Rastrear as horas faturáveis é um processo importante, mas desafiador. Quando feito manualmente, está sujeito a erros e ineficiências. No entanto, com o controle automatizado do tempo, as empresas têm acesso a ferramentas que fazem rastreamento de tempo mais fácil, mais preciso e consome menos recursos.
O Jira oferece vários complementos que simplificam rastreamento de horas faturáveis, ajudando as empresas a otimizar seus fluxos de trabalho e aumentar a lucratividade. Neste artigo, exploramos como monitorar as horas faturáveis em serviços profissionais e quais recursos dos complementos do Jira podem ajudar a tornar esse processo perfeito.
TL; DR - Principais conclusões
- Manter o controle das horas faturáveis é crucial para um pagamento justo e para aumentar os lucros da sua empresa.
- Ao monitorar as horas faturáveis, empresas como escritórios de advocacia e agências de criação podem ver para onde o tempo passa e se concentrar no trabalho do cliente em vez de nas tarefas administrativas.
- Você pode calcular manualmente as horas faturáveis ou usar ferramentas de controle de tempo para facilitar o processo. Se você usa o Jira, os complementos de controle de tempo economizam tempo e reduzem os erros.
- O ActivityTimeline permite configurar o controle de tempo do jeito que você precisa, registrar horas com facilidade e obter relatórios detalhados.
Por que rastrear as horas faturáveis?
O controle das horas faturáveis é essencial para garantir um pagamento justo, melhor alocação de recursos e lucratividade geral dos negócios. Veja por que isso é importante:
Entendendo a alocação de recursos
Separe o tempo gasto no trabalho do cliente das tarefas não faturáveis, como reuniões internas, para otimizar seus fluxos de trabalho e equilibrar as cargas de trabalho. O uso de um software de controle de tempo permite identificar ineficiências e fazer melhor uso de seus recursos.
Remuneração justa e lucratividade
O rastreamento preciso garante que os clientes sejam cobrados de forma justa, sem cobrança excessiva ou insuficiente. Consultores e agências se beneficiam do uso de ferramentas de controle de tempo para registrar corretamente o tempo faturável, melhorando o faturamento do cliente e mantendo a confiança.
Impulsionando os resultados financeiros
Cada hora faturável contribui diretamente para a receita. Sem o rastreamento adequado, as empresas correm o risco de perder tempo faturável, prejudicando sua lucratividade. O rastreamento preciso de horas faturáveis por meio de um rastreador de tempo não apenas aumenta o fluxo de caixa, mas também fornece dados essenciais para melhorar gerenciamento de recursos e tomada de decisões.
Como calcular as horas faturáveis
Vamos detalhar como você pode fazer isso manualmente ou por meio de complementos do Jira para agilizar o processo.
Cálculo manual
Se você estiver fazendo isso manualmente, o processo é simples: registre o tempo gasto em uma tarefa e multiplique-o pela sua taxa horária. Por exemplo, se você gastou 5 horas em uma tarefa e sua taxa é de $100 por hora, seu total é de $500. Os métodos manuais podem estar sujeitos a erros, por isso é importante muito tempo com cuidado e revise e ajuste regularmente suas entradas.
Cálculo automatizado
Automatizar o processo de controle de tempo pode economizar tempo e reduzir erros. Ferramentas especializadas monitoram automaticamente o tempo gasto em tarefas, calculam as horas faturáveis e até vinculam diretamente ao faturamento do cliente. Isso elimina as suposições e o esforço manual, ajudando você a monitorar com precisão as horas faturáveis enquanto se concentra mais no seu trabalho.
Usar um software autônomo de controle de tempo ou complementos do Jira é um método comprovado para rastrear horas faturáveis. Essas ferramentas facilitam o registro preciso do tempo gasto em tarefas, garantindo que cada hora faturável seja contabilizada. Os complementos do Jira podem integrar o rastreamento de horas faturáveis em seu fluxo de trabalho, automatizando o processo e reduzindo os erros manuais.
Ao confiar na tecnologia, você pode usar o rastreamento de horas faturável para agilizar suas operações e aumentar a eficiência entre as equipes.
Escolhendo o software de controle de tempo certo
Ao escolher o software de controle de tempo faturável correto, preste atenção às seguintes áreas:
- Encontre seu ajuste. Primeiro, considere o tamanho e as necessidades específicas da sua empresa. Equipes menores podem precisar apenas de recursos básicos de rastreamento, enquanto empresas maiores podem precisar de ferramentas mais robustas que possam lidar com projetos complexos e rastreamento detalhado de horas faturáveis.
