La gestión de grandes proyectos en Jira no consiste solo en enumerar las tareas y establecer plazos, sino en mantener todo organizado, alineado y al día. Las hojas de ruta avanzadas de Atlassian para Jira, ahora renombradas como Planes de Jira, está hecho para esto. Ofrece a los equipos una visión global de hacia dónde van las cosas, desde los objetivos a corto plazo hasta los planes a largo plazo. Ayuda a mantener a todos informados, evita obstáculos y hace que el seguimiento de los proyectos parezca manejable.
Ahora, si bien las hojas de ruta avanzadas de Jira son fantásticas para visualizar el progreso y establecer una hoja de ruta, muchos equipos se dan cuenta de que necesitan algo más para gestionar todas las partes móviles, como hacer un seguimiento de quién hace qué en tiempo real. ActivityTimeline es una gran herramienta para planificación y administración de recursos, lo que la convierte en la compañera perfecta de las hojas de ruta avanzadas de Jira. En conjunto, estas herramientas te ofrecen una visión general de alto nivel de tu proyecto y una visión detallada de la disponibilidad de los recursos.
En este artículo, abordaremos los consejos clave para aprovechar al máximo las hojas de ruta avanzadas de Jira y mostraremos cómo combinarlas con ActivityTimeline puede mejorar realmente tu capacidad de gestión de proyectos.
¿Qué son las hojas de ruta avanzadas en Jira?
Piensa en las hojas de ruta avanzadas de Jira como el mapa de un proyecto de alto nivel que muestra el camino a seguir para tu equipo. La migración a Jira Software Cloud ofrece ventajas importantes, como las funciones de planificación más recientes y la funcionalidad mejorada de Advanced Roadmaps. Está diseñado para mantener a todos sincronizados, desde los líderes del proyecto hasta los ejecutivos, con una visión clara de dónde se encuentra el proyecto ahora y hacia dónde se dirige. Las hojas de ruta avanzadas ayudan a alinear a todos en función de sus objetivos, ya sean sprints a corto plazo o planes estratégicos a largo plazo, por lo que no es solo tareas de seguimiento—estás rastreando el progreso a mayor escala.
¿Quién se beneficia más de las hojas de ruta avanzadas de Jira?
Advanced Roadmaps no es solo para los gerentes de proyectos; es una herramienta versátil que se adapta a varios roles en una organización. He aquí un vistazo rápido a quién se beneficiará más:
- Gerentes de proyectos: Las hojas de ruta avanzadas son un salvavidas para gestionar plazos complejos, gestionar la capacidad de un equipo y alinear a todos en torno a los plazos.
- Gerentes de producto: Con una hoja de ruta organizada, los gerentes de producto pueden comunicar los planes con claridad, lo que facilita a las partes interesadas mantenerse sincronizadas.
- Ejecutivos y jefes de departamento: La visibilidad de alto nivel de los proyectos permite a los ejecutivos tomar decisiones estratégicas basadas en el uso de recursos y datos en tiempo real.
Las hojas de ruta avanzadas brillan más en las grandes empresas o empresas en las que los proyectos son multifuncionales, se distribuyen entre equipos o implican objetivos a largo plazo. Si su organización se ocupa de varios departamentos y de dependencias complejas, es la solución perfecta.
Esto es lo que hace que Advanced Roadmaps sea tan potente para gestionar proyectos complejos:
#1. Múltiples niveles de jerarquía
Advanced Roadmaps es excelente para manejar diferentes capas de un proyecto. En lugar de limitarte a enumerar las tareas, puedes organizarlo todo en una estructura clara, desde las iniciativas generales hasta las tareas individuales. Esta jerarquía permite a todos ver cómo encaja su trabajo en el proyecto general, lo que es muy útil para mantenerse alineado con los grandes objetivos.
Además, cuando las partes interesadas desean comprobar y hacer un seguimiento del progreso, obtienen una visión en capas de cómo cada tarea afecta a los objetivos de nivel superior. En el caso de los proyectos con muchas partes móviles, esta estructura evita que las cosas pasen desapercibidas.
#2. Hojas de ruta escalables
Advanced Roadmaps está diseñado para crecer con tu proyecto, ya sea que se trate del flujo de trabajo de un solo equipo o de una gran iniciativa de varios departamentos. Puedes reunir el trabajo de diferentes tableros, proyectos o equipos y verlo todo en un solo lugar.
