El seguimiento del tiempo puede ser una herramienta increíblemente valiosa para los equipos, ya que les ayuda a comprender mejor cómo dedican su tiempo y a asignar los recursos en consecuencia. Registrar el trabajo en Jira es fácil con las estrategias adecuadas; sin embargo, es importante seguir algunas prácticas recomendadas al hacerlo. En este artículo encontrarás consejos sobre cómo tu equipo puede asegurarse de que los datos que han registrado en Jira son precisos y están actualizados, además de revisar ActivityTimeline de Jira como una excelente solución de seguimiento del tiempo.
Explicación de la función Registro de trabajo de Jira
Jira es una popular herramienta de gestión de proyectos utilizada por empresas y equipos de todos los tamaños.. Ayuda a planificar, rastrear el progreso, administrar tareas, asignar flujos de trabajo, organizar el flujo de trabajo del equipo, tiempo de seguimiento, y priorizar los proyectos para que puedan completarse a tiempo. Una característica clave de Jira es la posibilidad de registrar las horas de trabajo de cada tarea o usuario del sistema. Esto permite saber mejor quién ha trabajado en qué tareas y cuánto tiempo han tardado en completarlas. También le permite saber si alguna tarea en particular se llevó a cabo con un presupuesto excesivo o con un rendimiento inferior al previsto.
¿Cuál es la importancia de registrar el tiempo en Jira?
Registrar las horas de trabajo es extremadamente útil para los gerentes de proyectos que necesitan controlar el progreso de cada miembro del equipo. El seguimiento de los datos de inicio de sesión te permite identificar:
Rastrea las tareas
Tareas que tardan más de lo esperado y que se ajustan en consecuencia. Usted puede rastrea el tiempo llevado a cabo en cada tarea y si se completó dentro de un plazo estimado. Esto te da una idea del esfuerzo que dedica un miembro del equipo, las tareas que prioriza y la rapidez con la que avanza en su carga de trabajo.
Haz un seguimiento del progreso
Comprueba cuánto tiempo ha tardado cada tarea en comparación con el plazo estimado de finalización. Seguimiento del progreso del proyecto y comprender qué tareas llevan más tiempo de lo esperado te permitirá ajustar tu cronograma en consecuencia y cumplir con los plazos más rápido.
Estime los esfuerzos futuros
Compare los registros de proyectos anteriores con los actuales para estimar con precisión el esfuerzo requerido para las próximas iniciativas; esto también permite a los equipos anticipar los problemas antes de que ocurran.
Asigne tareas con mayor precisión
Comprenda mejor cuánto tiempo llevan ciertas tareas para poder asignarlas en consecuencia. Le permite identificar qué recursos se utilizan para los diferentes proyectos, de modo que las decisiones sobre la asignación de recursos se puedan tomar de manera más eficiente. También facilita la elaboración de presupuestos al llevar un registro de la cantidad total de tiempo dedicado a un proyecto o tarea determinado.
Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento
Vea quién está trabajando en qué tarea y controle sus niveles de actividad a lo largo del tiempo. También ayudará a identificar las áreas en las que las personas no cumplen sus objetivos o tienen un rendimiento inferior en tareas específicas. Luego, esta información se puede usar para tomar decisiones sobre las futuras tareas y el desempeño de los miembros del equipo dentro de la organización.
El registro de tiempo también ayuda a los equipos a mantener la transparencia con sus clientes, ya que pueden proporcionar informes precisos sobre el tiempo empleado cuando se les solicita. Ayuda a garantizar que los empleados no trabajen demasiado, lo que puede provocar agotamiento y, con el tiempo, reducir los niveles de productividad si no se controla.
Estrategias para animar a los empleados a registrar su trabajo en Jira
No todos los empleados disfrutan registrando sus horas de trabajo en Jira, por lo que es importante hacer que el proceso sea lo más fácil y agradable posible. Estas son algunas estrategias que puedes usar para animar a todos los miembros de tu equipo a aprovechar esta fantástica función:
Informe al equipo
Asegúrese de que todos sepan que deben registrar su tiempo. Esto significa establecer expectativas desde el primer día y reiterarlas a lo largo de la duración del proyecto cuando sea necesario.
