¿Tiene las personas para cumplir sus promesas? Esta es la pregunta más importante en la gestión de carteras, pero es la que la mayoría de las organizaciones luchan por responder. Este artículo se centra en la cartera administración en Jira, que muestra cómo alinear los recursos y la estrategia para obtener mejores resultados.
Puede que tengas una estrategia perfectamente diseñada hoja de ruta en Jira Plans (anteriormente Advanced Roadmaps), en el que se describen todas las epopeyas e iniciativas de los próximos 12 meses. Sin embargo, una hoja de ruta sin validación de recursos no es más que una lista de deseos.
La gestión de la cartera de proyectos es la disciplina más amplia que conecta la estrategia y la ejecución, garantizando que los proyectos se prioricen y se alineen con los objetivos empresariales. Si no sabes quién va a hacer el trabajo o si tiene la capacidad de asumirlo, tu hermoso plan está destinado a provocar retrasos y sobrecostos presupuestarios.
En este artículo se explica por qué la planificación de recursos es el «eslabón perdido» en la gestión de carteras de Jira y cómo ActivityTimeline ayuda a las organizaciones a gestionar las carteras de forma más eficaz en Jira al reducir la brecha entre la estrategia de alto nivel y la ejecución sobre el terreno.
Introducción a la gestión de carteras
La gestión de carteras es el proceso centralizado de supervisar y optimizar la colección de proyectos de una organización para garantizar que respalden los objetivos estratégicos. Al crear y mantener una cartera de proyectos, las organizaciones pueden alinear sus iniciativas con los objetivos empresariales, priorizar las inversiones y maximizar el valor.
En Jira, la gestión de carteras se mejora mediante potentes aplicaciones como Jira Align, Advanced Roadmaps y otros complementos que permiten la categorización de proyectos, la asignación de recursos y el seguimiento del progreso. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a optimizar el proceso de gestión de carteras, garantizando que cada proyecto contribuya a los objetivos generales de la organización y que los recursos se asignen donde puedan tener el mayor impacto.
Ventajas de la gestión de carteras
La implementación de la gestión de carteras aporta una serie de beneficios a las organizaciones gestión de varios proyectos. En primer lugar, garantiza que todos los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa, lo que genera mejores resultados comerciales y una mejor alineación estratégica.
Con la gestión de carteras, los equipos de desarrollo y los gerentes de proyectos pueden asignar los recursos de manera más eficiente, priorizar los proyectos de alto valor y tomar decisiones informadas sobre qué iniciativas emprender. Este enfoque también proporciona a las partes interesadas una mayor visibilidad del progreso del proyecto, lo que les permite realizar un seguimiento, analizar y ajustar según sea necesario.
La desconexión entre la estrategia y la ejecución
Jira Plans destaca por el «qué» y el «cuándo» de la gestión de carteras. Visualiza tu jerarquía, tus dependencias y tus cronogramas estratégicos. Sin embargo, a menudo se queda corto en cuanto al «quién». Supone una capacidad infinita o se basa en estimaciones de alto nivel que no reflejan la realidad de las vacaciones, las licencias por enfermedad o la fragmentación del tiempo dedicado a los recursos compartidos, y carece de visibilidad sobre la capacidad y la disponibilidad de los miembros individuales del equipo.
La desconexión que explicamos conduce a la «brecha entre la cartera y la realidad»:
- Equipos sobrecomprometidos: Las hojas de ruta se aprueban sin darse cuenta de que los desarrolladores clave están contratando dos veces en tres proyectos diferentes.
- Cuellos de botella ocultos: Ve un camino claro para una iniciativa, pero no se da cuenta de que su único arquitecto de base de datos no está disponible durante la semana crítica de implementación.
- Gestión reactiva: Los gerentes pasan sus días apagando incendios causados por conflictos de recursos en lugar de dirigir el barco.
- Los flujos de trabajo ineficaces también pueden deberse a una mala planificación de los recursos, lo que dificulta aún más la ejecución del proyecto y la alineación con los objetivos de la organización.
Para cerrar esta brecha, necesitas un motor de planificación de recursos dedicado que se encuentre dentro de Jira, pero que brinde la fidelidad de la que carece Plans. El acceso a los datos relevantes es esencial para cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución, lo que permite una mejor toma de decisiones y una mejor asignación de recursos.
