Gestionar grandes proyectos de software en Jira no se trata solo de listar tareas y establecer plazos, sino de mantener todo organizado, alineado y encaminado. Advanced Roadmaps para Jira de Atlassian, ahora renombrado como Jira Plans, está diseñado para esto. Ofrece a los equipos una visión global de hacia dónde se dirigen las cosas, desde los objetivos a corto plazo hasta los planes a largo plazo. Mientras que los Basic Roadmaps están pensados para equipos individuales y se centran en las epopeyas como unidad principal de planificación, los Advanced Roadmaps permiten la planificación entre múltiples equipos y proyectos. Este enfoque integral ayuda a mantener a todos alineados, evita obstáculos y hace que el seguimiento del proyecto sea manejable.
Ahora bien, si bien Advanced Roadmaps de Jira es fantástico para visualizar el progreso y establecer una hoja de ruta, muchos equipos descubren que necesitan un poco más para gestionar todas las piezas móviles, como el seguimiento de quién está haciendo qué en tiempo real.
ActivityTimeline es una excelente herramienta para planificar y gestionar recursos, lo que la convierte en el compañero perfecto para Advanced Roadmaps de Jira. Juntas, estas herramientas le brindan tanto una visión general de alto nivel de su proyecto como información detallada sobre la disponibilidad de recursos.
En este artículo, cubriremos consejos clave para aprovechar al máximo Advanced Roadmaps de Jira y mostraremos cómo combinarlo con ActivityTimeline puede realmente potenciar su gestión de proyectos.
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¿Qué es Advanced Roadmaps (Planes) en Jira?
Piense en Advanced Roadmaps en Jira como su mapa de proyecto de alto nivel que muestra el camino a seguir para su equipo. Migrar a Jira Software Cloud ofrece ventajas significativas, incluyendo las últimas funciones de planificación y la funcionalidad mejorada de Advanced Roadmaps. Está diseñado para mantener a todos —desde los líderes de proyecto hasta los ejecutivos— sincronizados con una visión clara de dónde está el proyecto ahora y hacia dónde se dirige. Advanced Roadmaps ayuda a alinear a todos con los objetivos, ya sean sprints a corto plazo o planes estratégicos a largo plazo, así que no solo está haciendo un seguimiento de las tareas, sino que está haciendo un seguimiento del progreso a una escala mayor.
¿Quién se beneficia más de Advanced Roadmaps (Planes) en Jira?
Advanced Roadmaps no es solo para gerentes de proyecto; es una herramienta versátil que se adapta a diversas funciones en toda una organización. A continuación, un breve resumen de quiénes son los que más se benefician:
- Gerentes de Proyecto: Los Advanced Roadmaps son un salvavidas para gestionar cronogramas complejos, la capacidad de un equipo y alinear a todos en torno a los plazos.
- Gerentes de Producto: Con una hoja de ruta organizada, los gerentes de producto pueden comunicar los planes claramente, facilitando que las partes interesadas se mantengan en sintonía.
- Ejecutivos y Jefes de Departamento: La visibilidad de alto nivel de los proyectos permite a los ejecutivos tomar decisiones estratégicas basadas en datos originales y el uso de recursos.
Advanced Roadmaps brilla con más fuerza en grandes empresas o corporaciones donde los proyectos son multifuncionales, se extienden por varios equipos o implican objetivos a largo plazo. Si su organización maneja múltiples departamentos y dependencias intrincadas, es una solución perfecta.
Esto es lo que hace que Advanced Roadmaps sea tan potente para gestionar proyectos complejos:
#1. Múltiples Niveles de Jerarquía
Advanced Roadmaps es excelente para gestionar diferentes niveles de un proyecto. En lugar de solo listar tareas, puedes organizar todo en una estructura clara, desde iniciativas de alto nivel hasta tareas individuales. Esta jerarquía permite a todos ver cómo su trabajo encaja en el proyecto general, lo cual es muy útil para mantenerse alineado con los grandes objetivos.
