Gerenciar grandes projetos no Jira não se trata apenas de listar tarefas e definir prazos, mas de manter tudo organizado, alinhado e em dia. Roteiros avançados da Atlassian para o Jira, agora renomeados para Planos do Jira, é feito para isso. Ele oferece às equipes uma visão geral de para onde as coisas estão indo, desde metas de curto prazo até planos de longo prazo. Isso ajuda a manter todos na mesma página, evita obstáculos e faz com que o acompanhamento de projetos pareça gerenciável.
Agora, embora os roteiros avançados do Jira sejam fantásticos para visualizar o progresso e configurar um roteiro, muitas equipes acham que precisam de um pouco mais para lidar com todas as partes móveis, como monitorar quem está fazendo o quê em tempo real. ActivityTimeline é uma ótima ferramenta para planejamento e gerenciamento de recursos, o que o torna o companheiro perfeito para os roteiros avançados do Jira. Juntas, essas ferramentas oferecem uma visão geral de alto nível do seu projeto e informações detalhadas sobre a disponibilidade de recursos.
Neste artigo, abordaremos dicas importantes para aproveitar ao máximo os roteiros avançados do Jira e mostraremos como combiná-los com o ActivityTimeline pode realmente impulsionar seu jogo de gerenciamento de projetos.
O que são roteiros avançados no Jira?
Pense nos roteiros avançados do Jira como um mapa de projeto de alto nível que mostra o caminho a seguir para sua equipe. A migração para o Jira Software Cloud oferece vantagens significativas, incluindo os recursos de planejamento mais recentes e a funcionalidade aprimorada dos roteiros avançados. Ele foi projetado para manter todos, dos líderes do projeto aos executivos, em sincronia com uma visão clara de onde o projeto está agora e para onde está indo. Os roteiros avançados ajudam a alinhar todos em metas, sejam elas sprints de curto prazo ou planos estratégicos de longo prazo, para que você não seja apenas tarefas de rastreamento—você está acompanhando o progresso em uma escala maior.
Quem se beneficia mais com os roteiros avançados no Jira?
O Advanced Roadmaps não é apenas para gerentes de projeto; é uma ferramenta versátil que atende a várias funções em uma organização. Aqui está uma rápida olhada em quem tem mais a ganhar:
- Gerentes de projeto: Os roteiros avançados salvam vidas para lidar com cronogramas complexos, gerenciar a capacidade de uma equipe e alinhar todos em relação aos prazos.
- Gerentes de produto: Com um roteiro organizado, os gerentes de produto podem comunicar os planos com clareza, facilitando a sincronização das partes interessadas.
- Executivos e chefes de departamento: A visibilidade de alto nível dos projetos permite que os executivos tomem decisões estratégicas com base em dados em tempo real e no uso de recursos.
Os roteiros avançados brilham mais em grandes empresas ou empreendimentos em que os projetos são multifuncionais, distribuídos entre equipes ou envolvem objetivos de longo prazo. Se sua organização está lidando com vários departamentos e dependências complexas, é a opção perfeita.
Veja o que torna os roteiros avançados tão poderosos para lidar com projetos complexos:
#1. Vários níveis de hierarquia
Os roteiros avançados são ótimos para lidar com diferentes camadas de um projeto. Em vez de apenas listar as tarefas, você pode organizar tudo em uma estrutura clara, desde iniciativas gerais até tarefas individuais. Essa hierarquia permite que todos vejam como seu trabalho se encaixa no projeto geral, o que é muito útil para se manter alinhado às grandes metas.
Além disso, quando as partes interessadas desejam verificar e acompanhar o progresso, elas têm uma visão em camadas de como cada tarefa está afetando os objetivos de nível superior. Para projetos com muitas partes móveis, essa estrutura evita que as coisas escorreguem pelas fendas.
#2. Roteiros escaláveis
O Advanced Roadmaps foi criado para crescer com seu projeto, seja o fluxo de trabalho de uma única equipe ou uma grande iniciativa de vários departamentos. Você pode reunir trabalhos de diferentes quadros, projetos ou equipes e ver tudo em um só lugar.
