Gerenciar grandes projetos de software no Jira não é apenas listar tarefas e definir prazos — é sobre manter tudo organizado, alinhado e no caminho certo. O Advanced Roadmaps para Jira da Atlassian, agora renomeado para Jira Plans, foi feito para isso. Ele oferece às equipes uma visão geral de para onde as coisas estão indo, desde metas de curto prazo até planos de longo prazo. Enquanto os Roadmaps Básicos são projetados para equipes individuais e se concentram em épicos como a principal unidade de planejamento, o Advanced Roadmaps suporta o planejamento entre várias equipes e projetos. Essa abordagem abrangente ajuda a manter todos alinhados, evita obstáculos e torna o acompanhamento do projeto mais gerenciável.
Embora o Advanced Roadmaps do Jira seja fantástico para visualizar o progresso e configurar um roteiro, muitas equipes descobrem que precisam de um pouco mais para lidar com todas as partes móveis, como rastrear quem está fazendo o quê em tempo real.
O ActivityTimeline é uma ótima ferramenta para planejar e gerenciar recursos, o que o torna o companheiro perfeito para o Advanced Roadmaps do Jira. Juntas, essas ferramentas oferecem uma visão geral de alto nível do seu projeto e insights detalhados sobre a disponibilidade de recursos.
Neste artigo, abordaremos dicas essenciais para aproveitar ao máximo o Advanced Roadmaps do Jira e mostraremos como combiná-lo com o ActivityTimeline pode realmente impulsionar sua gestão de projetos.
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O que é o Advanced Roadmaps (Plans) no Jira?
Pense no Advanced Roadmaps no Jira como seu mapa de projeto de alto nível que mostra o caminho a seguir para sua equipe. A migração para o Jira Software Cloud oferece vantagens significativas, incluindo os recursos de planejamento mais recentes e a funcionalidade aprimorada do Advanced Roadmaps. Ele foi projetado para manter todos — desde os líderes de projeto até os executivos — sincronizados com uma visão clara de onde o projeto está agora e para onde está indo. O Advanced Roadmaps ajuda a alinhar todos aos objetivos, sejam eles sprints de curto prazo ou planos estratégicos de longo prazo, para que você não esteja apenas rastreando tarefas — você está rastreando o progresso em uma escala maior.
Quem mais se beneficia do Advanced Roadmaps (Plans) no Jira?
O Advanced Roadmaps não é apenas para gerentes de projeto; é uma ferramenta versátil que atende a várias funções em uma organização. Aqui está uma rápida olhada em quem mais se beneficia:
- Gerentes de Projeto: Os roadmaps avançados são uma salvação para lidar com cronogramas complexos, gerenciar a capacidade de uma equipe e alinhar todos em torno de prazos.
- Gerentes de Produto: Com um roadmap organizado, os gerentes de produto podem comunicar planos claramente, facilitando a sincronização dos stakeholders.
- Executivos e Chefes de Departamento: A visibilidade de alto nível dos projetos permite que os executivos tomem decisões estratégicas com base em dados originais e uso de recursos.
O Advanced Roadmaps brilha mais em grandes empresas ou corporações onde os projetos são multifuncionais, distribuídos entre equipes ou envolvem objetivos de longo prazo. Se sua organização lida com múltiplos departamentos e dependências intrincadas, ele é um ajuste perfeito.
Veja o que torna o Advanced Roadmaps tão poderoso para lidar com projetos complexos:
#1. Múltiplos Níveis de Hierarquia
O Advanced Roadmaps é excelente para gerenciar diferentes camadas de um projeto. Em vez de apenas listar tarefas, você pode organizar tudo em uma estrutura clara — desde iniciativas de grande escala até tarefas individuais. Essa hierarquia permite que todos vejam como o seu trabalho se encaixa no projeto geral, o que é extremamente útil para manter o alinhamento com os grandes objetivos.