Además, cuando los interesados quieren revisar y seguir el progreso, obtienen una vista por capas de cómo cada tarea está afectando los objetivos de nivel superior. Para proyectos con muchas partes móviles, esta estructura evita que las cosas se pasen por alto.
#2. Hojas de ruta escalables de Jira
Advanced Roadmaps está diseñado para crecer con tu proyecto, ya sea el flujo de trabajo de un solo equipo o una gran iniciativa multidisciplinar. Puedes reunir el trabajo de diferentes tableros, proyectos o equipos y ver todo en un solo lugar.
A medida que el proyecto evoluciona, la hoja de ruta se adapta a él, para que no tengas que empezar de nuevo cuando las cosas cambien. Las hojas de ruta escalables te permiten ajustar plazos y objetivos fácilmente sin perder de vista el panorama general.
#3. Planificación de recursos y capacidad del equipo
También puedes hacer un seguimiento de la disponibilidad y la carga de trabajo del equipo con Advanced Roadmaps, para saber cuándo alguien está cerca de su límite o si hay espacio para añadir más trabajo. Esta visibilidad facilita la planificación basada en la capacidad real, ayudando a prevenir el agotamiento y a mantener las cosas en marcha a tiempo.
#4. Gestión de dependencias y lanzamientos entre proyectos
Advanced Roadmaps te permite establecer y visualizar las dependencias de las tareas, lo cual es crucial en proyectos grandes. Saber qué tareas dependen de otras ayuda a los equipos a evitar cuellos de botella y a mantener el flujo de trabajo sin problemas. Un lanzamiento de un solo proyecto es un hito importante en la gestión de dependencias dentro de un único proyecto.
Los gerentes de proyecto pueden detectar riesgos potenciales a tiempo y asegurarse de que las tareas dependientes se gestionen en el orden correcto, para que haya menos prisas por solucionar retrasos más tarde.
#5. Planificación de diferentes escenarios
Con la planificación de escenarios, puedes probar diferentes escenarios y enfoques para un proyecto. Si un plazo parece ajustado, por ejemplo, puedes usar escenarios para ver qué sucede si ajustas el cronograma o redistribuyes los recursos. Es una excelente manera de encontrar la mejor solución sin realizar el cambio todavía.
Esta característica facilita mucho la toma de decisiones, ya que puedes predecir resultados y elegir el mejor curso de acción en lugar de adivinar y esperar lo mejor.
#6. Seguimiento del progreso
Una vez que tienes tu hoja de ruta establecida, Advanced Roadmaps te ayuda a seguir el progreso en tiempo real. Puedes ver exactamente en qué punto se encuentra el proyecto y hacer ajustes si es necesario. Es como una actualización de estado integrada a la que todos pueden acceder, manteniendo a todos sincronizados.
Primeros pasos con Advanced Roadmaps (Planes de Jira)
La interfaz de Advanced Roadmaps está diseñada para proporcionar una representación visual de la línea de tiempo de tu proyecto. Aquí tienes una descripción general de los componentes clave:
- Línea de tiempo. El plan es el componente central de Advanced Roadmaps, combinando las hojas de ruta de Jira de múltiples equipos y múltiples proyectos en una vista única y cohesiva. Es tu lugar de referencia para seguir el progreso y realizar ajustes.
- Dependencias. Visualizar las dependencias es crucial para entender cómo se interconectan las tareas. Las dependencias muestran la relación entre los elementos, como las contingencias y los bloqueadores. En Jira Advanced Roadmaps, las dependencias se pueden mostrar como insignias o líneas, y también se pueden ver en la pestaña del informe de Dependencias, que mapea visualmente las relaciones entre los elementos de trabajo.
- Versiones. Las versiones marcan hitos importantes en tu plan. Representan momentos en los que se debe completar un trabajo específico, lo que te ayuda a seguir el progreso hacia los objetivos clave.
