs projets, vous savez qui est libre pour de nouvelles tâches et qui en a déjà atteint le maximum.
• Mises à jour en. Vous pouvez ajuster les plans en temps réel à mesure que les choses changent. Cette flexibilité est essentielle pour maintenir les projets sur la bonne voie, en particulier lorsque des surprises apparaissent (car c'est toujours le cas).

Pourquoi intégrer des feuilles de route avancées et ActivityTimeline ?

À eux seuls, Advanced Roadmaps et ActivityTimeline sont de solides outils, mais ensemble, ils facilitent grandement la gestion de projets complexes. Voici les principaux avantages de l'intégration de ces deux éléments :

#1. Visibilité améliorée des projets

Lors de l'intégration, vous pouvez avoir une vue unique des objectifs à long terme du projet (feuilles de route avancées) et de la capacité de l'équipe (ActivityTimeline). C'est comme si vous disposiez d'un tableau de bord unique où vous pouvez voir la charge de travail de votre équipe ainsi que la feuille de route globale, ce qui facilite la planification de manière réaliste.

Lorsque vous planifiez votre projet uniquement sur la base de plans, vous risquez de ne pas prendre en compte les capacités réelles et les capacités de l'équipe, ce qui entraîne des retards et une surcharge de travail.

ActivityTimeline permet de détecter facilement les goulots d'étranglement le plus rapidement possible. À l'aide d'une interface glisser-déposer, vous pouvez rapidement affiner vos plans pour vous assurer que votre projet est réalisable et que les membres de l'équipe ne sont pas surchargés de travail.

#2. Attributions de tâches basées sur les capacités

Lorsque vient le temps d'attribuer des tâches, vous ne vous demandez pas si quelqu'un peut gérer plus de travail. Les données de capacité en temps réel d'ActivityTimeline vous permettent de savoir qui dispose de la bande passante, afin que votre équipe ne soit pas trop sollicitée. De plus, Advanced Roadmaps vous explique le « pourquoi » de la tâche, en reliant celle-ci aux objectifs plus ambitieux du projet.

En fait, vous bénéficiez d'une vue unique de votre journal de travail, de la chronologie de votre projet, de la capacité et de la charge de travail des équipes, des membres et des ressources non humaines, ainsi que des événements de réservation, le tout synchronisé entre Plans et ActivityTimeline.

#3. Synchronisation temps réel

Toute modification apportée à un outil est automatiquement mise à jour dans l'autre. Il n'y a donc pas de double travail ni de risque de plans obsolètes. Vous recevez des mises à jour en direct sur les tâches, les progrès et la disponibilité de l'équipe, ce qui vous permet de vous adapter rapidement aux changements de projet.

#4. Allocation de ressources sans effort

Grâce à l'intégration, vous pouvez intégrer des équipes partagées depuis Advanced Roadmaps directement dans ActivityTimeline. Cette configuration est parfaite si vous avez des équipes interfonctionnelles ou si plusieurs départements sont impliqués, car elle garantit que tout le monde dispose des dernières informations sur qui travaille sur quoi.

#5. Gestion des dépendances entre les ressources

Les dépendances sont cruciales dans les grands projets, et cette intégration vous permet de les gérer facilement. Les feuilles de route avancées signalent les dépendances, et ActivityTimeline garantit que vous disposez des ressources nécessaires pour aborder chaque étape dans le bon ordre.

Comment configurer l'intégration des feuilles de route avancées et de la ActivityTimeline

Si votre équipe doit jongler entre plusieurs projets et objectifs à long terme dans plusieurs départements, intégrer Jira Advanced Roadmaps à ActivityTimeline revient à débloquer la boîte à outils ultime. C'est simple à configurer, mais les avantages sont énormes en termes de visibilité et de pouvoir de planification.

En intégrant Plans à ActivityTimeline, vous serez en mesure de :

• Charger les équipes partagées (maintenant) Équipes Jira) de Plans à ActivityTimeline
• Visualisez les modifications apportées aux plans dans les deux outils (c'est-à-dire la synchronisation bidirectionnelle entre 2 plugins)
• Répartissez les tâches et visualisez la capacité des équipes à partir des feuilles de route avancées d'ActivityTimeline.

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Voici comment configurer Intégration de Jira Plans vers le haut :

Étape 1 : Configurez des équipes partagées dans des feuilles de route avancées

1. Tout d'abord, assurez-vous que vos équipes sont configurées dans Advanced Roadmaps. Dirigez-vous vers Plans > Équipes. Si vous n'avez pas encore ajouté d'équipes, choisissez vos équipes existantes ou créez-en une nouvelle :

2. Vérifiez que vos équipes sont répertoriées et configurées correctement. Les équipes partagées constituent l'épine dorsale de l'intégration, c'est pourquoi cette partie est essentielle.

Étape 2 : configurer ActivityTimeline pour la synchronisation

1. Dans ActivityTimeline, accédez à Configuration > Intégration à Jira.
2. Dans la liste déroulante, sélectionnez Date de début et Date d'échéance.

3. N'oubliez pas de cliquer sur « Actualiser » après avoir configuré ces champs. Si Advanced Roadmaps est configuré pour utiliser les dates de début/fin cibles à la place, sélectionnez-les dans la liste déroulante.

Étape 3 : Configuration des informations d'identification d'intégration

Cette méthode n'est disponible que pour la version Cloud.

1. Accédez à Intégrations tierces dans ActivityTimeline et sélectionnez Intégration à Jira Teams.
2. Entrez votre e-mail, puis cliquez sur « Créer un jeton ». Cela vous amène à la page de création de jetons d'Atlassian où vous pouvez générer un nouveau jeton. (Celui qui configure cela devrait idéalement avoir Administrateur Jira complet autorisations.)

