Guía de Time Tracking en Jira: 5 Mejores Herramientas

¿Sabes exactamente a qué se destina el tiempo de tu equipo? Muchos gerentes piensan que conocen su capacidad hasta que llega la fecha límite.

Jira seguimiento del tiempo ayuda con eso. Te permite crear mejores planes para el trabajo futuro, hacer un seguimiento de la rentabilidad de los proyectos y equilibrar la carga de trabajo de todo tu equipo.

Cómo ayuda la supervisión del tiempo empleado

Monitorear el tiempo le ayuda a ver si sus estimaciones son correctas. Esto le permite comparar las horas planificadas con el trabajo real para ver si su cronograma era realista. Con esta comparación, puedes encontrar los cuellos de botella e incluso ver a los miembros del equipo que tienen demasiadas o casi ninguna tarea.

Estos datos son esenciales para obtener información financiera detallada presentación de informes y facturación. Puedes separar el trabajo de los clientes de las tareas internas para crear las facturas correctas. Esto ayuda a la contabilidad a comprobar los costos y evita errores en la nómina.

Cuándo registrar el tiempo en Jira

Estos son algunos ejemplos en los que debes registrar el tiempo:

• Planificación ágil de sprints. Ayuda a mantener los sprints según lo programado.
• Asignación de recursos. Utilízalo para gestionar los recursos de varios proyectos a la vez.
• Facturación. Registra el trabajo para distinguir las horas facturables y las no facturables.
• Previsiones. Compruebe el tiempo registrado para predecir con precisión la capacidad de los proyectos futuros.
• Rentabilidad. Supervise el tiempo para verificar si un proyecto está dentro del presupuesto.

El seguimiento del tiempo también te ayuda a proteger a tu equipo. Puedes detectar y detener el agotamiento del equipo antes de que perjudique el éxito de tu proyecto.

Seguimiento del tiempo nativo de Jira

Configuración

Antes de que el equipo pueda usar el seguimiento del tiempo de Jira, los administradores deben habilitarlo. En primer lugar, descubre cómo habilitar el seguimiento del tiempo en Jira.

En la configuración de seguimiento del tiempo, puedes ajustar las horas de trabajo para que se ajusten a tu horario.

Tenga en cuenta que sin el permiso Work on Issues, la opción de registrar el trabajo no aparecerá en las tareas de los usuarios.

Cómo registrar el trabajo de forma eficaz

Los usuarios pueden registrar el trabajo directamente en un elemento de trabajo. Solo tienen que hacer clic en el botón Registrar trabajo y utilizar unidades especiales para introducir el tiempo.

Es mejor añadir una breve descripción a cada entrada para explicar lo que se hizo y ayudar a los administradores a entender por qué una tarea llevó un tiempo específico.

Cuando guardas un registro, Jira actualiza la estimación restante. También puedes cambiarlo manualmente para mantener tu cronograma preciso a medida que cambien las fechas límite o lleguen nuevos trabajos.

Presentación de informes

Hay un informe de seguimiento del tiempo de Jira para los proyectos gestionados por la empresa. Este informe compara la estimación con el tiempo real empleado. El informe de seguimiento del tiempo de Jira calcula la precisión de tu planificación para que puedas ver si tu equipo está adelantado o retrasado.

Jira tiene varias limitaciones:

• Registro solo manual. Las personas deben recordar registrar el trabajo todos los días.
• Falta actividad. No puedes hacer un seguimiento del tiempo que pasan los correos electrónicos o las reuniones si no están vinculados a una tarea.
• No hay vistas combinadas. No puedes ver una hoja de horas de un equipo que trabaja en varios proyectos.
• Sin automatización para supervisar el trabajo en tiempo real.

ActivityTimeline: Ampliación del seguimiento del tiempo de Jira

Funciones avanzadas de registro de tiempo

ActivityTimeline tiene un temporizador incorporado que permite a los usuarios realizar un seguimiento del trabajo en tiempo real. Para usarlo, ve a Espacio de trabajo individual o a la vista de temas de Jira.