- Equipos. Los equipos te permiten agrupar y filtrar el trabajo según las asignaciones de equipo. Esta función ayuda a gestionar la asignación del trabajo en función de la capacidad de cada equipo, asegurando cargas de trabajo equilibradas.
- Vista de calendario. Esta vista especializada te ayuda a llevar un seguimiento de los plazos, hitos y cronogramas del proyecto. Puedes ver rápidamente cuándo vencen las tareas o los sprints, mover elementos arrastrándolos e identificar cualquier problema de programación.
- Programa. Esta es una visión general de alto nivel de múltiples equipos o proyectos dentro de un programa más grande. Te ayuda a seguir el progreso entre proyectos, gestionar dependencias y estar atento a cómo los retrasos en un área podrían afectar a otras.
Para empezar a usar Advanced Roadmaps, deberás configurar la función en tu instancia de Jira Software. Esto implica crear un nuevo plan, definir las fuentes de incidencias y configurar los ajustes para adaptarlos a las necesidades de tu organización.
Aquí tienes un tutorial paso a paso de Jira Advanced Roadmaps para ayudarte a empezar:
- Ve a la pestaña «Planes». En tu instancia de Jira Software, dirígete a la pestaña «Planes» y haz clic en «Crear plan». Aquí es donde empezarás a construir tu hoja de ruta.
- Rellena los detalles del plan. Introduce un nombre y una descripción para tu plan. Esto ayuda a identificar el plan y a comprender su propósito de un vistazo.
- Define las fuentes de incidencias. Las fuentes de incidencias son la columna vertebral de tu plan. Determinan qué tareas poblarán tu hoja de ruta. Puedes seleccionar entre tableros, proyectos o filtros para incorporar las incidencias relevantes.
Hay algo crucial que debes saber: Si quieres usar la función de Planificación de la capacidad del equipo, tu plan DEBE usar tableros como fuentes de trabajo. Si extraes trabajo de espacios o filtros, la información de capacidad del equipo no aparecerá en tu cronograma.
- Configura los ajustes. Adapta los ajustes del plan para que coincidan con el flujo de trabajo de tu equipo. Esto incluye establecer unidades de estimación (como puntos de historia u horas), ajustes de fecha y configurar dependencias para reflejar cómo se relacionan las tareas entre sí.
- Utilice la página de Campos (anteriormente la página de Campos Personalizados). Para aprovechar al máximo su plan, añada campos. Esto le permite utilizar puntos de datos específicos en su hoja de ruta, mejorando su detalle y precisión.
Siguiendo estos pasos, tendrá un plan bien configurado que se alinee con las necesidades de su equipo y sentará las bases para una planificación de proyectos eficaz.
Advanced Roadmaps (Planes de Jira) e integración con ActivityTimeline
Mientras que Advanced Roadmaps mantiene a todos alineados con los objetivos generales del proyecto, ActivityTimeline entra en acción para ofrecerle una visión en profundidad de la capacidad real de su equipo, asegurándose de que sepa quién está disponible y cuándo.
Piense en ActivityTimeline como su herramienta de referencia para comprender y medir la capacidad en Jira. Este complemento está diseñado para que todo funcione sin problemas al ofrecerle una visión completa de cómo se utiliza el tiempo de cada persona en los proyectos.
Esto es lo que hace que ActivityTimeline sea increíble:
- Asignación de recursos. Vea exactamente quién está haciendo qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Le ayuda a equilibrar las cargas de trabajo para que no sobrecargue a nadie, permitiéndole aprovechar al máximo el tiempo de su equipo.
- Planificación de la capacidad. ActivityTimeline amplía la planificación de la capacidad de Jira. Si está gestionando varios proyectos, sabrá quién está libre para nuevas tareas y quién ya está al máximo de su capacidad.
- Actualizaciones en tiempo real. Puede ajustar los planes en tiempo real a medida que cambian las cosas. Esta flexibilidad es fundamental para mantener los proyectos en marcha, especialmente cuando surgen imprevistos (porque siempre lo hacen).
¿Por qué integrar Advanced Roadmaps (Planes) y ActivityTimeline?
