El seguimiento del tiempo puede ser una herramienta increíblemente valiosa para los equipos, ya que les ayuda a comprender mejor cómo dedican su tiempo y a asignar los recursos en consecuencia. Registrar el trabajo en Jira es fácil con las estrategias adecuadas. Sin embargo, es importante seguir algunas prácticas recomendadas al hacerlo. En este artículo encontrarás consejos sobre cómo tu equipo puede asegurarse de que los datos que han registrado en Jira son precisos y están actualizados, y se hace una reseña de ActivityTimeline de Jira como una excelente solución de seguimiento del tiempo.
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Explicación de la función Registro de trabajo de Jira
Jira es una popular herramienta de gestión de proyectos que utilizan empresas y equipos de todos los tamaños. Ayuda a planificar, rastrear el progreso, administrar tareas, asignar flujos de trabajo, organizar el flujo de trabajo del equipo, tiempo de seguimiento, y priorizar los proyectos para que puedan completarse a tiempo. Una característica clave de Jira es la posibilidad de registrar las horas de trabajo de cada tarea o usuario en tu instancia específica de Jira. Esto permite saber mejor quién ha trabajado en qué tareas y cuánto tiempo han tardado en completarlas. También le brinda información sobre si alguna tarea en particular se llevó a cabo por encima del presupuesto o si se realizó de manera insuficiente.
¿Cuál es la importancia de registrar el tiempo en Jira?
Registrar las horas de trabajo es extremadamente útil para los gerentes de proyectos que necesitan monitorear el progreso de cada miembro del equipo. El seguimiento de los datos de inicio de sesión permite identificar lo siguiente:
Rastrea las tareas
Las tareas que tardan más de lo esperado se ajustan en consecuencia. Puede rastrear el tiempo llevado a cabo en cada tarea y si se completó dentro del plazo estimado. Esto te da una idea del esfuerzo que dedica un miembro del equipo, las tareas que prioriza y la rapidez con la que avanza en su carga de trabajo.
Haz un seguimiento del progreso
Comprueba cuánto tarda cada tarea en comparación con el plazo estimado de finalización. Seguimiento del progreso del proyecto con diferentes Seguimiento del progreso del proyecto y comprender qué tareas llevan más tiempo de lo esperado te permitirá ajustar tu cronograma en consecuencia y cumplir con los plazos más rápido.
Estime los esfuerzos futuros
Compare los registros de proyectos anteriores con los actuales con precisión estimar con precisión el esfuerzo requerido para las próximas iniciativas; esto también permite a los equipos anticipar los problemas antes de que ocurran.
Asigne tareas con mayor precisión
Comprenda mejor cuánto tiempo llevan ciertas tareas para poder asignarlas en consecuencia. Le permite identificar qué recursos se utilizan para los diferentes proyectos, de modo que las decisiones sobre la asignación de recursos se puedan tomar de manera más eficiente. También facilita la elaboración de presupuestos al llevar un registro de la cantidad total de tiempo dedicado a un proyecto o tarea determinado.
Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento
Vea quién está trabajando en qué tarea y controle sus niveles de actividad a lo largo del tiempo. También ayudará a identificar las áreas en las que las personas no cumplen sus objetivos o tienen un rendimiento inferior en tareas específicas. Luego, esta información se puede usar para tomar decisiones sobre las futuras tareas y actuaciones de los miembros del equipo dentro de la organización.
El registro del tiempo también ayuda a los equipos a mantener la transparencia con sus clientes, ya que pueden proporcionar informes precisos sobre el tiempo empleado cuando se les solicita. Ayuda a garantizar que los empleados no trabajen demasiado, lo que puede provocar agotamiento y, con el tiempo, reducir los niveles de productividad si no se controla.
Estrategias para animar a los empleados a registrar su trabajo en Jira
Para 2025, 70% de las grandes empresas han adoptado el seguimiento, sin embargo 59% de los empleados reportan ansiedad y 56% sienten un mayor estrés. Aunque Jira es una herramienta excelente, es una realidad que a muchos empleados todavía no les gusta registrar sus horas de trabajo. Por eso debes hacer que el proceso sea lo más fácil y agradable posible.
¿Por qué es difícil obtener horas de trabajo precisas de mi equipo?
