Guia de Time Tracking no Jira: 5 Melhores Ferramentas

Você sabe exatamente para onde vai o tempo da sua equipe? Muitos gerentes acham que conhecem sua capacidade até o fim do prazo.

Jira rastreamento de tempo ajuda com isso. Ele permite que você crie planos melhores para trabalhos futuros, acompanhe a lucratividade do projeto e equilibre a carga de trabalho de toda a sua equipe.

Como o monitoramento do tempo gasto ajuda

O tempo de monitoramento ajuda você a ver se suas estimativas estavam corretas. Isso permite que você compare as horas planejadas com o trabalho real para ver se sua programação era realista. Com essa comparação, você pode encontrar gargalos e até mesmo ver membros da equipe que têm muitas ou quase nenhuma tarefa.

Esses dados são essenciais para detalhes financeiros relatando e cobrança. Você pode separar o trabalho do cliente das tarefas internas para criar faturas corretas. Isso ajuda a contabilidade a verificar os custos e evita erros na folha de pagamento.

Quando monitorar o tempo no Jira

Aqui estão alguns exemplos de quando você deve monitorar o tempo:

• Planejamento ágil de sprints. Ajuda a manter os sprints dentro do cronograma.
• Alocação de recursos. Use-o para gerenciar recursos em vários projetos ao mesmo tempo.
• Faturamento. Registre o trabalho para distinguir as horas faturáveis e não faturáveis.
• Previsão. Verifique o tempo registrado para prever a capacidade de projetos futuros com precisão.
• Rentabilidade. Monitore o tempo para verificar se um projeto está dentro do orçamento.

O controle do tempo também ajuda a proteger sua equipe. Você pode encontrar e impedir o esgotamento da equipe antes que isso prejudique o sucesso do seu projeto.

Rastreamento de tempo nativo do Jira

Configuração

Antes que a equipe possa usar o controle de tempo do Jira, os administradores devem habilitá-lo. Primeiro, saiba como ativar o controle de tempo no Jira.

Nas configurações de controle de tempo, você pode ajustar as horas de trabalho para se alinhar com sua programação.

Observe que, sem a permissão Work on Issues, a opção de registrar o trabalho não aparecerá nas tarefas dos usuários.

Como registrar o trabalho de forma eficaz

Os usuários podem registrar o trabalho diretamente em um item de trabalho. Eles só precisam clicar no botão Log Work e usar unidades especiais para inserir a hora.

É melhor adicionar uma breve descrição a cada entrada para explicar o que foi feito e ajudar os gerentes a entender por que uma tarefa demorou um tempo específico.

Quando você salva um registro, o Jira atualiza a estimativa restante. Você também pode alterá-lo manualmente para manter sua programação precisa à medida que os prazos mudam ou novos trabalhos chegam.

Relatórios

Há um relatório de monitoramento de tempo do Jira para projetos gerenciados pela empresa. Este relatório compara a estimativa com o tempo real gasto. O Jira Time Tracking Report calcula a precisão do seu planejamento para que você possa ver se sua equipe está adiantada ou atrasada.

O Jira tem várias limitações:

• Registro somente manual. As pessoas devem se lembrar de registrar o trabalho todos os dias.
• Atividade ausente. Você não pode monitorar o tempo de e-mails ou reuniões se eles não estiverem vinculados a uma tarefa.
• Sem visualizações combinadas. Você não pode ver um quadro de horários de uma equipe que trabalha em vários projetos.
• Sem automação para monitorar o trabalho em tempo real.

Cronograma de atividades: ampliando o monitoramento de tempo do Jira

Recursos avançados de registro de tempo

O ActivityTimeline tem um cronômetro embutido que permite aos usuários acompanhar o trabalho em tempo real. Para usá-lo, acesse o Espaço de trabalho individual ou a visualização de problemas do Jira.

Para tarefas longas, o aplicativo oferece suporte ao registro de vários dias. Você pode registrar o tempo de uma única tarefa em vários dias ou semanas em uma entrada. Isso reduz o trabalho manual repetitivo e simplifica a emissão de relatórios para projetos de longa duração.

Você também pode sincronizar calendários externos, como se o sistema convertesse automaticamente os eventos do calendário em registros de trabalho para suas planilhas de horas. Isso é perfeito para rastrear reuniões e chamadas de clientes sem entrada manual.

Os usuários podem rotular seu tempo com categorias do registro de trabalho (faturáveis ou não faturáveis) ou adicionar atributos personalizados. Para lidar com o trabalho extra, use o evento Overtime. Ele aumenta a capacidade do usuário em um dia específico para que as horas extras sejam registradas corretamente sem mostrar um erro de carga de trabalho.

Relatórios e planilhas de horários

Registros precisos só são úteis se você puder analisar os resultados por meio de relatórios claros.

O ActivityTimeLine tem 3 tipos (visualizações) de relatórios de quadro de horários. O Progress View monitora as horas necessárias versus as registradas e o status de aprovação. A visualização da linha do tempo fornece um detalhamento diário codificado por cores do tempo registrado para identificar lacunas. A visualização detalhada mostra cada registro de trabalho individual com comentários e datas para uma inspeção granular.