Por sí solas, Advanced Roadmaps y ActivityTimeline son herramientas sólidas, pero juntas, facilitan mucho la gestión de proyectos complejos.
Estos son los beneficios clave de integrar estas dos:
#1. Mayor Visibilidad del Proyecto
Al integrar, puedes ver una vista unificada tanto de los objetivos de proyecto a largo plazo en Jira Plans (Advanced Roadmaps) como de la capacidad del equipo en ActivityTimeline. Esta vista funciona mapeando las fechas de inicio y vencimiento de Jira, o las fechas de inicio y fin objetivo utilizadas en Plans, directamente en las configuraciones de ActivityTimeline. Es como tener un único panel donde puedes ver la carga de trabajo de tu equipo junto con la hoja de ruta general, lo que facilita una planificación más realista.
Cuando planificas tu proyecto basándote únicamente en Plans, puedes pasar por alto la capacidad real y las capacidades del equipo, lo que lleva a incumplimientos de plazos y sobrecarga.
ActivityTimeline facilita la detección de cuellos de botella lo antes posible. El Gráfico de Capacidad del Equipo te permite alternar la visibilidad de la carga de trabajo para analizar la capacidad a nivel de equipo o profundizar en la capacidad individual de los usuarios dentro del mismo gráfico, agrupados por Incidencia, Épica o cualquier campo personalizado.
Utilizando una interfaz de arrastrar y soltar, puedes ajustar rápidamente tus planes para asegurar que tu proyecto sea factible y que los miembros del equipo no sufran de exceso de trabajo.
También puedes usar la vista de división de incidencias (Issue Split view) directamente dentro de las pantallas nativas de incidencias de Jira para ver exactamente cómo se programa una tarea en fechas específicas sin cambiar de aplicación.
#2. Asignación de Tareas Basada en la Capacidad
Cuando llega el momento de asignar tareas, no tienes que adivinar si alguien puede asumir más trabajo. Los datos de capacidad en tiempo real de ActivityTimeline te ayudan a ver quién tiene disponibilidad, para que tu equipo no esté sobrecargado. Además, Advanced Roadmaps te proporciona el "porqué" detrás de la tarea, conectando el trabajo con los objetivos de proyecto de mayor nivel.
Para asegurar una disponibilidad real, el sistema importa eventos de calendarios externos de Outlook a través de iCal, Google Calendar y Apple iCal, evitando la sobreasignación. Aquí tienes un ejemplo del calendario de Outlook:
De hecho, obtienes una vista unificada de tu registro de trabajo, la línea de tiempo del proyecto, la capacidad y carga de trabajo de equipos, miembros y recursos no humanos, así como los eventos de reserva, todo sincronizado entre Plans y ActivityTimeline.
#3. Sincronización en Tiempo Real
Cualquier cambio en una herramienta se actualiza automáticamente en la otra, eliminando el trabajo duplicado y el riesgo de planes desactualizados. Recibes actualizaciones en vivo sobre tareas, progreso y disponibilidad del equipo, lo que te permite adaptarte rápidamente a los cambios del proyecto.
#4. Asignación de Recursos sin Esfuerzo
Con la integración, puedes incorporar equipos compartidos de Advanced Roadmaps directamente a ActivityTimeline. Esta configuración es perfecta si tienes equipos multifuncionales o varios departamentos involucrados, ya que garantiza que todos tengan la información más reciente sobre quién está trabajando en qué.
Para agilizar la asignación de recursos, los líderes de equipo pueden incluso buscar usuarios por sus Habilidades y Puestos directamente dentro del Jira Planner.
#5. Gestión de Dependencias entre Recursos
Las dependencias son cruciales en proyectos grandes, y esta integración te ayuda a gestionarlas con facilidad. Advanced Roadmaps señala las dependencias, y ActivityTimeline asegura que tengas los recursos disponibles para abordar cada paso en el orden correcto.