Muchos empleados ven el registro manual como una distracción o una forma de microgestión. Es posible que los miembros del equipo no entiendan del todo cómo registrar el tiempo o que el proceso manual lleve demasiado tiempo. Si el proceso es demasiado complejo, suelen esperar hasta el final de la semana y adivinar sus horas, lo que lleva a cometer errores.
Las siguientes estrategias ayudan a tu equipo a mejorar sus hábitos de seguimiento del tiempo:
Informe al equipo
Asegúrese de que todos sepan que deben registrar su tiempo. Esto significa establecer expectativas desde el primer día y reiterarlas a lo largo de la duración del proyecto cuando sea necesario.
Alienta y recompensa
Recompense a quienes registren su tiempo de manera constante. Usa pequeños incentivos, como tarjetas de regalo, para reconocer un trabajo bien hecho. Esto también sirve de motivación para los demás.
Flexibilidad y plazos
Permita que los empleados tengan flexibilidad a la hora de introducir datos en Jira. No debería imponerse ninguna penalización si un empleado no introduce todas las tareas inmediatamente después de finalizarlas. En su lugar, establece plazos claros para las inscripciones (por ejemplo, al menos una vez por semana).
Enseñe a los empleados a registrar el trabajo en Jira
Entrena a tu equipo sobre cómo usar el diálogo de trabajo del registro de Jira y asegúrate de que entiendan por qué es importante. Esto les ayuda a sentirse más cómodos con el proceso, lo que puede traducirse en un mejor cumplimiento general.
Recuerda los detalles
Asegúrese de que los empleados registren todo su tiempo, incluidos los descansos o cualquier otra tarea que no esté relacionada con las tareas reales del proyecto (una buena práctica para haz un seguimiento de las horas no facturables en los complementos de Jira). El seguimiento de las horas no facturables aumenta la transparencia y mejora la responsabilidad dentro del equipo.
Mejores prácticas para registrar el trabajo en Jira
Una vez que hayas establecido las estrategias para animar a los empleados a registrar sus horas de trabajo en Jira, es importante asegurarte de que siguen ciertas prácticas recomendadas. Estos son algunos consejos sobre cómo tu equipo puede asegurarse de que sus entradas en el sistema sean precisas y estén actualizadas:
Jira Log El trabajo como hábito
Asegúrese de que todas las tareas se registren tan pronto como se hayan completado. Esto ayuda a evitar cualquier discrepancia entre lo que se ingresó tarde y lo que se ingresó anticipadamente o de forma incorrecta.
Agrupación
Agrupe las tareas similares para facilitar la navegación y acelerar la entrada. Por ejemplo, si fuera necesario corregir varios errores durante un día determinado, agrúpelos todos en una sola tarea en lugar de que cada uno tenga su propia entrada individual. Esto también ayudará a mejorar la precisión, ya que todo lo relacionado se puede encontrar rápidamente sin que nadie más dedique mucho esfuerzo a mirar los registros más adelante.
Descripciones detalladas
Incluya una descripción detallada del trabajo de cada actividad para que los demás miembros (o gerentes) entiendan exactamente lo que se ha hecho.
Precisión de los datos
Comprueba que la hora de inicio de sesión en Jira es exacta y está actualizada. Puedes usar la función «Editar» para aclarar descripciones imprecisas o registrar el trabajo durante la transición a «Resuelto» para registrar los últimos esfuerzos. La revisión de los informes de «seguimiento del tiempo» ayuda al equipo a comparar las estimaciones originales con el tiempo real para mejorar la planificación futura.
Automatizar
Una de las principales preguntas que se hacen con frecuencia es: ¿cómo puedo simplificar el registro del tiempo para las tareas de software? La automatización es la respuesta más eficaz. Aprovecha las funciones de integración de aplicaciones de Jira para agilizar el proceso. Por ejemplo, si utilizas un chatbot, asegúrate de que se pueda conectar con tu sistema de registro de trabajo de Jira para que las entradas se creen automáticamente.
Usar campos adicionales
Además, considera la posibilidad de usar campos opcionales, como etiquetas o rótulos, para cada tarea, que podrían proporcionar información adicional sobre cómo se completaron las tareas y por qué se tomaron ciertas decisiones al completarlas (esto también ayuda a identificar las tendencias a lo largo del tiempo).