À medida que o projeto evolui, o roteiro se expande com ele, para que você não tenha que começar de novo quando as coisas mudarem. Os roteiros escaláveis permitem que você ajuste facilmente cronogramas e metas sem perder de vista o panorama geral.
#3. Planejamento de recursos e capacidades
Você também pode monitorar a disponibilidade e a carga de trabalho da equipe com roteiros avançados, para saber quando alguém está quase esgotado ou se há espaço para adicionar mais trabalho. Essa visibilidade facilita o planejamento com base na capacidade real, ajudando a evitar o desgaste e a manter as coisas funcionando dentro do prazo. Além disso, a integração de roteiros avançados com o Jira Data Center oferece melhorias planejamento de recursos e capacidades, garantindo um ambiente de planejamento robusto para organizações que usam hospedagem de data center.
#4. Gerenciamento de dependências e lançamentos entre projetos
Os roteiros avançados permitem que você configure e visualize dependências de tarefas, o que é crucial em grandes projetos. Saber quais tarefas dependem de outras ajuda as equipes a evitar gargalos e a manter o trabalho fluindo sem problemas. O lançamento de um único projeto é um marco importante no gerenciamento de dependências em um único projeto.
Os gerentes de projeto podem identificar riscos potenciais com antecedência e garantir que as tarefas dependentes sejam realizadas na ordem correta, para que haja menos problemas para corrigir atrasos posteriormente.
#5. Planejamento de cenários
Com o planejamento de cenários, você pode testar diferentes cenários e abordagens para um projeto. Se um prazo parecer apertado, por exemplo, você pode usar cenários para ver o que acontece se você ajustar o cronograma ou redistribuir recursos. É uma ótima maneira de encontrar a melhor solução sem realmente fazer a alteração ainda.
Esse recurso facilita a tomada de decisões, pois você pode prever resultados e escolher o melhor curso de ação, em vez de adivinhar e esperar pelo melhor.
#6. Acompanhamento do progresso
Depois de definir seu roteiro, os roteiros avançados ajudam você a acompanhar como as coisas estão indo em tempo real. Você pode ver exatamente onde o projeto está e fazer ajustes, se necessário. É como uma atualização de status integrada que todos podem acessar, mantendo todos sincronizados.
Começando com roteiros avançados
A interface Advanced Roadmaps foi projetada para fornecer uma representação visual do cronograma do seu projeto. Aqui está uma visão geral dos principais componentes:
- Cronograma. O plano é o componente principal dos roteiros avançados, combinando vários roteiros de equipe e vários projetos em uma visão única e coesa. É o local ideal para acompanhar o progresso e fazer ajustes.
- Dependências. A visualização das dependências é crucial para entender como as tarefas estão interconectadas. As dependências mostram a relação entre problemas, como contingências e bloqueadores, ajudando você a gerenciar o fluxo de trabalho com mais eficiência.
- Lançamentos. Os lançamentos marcam marcos significativos em seu plano. Eles representam momentos em que um trabalho específico precisa ser concluído, ajudando você a acompanhar o progresso em direção às principais metas.
- Equipes. As equipes permitem que você agrupe e filtre o trabalho com base nas atribuições da equipe. Esse recurso ajuda a gerenciar a alocação de trabalho com base na capacidade de cada equipe, garantindo cargas de trabalho equilibradas.
- Calendário (beta). O formato de calendário ajuda você a acompanhar os prazos, marcos e cronogramas do projeto. Você pode ver rapidamente quando as tarefas ou os sprints estão concluídos, mover as coisas arrastando e identificar quaisquer problemas de agendamento.
- Programa (beta). Essa é uma visão de alto nível de várias equipes ou projetos em um programa maior. Ele ajuda você a acompanhar o progresso dos projetos, gerenciar dependências e observar como os atrasos em uma área podem afetar outras.
Para começar a usar o Advanced Roadmaps, você precisará instalar e configurar o recurso na sua instância do Jira Software. Isso envolve a criação de um novo plano, a definição de fontes de problemas e a configuração de acordo com suas necessidades organizacionais.