Você também pode usar o relatório Planejado versus Atual para verificar a precisão da estimativa. Ele calcula os desvios e rotula as tarefas como Em andamento, subestimadas ou superestimadas.

Os relatórios são altamente personalizáveis. Você pode adicionar campos personalizados do Jira como colunas extras ou agrupar dados por atributos específicos.

O sistema tem modelos de quadro de horários Epic integrados para que os gerentes analisem o tempo gasto em projetos. Isso inclui Resumo épico (tempo total), Por usuário (tempo por membro da equipe) e Por problema (tempo atribuído a problemas específicos).

Cada relatório pode ser exportado com um botão do Excel.

Fluxos de trabalho de aprovação

Aprovações transforme registros diários em registros nos quais você pode realmente confiar. O controle de horas no Jira se torna seguro quando os gerentes revisam as planilhas de horas. Você pode usar o recurso de aprovação em massa para equipes grandes ou aprovar o registro de trabalho um por vez. É possível rejeitar um registro e solicitar uma correção se ele estiver impreciso.

O sistema bloqueia uma planilha de horas quando um gerente a aprova, e os usuários não podem mais editar essas entradas. Você também pode definir períodos de aprovação específicos para fechar automaticamente as datas de relatórios antigos. Isso evita que qualquer pessoa modifique as entradas anteriores após o término de um período. Esse nível de controle garante a precisão dos dados e torna seguro o controle de tempo no Jira.

Outras características. Visualização da linha do tempo

Uma sólida integração de controle de tempo com o Jira simplifica seu fluxo de trabalho.

O ActivityTimeline oferece um painel de planejamento visual que mostra cronogramas de vários projetos em uma visualização de calendário. Esse painel pode exibir uma equipe inteira ou um membro. Essa configuração facilita o agendamento de tarefas e o gerenciamento do trabalho em todos os projetos do Jira ao mesmo tempo.

A ferramenta sincroniza com o Jira a cada 10 minutos. Qualquer alteração no status de um problema, no responsável ou no registro de trabalho é atualizada instantaneamente em ambos os sistemas. Isso elimina a necessidade de entrada dupla manual e mantém seus dados atualizados.

Sob o nome de cada recurso, você pode ver o indicador de carga de trabalho e exibir as horas alocadas para uma pessoa por um período específico. Cores diferentes do indicador mostram o quanto uma pessoa está carregada em comparação com sua capacidade.

O planejamento também é mais rápido com os recursos de arrastar e soltar. Você pode mover as tarefas da lista de pendências diretamente para a linha do tempo de um usuário.

Os usuários também podem registrar o tempo no Workspace Module com um clique de várias maneiras.

Escolhendo um aplicativo de controle de tempo Jira

Critérios de avaliação

Se o Jira não for suficiente, verifique o Mercado Atlassian. O plugin certo de controle de tempo do Jira deve oferecer:

• Gravação automatizada do tempo. É importante minimizar a entrada manual para que seus dados permaneçam precisos e os erros humanos sejam reduzidos.
• Planilhas de horários pessoais e de equipe. Uma ferramenta deve oferecer uma visão unificada de todo o trabalho para ajudar você a identificar custos ocultos em todos os projetos.
• Rastreamento de horas faturáveis. É útil ter uma ferramenta que possa separar as tarefas do cliente do trabalho interno para evitar erros no faturamento.
• Gerenciamento de ausências. A ferramenta confiável de rastreamento de tempo Jira deve incluir férias e licenças médicas para mostrar a verdadeira capacidade de sua equipe.
• Relatórios personalizados. Você precisa de relatórios que comparem o trabalho planejado com o trabalho real para melhorar a programação futura.
• Visibilidade e segurança. O software deve permitir que você controle quem pode visualizar ou editar dados confidenciais do registro de trabalho para manter seus dados seguros.

Verifique a compatibilidade e os preços

Depois de encontrar uma ferramenta que funcione, verifique se ela se encaixa no seu ambiente Jira antes de comprar. Uma licença de nuvem não funcionará no Data Center. É por isso que você precisa verificar a documentação e garantir que o aplicativo seja adequado ao seu Jira.

Encontrar o melhor plugin de controle de tempo do Jira também depende do seu orçamento. Compare os custos, pois os aplicativos podem cobrar uma taxa fixa ou um preço por usuário.

Por exemplo, o ActivityTimeline começa em $2,50 por usuário e cai para $0,10 conforme você escala.

Os 5 principais aplicativos de rastreamento de tempo do Jira

Aqui está uma comparação das melhores opções do plugin de controle de tempo do Jira:

ActivityTimeline

ActivityTimeline é um aplicativo nativo do JIRA que visualiza tarefas, cargas de trabalho e disponibilidade em um cronograma unificado. Ele ajuda as equipes a conhecer a disponibilidade real, incluindo o rastreamento de folgas e o planejamento da capacidade com o horário de trabalho. Com a ferramenta de arrastar e soltar, os usuários podem agendar problemas, registrar horários e modificar planos. Isso torna o gerenciamento de recursos e o equilíbrio do trabalho mais claros.