ActivityTimeline señala visualmente este conflicto directamente en la línea de tiempo con un signo de exclamación rojo:
Loto-Québec tuvo dificultades para equilibrar las cargas de trabajo y mantener una visibilidad clara sobre sus diversas iniciativas de TI. Implementaron ActivityTimeline para obtener una visión integral de la asignación de recursos y la planificación de capacidad a largo plazo. La herramienta logró emparejar las habilidades del equipo con las necesidades del proyecto y aceleró su toma de decisiones estratégicas. Este enfoque basado en datos les permitió priorizar fácilmente las iniciativas corporativas y gestionar eficazmente las capacidades del equipo.
Cómo configurar la integración de Advanced Roadmaps (Jira Plans) y ActivityTimeline
Si tu equipo está gestionando múltiples proyectos y objetivos a largo plazo en diferentes departamentos, integrar Jira Advanced Roadmaps con ActivityTimeline es como desbloquear la caja de herramientas definitiva. Es fácil de configurar, pero la recompensa es enorme en términos de visibilidad y capacidad de planificación.
Al integrar Plans con ActivityTimeline, podrás:
- Cargar equipos compartidos (ahora Jira Teams) de Plans en ActivityTimeline
- Ver cambios en los planes en ambas herramientas gracias a una sincronización bidireccional fluida
- Asignar tareas y monitorear la capacidad del equipo desde Plans (Advanced Roadmaps) directamente dentro de ActivityTimeline.
Aquí te explicamos cómo integrar Plans (Advanced Roadmaps) para Jira con ActivityTimeline:
Paso 1: Configurar equipos compartidos en Advanced Roadmaps (Plans)
- Primero, asegúrate de tener tus equipos configurados en Advanced Roadmaps. Dirígete a Plans > Teams. Si aún no ha añadido ningún equipo, elija sus equipos existentes o cree uno nuevo:
- Verifique que sus equipos estén listados y configurados correctamente. Los equipos compartidos son la columna vertebral de la integración, por lo que este paso es clave.
Paso 2: Configure ActivityTimeline para la sincronización
- En ActivityTimeline, vaya a Configuración > Integración con Jira.
- En el menú desplegable, seleccione Fecha de inicio y Fecha de vencimiento.
- No olvide hacer clic en «Actualizar» después de configurar estos campos. Si su configuración de Advanced Roadmaps está configurada para usar las fechas de inicio/fin objetivo en su lugar, simplemente selecciónelas del menú desplegable.
Paso 3: Configure las credenciales de integración
Este método solo está disponible para la versión Cloud.
- Vaya a Integraciones de terceros en ActivityTimeline y seleccione Integración de equipos de Jira.
- Introduzca su correo electrónico y, a continuación, haga clic en "Crear token". Esto le llevará a la página de creación de tokens de Atlassian, donde podrá generar un nuevo token. (Lo ideal es que quien configure esto tenga Permisos de administrador completo de Jira .)
- Una vez creado el token, cópielo y utilícelo como contraseña para la integración.
Paso 4: Cargar equipos y sincronizar campos
- Vaya a Configuraciones > Equipos > Haga clic en 'Importar equipos de Jira' > elija los equipos que desea importar > Haga clic en 'Actualizar':
- Volver a ActivityTimeline Configuración > Integración con Jira > Haga clic en ‘Create Team Field’. Elija un nombre para el nuevo Campo de equipo—este aparecerá en las pantallas de incidencias de Jira para que pueda asignar tareas a los equipos en ambas herramientas. Ahora, este campo se utilizará para asignar tickets a nivel de equipo tanto en ActivityTimeline como en Planes.
Paso 5: Añadir el campo de equipo a Advanced Roadmaps (Jira Plans)
- Vaya a Planes > Campos > Administrar campos personalizados en Advanced Roadmaps (Jira Plans).
- Añada un nuevo campo personalizado, luego busque y seleccione el AT Team de la lista.
¡Eso es todo, ya está completamente integrado! Ahora, cualquier cambio que realice en Advanced Roadmaps se actualizará en ActivityTimeline y viceversa.
