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O trabalho em ambientes remotos mudou o mundo dos negócios. Trouxe desafios e oportunidades. Gerenciar remotamente exige expectativas claras e uma estratégia específica, especialmente para o acompanhamento do tempo e da produtividade. Como as equipes estão agora dispersas, o controle de tempo torna-se crucial. Ele permite que os gerentes supervisionem projetos e garantam a responsabilidade da equipe de forma eficaz.
Neste artigo, abordaremos os desafios mais comuns do acompanhamento de funcionários remotos e as melhores dicas e práticas para a gestão de uma equipe remota no Jira.
Desafios da Gestão de Equipes Remotas
Para construir uma configuração remota confortável e eficiente, é preciso entender os principais desafios de uma força de trabalho remota. Isso ajuda a abordá-los imediatamente e a manter todos alinhados.
Vejamos os mais comuns:
- Falta de visualização, incapacidade de ver o "quadro geral".
Equipes totalmente remotas frequentemente enfrentam dificuldades por falta de uma visão geral clara. É difícil para os membros verem o escopo geral ou o "quadro geral" de um projeto. Sem um escritório físico compartilhado, visualizar cronogramas e o progresso do projeto torna-se um desafio. Isso muitas vezes leva a mal-entendidos sobre os objetivos e o status do projeto.
- Problemas de comunicação: fusos horários diferentes e falta de ferramentas de colaboração.
Diferenças de fuso horário e distância física podem impactar severamente a comunicação em equipes remotas. Membros trabalhando em diferentes partes do mundo podem ter dificuldade em sincronizar agendas para reuniões de grupo, atualizações e eventos colaborativos. A colaboração em tempo real torna-se muito mais lenta quando não é possível alinhar reuniões de equipe facilmente. Além disso, para evitar mal-entendidos, as equipes devem estabelecer normas de comunicação claras desde o início.
- Monitoramento do progresso de trabalhadores remotos.
Acompanhar o progresso de trabalhadores remotos é outro desafio. Como não há um ambiente de escritório tradicional, é mais difícil monitorar o ritmo e a qualidade do trabalho. Isso pode gerar incerteza em relação a prazos e desempenho da equipe.
- Balanceamento da carga de trabalho.
Balancear a carga de trabalho em um ambiente remoto é complexo. Gerentes frequentemente acham desafiador avaliar quanto trabalho cada pessoa pode realmente lidar. Isso resulta em uma distribuição desigual de tarefas. Algumas pessoas acabam sobrecarregadas, enquanto outras têm pouco a fazer. Isso, eventualmente, prejudica o moral de uma equipe produtiva.
FractureCode Corporation gerencia o desenvolvimento de rastreamento e localização com equipes espalhadas pela Europa e Belgrado. Eles enfrentavam dificuldades com o controle de tempo do Jira inconsistente antes de encontrar uma solução dedicada. O ActivityTimeline forneceu os relatórios estruturais necessários para cumprir as regulamentações trabalhistas dinamarquesas. Isso melhorou a visibilidade entre os escritórios globais e tornou o registro diário de tempo sem atritos para os funcionários.
- Construindo uma cultura de equipe forte.
Gerentes de Projeto frequentemente acham difícil manter os membros da equipe engajados quando trabalham em locais diferentes. Sem as interações orgânicas presenciais que ocorrem em um escritório físico, criar coesão de equipe torna-se um elemento chave que exige esforços deliberados e consistentes. Atividades como exercícios virtuais de team-building e reuniões semanais ajudam a preencher lacunas de comunicação e a desenvolver uma cultura de equipe remota de apoio.
Equipes híbridas podem superar todos esses desafios com as ferramentas certas. Ferramentas como o Slack ajudam com mensagens instantâneas. Videoconferências (reuniões virtuais) via Zoom, Google Meets, etc., também facilitam muito a comunicação.
Quando se trata de visualização do "quadro geral" e monitoramento de equipe, muitas empresas confiam no Jira. É uma solução popular para gerenciamento de projetos, acompanhamento de tarefas e colaboração em equipe.