Para tareas largas, la aplicación admite el registro de varios días. Puedes registrar el tiempo dedicado a una sola tarea durante varios días o semanas en una sola entrada. Esto reduce el trabajo manual repetitivo y simplifica la elaboración de informes para proyectos de larga duración.

También puedes sincronizar calendarios externos, por ejemplo, y el sistema convertirá automáticamente los eventos del calendario en un registro de trabajo para tus hojas de tiempo. Esto es perfecto para realizar un seguimiento de las reuniones y las llamadas de los clientes sin necesidad de introducirlos manualmente.

Los usuarios pueden etiquetar su tiempo con categorías de registro de trabajo (facturable o no facturable) o agregar atributos personalizados. Para gestionar el trabajo adicional, usa el evento Horas extras. Aumenta la capacidad del usuario para un día específico, de modo que las horas adicionales se registran correctamente sin mostrar ningún error de carga de trabajo.

Informes y hojas de horas

Los registros precisos solo son útiles si puede analizar los resultados mediante informes claros.

ActivityTimeline tiene 3 tipos (vistas) de informes de hojas de tiempo. La vista de progreso monitorea las horas requeridas en comparación con las registradas y el estado de aprobación. La vista cronológica proporciona un desglose diario codificado por colores del tiempo registrado para detectar brechas. La vista detallada muestra cada registro de trabajo individual con comentarios y fechas para una inspección detallada.

También puede usar el informe planificado frente a real para comprobar la precisión de su estimación. Calcula las desviaciones y etiqueta las tareas como «En curso», «subestimadas» o «sobreestimadas».

Los informes son altamente personalizables. Puedes añadir campos personalizados de Jira como columnas adicionales o agrupar datos por atributos específicos.

El sistema tiene plantillas Epic Timesheet integradas para que los gerentes revisen el tiempo dedicado a los proyectos. Estas incluyen Epic Summary (tiempo total), By User (tiempo por miembro del equipo) y By Issue (tiempo asignado a temas específicos).

Todos los informes se pueden exportar con un botón de Excel.

Flujos de aprobación

Aprobaciones convierta los registros diarios en registros en los que realmente pueda confiar. El seguimiento del tiempo en Jira se vuelve seguro cuando los administradores revisan las hojas de horas. Puedes usar la función de aprobación masiva para equipos grandes o aprobar el registro de trabajo de uno en uno. Es posible rechazar un registro y solicitar que se corrija si no es correcto.

El sistema bloquea una hoja de tiempo una vez que el administrador la aprueba y los usuarios ya no pueden editar esas entradas. También puede establecer períodos de aprobación específicos para cerrar automáticamente las fechas de presentación de informes anteriores. Esto evita que cualquier persona modifique las entradas anteriores una vez finalizado el período. Este nivel de control garantiza la precisión de los datos y hace que el seguimiento del tiempo en Jira sea seguro.

Otras funciones. Visualización de la línea

Una sólida integración del seguimiento del tiempo con Jira simplifica tu flujo de trabajo.

ActivityTimeline ofrece un panel de planificación visual que muestra los cronogramas de varios proyectos en una vista de calendario. Este panel puede mostrar a todo un equipo o a un miembro. Esta configuración facilita la programación de tareas y la gestión del trabajo en todos los proyectos de Jira al mismo tiempo.

La herramienta se sincroniza con Jira cada 10 minutos. Cualquier cambio en el estado de una incidencia, en la persona asignada o en el registro de trabajo se actualiza al instante en ambos sistemas. Esto elimina la necesidad de realizar una doble entrada manual y mantiene los datos actualizados.

Debajo del nombre de cada recurso, puede ver el indicador de carga de trabajo y mostrar las horas asignadas a una persona durante un período específico. Los diferentes colores del indicador muestran la cantidad de carga que tiene una persona en comparación con su capacidad.

