O surgimento do trabalho remoto transformou o mundo dos negócios, apresentando obstáculos e perspectivas. Eficaz gerenciamento remoto de equipes requer uma estratégia distinta, especialmente no monitoramento do tempo e da produtividade. No reino de equipes remotas generalizadas, o controle do tempo se torna crucial. Ele permite que os gerentes supervisionem projetos e garantam a responsabilidade da equipe de forma eficaz.
Neste artigo, abordaremos os desafios mais comuns do rastreamento de funcionários remotos e as melhores dicas e práticas comuns para o gerenciamento de uma equipe remota no Jira.
Desafios do gerenciamento remoto de equipes
Para criar um ambiente de trabalho remoto confortável e eficiente, você precisa entender os principais desafios do gerenciamento de equipes distribuídas para enfrentá-los imediatamente e ficar sempre em sintonia com as equipes remotas.
Vamos observar alguns dos mais comuns:
- Falta de visualização, incapacidade de ver o “panorama geral”.
As equipes remotas geralmente enfrentam a falta de uma visualização abrangente, o que dificulta que os membros entendam o escopo geral ou a “visão geral” de um projeto. Sem o benefício de um espaço físico compartilhado, visualizar os cronogramas, as metas e o progresso do projeto pode se tornar um desafio, levando a desalinhamentos e mal-entendidos sobre os objetivos e status do projeto.
- Problemas de comunicação: fusos horários diferentes, ausência de ferramentas de colaboração.
Com equipes remotas, as diferenças de fuso horário podem dificultar significativamente a comunicação. Os membros da equipe que trabalham em várias partes do mundo podem ter dificuldade em sincronizar suas agendas para reuniões, atualizações e sessões colaborativas. Isso pode levar a atrasos na comunicação, desafios na colaboração em tempo real e a um processo de tomada de decisão mais lento.
- Monitoramento do progresso dos trabalhadores remotos.
Acompanhar o progresso dos trabalhadores remotos é outro desafio. Sem a visibilidade do ambiente de escritório tradicional, é mais difícil monitorar o ritmo e a qualidade do trabalho realizado. Isso pode gerar incertezas sobre os níveis de produtividade e dificuldades em garantir que todos estejam no caminho certo e cumpram seus prazos.
- Balanceamento da carga de trabalho.
Equilibrar a carga de trabalho em um ambiente de equipe remota pode ser complexo. Os gerentes podem achar difícil avaliar a quantidade de trabalho que cada membro da equipe pode realizar, o que leva a uma distribuição desigual das tarefas. Isso pode resultar na sobrecarga de alguns membros da equipe, enquanto outros são subutilizados, afetando a eficiência geral e o moral da equipe.
- Construindo uma forte cultura de equipe.
Pode ser problemático para os gerentes de projeto incentivar os membros da equipe que trabalham em locais diferentes. Sem as interações orgânicas que ocorrem em um escritório físico, criar um senso de unidade e propósito compartilhado exige esforços deliberados e consistentes. Atividades como exercícios virtuais de formação de equipes, check-ins regulares e criação de uma plataforma para interações informais se tornam essenciais para o desenvolvimento de uma cultura de equipe remota coesa e solidária.
As equipes remotas podem superar todos esses desafios com as ferramentas certas. A comunicação pode ser apoiada por mensagens instantâneas entre os membros da equipe com ferramentas como o Slack ou similares. A videoconferência (reuniões virtuais) via Zoom, Google Meets etc. também facilita fortemente a comunicação.
Falando sobre a visualização “geral” dos processos de trabalho e o monitoramento da equipe, muitas empresas usam uma solução popular de gerenciamento de projetos, acompanhamento de tarefas e colaboração em equipe chamada Jira.
Colaboração de equipes remotas no Jira
Jira é uma ferramenta versátil projetada para rastreamento de problemas, gerenciamento de projetos e eficiência operacional. É amplamente usado por equipes para gerenciar projetos complexos e acompanhar o progresso em tempo real. O Jira se destaca por seus fluxos de trabalho personalizáveis, relatórios em tempo real e recursos de colaboração. Essas funcionalidades o tornam a escolha ideal para equipes remotas, fornecendo uma plataforma centralizada para todas as atividades relacionadas ao projeto.