A medida que el proyecto evoluciona, la hoja de ruta se amplía con él, por lo que no tendrás que volver a empezar cuando las cosas cambien. Las hojas de ruta escalables te permiten ajustar los plazos y los objetivos fácilmente sin perder de vista el panorama general.
#3. Planificación de recursos y capacidades
También puedes hacer un seguimiento de la disponibilidad y la carga de trabajo del equipo con las hojas de ruta avanzadas, para saber cuándo alguien está cerca del límite o si hay espacio para añadir más trabajo. Esta visibilidad facilita la planificación en función de la capacidad real, lo que ayuda a evitar el agotamiento y a mantener las cosas en marcha a tiempo. Además, la integración de Advanced Roadmaps con Jira Data Center ofrece mejoras planificación de recursos y capacidad, lo que garantiza un entorno de planificación sólido para las organizaciones que utilizan el alojamiento de centros de datos.
#4. Lanzamientos de administración de dependencias y proyectos cruzados
Las hojas de ruta avanzadas le permiten configurar y visualizar las dependencias de las tareas, lo cual es crucial en los grandes proyectos. Saber qué tareas dependen de otras ayuda a los equipos a evitar cuellos de botella y a que el trabajo fluya sin problemas. La publicación de un solo proyecto es un hito importante en la gestión de las dependencias dentro de un solo proyecto.
Los gerentes de proyecto pueden detectar los riesgos potenciales con anticipación y asegurarse de que las tareas dependientes se gestionen en el orden correcto, de modo que haya menos problemas para corregir los retrasos más adelante.
#5. Planificación de escenarios
Con la planificación de escenarios, puede probar diferentes escenarios y enfoques para un proyecto. Si una fecha límite parece ajustada, por ejemplo, puedes usar escenarios para ver qué ocurre si ajustas el cronograma o redistribuyes los recursos. Es una forma estupenda de encontrar la mejor solución sin tener que hacer el cambio todavía.
Esta función facilita mucho la toma de decisiones, ya que puede predecir los resultados y elegir el mejor curso de acción, en lugar de adivinar y esperar lo mejor.
#6. Seguimiento del progreso
Una vez que haya establecido su hoja de ruta, Advanced Roadmaps lo ayuda a realizar un seguimiento de cómo van las cosas en tiempo real. Puedes ver exactamente en qué punto se encuentra el proyecto y hacer ajustes si es necesario. Es como una actualización de estado integrada a la que todos pueden acceder y que los mantiene sincronizados.
Cómo empezar con las hojas de ruta avanzadas
La interfaz Advanced Roadmaps está diseñada para proporcionar una representación visual del cronograma de su proyecto. Esta es una descripción general de los componentes clave:
- Cronología. El plan es el componente principal de Advanced Roadmaps, que combina varias hojas de ruta del equipo y varios proyectos en una visión única y coherente. Es el lugar al que acudir para hacer un seguimiento del progreso y realizar ajustes.
- Dependencias. La visualización de las dependencias es crucial para comprender cómo se interconectan las tareas. Las dependencias muestran la relación entre los problemas, como las contingencias y los obstáculos, lo que ayuda a gestionar el flujo de trabajo de forma más eficaz.
- Lanzamientos. Los lanzamientos marcan hitos importantes en su plan. Representan momentos en los que es necesario completar un trabajo específico, lo que te ayuda a hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos clave.
- Equipos. Los equipos te permiten agrupar y filtrar el trabajo en función de las tareas del equipo. Esta función ayuda a gestionar la asignación del trabajo en función de la capacidad de cada equipo, lo que garantiza un equilibrio en las cargas de trabajo.
- Calendario (beta). El formato de calendario te ayuda a llevar un registro de los plazos, los hitos y los cronogramas de los proyectos. Puedes ver rápidamente cuándo vencen las tareas o los sprints, mover las cosas arrastrándolas y detectar cualquier problema de programación.
- Programa (beta). Se trata de una visión de alto nivel de varios equipos o proyectos dentro de un programa más amplio. Te ayuda a hacer un seguimiento del progreso de los proyectos, gestionar las dependencias y controlar cómo las demoras en un área pueden afectar a otras.
Para empezar a usar Advanced Roadmaps, tendrás que configurar la función en tu instancia de Jira Software. Esto implica crear un nuevo plan, definir las fuentes de los problemas y configurar los ajustes para adaptarlos a las necesidades de la organización.
