Conceitos básicos do ActivityTimeline

Um recurso é qualquer pessoa para quem você planeja trabalho. Geralmente, é uma pessoa com uma conta Jira que aparece automaticamente no ActivityTimeline. Também pode ser alguém sem uma licença Jira (um prestador de serviços, um designer de uma agência) que você adiciona manualmente, ou algo não humano no qual você reserva tempo, como um equipamento de teste ou uma sala de reuniões. O aplicativo trata todos da mesma maneira: cada um recebe uma linha na linha do tempo.

O que torna um recurso útil para o planejamento é o que você associa a ele. Uma função de usuário decide o que a pessoa pode ver e editar no ActivityTimeline. Um cargo ("Engenheiro de QA", "Arquiteto de Soluções") descreve o que ela faz. Competências, cada uma com um nível de proficiência, descrevem o que ela sabe fazer. Etiquetas são rótulos livres para qualquer outra coisa. Envolvimento é quantas horas por dia a pessoa está disponível, o que abordaremos em Capacidade. Nada disso é obrigatório para começar, mas quanto mais informações você preencher, mais o aplicativo poderá fazer por você: equipes funcionais, relatórios de disponibilidade por competência e cargo, e a busca por competência no Planejador dependem disso.

Você gerencia recursos em Configuração do ActivityTimeline → Usuários. Se você tiver muitos, o Modo em Lote edita até 1.000 usuários em uma página, você pode remover uma competência de vários usuários de uma só vez, e a Exportação para CSV leva toda a lista para uma planilha. Na Nuvem, você também pode configurar o aplicativo para carregar usuários apenas de grupos selecionados do Jira, o que mantém a lista curta em instâncias grandes.

O conceito de equipe é bastante simples no ActivityTimeline, que é essencialmente um grupo de pessoas unidas em uma única entidade.

A classic team is one you assemble by hand: pick the people, save, done. You add and remove members whenever you like, and you can hand that job to a team lead so it stops landing on the Jira admin. This is the right choice when membership is a management decision, like a project team or a squad.

Uma equipe funcional se constrói a partir de atributos de usuário. Você escolhe uma competência ou um cargo, e todos que possuem essa competência ou cargo entram na equipe, agora e no futuro. Se você contratar um terceiro desenvolvedor Java no próximo mês e atribuir a ele a competência Java, ele aparecerá na equipe "Java" sem que ninguém precise editar nada. Esta é a escolha certa quando a associação segue o que as pessoas sabem fazer, em vez de a quem elas se reportam. O ponto negativo é que só funciona se as competências e cargos forem realmente mantidos, então decida quem é o responsável por isso antes de depender dessa funcionalidade.

Basicamente, quando você tem suas equipes configuradas e prontas, você pode planejar suas atividades, acompanhar o progresso e reportar para ver o panorama geral.

A few small things that make teams nicer to live with: you can order the members inside a team the way you want them to appear on the Planner (by role, by seniority, whatever helps the planning meeting), and a day off or a note can be created for the entire team at once instead of person by person, which is handy for company events and offsites.

Como um software avançado de agendamento de recursos, o ActivityTimeline leva esse conceito a um nível mais alto, permitindo exibir os recursos (usuários individuais e equipes) na dimensão do tempo, além de levar em consideração a carga de trabalho e a restrição da capacidade dos recursos disponíveis.

Under the person's name you see the workload indicator, a small number per day (or per week and month when you zoom out) that says how many hours are planned against how many they have. The color tells you at a glance what to do about it: yellow and olive mean there is room for more, green means the day is full, light red and red mean too much has been planned and something has to move, blue means the person is out (day off, vacation, sick leave, holiday), and grey means nothing is planned. The thresholds behind the colors are configurable under Configuration → Workload Indicator, so if your team considers 6 planned hours a full day, you can say so.