3. Une fois le jeton créé, copiez-le et utilisez-le comme mot de passe pour l'intégration.

Étape 4 : Charger les équipes et synchroniser les champs

1. Naviguez vers Configurations > Équipes > Cliquez sur « Importer les équipes Jira » > Choisissez les équipes à importer > Cliquez sur « Mettre à jour » :

2. Retourner à la ActivityTimeline Configuration > Intégration à Jira > Cliquez sur « Créer un champ d'équipe ». Choisissez un nom pour le nouveau Champ d'équipe—cela apparaîtra sur les écrans de problèmes de Jira afin que vous puissiez attribuer des tâches aux équipes dans les deux outils. Désormais, ce champ sera utilisé pour attribuer des tickets au niveau de l'équipe à la fois dans ActivityTimeline et dans Plans.

Étape 5 : Ajouter le champ Team aux feuilles de route avancées

1. Accédez à Plans > Champs > Gérer les champs personnalisés dans Advanced Roadmaps.
2. Ajoutez un nouveau champ personnalisé, puis recherchez et sélectionnez le L'équipe AT champ de la liste.

Ça y est, vous êtes désormais totalement intégré ! Désormais, toutes les modifications que vous apportez dans Advanced Roadmaps seront mises à jour dans ActivityTimeline et vice versa.

Avec cette configuration, vous serez en mesure de voir les mises à jour utilisation des ressources et la capacité d'ActivityTimeline, le tout basé sur vos plans de projet dans Advanced Roadmaps. Cela signifie un meilleur alignement entre les équipes, moins de surprises et une planification des projets beaucoup plus fluide.

Meilleures pratiques pour l'utilisation de feuilles de route avancées

Advanced Roadmaps est la solution la plus puissante pour les équipes et les entreprises qui doivent jongler entre plusieurs projets, départements et dépendances. Voici quelques bonnes pratiques éprouvées pour en tirer le meilleur parti.

#1. Faciliter la collaboration entre les équipes

Pour que tout le monde continue d'avancer vers le même objectif, une visibilité claire et des objectifs communs sont essentiels. Advanced Roadmaps facilite la mise en place de plans de manière à ce que tout le monde puisse les voir et les comprendre. Il ne s'agit pas simplement de rester organisée, il s'agit de s'assurer que chaque équipe connaît sa place dans l'ensemble et l'impact de son travail sur les autres.

#2. Visualisation des risques et des dépendances du projet

Rien ne fait dérailler un projet plus rapidement que des risques inattendus et des dépendances enchevêtrées. Les feuilles de route avancées vous permettent de détecter rapidement les goulots d'étranglement et les risques potentiels, afin que vous puissiez ajuster vos délais et vos ressources de manière proactive. C'est comme avoir un « radar » de projet qui vous permet de contourner les problèmes avant même qu'ils ne surviennent.

#3. Utilisez les données d'utilisation des ressources pour prendre des décisions stratégiques

L'utilisation des ressources est l'un des joyaux cachés des cartes routières avancées. Grâce à des informations en temps réel sur la façon dont vos ressources sont utilisées, vous pouvez prendre des décisions plus intelligentes sur tous les sujets, de l'attribution des tâches aux priorités des projets. Connaître les capacités de votre équipe vous permet d'aligner vos ressources sur les objectifs les plus importants pour l'entreprise.

#4. Améliorez la vitesse et l'efficacité

Pour optimiser les performances avec Advanced Roadmaps, suivez ces conseils :

1. Répartissez les projets présentant des problèmes avec Jira. Utilisez les problèmes de Jira pour décomposer les projets en tâches plus petites et faciles à gérer. Attribuez ces tâches aux membres de l'équipe afin de garantir une appropriation et une responsabilisation claires.
2. Utiliser la fonction de planification des sprints. Tirez parti de la fonctionnalité de planification des sprints pour organiser et suivre le travail au cours des sprints. Cette approche peut améliorer de manière significative la rapidité et l'efficacité des équipes en divisant le travail en plusieurs parties gérables.
3. Suivez régulièrement les progrès. Le suivi régulier des progrès permet d'identifier les obstacles et les domaines à améliorer. Utilisez les mises à jour en temps réel dans Advanced Roadmaps pour suivre l'état d'avancement de votre projet.
4. Mettre en œuvre des versions interprojets. Utilisez des versions interprojets pour regrouper plusieurs versions d'un seul projet. Cette fonctionnalité vous permet de suivre l'avancement de plusieurs projets, offrant ainsi une vue complète du travail de votre organisation.
5. Explorez l'onglet Rapport sur les dépendances. L'onglet Rapport sur les dépendances est un outil puissant qui permet de visualiser et de comprendre les dépendances entre les problèmes de votre plan. Il vous aide à gérer le flux de travail et à éviter les goulots d'étranglement potentiels.

Conclusion

En résumé, Advanced Roadmaps est un outil indispensable pour une planification et un alignement structurés des projets. L'intégration de cartes routières avancées à ActivityTimeline amplifie ces avantages, en vous offrant un système entièrement synchronisé qui suit à la fois les objectifs de haut niveau et les détails au niveau des ressources. Ensemble, ces outils rationalisent votre planification, stimulent la collaboration et aident tout le monde à rester concentré sur des objectifs communs. Qu'il s'agisse de renforcer une équipe ou de coordonner plusieurs départements, une planification structurée aidera vos projets à atteindre leurs objectifs.