Alienta y recompensa
Recompense a quienes inicien sesión correctamente con incentivos como tarjetas de regalo u otras recompensas simbólicas por un trabajo bien hecho, que también servirá de motivación para los demás.
Flexibilidad y plazos
Ofrezca flexibilidad a los empleados a la hora de introducir datos en Jira: no debería haber ninguna penalización si un empleado no introduce todas las tareas inmediatamente después de completarlas, sino que le da plazos dentro de los cuales debe realizar cada entrada (por ejemplo, al menos una vez por semana).
Enseñe a los empleados a registrar el trabajo en Jira
Entrena al empleado sobre cómo usar el diálogo de trabajo de Jira Log y asegúrate de que entiende por qué es importante. Esto les ayudará a sentirse más cómodos con el proceso, lo que puede mejorar el cumplimiento en general.
Recuerda los detalles
Asegúrese de que los empleados registren todo su tiempo, incluidos los descansos o cualquier otra tarea que no esté relacionada con las tareas reales del proyecto (buena práctica) para hacer un seguimiento de las horas no facturables en Jira) - este tipo de transparencia aumenta la confianza entre los gerentes/equipos y también mejora la responsabilidad entre los miembros.
Mejores prácticas para registrar el trabajo en Jira
Una vez que hayas establecido las estrategias para animar a los empleados a registrar sus horas de trabajo en Jira, es importante asegurarte de que siguen ciertas prácticas recomendadas al hacerlo. Estos son algunos consejos sobre cómo tu equipo puede asegurarse de que sus entradas en el sistema sean precisas y estén actualizadas:
Jira Log El trabajo como hábito
Asegúrese de que todas las tareas se registren tan pronto como se hayan completado; esto ayuda a evitar cualquier discrepancia entre lo que se ingresó tarde y lo que se ingresó antes o de forma incorrecta.
Agrupación
Agrupe las tareas similares para facilitar la navegación y acelerar la entrada (por ejemplo, si se necesitaron varias correcciones de errores durante un día determinado, agrúpelas todas en una sola tarea en lugar de que cada una tenga su propia entrada individual). Esto también ayudará a mejorar la precisión, ya que todo lo relacionado se puede encontrar rápidamente sin que nadie más dedique mucho esfuerzo a mirar los registros más adelante.
Descripciones detalladas
Incluya descripciones detalladas de cada actividad para que los demás miembros (o gerentes) entiendan exactamente lo que se ha hecho.
Descripciones claras
Comprueba que los datos introducidos en Jira son exactos y están actualizados.
Automatizar
Aprovecha las funciones de integración de aplicaciones de Jira para agilizar el proceso (por ejemplo, si utilizas un chatbot, asegúrate de que se pueda conectar con tu sistema de registro de trabajo de Jira para que las entradas se creen automáticamente).
Usar campos adicionales
Además, considera la posibilidad de usar campos opcionales, como etiquetas o rótulos, para cada tarea, que podrían proporcionar información adicional sobre cómo se completaron las tareas y por qué se tomaron ciertas decisiones mientras se completaban (esto también ayuda a identificar las tendencias a lo largo del tiempo).
Coherencia en el trabajo de registro
El registro debe realizarse a diario: asegúrese de que cada empleado dedique unos minutos a introducir sus datos del día, ya que ayuda a crear registros precisos que se pueden utilizar como referencia o proyectos futuros. Una buena práctica es explicar a los empleados por qué necesitamos el seguimiento del tiempo.
Iniciar sesión en Jira: errores comunes que se deben evitar
Incluso con las mejores prácticas, se pueden cometer errores comunes al registrar las horas de trabajo en Jira. Estas son algunas de las que debes prestar atención:
No ingresas las tareas lo suficientemente rápido
Si las entradas no se realizan aproximadamente 24 horas después de completar cada tarea, será más difícil recordar todos los detalles asociados y, como resultado, la precisión puede verse afectada.
