Un tablero Kanban de Jira es una herramienta sencilla pero potente para gestionar proyectos de forma ágil. Gracias a una configuración eficaz de la placa, los equipos empresariales y los desarrolladores de software pueden visualizar las tareas, hacer un seguimiento del progreso y mantener una visión clara de los elementos de trabajo. Sin embargo, a medida que el progreso de su equipo aumenta, gestionar proyectos complejos con varios equipos puede convertirse en un desafío.
Por qué los tableros Kanban son importantes para los equipos empresariales
Los tableros Kanban son más que simples tableros de tareas. Son una representación visual del trabajo en curso (WIP), que muestra el flujo de las tareas a lo largo de varias etapas, desde «Por hacer» hasta «Listo». Cada columna del tablero Kanban representa una fase de tu flujo de trabajo. En el caso de los proyectos gestionados por la empresa, esto significa alinear varios equipos en la misma página. Para los equipos ágiles, incluidos los equipos de scrum, la metodología Kanban proporciona una transparencia total, lo que permite a los miembros del equipo ver el progreso de todo el equipo en tiempo real.
La vista de tablero permite a los equipos organizar y gestionar las tareas de forma eficaz, incluida la configuración de carriles para nadar y configurar los campos de elementos de trabajo para optimizar el flujo de trabajo.
Pero por muy útil que pueda ser un tablero de Jira, tiene sus límites. Gestionar varios proyectos, gestionar la capacidad del equipo y mantener la mejora continua requiere herramientas más avanzadas. Ahí es donde entra en juego ActivityTimeline.
Configuración de un tablero de Jira
La configuración de un tablero de Jira es un proceso sencillo que requiere cierta planificación y configuración. En primer lugar, los equipos deben crear un nuevo proyecto y elegir la plantilla de tablero Kanban. Luego, deben configurar las columnas y los flujos de trabajo del tablero para que coincidan con el flujo de trabajo de su equipo. Esto incluye establecer los límites de WIP, crear campos personalizados y configurar el diseño del tablero. Los equipos también pueden personalizar la apariencia de su tablero añadiendo logotipos, cambiando los colores y añadiendo iconos personalizados. Al configurar un tablero de Jira, puedes crear un centro centralizado para su flujo de trabajo, lo que les permitirá hacer un seguimiento del progreso, colaborar y ofrecer valor a los clientes.
Comprensión de los conceptos clave
Para sacar el máximo provecho de los tableros Kanban de Jira, los equipos deben comprender algunos conceptos clave, como los límites de WIP, la mejora continua y los diagramas de flujo acumulativos.
- Los límites de WIP son esenciales para maximizar la eficiencia, ya que ayudan a los equipos a centrarse en un número limitado de tareas y evitar la multitarea.
- La mejora continua es un principio fundamental de Kanban, que anima a los equipos a reflexionar regularmente sobre su flujo de trabajo e identificar las áreas de mejora.
- Los diagramas de flujo acumulativo son una herramienta poderosa para visualizar el flujo de trabajo de un equipo, lo que les permite realizar un seguimiento del progreso, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.
Del Kanban básico a la gestión avanzada de proyectos
Jira proporciona una base sólida para la práctica de Kanban, pero su configuración predeterminada puede resultar difícil en proyectos complejos. Si tu equipo trabaja en varios proyectos, es posible que cambies constantemente de un tablero a otro y pierdas de vista el panorama general. ActivityTimeline cambia esta situación al ofrecer una vista unificada del cronograma, en la que puedes ver todas las tareas de todos los proyectos de Kanban, representadas visualmente en una sola pantalla.
Jira se creó inicialmente como una herramienta de seguimiento de problemas generales, pero ha evolucionado para admitir soluciones Kanban más especializadas.
En lugar de solo ver cómo las tareas pasan de «Por hacer» a «Listo», puedes verlas como bloques de tiempo asignados a miembros específicos del equipo. Esto significa que no solo sabes qué trabajo se está realizando, sino que sabes cuándo se lleva a cabo, quién es el responsable y cómo afecta a la capacidad de tu equipo.
Implementación de una metodología ágil
Los tableros Kanban de Jira están diseñados para soportar metodologías ágiles, como Scrum y Kanban. Las metodologías ágiles hacen hincapié en la flexibilidad, la colaboración y la mejora continua, lo que permite a los equipos responder rápidamente a los requisitos cambiantes y ofrecer valor a los clientes. Al usar un tablero Kanban, los equipos pueden implementar principios ágiles, como el desarrollo iterativo, la entrega continua y las reuniones retrospectivas. Los equipos también pueden usar las funciones ágiles de elaboración de informes de Jira para hacer un seguimiento de su progreso, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. Al implementar una metodología ágil, los equipos pueden ofrecer software de alta calidad de forma rápida y eficiente y, al mismo tiempo, mejorar su flujo de trabajo y su colaboración.