Sob o nome de cada recurso, você pode ver o indicador de carga de trabalho e exibir o número de horas alocadas para uma pessoa por um período específico. Isso depende da estimativa das tarefas associadas e dos eventos personalizados que estão programados em seu cronograma. Cores diferentes do indicador mostram o quanto uma pessoa está carregada em comparação com sua capacidade (envolvimento):

Essa funcionalidade amplia o conceito de cronograma e permite planejar itens de trabalho para toda a equipe em geral, sem entrar em detalhes. Isso é particularmente útil ao planejar períodos mais longos, quando o nível de certeza não é alto.

The selector on the Planner top panel switches between three views. Users shows individual timelines only. Teams shows one row per team.

Equipe com Usuários mostra a linha da equipe no topo e os membros abaixo, para que você possa ver o trabalho não atribuído em nível de equipe e a carga de cada pessoa em uma única tela. As atribuições em nível de equipe também são contadas nos relatórios: o Gráfico de Capacidade da Equipe e as previsões de utilização podem incluir ou excluir a carga de trabalho do painel de equipe, para que você possa analisar uma equipe como um todo ou detalhar por pessoa.

Você pode conferir o guia detalhado sobre o painel de Equipe em nossa documentação: Painel de Equipe

Planejamento de tarefas do Jira com facilidade. Todas as tarefas dos projetos habilitados são carregadas da sua instância do Jira para o ActivityTimeline durante a configuração inicial e podem ser planejadas por usuários com as permissões necessárias.

The panel on the left of the Planner is the backlog you plan from. One thing to know up front: by default it lists issues updated in the last 30 days, so if an old issue seems to be missing, add a filter and it will appear. Filters can include or exclude projects, sprints, assignees, statuses and custom fields, and you can search by key or text. Once you have found an issue, you drag it onto a timeline.

Cada problema é representado por uma barra individual, que tem um conjunto de atributos que descreve essa tarefa (ou seja, prioridade, tipo de problema, estimativa etc.). No entanto, a aparência é personalizável e pode ser ajustada de acordo com as necessidades dos usuários no Configuration → Issues. Two things that are easy to miss: an issue can be split into parts scheduled on different dates (the parts stay one Jira issue), and if an issue has placeholders attached to it, the bar shows how many, so you can see planned-but-not-committed work next to the real thing.

Além dos eventos padrão do Jira, o ActivityTimeline também tem um conjunto de eventos personalizados que fornecem algumas funcionalidades adicionais e abrangem casos que geralmente não são suportados por problemas do Jira, como alocação de recursos para algumas atividades por um período específico de tempo por dia ou rastreamento de folgas e férias.

Os usuários podem criar eventos personalizados que estão disponíveis no ActivityTimeline: reserva, folga, feriado, nota, horas extras, espaço reservado, licença médica e férias. Além desses eventos, você pode criar seus eventos com base nos tipos de eventos do sistema, como reservas, um dia de folga, etc., para que você tenha ainda mais flexibilidade em termos de planejamento.

Você também pode criar seus próprios tipos de eventos com base nestes oito (um evento de "Treinamento" que se comporta como uma reserva, por exemplo), e você decide por tipo se ele precisa de aprovação. Férias sempre exigiam aprovação; agora isso é uma configuração, e o mesmo vale para reservas, espaços reservados, folgas e licenças médicas.

Se sua equipe mantém suas reuniões no Google Calendar ou Outlook, elas também podem ser importadas e exibidas na linha do tempo como eventos, para que uma terça-feira cheia de chamadas pareça ocupada. Se os eventos importados contam como tempo registrado ou são exibidos apenas para contexto, isso é uma configuração nas definições da planilha de horas.

Existem diferentes interpretações do que é carga de trabalho, mas, em poucas palavras, é simplesmente a quantidade de trabalho estimada que foi atribuída a um recurso por um período de tempo especificado. O ActivityTimeline foi projetado especificamente para permitir a alocação adequada da carga de trabalho em seu recurso para garantir que todos os recursos sejam totalmente utilizados, mas não sobrecarregados.

