- Um registro de trabalho diário é um breve histórico do que você fez a cada dia e quanto tempo levou, geralmente uma linha por tarefa.
- Uma entrada útil tem cinco partes: data, tarefa ou chamado do Jira, tempo gasto, uma nota de uma linha e, para trabalhos de clientes, se é faturável ou não.
- No Jira, cada registro de trabalho é armazenado em seu respectivo chamado, portanto, uma visão diária entre chamados requer uma ferramenta de planilha de horas.
- No ActivityTimeline, as pessoas registram o tempo a partir de seu Workspace ou com um cronômetro, e os gerentes revisam e aprovam tudo nas Planilhas de Horas.
- Registrar o tempo no mesmo dia é o hábito que mais importa; experimente o ActivityTimeline gratuitamente por 30 dias para ver os registros da sua equipe em um só lugar.
É sexta-feira, o prazo da planilha de horas está chegando e você está tentando lembrar o que fez na terça-feira. Você sabe que houve uma longa chamada e um bug que levou mais tempo do que deveria. O resto é um palpite, e esse palpite vai para a folha de pagamento e para a fatura do cliente.
Um registro de trabalho diário resolve isso. É um breve histórico do que você fez a cada dia e quanto tempo levou, escrito no próprio dia. Abaixo está o que incluir, um exemplo preenchido, um modelo que você pode copiar e como manter o registro no Jira para que ninguém precise reconstruir uma semana inteira de memória.
O que é um registro de trabalho diário?
Um registro de trabalho no Jira é uma lista das tarefas em que você trabalhou durante um dia, com o tempo gasto em cada uma e uma breve nota. As equipes o utilizam para três finalidades: folha de pagamento e faturamento (as horas são cobradas a partir dele), planejamento (mostra para onde o tempo realmente vai) e status (um gerente pode ver o progresso sem precisar perguntar).
Mantenha as notas em apenas uma linha. Se uma entrada precisar de um parágrafo, a tarefa provavelmente era grande demais para ser registrada como um único item.
Exemplo de registro de trabalho diário
Aqui está um dia de um desenvolvedor em uma equipe de produto, registrado em chamados do Jira:
Observe duas coisas. O mesmo chamado aparece duas vezes, porque o trabalho ocorreu em dois blocos. E a reunião também está no registro: um dia de 8 horas com uma hora de reuniões tem sete horas para chamados, e o planejamento deve levar isso em conta.
Modelo de registro de trabalho diário
Copie isto para uma planilha ou página do Confluence se você ainda não estiver registrando no Jira:
Os horários de início e término são opcionais. A maioria das equipes os descarta após uma semana e mantém apenas o tempo gasto.
Desafios comuns no registro de trabalho
A maioria das pessoas esquece de registrar seu trabalho diariamente. Quando se lembram, os detalhes já estão confusos, o que leva a registros de tempo incorretos. O registro manual também introduz erros, tornando difícil obter uma visão confiável das horas de trabalho. Mesmo quando as equipes registram as tarefas corretamente, extrair insights significativos de dados brutos pode ser exaustivo. Sem um acompanhamento adequado, é difícil priorizar tarefas, identificar áreas de melhoria e garantir a consistência nos relatórios.
Como manter um registro de trabalho diário no Jira
No Jira, você registra o tempo na própria tarefa: abra-a, clique em Registrar trabalho (ou no campo de acompanhamento de tempo), insira o tempo gasto, a data e uma observação. Cada registro de trabalho é salvo nessa tarefa. Isso funciona bem para uma única tarefa, mas um registro de trabalho diário trata do dia como um todo, e o Jira não possui uma tela que mostre o dia de uma pessoa em todas as tarefas. Mais detalhes em nosso guia de registro de trabalho no Jira.
O ActivityTimeline adiciona essa visualização diária. Em Espaço de trabalho, cada pessoa vê suas tarefas, seu cronograma e as horas registradas em relação às horas necessárias. Existem várias maneiras de registrar o tempo lá:
- Clique em Registrar Trabalho na barra superior, ou clique em uma tarefa e escolha Registrar trabalho. A data e as horas restantes para registrar são preenchidas automaticamente para você.
- Clique em uma célula em Minhas Horas Registradas para registrar o tempo em uma tarefa para um dia específico.
- Inicie o cronômetro e pare-o quando terminar.
- Arraste um registro de trabalho para outro dia para alterar sua data, ou redimensione-o para copiá-lo para os dias seguintes.
Cada registro de trabalho é salvo no Jira, portanto, o tempo gasto e a estimativa restante da tarefa são atualizados normalmente.