- Preste atenção às integrações. Além disso, é essencial escolher uma solução que se integre às suas ferramentas existentes. Seja seu software de cobrança ou outras ferramentas de gerenciamento de projetos, ter um rastreador de tempo que funcione perfeitamente com seu sistema atual torna o processo mais fácil e eficiente.
- Verifique os recursos de visualização. Muitos rastreadores de tempo faturáveis e complementos específicos do Jira oferecem resumos visuais, como gráficos de horas faturáveis. Esses gráficos fornecem uma visão geral de como o tempo é gasto em tarefas e projetos, facilitando o monitoramento da produtividade e garantindo que seu faturamento seja preciso e atualizado.
Os melhores aplicativos de monitoramento de tempo faturáveis para o Jira
Acompanhar as horas faturáveis no Jira se torna muito mais fácil quando você usa as ferramentas certas. Abaixo estão alguns dos melhores aplicativos de controle de tempo que se integram perfeitamente ao Jira para ajudar você a monitorar com eficiência as horas faturáveis e otimizar o gerenciamento de recursos.
#1. ActivityTimeline
ActivityTimeline é uma ferramenta abrangente de controle de tempo que não apenas monitora as horas faturáveis, mas também gerencia recursos em várias equipes. Ele permite que você acompanhe as horas faturáveis de forma eficaz, oferecendo aos gerentes de projeto uma visão geral clara das atribuições de tarefas e do tempo gasto em cada projeto.
O ActivityTimeline ajuda a alocar recursos de forma eficiente e, ao mesmo tempo, garante que os funcionários se concentrem nas tarefas faturáveis. Com sua interface intuitiva e integração perfeita com o Jira, a ferramenta ajuda a otimizar suas operações, tornando-a essencial para empresas que buscam aumentar a produtividade e a lucratividade.
Estudo de caso: Grupo IMCD
O Grupo IMCD é uma empresa líder em distribuição de produtos químicos com presença em mais de 60 países e uma força de trabalho de quase 5.000 funcionários.
Grupo IMCD implementou o ActivityTimeline durante o extenso crescimento de seu departamento de TI. Eles estavam procurando uma maneira de rastrear os quadros de horários de forma padronizada em todas as diferentes equipes. Descobriu-se que não havia como ver quanto tempo estava sendo gasto em qual projeto ou em qual tíquete, o que complicou o processo de cobrança.
Depois de implementar o ActivityTimeline, o rastreamento de horas faturáveis no IMCD ficou cinco vezes mais rápido. O processo otimizado os levou a uma economia aproximada de mais de 5 horas por mês por gerente. Isso não apenas destacou as vantagens de eficiência do IMCD, mas também se mostrou vital em diferentes departamentos da empresa.
“Passar de 5 minutos para assinar uma fatura para 1 minuto em todos os consultores de TI. (...) Meu feedback é muito positivo e funciona muito bem para nós. Na verdade, fizemos isso para a retrospectiva de quem passou quanto tempo em qual área e, na verdade, não usamos a parte de planejamento de capacidade. Essa é realmente a próxima etapa para analisarmos a parte do planejamento de capacidade e como podemos utilizá-la melhor.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupos na Grupo IMCD
#2. Relógio (ex-Time in Status)
O Timepiece é um rastreador de tempo útil para manter as partes interessadas informadas o tempo todo. Se há muitas pessoas interessadas em saber como você está progredindo em vários projetos, então você precisa de um sistema que permita total transparência. A Timepiece oferece exatamente isso e muito mais.
O Timepiece é um aplicativo Jira altamente cotado que permite aos usuários identificar rapidamente gargalos em seus fluxos de trabalho, usar vários relatórios para apresentar dados de tempo e medir o desempenho de acordo com uma variedade de métricas úteis.
Esse é um aplicativo especialmente útil para monitorar o tempo em diferentes contextos. Com ele, você pode criar uma visão completa de como o tempo está sendo usado em sua empresa, com agrupamentos de dados em categorias como idade do problema, prazo de entrega e tempo de ciclo.
#3. Planilhas de horários de Tempo
O Tempo Timesheets é o principal aplicativo de controle de tempo do Jira há algum tempo, e é fácil entender o porquê. Este aplicativo apresenta um conjunto abrangente de recursos projetados para facilitar o controle do tempo em sua empresa. Ele oferece uma ampla variedade de recursos, incluindo relatórios detalhados, rastreamento em tempo real e integração com suas ferramentas de gerenciamento de projetos existentes.