Além disso, quando as partes interessadas querem verificar e acompanhar o progresso, elas obtêm uma visão em camadas de como cada tarefa está afetando os objetivos de nível superior. Para projetos com muitas partes móveis, essa estrutura evita que as coisas passem despercebidas.
#2. Roadmaps Jira Escaláveis
O Advanced Roadmaps foi projetado para crescer com o seu projeto, seja o fluxo de trabalho de uma única equipe ou uma grande iniciativa multidisciplinar. Você pode reunir o trabalho de diferentes quadros, projetos ou equipes e ver tudo em um só lugar.
À medida que o projeto evolui, o roadmap se adapta a ele, para que você não precise começar do zero quando as coisas mudam. Roadmaps escaláveis permitem ajustar cronogramas e metas facilmente sem perder de vista o panorama geral.
#3. Planejamento de Recursos e Capacidade da Equipe
Você também pode acompanhar a disponibilidade e a carga de trabalho da equipe com o Advanced Roadmaps, para que você saiba quando alguém está perto do limite ou se há espaço para adicionar mais trabalho. Essa visibilidade facilita o planejamento com base na capacidade real, ajudando a prevenir o esgotamento e a manter as coisas em andamento no prazo.
#4. Gerenciamento de Dependências e Lançamentos entre Projetos
O Advanced Roadmaps permite configurar e visualizar dependências de tarefas, o que é crucial em grandes projetos. Saber quais tarefas dependem de outras ajuda as equipes a evitar gargalos e a manter o trabalho fluindo sem problemas. Um lançamento de projeto único é um marco importante no gerenciamento de dependências dentro de um único projeto.
Os gerentes de projeto podem identificar riscos potenciais precocemente e garantir que as tarefas dependentes sejam tratadas na ordem correta, para que haja menos correria para corrigir atrasos mais tarde.
#5. Planejamento de Diferentes Cenários
Com o planejamento de cenários, você pode testar diferentes cenários e abordagens para um projeto. Se um prazo parece apertado, por exemplo, você pode usar cenários para ver o que acontece se você ajustar o cronograma ou redistribuir recursos. É uma ótima maneira de encontrar a melhor solução sem realmente fazer a mudança ainda.
Esse recurso facilita muito a tomada de decisões, já que você pode prever resultados e escolher o melhor curso de ação em vez de adivinhar e esperar pelo melhor.
#6. Acompanhamento do Progresso
Depois de definir seu roadmap, o Advanced Roadmaps ajuda você a acompanhar o andamento das coisas em tempo real. Você pode ver exatamente onde o projeto se encontra e fazer ajustes, se necessário. É como uma atualização de status integrada que todos podem acessar, mantendo todos sincronizados.
Primeiros Passos com o Advanced Roadmaps (Planos Jira)
A interface do Advanced Roadmaps foi projetada para fornecer uma representação visual do cronograma do seu projeto. Aqui está uma visão geral dos principais componentes:
- Cronograma. O plano é o componente central do Advanced Roadmaps, combinando roadmaps Jira de várias equipes e múltiplos projetos em uma visão única e coesa. É o seu lugar de referência para acompanhar o progresso e fazer ajustes.
- Dependências. Visualizar dependências é crucial para entender como as tarefas estão interligadas. As dependências mostram a relação entre os itens, como contingências e bloqueadores. No Jira Advanced Roadmaps, as dependências podem ser exibidas como distintivos ou linhas, e também podem ser visualizadas na aba de relatório de Dependências, que mapeia visualmente as relações entre os itens de trabalho.
- Lançamentos. Os lançamentos marcam marcos significativos no seu plano. Eles representam momentos em que um trabalho específico precisa ser concluído, ajudando você a acompanhar o progresso em direção a objetivos-chave.
- Equipes. As equipes permitem agrupar e filtrar o trabalho com base nas atribuições da equipe. Este recurso ajuda a gerenciar a alocação de trabalho com base na capacidade de cada equipe, garantindo cargas de trabalho equilibradas.