La planificación también es más rápida con las funciones de arrastrar y soltar. Puedes mover las tareas de la lista de tareas pendientes directamente a la cronología de un usuario.

Los usuarios también pueden registrar el tiempo en el módulo Workspace con un solo clic de varias maneras.

Elegir una aplicación de seguimiento del tiempo de Jira

Criterios de evaluación

Si Jira no es suficiente, consulta la Atlassian Marketplace. El complemento de seguimiento del tiempo de Jira adecuado debería ofrecer:

• Registro automático del tiempo. Es importante minimizar la entrada manual para que los datos sigan siendo precisos y se reduzcan los errores humanos.
• Hojas de horas personales y de equipo. Una herramienta debe ofrecer una vista unificada de todo el trabajo para ayudarlo a identificar los costos ocultos en todos los proyectos.
• Seguimiento de horas facturables. Es útil tener una herramienta que pueda separar las tareas de los clientes del trabajo interno para evitar errores en la facturación.
• Gestión de ausencias. La confiable herramienta de seguimiento del tiempo de Jira debe incluir vacaciones y licencias por enfermedad para demostrar la verdadera capacidad de tu equipo.
• Informes personalizados. Necesita informes que comparen el trabajo planificado con el real para mejorar la programación futura.
• Visibilidad y seguridad. El software debe permitirle controlar quién puede ver o editar los datos confidenciales del registro de trabajo para mantener sus datos seguros.

Comprueba la compatibilidad y los precios

Cuando encuentres una herramienta que funcione, comprueba si se ajusta a tu entorno de Jira antes de comprarla. Una licencia de nube no funcionará en Data Center. Por eso debes revisar la documentación y asegurarte de que la aplicación se ajusta a tu Jira.

Encontrar el mejor complemento de seguimiento del tiempo de Jira también depende de tu presupuesto. Compara los costes, ya que las aplicaciones pueden cobrar una tarifa fija o un precio por usuario.

Por ejemplo, ActivityTimeline comienza en 2,50 USD por usuario y se reduce a 0,10 USD a medida que se escala.

Las 5 mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo de Jira

Esta es una comparación de las mejores opciones de complementos de seguimiento del tiempo de Jira:

ActivityTimeline

ActivityTimeline es una aplicación nativa de Jira que visualiza las tareas, las cargas de trabajo y la disponibilidad en un cronograma unificado. Ayuda a los equipos a conocer la disponibilidad real al incluir el seguimiento del tiempo libre y la planificación de la capacidad con las horas de trabajo. Con la herramienta de arrastrar y soltar, los usuarios pueden programar problemas, registrar el tiempo y modificar los planes. Hace que la gestión de los recursos y el equilibrio del trabajo sean más claros.

ELVA tuvo problemas con herramientas y datos de planificación anticuados que nunca estaban actualizados. Tras implementar este complemento de seguimiento del tiempo de Jira, obtuvieron una visión general en tiempo real de sus planes diarios y semanales. Los administradores ahora pueden ampliar fácilmente las tareas durante varias semanas y tener una visión clara de la carga de trabajo de todos.

Jibble

Jibble es una herramienta de seguimiento del tiempo diseñada para la supervisión de la asistencia y la fuerza laboral. Previene el robo de tiempo mediante el reconocimiento facial mediante inteligencia artificial y el rastreo por GPS al llegar la hora. Cada entrada del registro incluye una marca de ubicación y hora para verificar que el trabajador se encuentra en el lugar de trabajo correcto.

Toggl Track

Toggl Track es una gran opción para cualquiera que busque una herramienta sencilla de seguimiento del tiempo. Para registrar la actividad, tiene temporizadores, entradas manuales y seguimiento en segundo plano. La aplicación funciona en dispositivos móviles y de escritorio para rastrear el tiempo empleado en cualquier lugar. Su sencilla interfaz garantiza que los equipos comiencen a registrar el trabajo sin necesidad de una formación compleja.