Com o Tempo, as empresas podem monitorar as horas faturáveis sem erros manuais de registro e usar um recurso de orçamento embutido, permitindo que as equipes monitorem a lucratividade do projeto.
Os recursos de destaque incluem controle automático de tempo compatível com projetos do Jira, geração automatizada de relatórios com base nos dados de tempo coletados e integração com o calendário do Google e da Microsoft. Essa é uma ferramenta que permite criar de forma confiável uma imagem detalhada de tudo o que está acontecendo em sua empresa e, o melhor de tudo, você não precisa se lembrar de registrar o tempo, pois o aplicativo cuida do controle de tempo automaticamente.
O ActivityTimeLine suporta a integração com o Tempo Timesheets for Jira Cloud para carregar registros de registro de trabalho que foram enviados por meio do aplicativo Tempo. Se você precisar de detalhes sobre como sincronizar ou migrar do Tempo, visite nosso Centro de ajuda ou assista ao vídeo abaixo:
Como rastrear as horas faturáveis com o ActivityTimeline
O controle eficiente das horas faturáveis é crucial para equipes e consultores que precisam informar seu tempo para faturamento ou gerenciamento de projetos. O ActivityTimeline fornece ferramentas poderosas dentro de seu Trabalho e Rastreamento módulos que permitem um rastreamento detalhado e flexível do tempo, garantindo o monitoramento preciso das horas faturáveis.
Etapa 1: configurar os recursos de controle de tempo
Configurar não é brincadeira. Por padrão, o controle de tempo está ativado no ActivityTimeline, mas pode ser personalizado com base nas necessidades da sua equipe. Para gerenciar essas configurações, navegue até Configurações → Configuração de planilhas de horas.
Aqui, você pode especificar preferências personalizadas, que incluem, entre outras:
- Desativar o controle de tempo: Se necessário, desative o controle de tempo em todo o sistema.
- Permitir login em problemas fechados/resolvidos: Você pode restringir ou permitir o login em problemas que já estão fechados, permitindo que você controle sobre as entradas de trabalho nas tarefas concluídas.
- Limite de horas do registro de trabalho: Defina um número máximo de horas de registro de trabalho por dia para evitar sobrelotação, com a opção de criar um evento de “horas extras” quando for necessário trabalho extra.
- Descrições obrigatórias para registros de trabalho: Ative essa opção para garantir que cada entrada de trabalho seja acompanhada por uma descrição clara, o que é especialmente útil para auditorias ou relatórios de clientes.
- Categorias do registro de trabalho: especifique os tipos de trabalho que podem ser rastreados pelos usuários criando novas categorias:
Etapa 2: registrar horas faturáveis
Depois que o controle de tempo é configurado, os funcionários podem registrar o tempo em relação às tarefas atribuídas de duas maneiras:
- Do Módulo de Trabalho: Os usuários podem registrar o tempo diretamente em sua linha do tempo, escolhendo entre categorias predefinidas, como “Faturável” e “Não faturável”. Isso permite uma categorização rápida e garante clareza nos relatórios de cobrança.
- De Jira Issues: O tempo também pode ser registrado diretamente da página de edição do Jira usando a caixa de diálogo de controle de tempo ActivityTimeline. A vantagem aqui é que ele se sincroniza perfeitamente com o sistema principal ActivityTimeline, garantindo uma captura precisa do tempo.
Exemplo: Se um desenvolvedor passar 5 horas codificando um novo recurso, ele poderá registrá-lo como 'Faturável' no ActivityTimeline. Se eles também participarem de uma reunião interna de 1 hora, esse horário poderá ser registrado como “Não faturável”.
Etapa 3: tratar eventos externos como registros de trabalho
Nos casos em que trabalhos não relacionados ao JIRA (como reuniões ou treinamentos) precisam ser monitorados, o ActivityTimeline permite que esses eventos sejam tratados como registros de trabalho. Como essas tarefas têm um tipo de “Reserva”, habilite o “Trate os itens da reserva como registros de trabalho” recurso em Configuração de planilhas de horas para capturar essas atividades em seus relatórios. O ActivityTimeline tratará automaticamente as horas estimadas dos tipos de eventos “Reservados” no passado como registros de trabalho:
Exemplo: Um líder de equipe passa 30% do tempo em reuniões de projeto. Ao tratar essas reuniões como registros de trabalho, esse tempo pode ser refletido com precisão nos relatórios de horas faturáveis sem criar problemas desnecessários no Jira.