- Visualização de Calendário. Esta visualização especializada ajuda você a acompanhar prazos, marcos e cronogramas de projetos. Você pode ver rapidamente quando as tarefas ou sprints vencem, mover itens arrastando-os e identificar quaisquer problemas de agendamento.
- Programa. Esta é uma visão de alto nível de várias equipes ou projetos dentro de um programa maior. Ajuda a acompanhar o progresso entre projetos, gerenciar dependências e ficar atento a como atrasos em uma área podem afetar outras.
Para começar a usar o Advanced Roadmaps, você precisará configurar e ajustar o recurso na sua instância do Jira Software. Isso envolve a criação de um novo plano, a definição de fontes de itens e a configuração de ajustes para atender às suas necessidades organizacionais.
Aqui está um tutorial passo a passo do Jira Advanced Roadmaps para ajudar você a começar:
- Navegue até a aba “Planos”. Na sua instância do Jira Software, vá para a aba “Planos” e clique em “Criar plano”. É aqui que você começará a construir seu roadmap.
- Preencha os Detalhes do Plano. Insira um nome e uma descrição para o seu plano. Isso ajuda a identificar o plano e a entender seu propósito rapidamente.
- Defina as Fontes de Itens. As fontes de itens são a espinha dorsal do seu plano. Elas determinam quais tarefas preencherão seu roadmap. Você pode selecionar entre quadros, projetos ou filtros para trazer os itens relevantes.
Há algo crucial que você precisa saber: Se você quiser usar o recurso de Planejamento de Capacidade da Equipe, seu plano DEVE usar quadros como suas fontes de trabalho. Se você extrair trabalho de espaços ou filtros, as informações de capacidade da equipe não aparecerão na sua linha do tempo.
- Configure as Configurações. Adapte as configurações do plano para corresponder ao fluxo de trabalho da sua equipe. Isso inclui a definição de unidades de estimativa (como story points ou horas), configurações de data e a configuração de dependências para refletir como as tarefas se relacionam entre si.
- Use a página Campos (anteriormente a página Campos Personalizados). Para aproveitar ao máximo seu plano, adicione campos. Isso permite que você use pontos de dados específicos em seu roteiro, aumentando seu detalhe e precisão.
Ao seguir estes passos, você terá um plano bem configurado que se alinha às necessidades da sua equipe e prepara o terreno para um planejamento de projeto eficaz.
Advanced Roadmaps (Planos Jira) e Integração ActivityTimeline
Enquanto o Advanced Roadmaps mantém todos alinhados com os objetivos gerais do projeto, ActivityTimeline entra em ação para lhe dar uma visão aprofundada da capacidade real da sua equipe, garantindo que você saiba quem está disponível e quando.
Pense no ActivityTimeline como sua ferramenta essencial para entender e medir a capacidade no Jira. Este complemento foi projetado para manter as coisas funcionando sem problemas, oferecendo uma visão completa de como o tempo de todos está sendo usado em todos os projetos.
Veja o que torna o ActivityTimeline incrível:
- Alocação de Recursos. Veja exatamente quem está fazendo o quê, quando e por quanto tempo. Ajuda a equilibrar as cargas de trabalho para que você não sobrecarregue ninguém, permitindo que você aproveite ao máximo o tempo da sua equipe.
- Planejamento de Capacidade. O ActivityTimeline expande o planejamento de capacidade do Jira. Se você está gerenciando vários projetos, sabe quem está livre para novas tarefas e quem já está no limite.
- Atualizações em Tempo Real. Você pode ajustar os planos em tempo real conforme as coisas mudam. Essa flexibilidade é enorme para manter os projetos no caminho certo, especialmente quando surgem surpresas (porque elas sempre surgem).
Por que Integrar Advanced Roadmaps (Planos) e ActivityTimeline?
Por si só, o Advanced Roadmaps e o ActivityTimeline são ferramentas sólidas — mas juntos, eles tornam o gerenciamento de projetos complexos muito mais fácil.
