El seguimiento de las horas facturables es un proceso importante pero desafiante. Cuando se hace manualmente, es propenso a errores e ineficiencias. Sin embargo, con el seguimiento automatizado del tiempo, las empresas tienen acceso a herramientas que hacen seguimiento del tiempo más fácil, más preciso y que consume menos recursos.
Jira ofrece varios complementos que simplifican seguimiento de horas facturables, ayudando a las empresas a optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la rentabilidad. En este artículo, analizamos cómo hacer un seguimiento de las horas facturables en los servicios profesionales y qué funciones de los complementos de Jira pueden ayudar a facilitar este proceso.
TL; DR: Conclusiones clave
- Llevar un registro de las horas facturables es crucial para obtener un salario justo y aumentar las ganancias de su empresa.
- Al hacer un seguimiento de las horas facturables, las empresas, como los bufetes de abogados y las agencias creativas, pueden ver a qué se dedica el tiempo y centrarse en el trabajo de los clientes en lugar de en las tareas administrativas.
- Puedes calcular manualmente las horas facturables o utilizar herramientas de seguimiento del tiempo para un proceso más fluido. Si utilizas Jira, los complementos de seguimiento del tiempo ahorran tiempo y reducen los errores.
- ActivityTimeline te permite configurar el seguimiento del tiempo tal y como lo necesitas, registrar las horas fácilmente y obtener informes detallados.
¿Por qué hacer un seguimiento de las horas facturables?
El seguimiento de las horas facturables es esencial para garantizar un pago justo, una mejor asignación de los recursos y la rentabilidad empresarial general. He aquí por qué es importante:
Comprensión de la asignación de recursos
Separe el tiempo dedicado al trabajo del cliente de las tareas no facturables, como las reuniones internas, para optimizar sus flujos de trabajo y equilibrar las cargas de trabajo. El uso de un software de seguimiento del tiempo te permite detectar ineficiencias y hacer un mejor uso de tus recursos.
Compensación justa y rentabilidad
El seguimiento preciso garantiza que a los clientes se les facture de manera justa, sin cobrar de más ni de menos. Los consultores y las agencias se benefician del uso de herramientas de seguimiento del tiempo para registrar correctamente el tiempo facturable, lo que mejora la facturación de los clientes y mantiene la confianza.
Impulsar los resultados finales
Cada hora facturable contribuye directamente a los ingresos. Sin un seguimiento adecuado, las empresas corren el riesgo de perder el tiempo facturable, lo que perjudica su rentabilidad. El seguimiento preciso de las horas facturables a través de un rastreador horario no solo aumenta el flujo de caja, sino que también proporciona datos críticos para mejorar gestión de recursos y toma de decisiones.
Cómo calcular las horas facturables
Analicemos cómo puedes hacerlo manualmente o mediante complementos de Jira para agilizar el proceso.
Cálculo manual
Si lo haces manualmente, el proceso es sencillo: registra el tiempo dedicado a una tarea y luego multiplícalo por tu tarifa por hora. Por ejemplo, si dedicaste 5 horas a una tarea y tu tarifa es de 100$ por hora, el total será de 500$. Los métodos manuales pueden ser propensos a errores, por lo que es importante mucho tiempo con cuidado y revisa y ajusta tus entradas con regularidad.
Cálculo automatizado
La automatización del proceso de seguimiento del tiempo puede ahorrar tiempo y reducir los errores. Las herramientas especializadas rastrean automáticamente el tiempo dedicado a las tareas, calculan las horas facturables e incluso las vinculan directamente a la facturación de los clientes. Esto elimina las conjeturas y el esfuerzo manual, lo que le ayuda a realizar un seguimiento preciso de las horas facturables y, al mismo tiempo, a centrarse más en su trabajo.
El uso de un software de seguimiento del tiempo independiente o de complementos de Jira es un método comprobado para hacer un seguimiento de las horas facturables. Estas herramientas facilitan el registro preciso del tiempo dedicado a las tareas, lo que garantiza que se contabilicen todas las horas facturables. Los complementos de Jira pueden integrar el seguimiento de las horas facturables en tu flujo de trabajo, automatizando el proceso y reduciendo los errores manuales.
Al confiar en la tecnología, puede utilizar el seguimiento de las horas facturables para optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia de los equipos.
Elegir el software de seguimiento del tiempo adecuado
Al elegir el software de seguimiento del tiempo facturable adecuado, preste atención a las siguientes áreas:
- Encuentra tu talla. Primero, considera el tamaño y las necesidades específicas de tu empresa. Es posible que los equipos más pequeños solo necesiten funciones básicas de seguimiento, mientras que las empresas más grandes pueden necesitar herramientas más sólidas que puedan gestionar proyectos complejos y un seguimiento detallado de las horas facturables.