Este es un tutorial paso a paso de Jira Advanced Roadmaps que te ayudará a empezar:
- Navega a la pestaña «Planes». En tu instancia de Jira Software, dirígete a la pestaña «Planes» y haz clic en «Crear plan». Aquí es donde empezarás a crear tu hoja de ruta.
- Complete los detalles del plan. Ingresa un nombre y una descripción para tu plan. Esto ayuda a identificar el plan y a comprender su propósito de un vistazo.
- Definir fuentes de problemas. Las fuentes de emisión son la columna vertebral de su plan. Determinan qué tareas formarán parte de su hoja de ruta. Puedes seleccionar entre tableros, proyectos o filtros para incluir los temas relevantes.
- Configurar los ajustes. Personaliza la configuración del plan para que se adapte al flujo de trabajo de tu equipo. Esto incluye establecer las unidades de estimación (como los puntos de la historia o las horas), la configuración de fechas y la configuración de las dependencias para reflejar la forma en que las tareas se relacionan entre sí.
- Agregar campos personalizados. Para aprovechar al máximo tu plan, añade campos personalizados para importar datos de Jira Software. Esto te permite usar puntos de datos específicos en tu hoja de ruta, lo que mejora su detalle y precisión.
Si sigues estos pasos, tendrás un plan bien configurado que se alinea con las necesidades de tu equipo y sienta las bases para una planificación eficaz del proyecto.
Integración avanzada de hojas de ruta y cronología de actividades
Si bien las hojas de ruta avanzadas mantienen a todos alineados con los objetivos generales del proyecto, ActivityTimeline interviene para darte una visión en profundidad de la capacidad real de tu equipo, asegurándote de que sabes quién está disponible y cuándo.
Piensa en ActivityTimeline como tu herramienta de referencia para entender y gestionar la capacidad de los recursos en Jira. Está diseñada para que todo funcione sin problemas, ya que te ofrece una visión completa de cómo se utiliza el tiempo de todos en los proyectos.
Esto es lo que hace que ActivityTimeline sea increíble:
- Asignación de recursos. Vea exactamente quién hace qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Te ayuda a equilibrar las cargas de trabajo para no sobrecargar a nadie y te permite aprovechar al máximo el tiempo de tu equipo.
- Planificación de la capacidad. ActivityTimeline profundiza en la disponibilidad de los recursos, por lo que si estás haciendo malabares con varios proyectos, sabrás quién está libre para nuevas tareas y quién ya ha agotado su límite.
- Actualizaciones en tiempo real. Puedes ajustar los planes en tiempo real a medida que cambien las cosas. Esta flexibilidad es fundamental para mantener los proyectos en marcha, especialmente cuando surgen sorpresas (porque siempre ocurren).
¿Por qué integrar Advanced Roadmaps y ActivityTimeline?
Por sí solas, las hojas de ruta avanzadas y ActivityTimeline son herramientas sólidas, pero juntas facilitan mucho la gestión de proyectos complejos. Estas son las principales ventajas de integrar estas dos opciones:
#1. Visibilidad mejorada del proyecto
Cuando te integras, puedes ver una vista única de los objetivos del proyecto a largo plazo (hojas de ruta avanzadas) y de la capacidad del equipo (ActivityTimeline). Es como tener un panel de control en el que puedes ver la carga de trabajo de tu equipo junto con una hoja de ruta general, lo que facilita la planificación realista.
Cuando planifica su proyecto basándose únicamente en los planes, es posible que pierda la capacidad real y las capacidades del equipo, lo que provoca el incumplimiento de los plazos y la sobrecarga.
ActivityTimeline hace que sea fácil ver los cuellos de botella lo antes posible. Con una interfaz de arrastrar y soltar, puedes refinar rápidamente tus planes para garantizar que tu proyecto sea factible y que los miembros del equipo no sufran el exceso de trabajo.
#2. Asignaciones de tareas basadas en la capacidad
Cuando llega el momento de asignar tareas, no te imaginas si alguien puede gestionar más trabajo. Los datos de capacidad en tiempo real de ActivityTimeline te ayudan a ver quién tiene el ancho de banda, para que tu equipo no se quede demasiado reducido. Además, Advanced Roadmaps te explica el «por qué» de la tarea, ya que conecta el trabajo con los objetivos más ambiciosos del proyecto.