Aqui estão os principais benefícios de integrar estes dois:
#1. Visibilidade Aprimorada do Projeto
Ao integrar, você consegue ter uma visão única tanto das metas de projeto de longo prazo no Jira Plans (Advanced Roadmaps) quanto da capacidade da equipe no ActivityTimeline. Essa visualização funciona mapeando as datas de Início e Vencimento do Jira, ou as datas de Início e Fim Alvo usadas nos Planos, diretamente nas configurações do ActivityTimeline. É como ter um único painel onde você pode ver a carga de trabalho da sua equipe junto com o roteiro geral, o que facilita o planejamento realista.
Quando você planeja seu projeto baseando-se apenas nos Planos, pode perder a capacidade real e as capacidades da equipe, o que leva a prazos perdidos e sobrecarga.
O ActivityTimeline facilita a identificação de gargalos o mais rápido possível. O Gráfico de Capacidade da Equipe permite alternar a visibilidade da carga de trabalho para analisar a capacidade em nível de equipe ou detalhar a capacidade de usuários individuais no mesmo gráfico, agrupado por Tarefa (Issue), Épico ou qualquer campo personalizado.
Usando uma interface de arrastar e soltar, você pode refinar rapidamente seus planos para garantir que seu projeto seja viável e que os membros da equipe não sofram de sobrecarga de trabalho.
Você também pode usar a visualização de Divisão de Tarefas diretamente nas telas nativas de tarefas do Jira para ver exatamente como uma tarefa está agendada em datas específicas sem trocar de aplicativos.
#2. Atribuições de Tarefas Baseadas na Capacidade
Na hora de atribuir tarefas, você não precisa adivinhar se alguém pode lidar com mais trabalho. Os dados de capacidade em tempo real do ActivityTimeline ajudam você a ver quem tem disponibilidade, para que sua equipe não fique sobrecarregada. Além disso, o Advanced Roadmaps fornece o "porquê" por trás da tarefa, conectando o trabalho a metas de projeto maiores.
Para garantir a verdadeira disponibilidade, o sistema importa eventos de calendários externos do Outlook via iCal, Google Calendar e Apple iCal, evitando a superalocação. Aqui está o exemplo do calendário do Outlook:
Na verdade, você obtém uma visão única do seu registro de trabalho, linha do tempo do projeto, capacidade e carga de trabalho de equipes, membros e recursos não-humanos, bem como eventos de agendamento, tudo sincronizado entre Planos e ActivityTimeline.
#3. Sincronização em Tempo Real
Quaisquer alterações em uma ferramenta são atualizadas automaticamente na outra, eliminando o trabalho duplicado e o risco de planos desatualizados. Você recebe atualizações em tempo real sobre tarefas, progresso e disponibilidade da equipe, permitindo que você se adapte rapidamente às mudanças do projeto.
#4. Alocação de Recursos Descomplicada
Com a integração, você pode importar equipes compartilhadas do Advanced Roadmaps diretamente para o ActivityTimeline. Essa configuração é perfeita se você tem equipes multifuncionais ou múltiplos departamentos envolvidos, pois garante que todos tenham as informações mais recentes sobre quem está trabalhando em quê.
Para agilizar a alocação de recursos, Líderes de Equipe podem até pesquisar usuários por suas Habilidades e Cargos diretamente no Jira Planner.
#5. Gerenciamento de Dependências Entre Recursos
As dependências são cruciais em grandes projetos, e esta integração ajuda a geri-las com facilidade. O Advanced Roadmaps sinaliza as dependências, e o ActivityTimeline garante que você tenha os recursos disponíveis para lidar com cada etapa na ordem certa.