Con esta configuración, podrá ver la utilización y capacidad de los recursos actualizadas en ActivityTimeline, todo ello basado en sus planes de proyecto en Advanced Roadmaps. Esto significa una mejor alineación entre equipos, menos sorpresas y una planificación de proyectos mucho más fluida.
Mejores prácticas para usar Advanced Roadmaps (Jira Plans)
Advanced Roadmaps es la herramienta más potente para equipos y empresas que tienen que gestionar múltiples proyectos, departamentos y dependencias. A continuación, te presentamos algunas de las mejores prácticas de eficacia probada para sacarle el máximo partido.
#1. Facilitar la colaboración entre equipos
Para que todos avancen hacia el mismo objetivo, la visibilidad clara y los objetivos compartidos son esenciales. Advanced Roadmaps facilita la elaboración de planes de una manera que todos puedan ver y entender. No se trata solo de mantenerse organizado, sino de asegurar que cada equipo sepa dónde encaja en el panorama general y cómo su trabajo impacta en los demás.
#2. Visualizar los riesgos y dependencias del proyecto
Nada descarrila un proyecto más rápido que los riesgos inesperados y las dependencias enredadas. Advanced Roadmaps te permite ver posibles cuellos de botella y riesgos desde el principio, para que puedas ajustar tus plazos y recursos de forma proactiva. Es como tener un "radar" de proyecto que te permite esquivar los problemas antes de que surjan.
#3. Utilizar datos de utilización de recursos para decisiones estratégicas
La utilización de recursos es una de esas joyas ocultas en Advanced Roadmaps. Con información en tiempo real sobre cómo se están utilizando tus recursos, puedes tomar decisiones más inteligentes en todo, desde la asignación de tareas hasta las prioridades del proyecto. Saber cuál es la capacidad de tu equipo te permite alinear tus recursos con los objetivos más importantes para el negocio.
#4. Mejorar la velocidad y la eficiencia
Para optimizar el rendimiento de forma efectiva con Advanced Roadmaps, sigue estos consejos:
- Desglosar proyectos con incidencias de Jira. Utiliza las incidencias de Jira para descomponer los proyectos en tareas más pequeñas y manejables. Asigna estas tareas a los miembros del equipo para asegurar una clara propiedad y responsabilidad.
- Utilizar la función de planificación de sprints. Aprovecha la función de planificación de sprints para organizar y seguir el trabajo en sprints. Este enfoque puede mejorar significativamente la velocidad y eficiencia del equipo al dividir el trabajo en bloques manejables.
- Hacer un seguimiento regular del progreso. El seguimiento regular del progreso ayuda a identificar cuellos de botella y áreas de mejora. Utiliza las actualizaciones en tiempo real de Advanced Roadmaps para estar al tanto del estado de tu proyecto.
- Implementar lanzamientos entre proyectos. Utiliza los lanzamientos entre proyectos para agrupar múltiples lanzamientos de proyectos individuales. Esta función te permite seguir el progreso en múltiples proyectos, proporcionando una visión completa del trabajo de tu organización.
- Explorar la pestaña del informe de dependencias. La pestaña del informe de dependencias es una herramienta potente para visualizar y comprender las dependencias entre las incidencias de tu plan. Te ayuda a gestionar el flujo de trabajo y evitar posibles cuellos de botella.
Conclusión
En resumen, Advanced Roadmaps es una herramienta indispensable para la planificación estructurada de proyectos y la alineación. La integración de Advanced Roadmaps con ActivityTimeline amplifica estos beneficios, proporcionándote un sistema totalmente sincronizado que rastrea tanto los objetivos de alto nivel como los detalles a nivel de recursos. Juntas, estas herramientas optimizan tu planificación, impulsan la colaboración y ayudan a todos a mantenerse enfocados en los objetivos compartidos. Ya sea que estés ampliando un equipo o coordinando entre departamentos, la planificación estructurada ayudará a que tus proyectos alcancen el éxito.