De hecho, obtienes una vista única de tu registro de trabajo, el cronograma del proyecto, la capacidad y la carga de trabajo de los equipos, los miembros y los recursos no humanos, así como la reserva de eventos, todo sincronizado entre los planes y ActivityTimeline.
#3. sincronización en tiempo real
Cualquier cambio en una herramienta se actualiza automáticamente en la otra, por lo que no hay doble trabajo ni riesgo de que los planes queden obsoletos. Recibirás actualizaciones en tiempo real sobre las tareas, el progreso y la disponibilidad del equipo, lo que te permitirá adaptarte rápidamente a los cambios del proyecto.
#4. Asignación de recursos sin esfuerzo
Con la integración, puedes incorporar equipos compartidos desde Advanced Roadmaps directamente a ActivityTimeline. Esta configuración es perfecta si tienes equipos interdisciplinarios o varios departamentos involucrados, ya que garantiza que todos tengan la información más reciente sobre quién está trabajando en qué.
#5. Gestión de dependencias en todos los recursos
Las dependencias son cruciales en los grandes proyectos, y esta integración te ayuda a gestionarlas con facilidad. Las hojas de ruta avanzadas marcan las dependencias y ActivityTimeline garantiza que dispongas de los recursos disponibles para abordar cada paso en el orden correcto.
Cómo configurar la integración avanzada de hojas de ruta y ActivityTimeline
Si tu equipo tiene que hacer malabares con varios proyectos y objetivos a largo plazo en varios departamentos, integrar Jira Advanced Roadmaps con ActivityTimeline es como desbloquear el conjunto de herramientas definitivo. La configuración es sencilla, pero los beneficios son enormes en términos de visibilidad y capacidad de planificación.
Al integrar Plans con ActivityTimeline, podrá:
- Cargar equipos compartidos (ahora) Equipos de Jira) de Plans a ActivityTimeline
- Vea los cambios en los planes en ambas herramientas (es decir, sincronización bidireccional entre 2 complementos)
- Asigne tareas y compruebe la capacidad de los equipos desde Advanced Roadmaps en ActivityTimeline.
A continuación, le indicamos cómo configurar Integración de Jira Plans arriba:
Paso 1: Configurar equipos compartidos en hojas de ruta avanzadas
- En primer lugar, asegúrate de tener tus equipos configurados en Advanced Roadmaps. Dirígete a Planes > Equipos. Si aún no has añadido ningún equipo, elige los equipos existentes o crea uno nuevo:
- Comprueba que tus equipos estén listados y configurados correctamente. Los equipos compartidos son la columna vertebral de la integración, por lo que esta parte es clave.
Paso 2: Configurar ActivityTimeline para la sincronización
- En ActivityTimeline, vaya a Configuración > Integración con Jira.
- En el menú desplegable, selecciona Fecha de inicio y Fecha de vencimiento.
- No olvides pulsar «Actualizar» después de configurar estos campos. Si Advanced Roadmaps está configurado para usar fechas objetivo de inicio y finalización en su lugar, selecciónelas en el menú desplegable.
Paso 3: Configurar las credenciales de integración
Este método solo está disponible para la versión Cloud.
- Ir a Integraciones de terceros en ActivityTimeline y selecciona Integración de Jira Teams.
- Introduce tu correo electrónico y, a continuación, haz clic en «Crear token». Esto te llevará a la página de creación de tokens de Atlassian, donde puedes generar un token nuevo. (Lo ideal es que quien configure esto tenga Administrador completo de Jira permisos.)
- Una vez creado el token, cópielo y utilícelo como contraseña para la integración.
Paso 4: Cargar equipos y sincronizar campos
- Navega hasta Configuraciones > Equipos > Haz clic en «Importar equipos de Jira» > Elige los equipos que quieres importar > Haz clic en «Actualizar»:
- Regresar a ActivityTimeline Configuración > Integración con Jira > Haz clic en «Crear campo de equipo». Elige un nombre para el nuevo Campo de equipo—aparecerá en las pantallas de edición de Jira para que puedas asignar tareas a los equipos en ambas herramientas. Ahora, este campo se usará para asignar tickets a nivel de equipo, tanto en ActivityTimeline como en Plans.
Paso 5: Añadir el campo de equipo a las hojas de ruta avanzadas
- Ir a Planes > Campos > Administrar campos personalizados en Advanced Roadmaps.