Creación de una hoja de ruta de cartera
Una hoja de ruta de cartera es una guía visual que traza los proyectos de una cartera y muestra cómo se alinean con los objetivos empresariales y cómo se asignan los recursos a lo largo del tiempo. Para crear una hoja de ruta del portafolio, las organizaciones primero identifican los proyectos que respaldan sus objetivos estratégicos y, a continuación, los priorizan en función del valor empresarial y las necesidades de recursos.
Aplicaciones como Advanced Roadmaps y BigPicture facilitan la creación y el mantenimiento de una hoja de ruta de cartera utilizando cronogramas y herramientas de asignación de recursos. La revisión y actualización periódicas de la hoja de ruta garantiza que se mantenga alineada con las cambiantes prioridades empresariales y que los recursos siempre se destinen a los proyectos más impactantes.
Categorización y priorización de proyectos
La gestión eficaz de la cartera depende de la capacidad de clasificar y priorizar los proyectos en función de factores como el valor empresarial, el riesgo y los requisitos de recursos.
Los gestores de proyectos pueden usar campos personalizados para clasificar los proyectos de Jira y aprovechar las funciones de clasificación y puntuación para priorizar las iniciativas que mejor se adapten a los objetivos de la organización. Este enfoque estructurado ayuda a centrar los recursos en los proyectos más importantes, lo que garantiza que la cartera de proyectos ofrezca el máximo valor. Al clasificar y priorizar los proyectos, los equipos pueden mantener un enfoque claro en los objetivos empresariales y tomar decisiones más inteligentes sobre dónde invertir tiempo y recursos.
ActivityTimeline: el motor de recursos para su cartera
ActivityTimeline transforma a Jira en una solución integral de gestión de carteras basada en recursos. Aplicaciones como ActivityTimeline amplían las capacidades de Jira y permiten a los equipos mejorar la gestión de sus carteras sin necesidad de una reforma completa del sistema.
Si bien Plans establece la dirección estratégica, ActivityTimeline valida su viabilidad y ayuda a estructurar la gestión de la cartera.
Con ActivityTimeline, los usuarios pueden ver el panorama general de su cartera de proyectos, visualizando múltiples proyectos, cronogramas y jerarquías a un nivel alto.
1. The Planner: una fuente única de información veraz sobre la ejecución
El Planificador es el control de tu misión. Consolida todos los equipos, proyectos y tareas en un único panel de control que abarca varios proyectos. A diferencia de Disjointed Tableros Jira, que a menudo se basan en un tablero kanban para visualizar los estados de los proyectos, pero puede no ofrecer una vista completa de la gestión de la cartera, el planificador ofrece una vista unificada del cronograma en la que puede ver:
- Todos los recursos: Desde desarrolladores individuales hasta departamentos enteros.
- Cada tarea: Problemas de Jira, eventos personalizados (como reuniones) y tiempo libre.
- Disponibilidad en tiempo real: Los indicadores de carga de trabajo codificados por colores muestran al instante quién tiene exceso de reservas (rojo), quién está disponible (verde) y quién corre el riesgo de agotarse.
El Planificador también mejora la colaboración al permitir que los miembros del equipo se coordinen en tiempo real, compartan actualizaciones y se comuniquen sin problemas entre proyectos.
Esta visibilidad granular le permite validar los planes de su cartera comparándolos con la disponibilidad humana real, lo que garantiza que cada iniciativa estratégica esté respaldada por una capacidad real. El planificador hace que la información de la cartera sea más accesible para las partes interesadas, lo que les permite recuperar y comprender fácilmente los datos clave con cualquier nivel de detalle.
2. El panel del equipo: planificación a largo plazo de alto nivel
Para los gestores de carteras, el Panel de equipo cambia las reglas del juego. Hace que su visión pase de las tareas individuales a la capacidad a nivel de equipo y contribuye a la planificación de equipos ágiles al proporcionar una visión general clara de su carga de trabajo y su progreso.
- Planificación macro: Arrastra y suelta epopeyas completas o incrementos de programa en la cronología de un equipo para reservar capacidad con meses de antelación. El panel de equipo se puede usar para planificar tanto programas como proyectos, lo que te brinda flexibilidad a la hora de gestionar diferentes tipos de trabajo.
- Comprobaciones de capacidad: Comprueba de inmediato si un equipo tiene suficientes horas totales para emprender una nueva iniciativa sin necesidad de asignar aún a personas específicas.
