¿Estás intentando averiguar cómo usar Jira de forma eficaz? Jira es una popular herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a gestionar y hacer un seguimiento de tus proyectos. Con Jira, puedes crear y organizar tareas, asignarlas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento de su progreso.
En esta entrada del blog, analizaremos 11 consejos y trucos de Jira que te ayudarán a utilizar el software de forma más eficaz. Hablaremos sobre cómo optimice su flujo de trabajo, configura proyectos y gestiona tareas con mayor facilidad.
Consejos y trucos de Jira para principiantes
Un buen gerente de proyectos entiende que mantener al equipo organizado y al día con el proyecto puede ser una tarea abrumadora. Con tantas tareas, tareas y plazos que gestionar, puede resultar abrumador. Afortunadamente, Jira es una excelente herramienta de gestión de proyectos que puede hacer que mantenerse organizado y concentrado en las tareas sea mucho más fácil. Estos son algunos trucos y consejos de Jira para principiantes sobre cómo usarlo de forma eficaz.
Conozca la interfaz
Las funciones integradas de Jira y la interfaz de Jira están diseñadas para facilitar la búsqueda de la información que necesitas. Es importante que te familiarices con las distintas pantallas y funciones de la interfaz para poder acceder rápidamente a la información que necesitas. Por ejemplo, la página del panel de Jira es una forma estupenda de obtener una visión general de tus proyectos y tareas.
Planifica y organiza tus proyectos
Jira es una excelente herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos de proyectos a maximizar la productividad. Antes de empezar a trabajar en un proyecto, es importante gestionar la configuración del proyecto y crear un tablero de proyecto con los trabajos pendientes. Planifica las tareas, configura los estados de las tareas, asígnalas a las partes interesadas adecuadas y establece los plazos. Estos consejos rápidos de Jira te ayudarán a garantizar que todos estén en sintonía y que el proyecto se complete a tiempo.
Existe una amplia gama de plantillas de proyectos para los gerentes de proyectos (incluidos los proyectos clásicos y los proyectos ágiles):
También es importante configurar los permisos del proyecto para que cada miembro del equipo solo tenga acceso a las tareas y la información que necesita.
Usa etiquetas
Entre otros consejos de Jira que los jefes de proyecto y los miembros del equipo pueden utilizar a diario, se encuentran las etiquetas, que son una forma estupenda de organizar y clasificar las tareas. Te permiten agrupar rápidamente tareas similares para que puedas identificar fácilmente lo que hay que hacer. Las etiquetas también se pueden usar para indicar el estado de las tareas, como «Por hacer», «En curso» y «Terminado».
Usa campos personalizados
Entre otros consejos y trucos interesantes de Jira están los campos personalizados.
Los campos personalizados son una excelente manera de agregar información adicional a tus tareas y proyectos. Por ejemplo, puedes agregar campos personalizados para obtener información sobre el presupuesto, las fechas de vencimiento u otros datos relevantes. Esta puede ser una excelente manera de garantizar que toda la información necesaria esté rastreada y disponible.
Estimar la duración de la tarea
La función integrada de seguimiento del tiempo permite estimar la duración de las tareas, por lo que es una parte importante de Jira. Esto te ayuda a crear cronogramas más precisos y a planificar tu proyecto de manera más eficiente. Para asegurarte de que tus estimaciones sean lo más precisas posible, es importante tener en cuenta todas las diferentes tareas que deben completarse, así como los recursos disponibles.
Prioriza las tareas
Entre los consejos útiles para los gestores de proyectos también se incluye la priorización de las tareas, ya que es fundamental para gestionar Jira con éxito. Esto te ayuda a mantener el rumbo y a centrar tus esfuerzos en las tareas que son más importantes para el proyecto. Puedes priorizar las tareas en función de su importancia, cuánto tiempo llevarán o los recursos necesarios para completarlas.
La priorización de las tareas es un elemento clave para una gestión de proyectos exitosa, y Jira es una excelente manera de hacerlo. La plataforma ofrece un conjunto predeterminado de cinco prioridades (máxima, alta, media, baja y baja) que se pueden usar tal cual o personalizar para que se ajusten a las necesidades de tu equipo o proyecto. Esta es una excelente manera de garantizar que todos los miembros del equipo entiendan qué tareas deben completar primero y es una herramienta inestimable para agilizar el flujo de trabajo de los proyectos.
Automatiza las tareas
La automatización de tareas también es uno de los consejos y trucos útiles de Jira. La automatización de Jira Esta función puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Las tareas automatizadas se pueden configurar para que se ejecuten de forma regular o cuando se cumplan ciertas condiciones. Esto puede ayudarlo a mantenerse al tanto de las tareas sin tener que verificarlas manualmente.
Prueba los atajos de teclado
Los atajos de teclado de Jira están diseñados para ayudar a los usuarios a navegar rápidamente por la plataforma Jira. Estos atajos te permiten acceder rápidamente a las funciones y acciones más utilizadas. Se encuentran entre los consejos más útiles de Jira.
Puede encontrar una lista de atajos de teclado aquí.