Aqui está um tutorial passo a passo do Jira Advanced Roadmaps para ajudar você a começar:
- Navegue até a guia “Planos”. Na sua instância do Jira Software, vá até a guia “Planos” e clique em “Criar plano”. É aqui que você começará a criar seu roteiro.
- Preencha os detalhes do plano. Insira um nome e uma descrição para seu plano. Isso ajuda a identificar o plano e a entender seu propósito em um piscar de olhos.
- Definir fontes de problemas. As fontes de problemas são a espinha dorsal do seu plano. Eles determinam quais tarefas preencherão seu roteiro. Você pode selecionar entre quadros, projetos ou filtros para abordar os problemas relevantes.
- Definir configurações. Personalize as configurações do plano de acordo com o fluxo de trabalho da sua equipe. Isso inclui definir unidades de estimativa (como pontos da história ou horas), configurações de data e configurar dependências para refletir como as tarefas se relacionam entre si.
- Adicionar campos personalizados. Para aproveitar ao máximo seu plano, adicione campos personalizados que importam dados do Jira Software. Isso permite que você use pontos de dados específicos em seu roteiro, aprimorando seus detalhes e precisão.
Ao seguir essas etapas, você terá um plano bem configurado que se alinha às necessidades da sua equipe e prepara o terreno para um planejamento eficaz do projeto.
Roteiros avançados e integração do cronograma de atividades
Embora os roteiros avançados mantenham todos alinhados com as metas gerais do projeto, Cronograma de atividades intervém para dar uma visão aprofundada da capacidade real da sua equipe, garantindo que você saiba quem está disponível e quando.
Pense no ActivityTimeline como sua ferramenta ideal para entender e gerenciar a capacidade de recursos no Jira. Ele foi projetado para manter tudo funcionando sem problemas, oferecendo uma visão completa de como o tempo de todos está sendo usado nos projetos.
Veja o que torna o ActivityTimeline incrível:
- Alocação de recursos. Veja exatamente quem está fazendo o quê, quando e por quanto tempo. Ele ajuda você a equilibrar as cargas de trabalho para não sobrecarregar ninguém e permite que você aproveite ao máximo o tempo da sua equipe.
- Planejamento de capacidade. O ActivityTimeline se aprofunda na disponibilidade de recursos; portanto, se você está lidando com vários projetos, sabe quem está livre para novas tarefas e quem já está esgotado.
- Atualizações em tempo real. Você pode ajustar os planos em tempo real à medida que as coisas mudam. Essa flexibilidade é enorme para manter os projetos em dia, especialmente quando surgem surpresas (porque elas sempre acontecem).
Por que integrar roteiros avançados e cronograma de atividades?
Sozinhos, os Advanced Roadmaps e o ActivityTimeline são ferramentas sólidas, mas, juntos, facilitam muito o gerenciamento de projetos complexos. Aqui estão os principais benefícios da integração desses dois:
#1. Visibilidade aprimorada do projeto
Ao integrar, você pode ter uma visão única das metas de longo prazo do projeto (roteiros avançados) e da capacidade da equipe (ActivityTimeline). É como ter um painel onde você pode ver a carga de trabalho da sua equipe junto com o roteiro geral, o que facilita o planejamento realista.
Quando você planeja seu projeto com base apenas em planos, você pode perder a capacidade real e as capacidades da equipe, o que leva à perda de prazos e à sobrecarga.
O ActivityTimeline facilita a visualização de quaisquer gargalos o mais rápido possível. Usando uma interface de arrastar e soltar, você pode refinar rapidamente seus planos para garantir que seu projeto seja viável e que os membros da equipe não sofram com o excesso de trabalho.
#2. Atribuições de tarefas baseadas em capacidade
Quando chega a hora de atribuir tarefas, você não está adivinhando se alguém pode lidar com mais trabalho. Os dados de capacidade em tempo real do ActivityTimeline ajudam você a ver quem tem a largura de banda, para que sua equipe não fique sobrecarregada. Além disso, os roteiros avançados mostram o “porquê” por trás da tarefa, conectando o trabalho às metas mais altas do projeto.