Establecer estimaciones de referencia
Establecer una «estimación original» antes de empezar a trabajar es el primer paso para realizar un seguimiento preciso y planificar los sprints. Usa unidades estandarizadas como semanas (w), días (d), horas (h) o minutos (m). La asignación de estimaciones a las subtareas también garantiza una visión más precisa del esfuerzo total a nivel principal.
Coherencia en el trabajo de registro
El registro debe realizarse a diario. Asegúrese de que cada empleado dedique unos minutos a introducir sus datos del día, ya que esto ayuda a crear registros precisos que se pueden utilizar como referencia o proyectos futuros. Una buena práctica es explicar a los empleados por qué necesitamos hacer un seguimiento del tiempo.
Iniciar sesión en Jira: errores comunes que se deben evitar
Incluso con las mejores prácticas, pueden producirse errores al registrar las horas de trabajo en Jira. Evitar los siguientes errores ayudará a mantener la calidad de los datos de tu proyecto:
Retrasar las entradas de tareas
Si las entradas no se completan dentro de las 24 horas posteriores a la finalización de una tarea, es más difícil recordar todos los detalles asociados y, como resultado, la precisión puede verse afectada.
Estimaciones de tiempo inexactas
Asegúrate de no subestimar el tiempo que tardará algo al crear un presupuesto; esto podría provocar que no se cumplan los plazos o que los proyectos estén incompletos, algo que nadie quiere.
Además, muchas personas no utilizan correctamente la opción «Ajustar automáticamente». Elegir un método de ajuste incorrecto puede hacer que la estimación restante sea inexacta, lo que dificulta que los gerentes vean el estado real del proyecto.
Olvidarse de registrar descansos
Aunque es importante tomar descansos a lo largo del día (¡ayudan a refrescarnos la mente!) , también deberían estar registrados como tales en Jira. Esto garantiza que todos sepan lo que se ha conseguido en un momento dado.
Omitir los campos opcionales
Aprovechar las funciones adicionales, como los comentarios específicos, puede proporcionar aún más información sobre por qué se tomaron ciertas decisiones durante las diferentes etapas del desarrollo. No se deben descuidar estos campos, ya que proporcionan el contexto necesario para que cualquiera pueda revisar los registros más adelante.
Técnicas y consejos avanzados para Jira Log Work
Una vez que domines los aspectos básicos del trabajo de registro en Jira, es hora de pasar a técnicas y consejos más avanzados. Estas son algunas maneras en las que puedes mejorar aún más el rendimiento de tu equipo:
Analice los datos registrados
Analice los datos registrados para identificar cualquier área en la que se puedan realizar mejoras. Esto incluye analizar aspectos como la cantidad de tiempo dedicado a una determinada tarea, qué tareas tardaron más de lo esperado o incluso el desempeño individual durante largos períodos de trabajo. El complemento ActivityTimeline proporciona análisis detallados e informes de recursos que simplifican este proceso de evaluación.
¿Cómo puedo generar un informe «planificado o real» para mis proyectos de Jira? Puedes usar los informes o complementos nativos de Jira para comparar las estimaciones originales con el tiempo real empleado. El complemento ActivityTimeline ofrece una visión completa de estas discrepancias para ayudarte a refinar tu planificación futura.
Visualiza el progreso del equipo
Crea gráficos personalizados en Jira que puedan ayudarte a visualizar el progreso de tu equipo y facilitar a los gerentes la comprensión de la contribución de cada persona.
Usa un complemento
Usar un complemento como ActivityTimeline puede ayudar a automatizar el proceso. Hace que sea más fácil registrar el tiempo, proporcionar informes y obtener información sobre el rendimiento del equipo con rapidez.
Grupo IMCD adoptaron la herramienta para estandarizar el seguimiento del tiempo en todo su departamento de TI global. Al simplificar el flujo de trabajo de aprobación, redujeron el tiempo de procesamiento de las facturas de cinco minutos a solo uno. Esta mejora permitió a cada gerente ahorrar aproximadamente cinco horas al mes, lo que les permitió centrarse en tareas de mayor valor.
Establecer un recordatorio
Configure recordatorios si alguien olvidó registrar sus horas a tiempo; esto hará que todos rindan cuentas y garantizará que no se pierda ningún plazo debido a la negligencia de un miembro del equipo en particular.
Automatice el proceso
Utilice el seguimiento automático del tiempo siempre que sea posible con scripts o bots. Pueden ahorrar una cantidad significativa de tiempo al registrar y actualizar automáticamente la información sin necesidad de introducirla manualmente todos los días.