Etapa 4: Fluxo de trabalho de aprovação para planilhas de horas
Se sua organização precisar de aprovações de quadros de horários, o ActivityTimeline fluxo de trabalho de aprovação pode ser ativado para agilizar esse processo. Os gerentes podem aprovar ou rejeitar planilhas de horas por meio do Relatório de quadro de horários, permitindo que eles revisem as entradas, confirmem as horas faturáveis e garantam a precisão antes de enviar dados para faturamento.
Exemplo: Um gerente de projeto analisa o quadro de horários semanal de um consultor, que inclui 35 horas faturáveis e 5 horas não faturáveis. Depois de verificar as entradas, eles aprovam o quadro de horários, preparando-o para o faturamento.
Etapa 5: gerar relatórios detalhados de horas faturáveis
O ActivityTimeline oferece várias opções de relatórios para analisar as horas faturáveis:
- Visualização do progresso: Fornece uma visão geral de alto nível das horas registradas versus as horas esperadas.
- Visualização da linha do tempo: Uma análise visual das entradas de tempo com indicadores codificados por cores para mostrar o tempo sobrecarregado ou subregistrado.
- Visão detalhada: Essa visualização fornece uma visão granular de cada log de trabalho, incluindo usuário, projeto, problema e tempo gasto.
Exemplo: Um gerente precisa gerar um relatório sobre as horas faturáveis de um projeto específico do cliente. Usando o Visualização detalhada, eles podem filtrar os registros de trabalho por categoria (“Faturáveis”) e ver exatamente quantas horas foram trabalhadas em tarefas específicas, garantindo um faturamento preciso para o cliente.
Etapa 6: exportar e compartilhar relatórios
O ActivityTimeline permite exportar planilhas de horas para o Excel para análise posterior ou compartilhamento com as partes interessadas. Além disso, painéis de quadro de horários personalizados podem ser salvos e compartilhados com membros relevantes da equipe para monitoramento contínuo.
Bônus: Folha de dicas de rastreamento de horas faturáveis
Para maximizar a lucratividade, recomendamos estabelecer práticas eficazes ao monitorar as horas faturáveis. Abaixo estão as principais estratégias para ajudar as empresas a monitorar as horas faturáveis de forma eficaz e evitar armadilhas comuns:
Definindo tarefas faturáveis versus não faturáveis
A primeira etapa para rastrear as horas com precisão é definir claramente tarefas faturáveis versus horas não faturáveis. As tarefas faturáveis geralmente incluem o trabalho feito diretamente para os clientes, enquanto as horas não faturáveis podem abranger reuniões internas ou trabalhos administrativos. Definir essas definições antecipadamente garante que os funcionários saibam quais atividades registrar como faturáveis, ajudando a evitar cobranças excessivas ou insuficientes dos clientes.
Avalie regularmente esses tipos de tarefas para rastrear as horas faturáveis sem confusão, melhorando a transparência e a satisfação do cliente.
Definindo limites entre os tipos de tarefas
Para evitar confusões, é importante estabelecer limites claros entre tarefas faturáveis e não faturáveis. As equipes devem entender quais tarefas se qualificam para cobrança e como registrá-las. Essa clareza ajuda os funcionários a registrar o tempo com precisão e garante consistência em todo o processo de cobrança.
Por exemplo, os consultores podem rastrear as horas faturáveis das sessões do cliente e, ao mesmo tempo, categorizar as discussões internas como não faturáveis.
Revisões regulares de rastreamento de tempo
Para melhorar continuamente seu rastreamento de horas faturáveis, é fundamental revisar regularmente o tempo monitorado. Essa avaliação periódica ajuda a identificar quaisquer imprecisões ou ineficiências na forma como os funcionários monitoram as horas faturáveis e não faturáveis. Uma revisão de rotina garante que todas as horas sejam registradas com precisão e que você possa criar relatórios detalhados para o faturamento do cliente.
Resumo
O rastreamento preciso das horas faturáveis é essencial para garantir uma compensação justa e otimizar as operações comerciais. Ao aproveitar os complementos do Jira, as empresas podem monitorar com precisão o tempo gasto em tarefas, permitindo faturar os clientes de forma justa e aumentar a lucratividade do projeto. O rastreamento de dados pode ajudar a identificar projetos de alto valor, permitindo que as empresas se concentrem no trabalho mais lucrativo. Por fim, os insights de controle de tempo contribuem para otimizar a produtividade dos funcionários, garantindo que os recursos sejam alocados com eficiência e que as tarefas sejam concluídas com eficiência.
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