Colaboração de Equipes Remotas no Jira
Jira é uma ferramenta versátil projetada para rastreamento de problemas, gerenciamento de projetos e eficiência operacional. É amplamente utilizada por equipes para gerenciar projetos complexos e acompanhar o progresso em tempo real. O Jira se destaca por seus fluxos de trabalho personalizáveis, relatórios em tempo real e recursos de colaboração. Essas funcionalidades o tornam uma escolha ideal para equipes remotas, fornecendo uma plataforma centralizada para todas as atividades relacionadas a projetos.
Esta plataforma é popular entre equipes de diferentes tamanhos e tipos (negócios, criativas, equipes ágeis, etc.), pois oferece vários modelos de projeto para todos os gostos:
Ele oferece quadros de projeto de planejamento para equipes não técnicas e de software, onde podem criar, agendar e atribuir tarefas, bem como monitorar seu status:
No Jira, as equipes têm a oportunidade de registrar o tempo gasto em tarefas, acompanhar as horas trabalhadas e faturar clientes com precisão. A seção de relatórios também está disponível.
O Jira é ótimo para muitas tarefas, mas apresenta algumas lacunas no planejamento de recursos. Essas limitações podem tornar a colaboração remota mais difícil do que deveria. Um grande problema é que o Jira não rastreia a localização dos membros da equipe. Isso dificulta a configuração de cronogramas de férias adequados para pessoas em diferentes países. Essa ambiguidade também pode levar à confusão sobre fusos horários, criando desafios de sincronização e barreiras de comunicação.
No entanto, o Jira compensa isso oferecendo uma ampla gama de add-ons para gerenciamento remoto, disponíveis no Atlassian Marketplace. Uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares é o ActivityTimeline, que se mostrou uma ferramenta inigualável para o trabalho remoto.
Vamos apoiar esta opinião com exemplos na próxima seção.
Gerencie Membros de Equipes Remotas com ActivityTimeline
ActivityTimeline serve como um eficaz add-on de planejamento de recursos para o Jira, projetado para facilitar o planejamento, rastreamento e relatórios de recursos, tarefas e projetos. Esta ferramenta é especialmente útil para gerenciar equipes remotas. Ela oferece clareza sobre atribuições de tarefas e prazos, garantindo que todos os membros da equipe permaneçam alinhados e informados.
O painel de planejamento oferece excelente visualização através de cronogramas. Isso ajuda a melhorar o gerenciamento de projetos e facilita muito a coordenação da equipe.
A ferramenta ActivityTimeline também oferece:
- Um Espaço de Trabalho Individual para cada membro da equipe;
- Planilhas de Horas de Equipe Personalizáveis para faturamento preciso;
- Relatórios e Gráficos para análise avançada de dados.
Quadro de Planejamento Abrangente
O Painel de Planejamento do ActivityTimeline permite que os gerentes de projeto monitorem o progresso da equipe em tempo real e, ao mesmo tempo, ajuda os membros da equipe a coordenar seus esforços e a manter o controle de suas tarefas. Essa visibilidade ajuda a identificar atrasos ou problemas precocemente, permitindo intervenção e correção de curso oportunas.
O painel se parece com um calendário com tarefas para várias equipes e projetos, permitindo que os usuários planejem e gerenciem tarefas para diferentes escopos. É possível salvar configurações específicas do painel com o recurso "armazenar período atual", para que o planejador sempre abra no período relevante, como o próximo trimestre.
Cronogramas de Usuário e Equipe
O aplicativo oferece visuais claros, incluindo um cronograma do Jira para equipes e indivíduos. Estes são essenciais para gerenciar tarefas e marcos importantes.
Cada usuário tem um cronograma pessoal:
Mas há o Painel da Equipe que mostra tarefas atribuídas apenas a uma equipe. Isso é muito útil para funcionalidades de longo prazo ou incrementos de programa.
Cargos e Habilidades
Além disso, você pode atribuir funções, responsabilidades e habilidades no aplicativo, o que é muito útil para equipes remotas. Encontrar a pessoa certa para uma tarefa é fácil porque você pode pesquisar usuários por suas habilidades e cargos diretamente no planejador.
Você também pode criar várias equipes funcionais com base em funções e habilidades ou criar equipes com base em sua localização:
Gerenciar Carga de Trabalho e Disponibilidade
O balanceamento da carga de trabalho é simples com o ActivityTimeline. Cada cronograma de usuário e equipe possui Indicadores de Carga de Trabalhoespeciais. Estes ajudam a proteger o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, mostrando a carga de trabalho real para prevenir o esgotamento ou a subutilização.