O ActivityTimeline sinaliza visualmente este conflito diretamente na linha do tempo com um ponto de exclamação vermelho:
Loto-Québec teve dificuldades em equilibrar as cargas de trabalho e manter uma visibilidade clara sobre as suas várias iniciativas de TI. Eles implementaram o ActivityTimeline para obter uma visão abrangente da alocação de recursos e do planeamento de capacidade a longo prazo. A ferramenta combinou com sucesso as competências da equipa com as necessidades do projeto e acelerou a sua tomada de decisões estratégicas. Esta abordagem baseada em dados permitiu-lhes repriorizar facilmente as iniciativas corporativas e gerir as capacidades da equipa de forma eficaz.
Como Configurar a Integração do Advanced Roadmaps (Jira Plans) e ActivityTimeline
Se a sua equipa está a gerir múltiplos projetos e objetivos a longo prazo em diferentes departamentos, integrar o Jira Advanced Roadmaps com o ActivityTimeline é como desbloquear o kit de ferramentas definitivo. É simples de configurar, mas o retorno é enorme em termos de visibilidade e poder de planeamento.
Ao integrar o Plans com o ActivityTimeline, você poderá:
- Carregar Equipas Partilhadas (agora Jira Teams) do Plans para o ActivityTimeline
- Ver alterações nos planos em ambas as ferramentas graças a uma sincronização bidirecional contínua
- Alocar tarefas e monitorizar a capacidade da equipa do Plans (Advanced Roadmaps) diretamente dentro do ActivityTimeline.
Aqui está como integrar o Plans (Advanced Roadmaps) para Jira com o ActivityTimeline:
Passo 1: Configurar Equipas Partilhadas no Advanced Roadmaps (Plans)
- Primeiro, certifique-se de que as suas equipas estão configuradas no Advanced Roadmaps. Aceda a Plans > Equipas. Se ainda não adicionou nenhuma equipa, escolha as suas equipas existentes ou crie uma nova:
- Verifique novamente se as suas equipas estão listadas e configuradas corretamente. As equipas partilhadas são a espinha dorsal da integração, por isso este passo é crucial.
Passo 2: Configurar o ActivityTimeline para Sincronização
- No ActivityTimeline, vá para Configuração > Integração Jira.
- No menu pendente, selecione Data de Início e Data de Vencimento.
- Não se esqueça de clicar em “Atualizar” depois de configurar estes campos. Se a sua configuração do Advanced Roadmaps estiver definida para usar datas de Início/Fim Alvo, basta selecioná-las no menu pendente.
Passo 3: Configurar Credenciais de Integração
Este método está disponível apenas para a versão Cloud.
- Vá para Integrações de Terceiros no ActivityTimeline e selecione Integração de Equipes Jira.
- Digite seu e-mail e depois clique em “Criar Token.” Isso o levará à página de criação de token da Atlassian, onde você poderá gerar um novo token. (Quem configurar isso deve, idealmente, ter Administrador Completo do Jira permissões.)
- Assim que o token for criado, copie-o e use-o como sua senha para a integração.
Passo 4: Carregar Equipes e Sincronizar Campos
- Navegue até Configurações > Equipes > Clique em ‘Importar Equipes Jira’ > escolha as equipes que deseja importar > Clique em ‘Atualizar’:
- Voltar para ActivityTimeline Configuração > Integração Jira > Clique em ‘Criar Campo de Equipe’. Escolha um nome para o novo Campo de Equipe—este aparecerá nas Telas de Tarefas do Jira para que você possa atribuir tarefas a equipes em ambas as ferramentas. Agora, este campo será usado para atribuir tickets em nível de equipe tanto no ActivityTimeline quanto nos Planos.
Passo 5: Adicione o Campo de Equipe ao Advanced Roadmaps (Jira Plans)
- Vá para Planos > Campos > Gerenciar Campos Personalizados no Advanced Roadmaps (Jira Plans).
- Adicione um novo campo personalizado e, em seguida, encontre e selecione o AT Team campo da lista.
É isso — agora você está totalmente integrado! Agora, qualquer alteração que você fizer no Advanced Roadmaps será atualizada no ActivityTimeline e vice-versa.