Uma planilha funciona bem para uma pessoa. Quando um gerente precisa revisar os registros de dez pessoas toda semana, a planilha se torna o gargalo.
Para gerentes, o ActivityTimeline oferece Relatórios de folha de horas:
Equipes que trabalham em vários projetos se beneficiam de modelos de registro de trabalho estruturados, que simplificam o acompanhamento e melhoram a gestão do tempo. A capacidade de exportar folhas de horas para Word ou Excel permite análises e documentação adicionais. Ao usar o ActivityTimeline, as empresas podem manter um registro detalhado das tarefas, aprimorar a autorreflexão e garantir uma melhor comunicação e colaboração entre os membros da equipe.
Como os gerentes revisam os registros de trabalho diários?
Os gerentes veem os registros de trabalho de todos no Folhas de ponto, em três visualizações.
Você pode definir o escopo de uma folha de horas por equipe, projeto, épico, categoria de registro de trabalho ou filtro do Jira, e exportá-la para o Excel.
A visualização Progresso compara as horas registradas com as horas necessárias por pessoa, para que você identifique quem não registrou o tempo nesta semana. A visualização Linha do tempo mostra as horas por dia ou semana, agrupadas por pessoa, projeto ou qualquer campo do Jira. A visualização Detalhada lista cada registro de trabalho com tarefa, data, tempo e observação, e é nela que você revisa e aprova.
Dois relatórios são importantes para o acompanhamento diário. Planejado vs. Realizado compara as horas estimadas com as horas registradas, o que mostra onde as estimativas estão consistentemente incorretas. E o Progresso da Planilha de Horas modelo mostra quem registrou menos do que sua capacidade, o que geralmente é o primeiro sinal de que os registros estão sendo preenchidos com atraso.
Os relatórios do ActivityTimeline oferecem uma maneira fácil de acompanhar os registros de trabalho, proporcionando os benefícios do uso de modelos de registro estruturados para uma melhor organização. O sistema fornece insights sobre os registros de trabalho diários ao analisar a carga de trabalho, níveis de habilidade, disponibilidade e dados de planilhas de horas, ajudando as equipes a monitorar suas atividades diárias e o desempenho dos projetos.
Na seção de Relatórios, existem três tipos principais de relatórios disponíveis. Relatórios de planejamento usam as estimativas de tempo restante dos tickets do Jira para avaliar a distribuição da carga de trabalho e garantir que as tarefas sejam atribuídas com base na capacidade dos membros da equipe. Esses relatórios ajudam as equipes a se manterem organizadas e a evitar a sobrecarga de recursos ao trabalhar em vários projetos.
Relatórios de projeto concentram-se no progresso geral do projeto, em vez de cargas de trabalho individuais. Eles comparam os esforços planejados com o tempo real gasto, permitindo que as equipes identifiquem discrepâncias e tomem decisões baseadas em dados. Esses relatórios são valiosos para rastrear se projetos, épicos ou iniciativas estão progredindo conforme o esperado.
Para visualizar os dados, também implementamos gráficos. Gráfico de Planejado vs. Realizado oferece uma visão geral para a equipe/projeto/épico com detalhamento por semana ou mês. Por exemplo, o gráfico de Planejado vs. Realizado garante um melhor planejamento de projetos ao comparar o trabalho agendado com a execução em tempo real, ajudando as equipes a ajustar prioridades e manter o cronograma.
Relatórios de Licenças e Eventos ajudam as equipes a se manterem informadas sobre dias não úteis, férias e outros eventos agendados. Isso garante que a disponibilidade seja levada em consideração no gerenciamento de tempo, evitando conflitos de agendamento.
Como você aprova os registros de trabalho diários?
A aprovação vem desativada por padrão. Um administrador a ativa em Configuração → Configuração de Planilhas de Horas. Depois disso, Administradores, Gerentes, Líderes de Equipe e Líderes de Equipe Avançados podem aprovar registros de trabalho um a um ou com Aprovação em Lote, e o aplicativo registra quem aprovou cada um.
Você também pode fechar períodos de relatório semanal ou mensalmente, com um período de carência de até 30 dias para registros atrasados. A configuração completa está em nosso guia de aprovação de planilhas de horas.
Um registro de trabalho aprovado é bloqueado, para que ninguém altere as horas da semana passada após o processamento da folha de pagamento.
10 Melhores Dicas de Registro de Trabalho Diário para Aumentar a Produtividade e a Eficiência
Manter um registro de trabalho diário não é apenas sobre controlar horas; é um divisor de águas para a produtividade e eficiência. Ele ajuda você a se manter organizado, monitorar o progresso e tomar decisões informadas. Se você está gerenciando vários projetos ou apenas tentando manter as tarefas diárias em dia, estas dez dicas ajudarão você a otimizar seu registro de trabalho e realizar mais em menos tempo.