ELVA enfrentou dificuldades com ferramentas desatualizadas e dados de planejamento que nunca foram atualizados. Depois de implementar esse plugin de controle de tempo do Jira, eles obtiveram uma visão geral em tempo real de seus planos diários e semanais. Agora, os gerentes podem estender facilmente as tarefas por várias semanas e manter uma visão clara da carga de trabalho de todos.

Jibble

Jibble é uma ferramenta de controle de tempo projetada para monitoramento de presença e força de trabalho. Ele evita o roubo de tempo usando o reconhecimento facial por IA e o rastreamento GPS no horário. Cada entrada de registro inclui um carimbo de data e hora do local para verificar se o trabalhador está no local de trabalho correto.

Toggl Track

Toggl Track é uma ótima opção para quem procura uma ferramenta simples de controle de tempo. Para registrar a atividade, ele tem temporizadores, entradas manuais e rastreamento em segundo plano. O aplicativo funciona em dispositivos móveis e computadores para monitorar o tempo gasto em qualquer lugar. Sua interface simples garante que as equipes comecem a registrar o trabalho sem treinamento complexo.

Clockify

Clockify permite que você registre o trabalho manualmente em um quadro de horários ou use um cronômetro para registrar as horas. O painel compara as horas planejadas com o tempo real registrado para acompanhar os orçamentos do projeto. Os gerentes podem bloquear planilhas de horas para impedir que os usuários alterem dados antigos. Ele inclui recursos de relatórios detalhados que mostram a produtividade da equipe em várias tarefas e projetos.

TMetric

TMetric é um plugin de controle de tempo para o Jira que permite que as equipes capturem cada minuto gasto em problemas do Jira com facilidade. Ele integra um botão de cronômetro diretamente na interface do Jira, permitindo que os usuários iniciem e parem o controle do tempo em qualquer tarefa sem alternar as ferramentas. O TMetric fornece relatórios de tempo detalhados, horas faturáveis e planilhas de horários, ajudando as equipes a melhorar os insights de produtividade e gerenciar os custos do projeto com mais eficiência. O plug-in também suporta a sincronização de tempo com os registros de trabalho do Jira, dando aos gerentes visibilidade total do desempenho da equipe e da alocação de tempo do projeto.

Implementação e melhores práticas

Registro de horas faturáveis e faturamento

No ActivityTimeline, você pode usar categorias de registro de trabalho personalizadas para separar o trabalho do cliente das tarefas internas. Isso garante que você só cobra pelos serviços reais. Em seguida, gere um quadro de horários detalhado da equipe para ver todos os usuários e tarefas. Ele também foi exportado para o Excel.

Se você precisar de mais automação, use a API REST. Ele conecta seus dados do Jira com ferramentas externas de faturamento.

Existe integração embutida para sair do Tempo. Você pode sincronizar o registro de trabalho e os atributos existentes sem perder dados históricos. Isso agiliza a migração e mantém seus registros precisos.

Estratégia de planejamento de recursos

Use o módulo Rastrear para criar planilhas de horas com apenas alguns cliques. Isso torna o controle de tempo do Jira muito mais transparente. Os relatórios podem ser classificados por projeto, problema ou categoria. Você pode até usar o agrupamento personalizado.

Os gerentes podem acompanhar o progresso do projeto diretamente em seus Painel do Jira usando gadgets ActivityTimeline. Esses widgets mostram gráficos em tempo real em uma única visualização.

Você também pode adicionar gadgets à sua página do Confluence para ver o progresso sem clicar entre as ferramentas.

Identifique os membros da equipe que estão com pouco ou com excesso de trabalho usando indicadores de carga de trabalho.

Você também pode usar a Previsão de Utilização de Recursos para ver a capacidade futura em porcentagens ou horas.

Use o gráfico de capacidade da equipe para otimizar a capacidade e o planejamento do projeto. Ele mostra o tempo total disponível para equipes em todos os projetos.

Conselhos úteis

• Crie regras simples. Defina o horário de trabalho nas configurações e especifique quando registrar o trabalho.
• Treine sua equipe. Mostre como usar o ActivityTimeline e explique o controle de tempo no Jira.
• Revise os quadros de horários semanalmente para corrigir erros.
• Use a automação para limitar o trabalho manual e evitar o esquecimento de registrar as horas.
• Analise os dados do projeto para melhorar o agendamento.

Conclusão

Saber como editar o controle de tempo no Jira e facilitar o processo pode economizar o precioso foco de sua equipe. Mantenha seus dados de tempo precisos usando ferramentas ou aplicativos nativos do Jira que atendam às suas necessidades. É a melhor maneira de gerenciar seu trabalho e dominar o controle de tempo para o Jira.