Ventajas de usar ActivityTimeline para trabajar Inicia sesión en Jira
ActivityTimeline es un popular complemento para Jira que te permite visualizar mejor la actividad laboral de tu equipo y obtener más información sobre su rendimiento.
Ayuda a proporcionar una visión general de las tareas y los recursos asignados, así como del tiempo que tardó cada tarea (y si se completó dentro del horas/días presupuestados). En el mismo panel de control existe la posibilidad de hacer un seguimiento del tiempo a nivel individual y de equipo con indicadores de registro de trabajo.
ActivityTimeline mejora considerablemente la experiencia del usuario al actualizar la ventana «Log Work» estándar de Jira. Los usuarios pueden clasificar su tiempo como facturable o no facturable directamente desde la página de publicación.
Con el tiempo, muchos directores de proyectos se preguntan: «¿Puedo configurar un menú desplegable personalizado entre facturable y no facturable para cuando mi equipo inicie sesión en Jira?» Por suerte, puedes crear hasta 100 categorías diferentes en el menú de configuración de la hoja de tiempo. Una vez que ActivityTimeline esté configurado como tu proveedor de seguimiento del tiempo en Jira, este menú desplegable aparecerá automáticamente en el cuadro de diálogo de registro del trabajo. También permite el registro de varios días, en el que una sola entrada puede incluir tareas que duran varios días, lo que reduce la introducción manual de datos.
Para que el registro sea tan fácil como un pastel, el usuario solo tiene que hacer clic en un ticket para registrar las horas. ActivityTimeline incluso rellenará automáticamente las horas probables para ahorrar tiempo.
Para los usuarios, ActivityTimeline tiene un espacio de trabajo personal sencillo con una función de seguimiento del tiempo y la capacidad de editar el registro de trabajo. En este espacio de trabajo, el usuario tiene la posibilidad de activar el rastreador de tiempo y, una vez finalizada la tarea, detenerla el rastreador de tiempo y el registro del trabajo con un clic:
La herramienta proporciona un módulo visual llamado «Mi programación» en el que los usuarios pueden administrar el registro de trabajo mediante acciones de arrastrar y soltar. Puedes mover un registro de trabajo a un día diferente o cambiar el tamaño del bloque para crear copias automáticamente a lo largo de varios días.
Puedes hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las actividades internas que no tengan entradas de Jira específicas, como reuniones o capacitaciones. ActivityTimeline puede convertir los eventos de Booking en un registro de trabajo e incluso integrarlos con los calendarios de Google o Outlook para garantizar que se tengan en cuenta todas las horas de la jornada laboral.
Este complemento ofrece informes de hojas de tiempo que dan a los gerentes una idea sobre la situación de sus proyectos en un momento dado para que puedan detectar posibles problemas rápidamente antes de que se conviertan en problemas reales. Si alguna vez te has preguntado: «Necesito exportar un informe de utilización de recursos de Jira a Excel. ¿Cómo lo hago?» la solución es sencilla. Genere una previsión de utilización de los recursos en el módulo de informes y, a continuación, utilice el botón de exportación situado en la esquina superior derecha para descargar el archivo y analizarlo más a fondo.
Los administradores pueden revisar y aprobar un tiempo registrado si es necesario. Puede resultar útil para las horas extras. Esta función se llama Proceso de aprobación, bloquea los registros de trabajo una vez que se aprueban para garantizar la integridad de los datos para la nómina o la facturación de los clientes. Los gerentes también tienen acceso a herramientas de alto nivel, incluida la posibilidad de registrar el trabajo en nombre de los miembros del equipo para corregir las brechas en la presentación de informes.
Reflexiones finales
ActivityTimeline for Jira ayuda a los equipos a gestionar su tiempo y sus recursos de forma más eficaz. Proporciona una forma sencilla de que Jira registre las tareas de trabajo, genere informes con hojas de horas y haga un seguimiento del rendimiento individual de los equipos en un panel visual unificado. Esta herramienta aporta claridad estructural y operativa a los equipos, independientemente de su tamaño. Mediante el uso del Plugin ActivityTimeline para Jira, puede asegurarse de que todas las horas dedicadas a los proyectos se contabilicen de forma precisa y eficiente. Sigue siendo un instrumento vital para supervisar proyectos complejos y optimizar la gestión general de los recursos.