Comunicación en tiempo real y total transparencia
Los tableros Kanban se basan en la comunicación en tiempo real y en la total transparencia. Todos deberían saber qué tareas están en curso, quién está trabajando en ellas y qué es lo que viene a continuación. Sin embargo, en entornos con un ritmo acelerado, es fácil que la información se pierda. Una reunión de estado puede ayudar, pero sin una visión clara del panel de tareas, la confusión es inevitable.
Una postura diaria puede ayudar a garantizar que todos estén alineados y al tanto de las tareas actuales y de cualquier problema potencial.
ActivityTimeline resuelve esto haciendo que el seguimiento de las tareas sea visual. Ya sea que tu equipo utilice una pizarra física, una pizarra Kanban digital en Jira o una combinación de ambas, ActivityTimeline garantiza que todos estén alineados. Los miembros del equipo pueden ver no solo en qué están trabajando, sino también cómo su trabajo se relaciona con el progreso de todo el equipo. Esto es especialmente útil para los equipos de scrum que necesitan mantener un flujo de trabajo continuo.
Los límites de WIP y la administración de la capacidad simplificados
Uno de los principios fundamentales del sistema Kanban es limitar el trabajo en curso (WIP). En Jira, se establecen límites de WIP para cada columna, pero esto no siempre evita la sobrecarga. Un miembro del equipo puede tener el número máximo de tareas en curso, pero esta limitación solo se aplica a un tablero Kanban. Como es posible que estén involucrados en unos cuantos tableros, acaban teniendo demasiadas tareas, aunque no estarán visibles directamente en el tablero de Kanban de Jira. De esta forma, la capacidad de tu equipo puede desequilibrarse rápidamente.
Cuando cambias a ActivityTimeline, puedes ver que, excepto esas 3 tareas, la persona tiene 2 más del otro tablero y se sobrecarga. Con ActivityTimeline, puedes establecer límites de WIP no solo para las columnas, sino también para los miembros individuales del equipo. Esto garantiza que cada persona tenga una carga de trabajo manejable, lo que evita el agotamiento. Si un miembro del equipo tiene demasiadas reservas, ActivityTimeline lo resalta, lo que permite a los equipos reequilibrar las tareas al instante.
Gestionar varios proyectos sin perder el control
Si estás haciendo malabares con varios proyectos, el tablero Kanban predeterminado de Jira puede volverse caótico rápidamente. Cambiar de un tablero a otro hace perder tiempo y llevar un registro de las tareas de todos se convierte en un quebradero de cabeza. ActivityTimeline convierte este caos en claridad. Permite a los equipos visualizar varios proyectos de Kanban en un único cronograma, lo que facilita la coordinación entre equipos.
Después de agregar un nuevo estado, los usuarios también deben crear una nueva columna correspondiente para los tickets asociados a ese estado, lo que demuestra la funcionalidad de la función de personalización del flujo de trabajo.
Por ejemplo, si tu equipo de desarrollo de software está trabajando en la corrección de errores mientras tu equipo de marketing prepara el lanzamiento de un producto, puedes ver las tareas de ambos equipos en un solo lugar. Si el equipo de desarrollo está por encima de su capacidad, puedes ajustar las tareas de inmediato o reasignarlas para mantener un progreso fluido.
De forma predeterminada, el cronograma proporciona una vista de varios proyectos que muestra todo lo asignado a un usuario o equipo. Si necesitas centrarte en elementos o proyectos específicos, puedes filtrarlos fácilmente mediante el filtro de cronograma o las opciones de filtrado avanzadas. Solo tienes que navegar hasta el botón del filtro de cronograma y hacer clic en él para establecer tus preferencias de filtrado.
Visualización del trabajo pendiente de Kanban y planificación anticipada
Un tablero Kanban sin un backlog bien organizado es solo un tablero de tareas. El registro de tareas pendientes de Kanban es el lugar donde se almacenan todas las tareas futuras antes de que estén listas para pasar al flujo de trabajo. Con ActivityTimeline, puedes visualizar este trabajo atrasado directamente en tu cronograma, lo que facilita la planificación anticipada.
Esto es más que solo enumerar las tareas: se trata de comprender los elementos de trabajo que tu equipo abordará a continuación, establecer prioridades y equilibrar las cargas de trabajo. Los propietarios de los productos pueden revisar rápidamente el trabajo pendiente, decidir qué tareas priorizar y asignarlas a los miembros correctos del equipo.
Administración de equipos distribuidos
Gestionar equipos distribuidos puede ser un desafío, pero los tableros Kanban de Jira pueden ayudar. Al usar un tablero Kanban digital, los equipos pueden colaborar y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real, independientemente de su ubicación. Los equipos también pueden usar las funciones de colaboración de Jira, como los comentarios, @mentions y el uso compartido de archivos, para comunicarse y trabajar juntos de forma eficaz. Además, las funciones de elaboración de informes de Jira permiten a los equipos hacer un seguimiento del progreso, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. Al usar los tableros Kanban de Jira, los equipos distribuidos pueden mantenerse en sintonía, ofrecer un valor continuo a los clientes y mejorar su flujo de trabajo y colaboración.