#1. Use um Modelo de Registro de Trabalho para se Manter Organizado
Use os mesmos cinco campos todos os dias (data, tarefa, tempo, observação, categoria), como no modelo acima. Quando cada entrada tem a mesma aparência, um revisor lê uma semana de registros em dois minutos em vez de dez.
#2. Registre as Atividades em Tempo Real
Esperar até o final do dia para registrar as tarefas pode levar a detalhes perdidos e ao controle de tempo impreciso. Em vez disso, registre suas tarefas conforme as conclui. Essa abordagem garante precisão e ajuda você a monitorar a produtividade de forma eficaz. Se o registro manual parecer tedioso, ferramentas automatizadas de controle de tempo podem ajudar a simplificar o processo.
#3. Priorize Tarefas para uma Melhor Gestão do Tempo
Um registro de trabalho diário não serve apenas para anotar o que você fez — ele também deve ajudar a planejar o que vem a seguir. Antes de começar o dia, adicione tarefas e defina prioridades. Identifique o trabalho urgente, reserve tempo para atividades de alto impacto e agende tarefas pessoais ou pausas para manter uma carga de trabalho equilibrada.
#4. Inserir horas de trabalho manualmente pode consumir muito tempo
Nada registra o trabalho por você, mas algumas coisas reduzem a digitação. Um cronômetro evita que você precise estimar depois. Importar suas reuniões do Google Agenda ou Outlook para o ActivityTimeline Cloud faz com que as chamadas apareçam como tempo registrado sem que ninguém precise inseri-las. E, ao abrir o Log Work em uma tarefa, a data e as horas restantes já vêm preenchidas.
#5. Rastreie horas faturáveis e não faturáveis
Para consultores, freelancers ou equipes que trabalham em vários projetos, distinguir entre horas faturáveis e não faturáveis é crucial. Um registro de trabalho bem estruturado ajuda a categorizar as tarefas do projeto corretamente, garantindo precisão no faturamento e no processamento da folha de pagamento. Isso também auxilia na avaliação de desempenho e na melhoria da alocação de recursos.
#6. Revise seu registro de trabalho ao final do dia
Uma revisão diária das suas tarefas concluídas oferece insights valiosos sobre tendências de produtividade. Observe o tempo gasto em diferentes atividades, identifique áreas onde você se distraiu e refine seu fluxo de trabalho de acordo. Monitorar o progresso de forma consistente ajuda a definir metas realistas e a melhorar a eficiência ao longo do tempo.
#7. Personalize seu registro de trabalho para máxima eficiência
Não existe uma solução única para registros de trabalho. Personalize seu modelo de registro adicionando campos para status da tarefa, prazos, nomes de projetos e outras observações. Use códigos de cores ou formatação condicional para destacar tarefas prioritárias ou trabalho pendente. Um registro personalizado garante melhor usabilidade e facilita a análise de dados.
#8. Use aprovações de registro de trabalho para manter a consistência
A aprovação impõe um prazo para o registro. Quando os períodos são fechados semanal ou mensalmente, as pessoas registram antes do prazo final em vez de deixar para "qualquer hora". No ActivityTimeline, o administrador define o período e um período de carência de 0 a 30 dias para entradas atrasadas; após isso, o período é bloqueado.
#9. Mantenha o registro onde o trabalho acontece
Se as tarefas vivem no Jira, registre o tempo no Jira. Uma planilha separada significa que cada hora é inserida duas vezes e as duas nunca batem. Se alguém precisar dos dados em outro lugar, exporte a planilha de horas para o Excel ao final do período.
#10. Analise tendências e otimize seu fluxo de trabalho
Um registro de trabalho bem mantido não é apenas um histórico — é uma ferramenta valiosa para autorreflexão e melhoria contínua. Use planilhas de horas e relatórios de projeto para identificar padrões, acompanhar a distribuição da carga de trabalho e otimizar cronogramas. Com ferramentas como os relatórios de planejado vs. realizado do ActivityTimeline, você pode monitorar facilmente a produtividade e tomar decisões baseadas em dados para aumentar a eficiência.
A versão resumida
Registre no mesmo dia, use os mesmos cinco campos e mantenha o registro próximo ao trabalho. Um registro escrito na sexta-feira de memória é apenas um palpite com carimbo de data/hora.
Se você deseja ter os registros diários da sua equipe em um só lugar, com revisão e aprovação integradas, experimente o ActivityTimeline gratuitamente por 30 dias.