- Presta atención a las integraciones. Además, es fundamental elegir una solución que se integre con las herramientas existentes. Ya sea que se trate de tu software de facturación u otras herramientas de gestión de proyectos, tener un registro del tiempo que funcione a la perfección con tu sistema actual hace que el proceso sea más fluido y eficiente.
- Compruebe las capacidades de visualización. Muchos rastreadores del tiempo facturable y complementos específicos de Jira ofrecen resúmenes visuales, como gráficos de horas facturables. Estos gráficos ofrecen una visión general de cómo se dedica el tiempo a las tareas y los proyectos, lo que te permite controlar la productividad con más facilidad y asegurarte de que tu facturación es exacta y está actualizada.
Las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo facturables para Jira
El seguimiento de las horas facturables en Jira es mucho más fácil si utilizas las herramientas adecuadas. A continuación te presentamos algunas de las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo que se integran perfectamente con Jira para ayudarte a realizar un seguimiento eficiente de las horas facturables y optimizar la gestión de los recursos.
#1. ActivityTimeline
ActivityTimeline es una herramienta integral de seguimiento del tiempo que no solo rastrea las horas facturables, sino que también administra los recursos de varios equipos. Te permite realizar un seguimiento eficaz de las horas facturables al ofrecer a los gestores de proyectos una visión general clara de las tareas asignadas y del tiempo dedicado a cada proyecto.
ActivityTimeline ayuda a asignar los recursos de manera eficiente y, al mismo tiempo, garantiza que los empleados se concentren en las tareas facturables. Con su interfaz intuitiva y su perfecta integración con Jira, la herramienta ayuda a optimizar las operaciones, por lo que es imprescindible para las empresas que buscan aumentar la productividad y la rentabilidad.
Caso práctico: IMCD Group
IMCD Group es una empresa líder en distribución de productos químicos con presencia en más de 60 países y una plantilla de casi 5000 empleados.
Grupo IMCD implementó ActivityTimeline durante el extenso crecimiento de su departamento de TI. Buscaban una forma de rastrear las hojas de tiempo de forma estandarizada en todos los diferentes equipos. Resultó que no había forma de saber cuánto tiempo se estaba dedicando a qué proyecto o qué ticket, lo que complicaba el proceso de facturación.
Tras implementar ActivityTimeline, el seguimiento de las horas facturables en IMCD se hizo cinco veces más rápido. El proceso optimizado les permitió ahorrar aproximadamente más de 5 horas al mes por gerente. Esto no solo ha puesto de relieve las ventajas de eficiencia de IMCD, sino que también ha demostrado ser vital en los diferentes departamentos de la empresa.
«Pasar de 5 minutos para firmar una factura a 1 minuto para todos los consultores de TI. (...) Mis comentarios son muy positivos y nos funcionan muy bien. La verdad es que lo hemos hecho para la retrospectiva de quién ha dedicado qué tiempo a qué área y no hemos utilizado realmente la parte de planificación de la capacidad. En realidad, ese es el siguiente paso para analizar la parte de la planificación de la capacidad y ver cómo podemos utilizarla mejor».
James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
#2. Timepiece (ex-Time in Status)
Timepiece es un útil rastreador del tiempo para mantener a las partes interesadas informadas en todo momento. Si hay mucha gente con un gran interés en saber cómo avanzas en varios proyectos, entonces necesitas un sistema que permita una transparencia total. Timepiece ofrece precisamente eso y mucho más.
Timepiece es una aplicación de Jira altamente valorada que permite a los usuarios identificar rápidamente los cuellos de botella en sus flujos de trabajo, usar varios informes para presentar datos de tiempo y medir el rendimiento de acuerdo con una variedad de métricas útiles.
Esta es una aplicación que es especialmente útil para rastrear el tiempo en diferentes contextos. Con ella, puedes hacerte una idea completa de cómo se utiliza el tiempo en tu empresa, agrupando los datos en categorías como la antigüedad de la publicación, el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo.
#3. Tempo Timesheets
Tempo Timesheets ha sido la aplicación básica de seguimiento del tiempo de Jira durante un tiempo, y es fácil entender por qué. Esta aplicación incluye un conjunto completo de funciones diseñadas para facilitar el seguimiento del tiempo en tu empresa. Ofrece una amplia gama de funciones, que incluyen informes detallados, seguimiento en tiempo real e integración con las herramientas de gestión de proyectos existentes.