- Planificación de escenarios: Pruebe diferentes asignaciones de recursos para ver cómo afectan a la viabilidad de su cartera antes de comprometerse con un plan, incluido el equilibrio de los recursos entre varios equipos.
3. Previsión de la realidad: el informe de previsión de utilización de los recursos
Para gestionar una cartera de forma eficaz, es necesario ver el futuro. El Previsión de utilización de recursos el informe es tu bola de cristal. Utiliza los datos existentes de Jira (estimaciones y tareas programadas) para predecir las tendencias de la carga de trabajo con semanas o meses de antelación, y agrega datos de varias fuentes para ofrecer una visión completa de todos los proyectos.
- Identifique los cuellos de botella futuros: Detecta una escasez de recursos en el tercer trimestre mientras aún estás en el primer trimestre.
- Optimice la contratación: Utilice previsiones respaldadas por datos, incluidos los puntos clave, para justificar las solicitudes de personal o el presupuesto de los contratistas.
- Equilibre la carga: Cambie el trabajo de forma proactiva entre los equipos para garantizar que ningún grupo se ahogue mientras otros están inactivos.
Estas herramientas de previsión pueden ampliarse para satisfacer las necesidades de las grandes organizaciones, lo que permite realizar análisis en diferentes plazos y volúmenes de proyectos.
La pareja perfecta: Cronología de actividades y planes de Jira
ActivityTimeline se integra a la perfección con Jira Plans (hojas de ruta avanzadas) para crear un sistema de ciclo cerrado que permita el éxito de la cartera.
El flujo de trabajo:
- Planear: Define tu hoja de ruta estratégica y tus cronogramas de alto nivel en Jira Plans, incluida la planificación a nivel de cartera y la programación de los próximos lanzamientos.
- Validar: Sincronice esos planes con ActivityTimeline para comprobar si los equipos realmente tienen la capacidad de entregarlos.
- Ejecute: Usa el planificador ActivityTimeline para asignar datos específicos tareas y administración horarios diarios.
- Pista: Supervise el progreso en tiempo real y ajuste la hoja de ruta en los planes a medida que se desarrolla la realidad, asegurándose de que se cumplan los hitos de lanzamiento.
Ambas herramientas brindan acceso a información crítica sobre proyectos y portafolios para las partes interesadas, incluidas las que no tienen licencias de Jira, a través de integraciones y opciones de uso compartido.
Mejores prácticas para la gestión de carteras
Para aprovechar al máximo la gestión de carteras, las organizaciones deben adoptar un conjunto de mejores prácticas que impulsen la mejora continua y la alineación estratégica.
- La revisión y actualización periódicas de la hoja de ruta del portafolio garantiza que los proyectos se mantengan alineados con los objetivos comerciales y que los recursos se asignen de manera efectiva.
- Establecer métricas y puntos de referencia claros permite a los equipos medir el rendimiento del proyecto y tomar decisiones basadas en datos sobre la priorización.
- En Jira, aprovechar complementos como Jira Align y BigPicture, usar campos personalizados para la categorización y hacer un seguimiento del progreso con datos en tiempo real son prácticas esenciales para gestionar las carteras con éxito.
- Al seguir estas mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar su cartera de proyectos, mejorar la asignación de recursos y alcanzar sus objetivos estratégicos con mayor confianza.
Conclusión
Un plan de cartera sin validación de recursos es una apuesta arriesgada. Al añadir ActivityTimeline a tu entorno de Jira, dejarás de hacer conjeturas y empezarás a saber. Las soluciones empresariales como ActivityTimeline son especialmente valiosas para las grandes empresas que requieren capacidades de gestión de carteras avanzadas y escalables. Obtendrá la capacidad de responder a las preguntas difíciles sobre la capacidad, evitar el agotamiento de los equipos y garantizar que sus objetivos estratégicos se basen en la realidad.
No planifique solo el trabajo, planifique a las personas que hacen posible el trabajo. Estas herramientas ayudan a su organización a administrar el alcance de sus carteras, garantizando que los recursos se asignen de manera eficiente y que los proyectos sigan su curso. Los ejecutivos también se benefician de la mejora de la visibilidad y de la elaboración de informes exhaustivos, lo que permite tomar mejores decisiones en toda la organización.
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