- Agregue un nuevo campo personalizado y, a continuación, busque y seleccione el Equipo AT campo de la lista.
Eso es todo, ¡ahora estás completamente integrado! Ahora, cualquier cambio que realices en Advanced Roadmaps se actualizará en ActivityTimeline y viceversa.
Con esta configuración, podrás ver las actualizaciones utilización de recursos y capacidad en ActivityTimeline, todo ello en función de los planes de tu proyecto en Advanced Roadmaps. Esto se traduce en una mejor alineación entre los equipos, menos sorpresas y una planificación de proyectos mucho más fluida.
Mejores prácticas para usar hojas de ruta avanzadas
Advanced Roadmaps es la solución más eficaz para los equipos y las empresas que tienen varios proyectos, departamentos y dependencias con los que hacer malabares. Estas son algunas de las mejores prácticas probadas para sacarle el máximo provecho.
#1. Facilitar la colaboración entre equipos
Para que todos avancen hacia el mismo objetivo, es esencial tener una visibilidad clara y objetivos compartidos. Las hojas de ruta avanzadas facilitan el diseño de los planes de manera que todos puedan verlos y entenderlos. No se trata solo de mantenerse organizado, sino de asegurarse de que cada equipo sepa cuál es su lugar en el panorama general y cómo su trabajo afecta a los demás.
#2. Visualización de los riesgos y dependencias del proyecto
Nada hace descarrilar un proyecto más rápido que los riesgos inesperados y las dependencias enredadas. Las hojas de ruta avanzadas le permiten ver los posibles obstáculos y riesgos desde el principio, para que pueda ajustar sus plazos y recursos de forma proactiva. Es como tener un «radar» de proyectos que te permite evitar los problemas incluso antes de que surjan.
#3. Utilice los datos de utilización de los recursos para tomar decisiones estratégicas
La utilización de los recursos es una de esas joyas ocultas en las hojas de ruta avanzadas. Con información en tiempo real sobre cómo se utilizan sus recursos, puede tomar decisiones más inteligentes sobre cualquier tema, desde la asignación de tareas hasta las prioridades de los proyectos. Saber cuál es la capacidad de tu equipo te permite alinear tus recursos con los objetivos que más importan a la empresa.
#4. Mejore la velocidad y la eficiencia
Para optimizar el rendimiento con las hojas de ruta avanzadas, sigue estos consejos:
- Desglose los proyectos con problemas de Jira. Usa los problemas de Jira para descomponer los proyectos en tareas más pequeñas y fáciles de gestionar. Asigna estas tareas a los miembros del equipo para garantizar una titularidad y una responsabilidad claras.
- Usa la función de planificación de Sprint. Aproveche la función de planificación de sprints para organizar y realizar un seguimiento del trabajo en los sprints. Este enfoque puede mejorar significativamente la velocidad y la eficiencia del equipo al dividir el trabajo en partes manejables.
- Realice un seguimiento del progreso con regularidad. El seguimiento periódico del progreso ayuda a identificar los cuellos de botella y las áreas de mejora. Usa las actualizaciones en tiempo real de las hojas de ruta avanzadas para estar al tanto del estado de tu proyecto.
- Implemente lanzamientos entre proyectos. Usa las versiones entre proyectos para agrupar varias versiones de un solo proyecto. Esta función te permite hacer un seguimiento del progreso de varios proyectos, lo que proporciona una visión integral del trabajo de tu organización.
- Explore la pestaña Informe de dependencias. La pestaña de informes de dependencias es una herramienta poderosa para visualizar y comprender las dependencias entre los problemas de su plan. Le ayuda a gestionar el flujo de trabajo y a evitar posibles cuellos de botella.
Conclusión
En resumen, las hojas de ruta avanzadas son una herramienta indispensable para la planificación y alineación estructuradas de proyectos. La integración de Advanced Roadmaps con ActivityTimeline amplía estos beneficios, ya que te brinda un sistema totalmente sincronizado que rastrea tanto los objetivos de alto nivel como los detalles a nivel de recursos. En conjunto, estas herramientas agilizan la planificación, impulsan la colaboración y ayudan a todos a centrarse en los objetivos compartidos. Ya sea que estés ampliando un equipo o coordinando varios departamentos, la planificación estructurada ayudará a que tus proyectos den en el blanco.