Informes avanzados para la mejora continua
Jira ofrece informes básicos, como gráficos de control, pero ActivityTimeline lleva los informes a otro nivel. Puedes ver informes detallados sobre la capacidad de tu equipo, supervisar la duración de los ciclos de las tareas y hacer un seguimiento del rendimiento de varios equipos. No se trata solo de ver lo que se completó ayer, sino de comprender tu flujo de trabajo y de realizar mejoras basadas en los datos.
Por ejemplo, si tu equipo supera constantemente los límites de WIP, puede ser una señal de que es necesario ajustar tu flujo de trabajo. Puedes investigar por qué - Informes de ActivityTimeline hacer de la mejora continua una realidad, no solo un concepto.
Con el Informe de progreso del proyecto, obtienes un panel en tiempo real que muestra cómo avanza cada proyecto de Kanban. Este informe registra el total de elementos de trabajo, las tareas completadas ayer, las tareas en curso y lo que viene a continuación. Para los equipos que gestionan varios proyectos, destaca qué tableros Kanban van por buen camino y cuáles requieren atención. Si sigues incumpliendo tus límites de WIP, el informe de progreso del proyecto indicará la fase exacta en la que se está acumulando el trabajo, para que puedas ajustar los flujos de trabajo o reasignar las tareas antes de que venzan los plazos.
El Informe planificado frente a informe real te permite comparar tu plan original con la realidad. Superpone el cronograma planificado para cada historia de usuario o bloque de tareas con el tiempo real registrado por los miembros del equipo. Esto es crucial para la mejora continua de un sistema Kanban, en el que te esfuerzas por minimizar el tiempo de ciclo y suavizar el flujo de salida. Cuando tus duraciones reales superen constantemente las estimaciones, lo comprobarás de inmediato. ¡Se acabaron las sorpresas en las reuniones de estado! A continuación, puede profundizar en los datos, identificar las tareas que requieren elementos de trabajo más pequeños o una colaboración adicional, y ajustar los límites de WIP para evitar futuras sobrecargas.
En conjunto, estos informes le brindan total transparencia sobre el estado de su cartera de trabajo de Kanban y la capacidad de su equipo. Transforman la presentación de informes en una actividad pasiva: «¿qué pasó ayer?» — en una práctica proactiva: «¿cómo podemos optimizar el mañana?» Al obtener información sobre las tendencias de los ciclos, los desequilibrios de la carga de trabajo y las desviaciones del alcance, ActivityTimeline garantiza que la mejora continua no sea solo una palabra de moda, sino una parte integral de su práctica de Kanban.
Cómo empezar con ActivityTimeline: un ejemplo sencillo
Supongamos que diriges un equipo de desarrollo de software y un equipo de marketing, cada uno de los cuales usa tableros de Jira independientes. Los desarrolladores de software utilizan una tabla scrum, mientras que tu equipo de marketing utiliza una tabla Kanban estándar. Con ActivityTimeline, puedes unir estos tableros.
Configura tu tablero Kanban de Jira con columnas como «Atraso», «Seleccionado para desarrollo», «En curso» y «Listo». Sin embargo, en ActivityTimeline, estas tareas pasan a formar parte de un cronograma unificado. Puedes asignar tareas a miembros específicos del equipo, establecer límites de WIP y supervisar el progreso de cada equipo sin cambiar de vista.
Los miembros del equipo ven sus tareas representadas visualmente, incluidas las historias de usuarios, los errores y los tickets de soporte. Sabes quién está trabajando en qué, cuánta capacidad les queda y qué es lo que vendrá después.
Resolver problemas comunes de Kanban con ActivityTimeline
- Miembros del equipo sobrecargados: Los límites de WIP se aplican a los miembros individuales del equipo, no solo a las columnas, lo que garantiza cargas de trabajo equilibradas.
- Proyectos Kanban desconectados: Varios equipos pueden trabajar juntos, representados visualmente en una línea de tiempo.
- Falta de visibilidad: La vista detallada y la comunicación en tiempo real mantienen a todo el equipo alineado.
- Progreso inconsistente: Los gráficos de control y los informes avanzados ayudan a identificar los cuellos de botella y a optimizar los flujos de trabajo.
- Vista detallada: La vista detallada permite a los miembros del equipo modificar los campos personalizados, realizar un seguimiento del progreso y mejorar la funcionalidad del proyecto.
Por qué tu equipo necesita ActivityTimeline
Si tus equipos usan Jira pero tienen problemas con la visibilidad, la administración de tareas o la coordinación entre equipos, ActivityTimeline es la actualización que necesitas. Transforma tu tablero Kanban de un simple registro de tareas a una solución completa de gestión de proyectos. Tu equipo trabaja de manera más eficiente y tus proyectos siguen por buen camino.