Estimaciones de tiempo inexactas
Asegúrate de no subestimar el tiempo que tardará algo al crear un presupuesto; esto podría provocar el incumplimiento de plazos o proyectos incompletos que nadie quiere
Olvidarse de registrar descansos
Aunque es importante tomar descansos a lo largo del día (¡ayudan a refrescarnos la mente!) , también deberían estar registrados como tales en Jira para que todos sepan lo que se ha conseguido en cada momento.
Omitir los campos opcionales
Aprovechar las características adicionales, como los comentarios específicos, puede proporcionar aún más información sobre por qué se tomaron ciertas decisiones durante las diferentes etapas del desarrollo; estas no deben pasarse por alto.
Técnicas y consejos avanzados para Jira Log Work
Una vez que domines los aspectos básicos del trabajo de registro en Jira, es hora de pasar a técnicas y consejos más avanzados. Estas son algunas maneras en las que puedes mejorar aún más el rendimiento de tu equipo:
Analice los datos registrados
Analice los datos registrados para identificar cualquier área en la que se puedan realizar mejoras. Esto incluye analizar aspectos como la cantidad de tiempo dedicado a una determinada tarea, qué tareas tardaron más de lo esperado o incluso el desempeño individual durante largos períodos de trabajo. El complemento ActivityTimeline proporciona
Visualiza el progreso del equipo
Crea gráficos personalizados en Jira que puedan ayudarte a visualizar el progreso de tu equipo y facilitar a los gerentes la comprensión de la contribución de cada persona.
Usa un complemento
Usar un complemento como ActivityTimeline puede ayudar a automatizar el proceso. Hace que sea más fácil registrar el tiempo, proporcionar informes y obtener información sobre el rendimiento del equipo con rapidez.
Establecer un recordatorio
Configura recordatorios si alguien olvidó registrar sus horas a tiempo; esto hará que todos rindan cuentas y garantizará que no se incumpla ningún plazo debido a la negligencia de ningún miembro del equipo en particular.
Automatice el proceso
Utilice el seguimiento automático del tiempo siempre que sea posible con scripts o bots; pueden ahorrar mucho tiempo al registrar y actualizar automáticamente la información sin que nadie necesite introducir datos manualmente todos los días.
Ventajas de usar ActivityTimeline para trabajar Inicia sesión en Jira
ActivityTimeline es un popular complemento para Jira que te permite visualizar mejor la actividad laboral de tu equipo y obtener más información sobre su rendimiento.
Ayuda a proporcionar una visión general de las tareas y los recursos asignados, así como del tiempo que tardó cada tarea (y si se completó dentro del horas/días presupuestados). En el mismo panel de control existe la posibilidad de hacer un seguimiento del tiempo a nivel individual y de equipo con indicadores de registro de trabajo:
Registrar el trabajo es tan fácil como un pastel: el usuario tiene que hacer clic en un ticket para registrar las horas; ActivityTimeline incluso rellenará automáticamente las horas probables:
Para los usuarios, ActivityTimeline tiene un espacio de trabajo personal sencillo con una función de seguimiento del tiempo y la capacidad de editar registros de trabajo. En tu espacio de trabajo, el usuario tiene la posibilidad de activar el rastreador de tiempo y, una vez finalizada la tarea, detenerla el rastreador de tiempo y el registro del trabajo con un clic:
Este complemento ofrece informes de hojas de tiempo que dan a los gerentes una idea sobre la situación de sus proyectos en un momento dado para que puedan detectar posibles problemas rápidamente antes de que se conviertan en problemas reales.
Los administradores pueden revisar y aprobar un tiempo registrado si es necesario. Puede resultar útil para las horas extraordinarias, por ejemplo:
Reflexiones finales
ActivityTimeline for Jira ayuda a los equipos a gestionar mejor su tiempo y sus recursos. Proporciona una forma sencilla de que Jira registre las tareas de trabajo, genere informes con hojas de horas y haga un seguimiento del rendimiento individual de los equipos en un panel visual unificado. Con Plugin ActivityTimeline para Jira, puede asegurarse de que todas las horas dedicadas a los proyectos se contabilicen de forma precisa y eficiente.
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