Na verdade, você obtém uma visão única do seu registro de trabalho, do cronograma do projeto, da capacidade e da carga de trabalho das equipes, dos membros e dos recursos não humanos, bem como da reserva de eventos, tudo sincronizado entre os Planos e o Cronograma de Atividades.
#3. Sincronização em tempo real
Qualquer alteração em uma ferramenta é atualizada automaticamente na outra, então não há trabalho duplo ou risco de planos desatualizados. Você recebe atualizações ao vivo sobre tarefas, progresso e disponibilidade da equipe, permitindo que você se adapte rapidamente às mudanças do projeto.
#4. Alocação de recursos sem esforço
Com a integração, você pode atrair equipes compartilhadas dos Roteiros Avançados diretamente para o ActivityTimeline. Essa configuração é perfeita se você tiver equipes multifuncionais ou vários departamentos envolvidos, pois garante que todos tenham as informações mais recentes sobre quem está trabalhando em quê.
#5. Gerenciamento de dependências em todos os recursos
As dependências são cruciais em grandes projetos, e essa integração ajuda você a lidar com elas com facilidade. Os roteiros avançados sinalizam dependências e o ActivityTimeline garante que você tenha os recursos disponíveis para lidar com cada etapa na ordem correta.
Como configurar os roteiros avançados e a integração do cronograma de atividades
Se sua equipe está lidando com vários projetos e metas de longo prazo em todos os departamentos, integrar o Jira Advanced Roadmaps com o ActivityTimeline é como desbloquear o kit de ferramentas definitivo. É simples de configurar, mas a recompensa é enorme em termos de visibilidade e poder de planejamento.
Ao integrar os Planos com o ActivityTimeline, você poderá:
- Carregar equipes compartilhadas (agora) Equipes do Jira) dos Planos ao Cronograma de Atividades
- Veja as mudanças nos planos em ambas as ferramentas (ou seja, sincronização bidirecional entre 2 plug-ins)
- Aloque tarefas e veja a capacidade das equipes a partir de roteiros avançados no ActivityTimeline.
Veja como configurar Integração com o Jira Plans para cima:
Etapa 1: configurar equipes compartilhadas em roteiros avançados
- Primeiro, verifique se suas equipes estão configuradas nos Roteiros Avançados. Vá para Planos > Equipes. Se você ainda não adicionou nenhuma equipe, escolha suas equipes existentes ou crie uma nova:
- Verifique se suas equipes estão listadas e configuradas corretamente. Equipes compartilhadas são a espinha dorsal da integração, então essa parte é fundamental.
Etapa 2: Configurar o cronograma de atividades para sincronização
- Em ActivityTimeline, acesse Configuração > Integração com o Jira.
- No menu suspenso, selecione Data de início e Data de vencimento.
- Não se esqueça de clicar em “Atualizar” depois de configurar esses campos. Se os roteiros avançados estiverem configurados para usar datas de início/término previstas, escolha-as no menu suspenso.
Etapa 3: Configurar as credenciais de integração
Esse método está disponível somente para a versão Cloud.
- Vá para Integrações de terceiros em ActivityTimeline e selecione Integração com o Jira Teams.
- Digite seu e-mail e clique em “Criar token”. Isso leva você à página de criação de tokens da Atlassian, onde você pode gerar um novo token. (Quem configura isso deve, idealmente, ter Administrador completo do Jira permissões.)
- Depois que o token for criado, copie-o e use-o como sua senha para a integração.
Etapa 4: carregar equipes e sincronizar campos
- Navegue até Configurações > Equipes > Clique em “Importar equipes do Jira” > Escolha equipes para importar > Clique em 'Atualizar':
- Retornar ao cronograma de atividades Configuração > Integração com o Jira > Clique em “Criar campo de equipe”. Escolha um nome para o novo Campo da equipe—isso aparecerá nas telas de problemas do Jira para que você possa atribuir tarefas às equipes nas duas ferramentas. Agora, esse campo será usado para atribuir tickets em nível de equipe, tanto no ActivityTimeline quanto nos Planos.