Con Tempo, las empresas pueden realizar un seguimiento de las horas facturables sin errores de registro manual y utilizar una función de presupuestación integrada, que permite a los equipos supervisar la rentabilidad de los proyectos.
Las funciones más destacadas incluyen el seguimiento automático del tiempo compatible con los proyectos de Jira, la generación automática de informes basada en los datos de tiempo recopilados y la integración de los calendarios de Google y Microsoft. Se trata de una herramienta que te permite crear de forma fiable una imagen detallada de todo lo que ocurre en tu empresa y, lo mejor de todo, no tendrás que acordarte de registrarte, ya que la aplicación se encarga automáticamente de registrar el tiempo por ti.
ActivityTimeline admite la integración con Tempo Timesheets for Jira Cloud para cargar los registros de trabajo que se enviaron a través de la aplicación Tempo. Si necesitas más información sobre cómo sincronizar con Tempo o migrar desde Tempo, visita nuestra Centro de ayuda o mira el vídeo a continuación:
Cómo hacer un seguimiento de las horas facturables con ActivityTimeline
Realizar un seguimiento eficiente de las horas facturables es crucial para los equipos y consultores que necesitan informar sobre su tiempo dedicado a la facturación o la gestión de proyectos. ActivityTimeline proporciona herramientas poderosas dentro de su Trabajo y Pista módulos que permiten un seguimiento detallado y flexible del tiempo, lo que garantiza un control preciso de las horas facturables.
Paso 1: configurar las funciones de seguimiento del tiempo
La configuración no es broma. De forma predeterminada, el seguimiento del tiempo está habilitado en ActivityTimeline, pero se puede personalizar según las necesidades de tu equipo. Para gestionar estos ajustes, dirígete a Configuraciones → Configuración de hojas de tiempo.
Aquí puede especificar las preferencias personalizadas, que incluyen, entre otras:
- Desactivar el seguimiento del tiempo: Si es necesario, desactiva el seguimiento del tiempo en todo el sistema.
- Permitir iniciar sesión en problemas cerrados/resueltos: Puedes restringir o permitir el tiempo para iniciar sesión en temas que ya están cerrados, lo que te permite controlar las entradas de trabajo de las tareas finalizadas.
- Limite las horas del registro de trabajo: Establezca un número máximo de horas de trabajo por día para evitar el exceso de reservas, con la opción de crear un evento de «horas extras» cuando sea necesario trabajar más.
- Descripciones obligatorias para los registros de trabajo: Active esta opción para asegurarse de que cada entrada de trabajo vaya acompañada de una descripción clara, lo que resulta especialmente útil para los informes de auditoría o de clientes.
- Categorías de registro de trabajo: Especifique los tipos de trabajo que los usuarios pueden rastrear creando nuevas categorías:
Paso 2: Registrar las horas facturables
Una vez configurado el seguimiento del tiempo, los empleados pueden registrar el tiempo en relación con las tareas asignadas de dos maneras:
- Del módulo de trabajo: Los usuarios pueden registrar el tiempo directamente en su cronología y elegir entre categorías predefinidas como «Facturable» y «No facturable». Esto permite una rápida categorización y garantiza la claridad de los informes de facturación.
- De Jira Issues: El tiempo también se puede registrar directamente desde la página de edición de Jira mediante el cuadro de diálogo de seguimiento del tiempo de ActivityTimeline. La ventaja es que se sincroniza perfectamente con el sistema principal de ActivityTimeline, lo que garantiza una captura precisa del tiempo.
Ejemplo: Si un desarrollador dedica 5 horas a programar una nueva función, puede registrarla como «Facturable» en ActivityTimeline. Si además asisten a una reunión interna de 1 hora, ese tiempo puede registrarse como «no facturable».
Paso 3: Tratar los eventos externos como registros de trabajo
En los casos en los que sea necesario realizar un seguimiento del trabajo no relacionado con JIRA (como reuniones o formaciones), ActivityTimeline permite que dichos eventos se traten como registros de trabajo. Dado que estas tareas son del tipo «Reserva», habilita la «Tratar los elementos de reserva como registros de trabajo» función en Configuración de hojas de tiempo para incluir estas actividades en sus informes. ActivityTimeline considerará automáticamente como registros de trabajo las horas estimadas de los tipos de eventos del tipo «Reservar» realizados en el pasado:
Ejemplo: Un líder de equipo dedica el 30% de su tiempo a las reuniones del proyecto. Al tratar estas reuniones como registros de trabajo, este tiempo puede reflejarse con precisión en los informes de horas facturables sin crear problemas innecesarios con Jira.