Essa plataforma é popular entre equipes de diferentes tipos (equipes comerciais, criativas, ágeis etc.) e tamanhos, pois fornece vários modelos de projetos para todos os gostos:
Ele oferece painéis de projeto de planejamento para equipes não técnicas e de software, onde elas podem criar, agendar e atribuir tarefas, bem como monitorar seu status:
No Jira, as equipes têm a oportunidade de registrar o tempo gasto em problemas, monitorar as horas trabalhadas e faturar clientes com precisão:
A seção de relatórios também está disponível.
O Jira se destaca em vários aspectos operacionais, mas às vezes fica aquém dos recursos de planejamento de recursos que poderiam aprimorar a colaboração remota e os ambientes de trabalho. Uma limitação significativa é a incapacidade de identificar a localização de um indivíduo, o que pode causar problemas no estabelecimento de planos de férias apropriados. Essa ambigüidade também pode causar confusão sobre os fusos horários, criando desafios de sincronização e barreiras de comunicação.
No entanto, o Jira compensa isso oferecendo uma ampla variedade de complementos para gerenciamento remoto de recursos, disponíveis no Mercado Atlassian. Uma das ferramentas populares é o ActivityTimeline, que provou ser uma ferramenta inestimável para o trabalho remoto.
Vamos reforçar essa opinião com exemplos nos próximos parágrafos.
Gerencie membros remotos da equipe com ActivityTimeline
ActivityTimeline serve como um complemento eficaz de planejamento de recursos para o Jira, projetado para facilitar o planejamento, o rastreamento e a geração de relatórios de recursos, problemas e projetos. Essa ferramenta é particularmente útil para gerenciar equipes remotas, oferecendo clareza sobre atribuições de tarefas e prazos, garantindo assim que todos os membros da equipe estejam alinhados e informados.
Seu painel de planejamento oferece excelentes recursos de visualização por meio do uso de cronogramas, aprimorando o gerenciamento geral do projeto e a coordenação da equipe.
A ferramenta ActivityTimeline fornece adicionalmente:
- Um espaço de trabalho individual para cada membro da equipe;
- Planilhas de horários de equipe personalizáveis para faturamento preciso;
- Relatórios e gráficos para análise avançada de dados.
Conselho de planejamento abrangente
ActivityTimeline Painel de planejamento permite que os gerentes de projeto monitorem o progresso da equipe em tempo real e, ao mesmo tempo, ajuda os membros da equipe a coordenarem seus esforços, permanecerem no mesmo nível e acompanharem suas tarefas. Essa visibilidade ajuda a identificar atrasos ou problemas desde o início, permitindo uma intervenção oportuna e a correção do curso.
O painel parece um calendário com tarefas para várias equipes e projetos, para que os usuários possam planejar e gerenciar tarefas para diferentes escopos:
Cronogramas de usuários e equipes
O aplicativo oferece recursos visuais cativantes, incluindo cronogramas tanto para equipes quanto para indivíduos. Esses recursos são fundamentais para supervisionar e gerenciar com eficiência as tarefas e marcos significativos do projeto.