One consequence worth stating plainly: an issue with no estimate adds nothing to the workload. It will sit on the timeline and the indicator under the person will stay yellow. If you see a full-looking timeline and a relaxed indicator, missing estimates are almost always why.

Você pode aprender mais sobre o indicador de carga de trabalho em nossa documentação:

You can learn more about the workload indicator in our documentation: Indicador de carga de trabalho

O planejamento da capacidade de recursos no Jira se torna fácil com o ActivityTimeline. Para saber se a pessoa está sobrecarregada, subcarregada ou se a quantidade de trabalho é perfeita, você precisa definir a capacidade do recurso ou, como o chamamos, - involvement: the number of hours a day a person is available for planned work. The default is set once for the whole organization (8 hours is typical), and then you override it wherever reality differs: a part-timer at 4 hours, a team lead at 6 because two hours a day go to meetings, a specific week at 0 because of a conference. Involvement can be set per person and per day.

Ao calcular a carga de trabalho do recurso, o sistema comparará a quantidade de trabalho alocada para a pessoa em um período e determinará se o recurso está sobrecarregado, subcarregado ou se ele tem uma carga de trabalho nominal.

The comparison of workload against capacity is what colors the indicator: below capacity is yellow or olive, at capacity is green, above it is light red or red. Vacation balances have their own cycle, and you can set when that cycle starts, globally or per person, so it lines up with your HR calendar rather than the January default.

Você pode gerenciar o envolvimento individual de cada recurso em seu perfil:

Os registros de trabalho são entradas de tempo que os usuários enviaram para as tarefas do Jira enquanto trabalhavam nelas. O ActivityTimeline os sincroniza a partir do Jira e permite registrar o tempo diretamente por meio de sua interface de usuário.

Os registros de horas podem conter mais do que apenas um número: uma categoria (faturável ou não, por exemplo) e atributos personalizados solicitados pela sua equipe financeira. Os administradores podem limitar o período retroativo para o registro de horas, com opções que variam de alguns dias a 75, o que é importante se você fecha o balanço mensalmente.

Onde os registros de horas aparecem: o módulo de Planilhas de Horas é o local principal, com filtros que separam os registros de horas do Jira de reservas e eventos de calendário. No Planejador, o modo de indicador padrão chamado Registros de Horas e Carga de Trabalho mostra o tempo registrado no passado e o tempo planejado para o futuro na mesma linha, sendo a maneira mais rápida de ver se o plano correspondeu à realidade. Essa comparação, entre o planejado e o realizado, é o que faz com que as estimativas melhorem com o tempo: se um tipo de tarefa é sempre registrado com o dobro da sua estimativa, você perceberá isso em poucos sprints.

Se você tiver alguma dúvida adicional relacionada à seção a seguir, não hesite em entrar em contato com nossa equipe em:

Tudo o que foi mencionado acima se resume a três números por pessoa, por dia. Capacidade é quanto tempo a pessoa tem disponível. Carga de trabalho é quanto você planejou para ela. Registros de horas são quanto tempo ela realmente dedicou. Comparar a carga de trabalho com a capacidade indica se o plano é realista. Comparar os registros de horas com a carga de trabalho indica se suas estimativas foram precisas.

Recursos e equipes são a quem esses números pertencem, cronogramas pessoais e de equipe são onde você os visualiza, e tarefas do Jira e eventos personalizados são o que os gera. Esse é todo o modelo. A maioria das equipes nunca precisa de mais do que isso, e as equipes que precisam (módulos financeiros, previsões por competência, API REST) encontram essas opções a apenas dois ou três cliques de distância.

Se algo nesta página não corresponder ao que você vê na sua instância, informe-nos em reliex.com/support. Esta página é atualizada sempre que o aplicativo é, e uma boa parte dessas atualizações começou como um ticket de suporte.