Etapa 5: adicionar o campo da equipe aos roteiros avançados
- Vá para Planos > Campos > Gerenciar campos personalizados em Roteiros avançados.
- Adicione um novo campo personalizado e, em seguida, localize e selecione o Equipe AT campo da lista.
Pronto, agora você está totalmente integrado! Agora, qualquer alteração que você fizer nos roteiros avançados será atualizada no ActivityTimeline e vice-versa.
Com essa configuração, você poderá ver as atualizações utilização de recursos e capacidade no ActivityTimeline, tudo baseado em seus planos de projeto em Advanced Roadmaps. Isso significa um melhor alinhamento entre as equipes, menos surpresas e um planejamento de projetos mais suave.
Práticas recomendadas para usar roteiros avançados
O Advanced Roadmaps é o mais poderoso para equipes e empresas que têm vários projetos, departamentos e dependências para conciliar. Aqui estão algumas das melhores práticas testadas e comprovadas para tirar o máximo proveito delas.
#1. Facilitando a colaboração entre equipes
Para manter todos caminhando em direção ao mesmo objetivo, visibilidade clara e metas compartilhadas são essenciais. Os roteiros avançados facilitam a elaboração de planos de uma forma que todos possam ver e entender. Não se trata apenas de se manter organizada, mas de garantir que cada equipe saiba onde se encaixa no panorama geral e como seu trabalho afeta todos os outros.
#2. Visualizando riscos e dependências do projeto
Nada atrapalha um projeto mais rápido do que riscos inesperados e dependências confusas. Os roteiros avançados permitem que você veja os possíveis gargalos e riscos desde o início, para que você possa ajustar seus cronogramas e recursos de forma proativa. É como ter um “radar” de projeto que permite evitar problemas antes mesmo que eles ocorram.
#3. Use dados de utilização de recursos para decisões estratégicas
A utilização de recursos é uma dessas joias escondidas nos Roteiros Avançados. Com informações em tempo real sobre como seus recursos estão sendo usados, você pode tomar decisões mais inteligentes sobre tudo, desde atribuições de tarefas até prioridades de projetos. Saber qual é a capacidade da sua equipe permite alinhar seus recursos às metas mais importantes para a empresa.
#4. Aumente a velocidade e a eficiência
Para otimizar o desempenho com roteiros avançados, siga estas dicas:
- Divida projetos com problemas do Jira. Use os problemas do Jira para decompor projetos em tarefas menores e gerenciáveis. Atribua essas tarefas aos membros da equipe para garantir a propriedade e a responsabilidade claras.
- Use o recurso de planejamento de sprint. Aproveite o recurso de planejamento de sprints para organizar e monitorar o trabalho em sprints. Essa abordagem pode melhorar significativamente a velocidade e a eficiência da equipe ao dividir o trabalho em partes gerenciáveis.
- Acompanhe o progresso regularmente. O acompanhamento regular do progresso ajuda a identificar gargalos e áreas de melhoria. Use as atualizações em tempo real nos roteiros avançados para ficar por dentro do status do seu projeto.
- Implemente versões entre projetos. Use versões entre projetos para agrupar várias versões de um único projeto. Esse recurso permite que você acompanhe o progresso em vários projetos, fornecendo uma visão abrangente do trabalho da sua organização.
- Explore a guia Relatório de dependências. A guia do relatório de dependências é uma ferramenta poderosa para visualizar e entender as dependências entre os problemas em seu plano. Ele ajuda você a gerenciar o fluxo de trabalho e evitar possíveis gargalos.
Conclusão
Para finalizar, o Advanced Roadmaps é uma ferramenta indispensável para o planejamento e alinhamento estruturados de projetos. A integração de roteiros avançados com o ActivityTimeline amplifica esses benefícios, oferecendo um sistema totalmente sincronizado que rastreia metas de alto nível e detalhes em nível de recursos. Juntas, essas ferramentas simplificam seu planejamento, impulsionam a colaboração e ajudam todos a se concentrarem em metas compartilhadas. Se você estiver ampliando uma equipe ou coordenando vários departamentos, o planejamento estruturado ajudará seus projetos a atingirem o alvo.