Paso 4: Flujo de trabajo de aprobación para hojas de tiempo
Si su organización requiere la aprobación de las hojas de tiempo, ActivityTimel's Proceso de aprobación se puede habilitar para agilizar este proceso. Los gerentes pueden aprobar o rechazar las hojas de horas a través del Informe de hoja de tiempo, lo que les permite revisar las entradas, confirmar las horas facturables y garantizar la precisión antes de enviar los datos para la facturación.
Ejemplo: Un director de proyecto revisa la hoja de horas semanal de un consultor, que incluye 35 horas facturables y 5 horas no facturables. Tras verificar las entradas, aprueba la hoja de horas y la prepara para la facturación.
Paso 5: Generar informes detallados de horas facturables
ActivityTimeline ofrece varias opciones de informes para analizar las horas facturables:
- Vista de progreso: Proporciona una descripción general de alto nivel de las horas registradas en comparación con las horas esperadas.
- Vista de línea de tiempo: Un desglose visual de las entradas de tiempo con indicadores codificados por colores para mostrar el tiempo registrado de forma excesiva o insuficiente.
- Vista detallada: Esta vista proporciona información detallada de cada registro de trabajo, incluidos el usuario, el proyecto, el problema y el tiempo empleado.
Ejemplo: Un gerente debe generar un informe sobre las horas facturables para un proyecto de cliente en particular. Utilizando el Vista detallada, pueden filtrar los registros de trabajo por categoría («Facturable») y ver exactamente cuántas horas se trabajaron en tareas específicas, lo que garantiza una facturación precisa para el cliente.
Paso 6: Exportar y compartir informes
ActivityTimeline permite exportar hojas de tiempo a Excel para su posterior análisis o compartirlas con las partes interesadas. Además, los paneles de control personalizados con hojas de horas se pueden guardar y compartir con los miembros pertinentes del equipo para una supervisión continua.
Bonificación: hoja de trucos para el seguimiento de las horas facturables
Para maximizar la rentabilidad, recomendamos establecer prácticas eficaces a la hora de realizar el seguimiento de las horas facturables. A continuación, se detallan las estrategias clave para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento eficaz de las horas facturables y evitar los errores más comunes:
Definición de tareas facturables frente a tareas no facturables
El primer paso para hacer un seguimiento preciso de las horas es definir claramente tareas facturables versus horas no facturables. Las tareas facturables suelen incluir el trabajo realizado directamente para los clientes, mientras que las horas no facturables pueden cubrir reuniones internas o trabajos administrativos. Establecer estas definiciones por adelantado garantiza que los empleados sepan qué actividades deben registrar como facturables, lo que ayuda a evitar que se cobre de más o menos a los clientes.
Evalúe periódicamente estos tipos de tareas para realizar un seguimiento de las horas facturables sin confusión, lo que mejora tanto la transparencia como la satisfacción del cliente.
Establecer límites entre los tipos de tareas
Para evitar confusiones, es importante establecer límites claros entre las tareas facturables y las no facturables. Los equipos deben saber qué tareas cumplen los requisitos para la facturación y cómo registrarlas. Esta claridad ayuda a los empleados a registrar el tiempo con precisión y garantiza la coherencia durante todo el proceso de facturación.
Por ejemplo, los consultores pueden hacer un seguimiento de las horas facturables de las sesiones con los clientes y, al mismo tiempo, clasificar las discusiones internas como no facturables.
Revisiones de seguimiento del tiempo regular
Para mejorar continuamente el seguimiento de las horas facturables, es fundamental revisar periódicamente el tiempo registrado. Esta evaluación periódica ayuda a identificar cualquier inexactitud o ineficiencia en la forma en que los empleados registran las horas facturables y no facturables. Una revisión rutinaria garantiza que todas las horas se registren con precisión y que puedas crear informes detallados para la facturación de los clientes.
Resumen
El seguimiento preciso de las horas facturables es esencial para garantizar una compensación justa y optimizar las operaciones comerciales. Al aprovechar los complementos de Jira, las empresas pueden realizar un seguimiento preciso del tiempo dedicado a las tareas, lo que les permite facturar a los clientes de forma justa y mejorar la rentabilidad de los proyectos. El seguimiento de los datos puede ayudar a identificar proyectos de gran valor, lo que permite a las empresas centrarse en el trabajo más rentable. Por último, la información sobre el seguimiento del tiempo contribuye a optimizar la productividad de los empleados, garantizando que los recursos se asignen de manera eficiente y que las tareas se completen de manera efectiva.