A carga de trabalho é boa se o indicador estiver verde; se estiver amarelo, o usuário ou a equipe está subutilizada, e vermelho, sobrecarregada. Com base nessas informações, o Gerente de Projeto pode reatribuir ou reagendar tarefas para evitar desvios.
Existe a possibilidade de acompanhar a utilização da sua equipe com a ajuda do Previsão de Utilização de Recursos:
O modo de disponibilidade também está disponível, então os indicadores de carga de trabalho podem ser alterados para mostrar a disponibilidade do usuário, se necessário. O acompanhamento da carga de trabalho e da disponibilidade ajuda imensamente na alocação de recursos.
Recursos de Gestão de Ausências
O painel inclui ferramentas para gerenciar feriados, licenças médicas e eventos personalizados, como viagens de negócios. Você pode criar esquemas de feriados e atribuí-los a equipes ou usuários individuais. Isso é essencial para gerenciar equipes internacionais com diferentes cronogramas.
As empresas podem alinhar o aplicativo com suas regras de RH, definindo datas de início de ciclo de férias globais ou individuais. Os gerentes têm controle granular sobre as aprovações e podem habilitá-las ou desabilitá-las para eventos específicos. Um filtro rápido de aprovação no painel de tarefas também permite que os gerentes vejam todas as solicitações pendentes instantaneamente.
Espaço de Trabalho Pessoal para Cada Funcionário
Cada membro da equipe tem um espaço de trabalho pessoal para visualizar sua agenda de trabalho e acompanhar tarefas. Os usuários podem gerenciar seus prazos e priorizar o trabalho de acordo com suas preferências. Ele também mostra o quão ocupados estão durante um período específico. Além disso, os usuários têm a opção de registrar suas horas trabalhadas, diferenciando entre tempo faturável e não faturável, diretamente de seu espaço de trabalho.
A agenda pessoal sincroniza com o Google Calendar e o Outlook, para que os usuários possam ver reuniões externas e registrar o tempo delas em poucos cliques.
Como Rastrear o Tempo de Funcionários Remotos?
O ActivityTimeline permite que os funcionários registrem horas usando vários modelos de planilha de horas. Você pode selecionar os valores, equipes, usuários e projetos desejados, utilizando modelos pré-existentes ou criando suas próprias planilhas de horas personalizadas.
Gerentes de equipes distribuídas também podem registrar o trabalho em nome dos membros da equipe quando estes estão ausentes. Para manter os dados financeiros e o faturamento precisos, os administradores podem definir regras que impedem os usuários de registrar tempo muito no passado.
Essas planilhas de horas fornecem insights aprofundados sobre como o tempo é alocado em várias tarefas, dando aos gerentes de projeto a capacidade de identificar potencial sobrecarga ou subutilização na distribuição de recursos.
Com a disponibilização de relatórios abrangentes de planilhas de horas, os gerentes de projeto podem examinar os registros de tempo tanto em nível individual quanto de equipe, auxiliando em avaliações financeiras precisas, faturamento de clientes e processos de emissão de notas fiscais.
Relatório sobre Equipes Distribuídas
O ActivityTimeline oferece uma ampla gama de Relatórios do Jira e gráficos para recursos e projetos.
Os usuários podem gerar relatórios sobre vários dados, incluindo capacidade e distribuição de recursos, marcar relatórios como favoritos e exportá-los como um arquivo Excel sem esforço.
Conclusão
Na era da transformação digital, gerenciar uma equipe remota tornou-se uma norma, e não uma exceção. Equipes virtuais são muito comuns e mais empresas começaram a aceitar formas de colaboração remota ou parcialmente remota com satisfação.
Com o advento e desenvolvimento de ferramentas de colaboração, a distância tornou-se irrelevante e a experiência de trabalho geral tornou-se mais confortável para os funcionários, pois eles podem economizar muito tempo e trabalhar de qualquer lugar do mundo sem esforço. Com ferramentas profissionais como Jira, ActivityTimeline, Zoom e outras, empresas que trabalham remotamente podem acompanhar cada processo, manter contato, alcançar o sucesso e desfrutar de seu ambiente de trabalho online.