Clockify

Clockify le permite registrar el trabajo manualmente en una hoja de tiempo o usar un cronómetro para registrar las horas. El panel compara las horas planificadas con el tiempo real registrado para hacer un seguimiento de los presupuestos del proyecto. Los administradores pueden bloquear las hojas de tiempo para evitar que los usuarios cambien los datos antiguos. Incluye funciones de generación de informes detalladas que muestran la productividad del equipo en diversas tareas y proyectos.

TMetric

TMetric es un complemento de seguimiento del tiempo para Jira que permite a los equipos capturar cada minuto dedicado a los problemas de Jira con facilidad. Integra un botón de temporizador directamente en la interfaz de Jira, lo que permite a los usuarios iniciar y detener el registro del tiempo dedicado a cualquier tarea sin cambiar de herramienta. tMetric proporciona informes de tiempo detallados, horas facturables y hojas de tiempo, lo que ayuda a los equipos a mejorar la información sobre la productividad y gestionar los costes de los proyectos de forma más eficaz. El complemento también permite sincronizar el tiempo con los registros de trabajo de Jira, lo que brinda a los gerentes una visibilidad total del rendimiento del equipo y la asignación del tiempo de los proyectos.

Implementación y mejores prácticas

Registrar las horas facturables y la facturación

En ActivityTimeline, puedes usar categorías de registro de trabajo personalizadas para separar el trabajo de los clientes de las tareas internas. Esto garantiza que solo facturarás por los servicios reales. Luego, genere una hoja de tiempo detallada del equipo para ver todos los usuarios y tareas. También se ha exportado a Excel.

Si necesitas más automatización, usa la API REST. Conecta tus datos de Jira con herramientas de facturación externas.

Hay integración incorporada para moverse desde Tempo. Puede sincronizar el registro de trabajo y los atributos existentes sin perder los datos históricos. Esto acelera la migración y mantiene sus registros precisos.

Estrategia de planificación de recursos

Utilice el módulo Track para crear hojas de tiempo con solo unos pocos clics. Esto hace que el seguimiento del tiempo en Jira sea mucho más transparente. Los informes se pueden ordenar por proyecto, asunto o categoría. Incluso puedes usar la agrupación personalizada.

Los gerentes pueden realizar un seguimiento del progreso del proyecto directamente en su Panel de control de Jira utilizando los gadgets ActivityTimeline. Estos widgets muestran gráficos en tiempo real en una sola vista.

También puedes añadir gadgets a tu página de Confluence para ver el progreso sin tener que hacer clic entre las herramientas.

Identifique a los miembros del equipo que tienen poco o exceso de trabajo mediante los indicadores de carga de trabajo.

También puede usar la previsión de utilización de recursos para ver la capacidad futura en porcentajes u horas.

Utilice el gráfico de capacidad del equipo para optimizar la capacidad y la planificación del proyecto. Muestra el tiempo total disponible para los equipos en todos los proyectos.

Consejos útiles

• Crea reglas sencillas. Establezca las horas de trabajo en la configuración y especifique cuándo registrar el trabajo.
• Entrena a tu equipo. Muestra cómo usar ActivityTimeline y explica el seguimiento del tiempo en Jira.
• Revise las hojas de horas semanalmente para corregir errores.
• Usa la automatización para limitar el trabajo manual y evitar que se olvide de registrar las horas.
• Analice los datos del proyecto para mejorar la programación.

Conclusión

Saber cómo editar el registro del tiempo en Jira y facilitar el proceso puede ahorrarle a tu equipo un valioso enfoque. Mantén tus datos de tiempo precisos con las herramientas o aplicaciones nativas de Jira que se adapten a tus necesidades. Es la mejor forma de gestionar tu trabajo y dominar el control del tiempo en Jira.