Cada usuário tem um cronograma com suas tarefas. Além disso, devido à característica especial - Painel da equipe, cada equipe também tem seu próprio cronograma com tarefas atribuídas somente a uma equipe, sem mencionar usuários separados, o que é muito útil ao trabalhar com tarefas, recursos ou incrementos de programas de longo prazo:
Posições e habilidades
Além disso, você pode atribuir funções, responsabilidades e habilidades no aplicativo, o que é muito útil se você tiver funcionários remotos. É muito fácil encontrar a pessoa necessária para concluir a tarefa com a ajuda das habilidades e posições:
Você também pode criar várias equipes funcionais com base em funções e habilidades, ou criar equipes com base em sua localização, tudo é um fôlego:
Gerencie a carga de trabalho e a disponibilidade
O balanceamento da carga de trabalho não é um problema quando você gerencia recursos com o ActivityTimeline. Cada cronograma de usuário e equipe tem um cronograma especial Indicadores de carga de trabalho que ajudam a ver a carga de trabalho real e evitar o esgotamento ou a subcarga de trabalho. Se o indicador estiver verde, a carga de trabalho está correta; se for amarelo, o usuário ou a equipe está com carga insuficiente, sobrecarregada em vermelho. Com base nessas informações, o gerente de projeto pode reatribuir ou reagendar tarefas para evitar desvios:
Existe a possibilidade de rastrear a utilização de sua equipe com a ajuda do Relatório de utilização de recursos:
O modo de disponibilidade também está disponível, portanto, os indicadores de carga de trabalho podem ser alterados para mostrar a disponibilidade do usuário, se necessário. O rastreamento da carga de trabalho e da disponibilidade ajuda imensamente na alocação de recursos.
Recursos de gerenciamento de licenças
Além disso, o painel do aplicativo inclui recursos para gerenciando feriados, permitindo o planejamento e o gerenciamento eficazes da disponibilidade e das cargas de trabalho da equipe. O aplicativo abrange uma variedade de eventos personalizados, facilitando o gerenciamento de dias de folga, licenças médicas e feriados.
Os usuários podem criar esquemas de férias e alocá-los para equipes e usuários individuais, o que é muito necessário quando você gerencia equipes internacionais.
Além disso, oferece a flexibilidade de criar eventos personalizados, como reuniões e viagens de negócios.
Espaço de trabalho pessoal para cada funcionário
Esse aplicativo oferece a cada membro da equipe um espaço de trabalho pessoal exclusivo. Nesse espaço, os usuários podem visualizar seus horários de trabalho, que exibem várias tarefas e projetos. Por meio de um cronograma pessoal, os membros da equipe podem gerenciar e acompanhar tarefas, definir prazos, verificar o progresso e priorizar seu trabalho de acordo com as preferências individuais. Também mostra o quão ocupados eles estão ou a abertura de sua agenda durante um período específico. Além disso, os usuários têm a opção de registrar suas horas trabalhadas, diferenciando entre tempo faturável e não faturável, diretamente de seu espaço de trabalho.
Como monitorar o tempo dos funcionários remotos?
O ActivityTimeline permite que os funcionários registrem horas usando sua variedade de modelos de quadro de horários personalizados. Você pode selecionar os valores, equipes, usuários e projetos desejados, usando modelos preexistentes ou criando seu planilhas de horas personalizadas.
Essas planilhas de horas fornecem informações detalhadas sobre como o tempo é alocado em várias tarefas, dando aos gerentes de projeto a capacidade de identificar possíveis sobrecargas ou subutilizações na distribuição de recursos. Com o fornecimento de relatórios abrangentes de quadro de horários, os gerentes de projeto podem examinar as entradas de horas nos níveis individual e de equipe, auxiliando em avaliações financeiras precisas, faturamento de clientes e processos de faturamento.
Relatório sobre equipes distribuídas
Além das planilhas de horários, o aplicativo fornece um infinidade de relatórios e gráficos para recursos e projetos.
Os usuários podem gerar relatórios sobre vários dados, incluindo capacidade e distribuição de recursos, marcar relatórios e exportá-los como um arquivo do Excel sem esforço.
Conclusão
Na era da transformação digital, gerenciar uma equipe remota se tornou uma norma e não uma exceção. Equipes virtuais são muito comuns e mais empresas começaram a aceitar formas de colaboração remotas ou parcialmente remotas com prazer.
Com o advento e o desenvolvimento das ferramentas de colaboração, a distância se tornou nada e a experiência geral de trabalho se tornou mais confortável para os funcionários, pois eles podem economizar muito tempo e trabalhar em qualquer lugar do mundo sem esforço. Com ferramentas profissionais como Jira, ActivityTimeline, Zoom e outras, as empresas que trabalham remotamente podem acompanhar cada processo, manter contato, obter sucesso e aproveitar seu local de trabalho on-line.