Consejos y trucos de Jira Software para usarlo de forma eficaz en la gestión de proyectos
El software de Jira es una herramienta extremadamente potente y versátil para los gestores de proyectos. Lo utilizan equipos de diversos sectores, desde el desarrollo de software hasta el marketing, y es popular debido a su escalabilidad y a su amplia gama de funciones. Es importante que todos los gestores de proyectos profesionales sepan cómo utilizar Jira de forma eficaz para maximizar su potencial. Por eso, proporcionaremos un poco más de consejos y trucos avanzados de Jira en los siguientes párrafos.
Generar informes
Otra función práctica es la generación de informes sobre problemas y proyectos de Jira. Esto puede ayudarte a supervisar el progreso e identificar rápidamente cualquier obstáculo.
Uno de los aspectos más importantes del uso del software de Jira es comprender los diferentes tipos de informes disponibles. La elaboración de informes es fundamental para que los directores de proyectos puedan hacer un seguimiento del progreso e identificar las áreas de mejora.
Jira ofrece una variedad de informes integrados estándar de Jira, como informes de agotamiento y gráficos de velocidad de emisión, así como otros informes personalizables.
Aproveche las integraciones
Las integraciones entre diferentes plataformas son importantes porque permiten a las empresas optimizar sus operaciones, ahorrar tiempo y dinero y aumentar la eficiencia. Al conectar diferentes plataformas, las empresas pueden compartir información, automatizar procesos y acceder a los datos de diferentes sistemas con mayor facilidad. Esto puede conducir a una mejora del servicio al cliente y a una mayor comprensión del comportamiento y las preferencias de los clientes.
Jira tiene un número de integraciones, que pueden ayudarle a ahorrar tiempo y facilitar la gestión de proyectos. Puedes integrar Jira con otras aplicaciones, como Slack, Gmail y Dropbox, para agilizar tu flujo de trabajo y facilitar la colaboración con tu equipo.
Supervise el flujo de trabajo y el rendimiento de su equipo
Supervisar el flujo de trabajo y el rendimiento de tu equipo es importante porque te permite identificar las áreas de mejora y garantizar que todos los miembros del equipo trabajen de manera eficiente y eficaz. También te ayuda a identificar cualquier problema potencial antes de que se convierta en un problema mayor y a asegurarte de que todos estén en sintonía y trabajen para lograr los mismos objetivos, lo que mejora la comunicación entre los miembros del equipo.
Por lo general, un director de proyectos tiene varios proyectos en marcha y organiza las actividades de muchos equipos, por lo que a veces puede resultar difícil vigilarlo todo. Los PM siempre necesitan tener una visión completa de quién está haciendo qué y cuándo lo hará. Jira ayuda con eso, pero lo que es más importante, Jira ofrece integración con complementos de terceros (disponibles para Jira Cloud y Jira Data Center) que permiten gestionar y planificar tus proyectos de forma aún más sencilla y ahorrar tiempo. Los usuarios pueden encontrar estos complementos en Atlassian Marketplace.
Podemos tomar como ejemplo una integración de Jira con la herramienta de planificación y seguimiento de recursos ActivityTimeline. La herramienta proporciona una descripción general completa de los diferentes proyectos, equipos con usuarios y problemas de Jira con la ayuda de los cronogramas visibles en el panel de planificación.
Aquí puedes encontrar una variedad de filtros personalizados para la búsqueda avanzada, la posibilidad de crear nuevas tareas o asignar las existentes, supervisar la actividad de las tareas del proyecto, planificar los períodos a corto y largo plazo y gestionar la carga de trabajo para evitar que los empleados trabajen en exceso o se sobrecarguen:
Todos los datos generales detallados están visibles en el panel de control y están totalmente sincronizados con Jira y viceversa.
El ActivityTimeline también ofrece funciones integradas, como un panel personal en el que los usuarios pueden ver solo sus tareas y proyectos, programados para días de la semana u otros períodos, así como otras actividades (como las horas registradas, las vacaciones, los feriados, las licencias por enfermedad, las reuniones, etc.)
Seguimiento del tiempo también se incluyen funciones, ya que existe la posibilidad de que los usuarios registren sus horas trabajadas. Después, los gestores de proyectos pueden crear hojas de horas basadas en los datos de Jira, como se muestra en la siguiente captura de pantalla de la hoja de horas registradas por los desarrolladores de software. Las hojas de horas se pueden exportar como un archivo de Excel:
La aplicación ofrece una amplia variedad de informes, que complementan los informes de Jira. La sección de informes sobre el ActivityTimeline está bastante ampliada. Aquí los usuarios pueden encontrar los diferentes informes de problemas, recursos, proyectos, etc. Todos ellos se pueden exportar como un archivo de Excel.
Reflexiones finales
En resumen, Jira es una gran herramienta para los equipos que desean crear y gestionar proyectos de forma rápida y sencilla. Con la ayuda de estos consejos y trucos de Jira, puedes mejorar tu experiencia con Jira y asegurarte de que tus proyectos funcionan sin problemas. Con los consejos rápidos adecuados para la integración con Jira, puedes llevar la productividad de tu equipo al siguiente nivel.
Sigue explorando los consejos de productividad que puedes usar a diario y las diferentes formas de usar Jira, y te sorprenderán los proyectos que puedes crear y los objetivos que puedes alcanzar.