Com esta configuração, você poderá ver a utilização e capacidade de recursos atualizadas no ActivityTimeline, tudo com base nos seus planos de projeto no Advanced Roadmaps. Isso significa um melhor alinhamento entre as equipes, menos surpresas e um planejamento de projetos muito mais tranquilo.
Melhores Práticas para Usar o Advanced Roadmaps (Jira Plans)
O Advanced Roadmaps é o mais poderoso para equipas e empresas que têm múltiplos projetos, departamentos e dependências para gerir. Aqui estão algumas das melhores práticas comprovadas para tirar o máximo partido dele.
#1. Facilitar a Colaboração entre Equipas
Para manter todos a trabalhar em direção ao mesmo objetivo, a visibilidade clara e os objetivos partilhados são essenciais. O Advanced Roadmaps facilita a apresentação de planos de forma que todos possam ver e compreender. Isto não é apenas sobre manter-se organizado — é sobre garantir que cada equipa sabe onde se encaixa no panorama geral e como o seu trabalho impacta os outros.
#2. Visualizar Riscos e Dependências do Projeto
Nada descarrila um projeto mais rapidamente do que riscos inesperados e dependências emaranhadas. O Advanced Roadmaps permite-lhe ver potenciais gargalos e riscos logo no início, para que possa ajustar os seus prazos e recursos proativamente. É como ter um "radar" de projeto que lhe permite desviar-se de problemas antes mesmo que aconteçam.
#3. Utilizar Dados de Utilização de Recursos para Decisões Estratégicas
A utilização de recursos é uma daquelas joias escondidas no Advanced Roadmaps. Com informações em tempo real sobre como os seus recursos estão a ser utilizados, pode tomar decisões mais inteligentes em tudo, desde a atribuição de tarefas até às prioridades do projeto. Saber qual é a capacidade da sua equipa permite-lhe alinhar os seus recursos com os objetivos mais importantes para o negócio.
#4. Aumentar a Velocidade e Eficiência
Para otimizar eficazmente o desempenho com o Advanced Roadmaps, siga estas dicas:
- Dividir Projetos com Jira Issues. Utilize os Jira issues para decompor projetos em tarefas menores e mais geríveis. Atribua estas tarefas aos membros da equipa para garantir uma propriedade e responsabilidade claras.
- Utilizar a Funcionalidade de Planeamento de Sprint. Aproveite a funcionalidade de planeamento de sprint para organizar e acompanhar o trabalho em sprints. Esta abordagem pode melhorar significativamente a velocidade e a eficiência da equipa, dividindo o trabalho em blocos geríveis.
- Acompanhar o Progresso Regularmente. Acompanhar o progresso regularmente ajuda a identificar gargalos e áreas para melhoria. Utilize as atualizações em tempo real no Advanced Roadmaps para se manter a par do estado do seu projeto.
- Implementar Lançamentos Interprojetos. Utilize os lançamentos interprojetos para agrupar múltiplos lançamentos de projeto único. Esta funcionalidade permite-lhe acompanhar o progresso em vários projetos, fornecendo uma visão abrangente do trabalho da sua organização.
- Explorar o Separador de Relatório de Dependências. O separador de relatório de dependências é uma ferramenta poderosa para visualizar e compreender as dependências entre os itens do seu plano. Ajuda-o a gerir o fluxo de trabalho e a evitar potenciais gargalos.
Conclusão
Em resumo, o Advanced Roadmaps é uma ferramenta indispensável para o planejamento e alinhamento estruturado de projetos. A integração do Advanced Roadmaps com o ActivityTimeline amplifica esses benefícios, oferecendo um sistema totalmente sincronizado que monitora tanto metas de alto nível quanto detalhes de nível de recurso. Juntas, essas ferramentas otimizam seu planejamento, impulsionam a colaboração e ajudam todos a manter o foco em objetivos compartilhados. Seja para expandir uma equipe ou coordenar entre departamentos, o planejamento estruturado ajudará seus projetos a atingir o alvo.
